需要熟练的语言运用。 1.5.4电子邮件 电子邮件(e-mail)可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息。这相 当于另一种形式的会议延续几天甚至几星期,因为与会者聚在一个“虚拟的”会议地点评论 当前的议题和问题,或者讨论一些事情。在组织之内,电子邮件能使来自不同部门和不同地 点的大量雇员代表参加讨论,而不会遇到真实会议中的麻烦和花费。然而非必要的信息会快 速地积累。尽量保持全部信息简短扼要_这将有助于限制“会议"的议程。 有效的联系 视频会议让你们充分交流,即使在你们不能见面时。首先准备好设备,包括书面材料和 整套身体语言。 1.6会议类型 有多种类型的会议正式的和非正式的,每一种类型适合于一种特定的目的,因此在你 开始安排会议和通知与会者之前,决定哪种类型的会议最能达到你和目的 小提示14:仔细地思考你需要举行的会议的类型 小提示15:使会议规模尽可能小些,尽量避免分散注意力。 1.6.1需考虑的因素 旦你已经决定召开一次会议,下一步就需要考虑一系列的因素,例如会议的紧迫性 即是否必须立即召开?谁参加?你想从会议中得到什么?牢记这些问题和你的主要目标,然 后选择最合适的会议类型。例如一对一的会议或正式的委员会会议通常最合适做出决定,而 头脑风暴会议对于交流想法是非常有益的。 1.6.2决定会议规模 会议的目的会影响其理想的规模。大会或小会都有其优缺点:大群人可提出各种意见, 但是这些成员可能会分成派系;小群人一起行动可能会更有效,但是思路比较狭窄。通常的 会议有六至九人参加。这样的规模既不太大,也较容易控制;也不太小,可以激起辩论。这
11 需要熟练的语言运用。 1.5.4 电子邮件 电子邮件（e-mail）可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息。这相 当于另一种形式的会议延续几天甚至几星期，因为与会者聚在一个“虚拟的”会议地点评论 当前的议题和问题，或者讨论一些事情。在组织之内,电子邮件能使来自不同部门和不同地 点的大量雇员代表参加讨论，而不会遇到真实会议中的麻烦和花费。然而非必要的信息会快 速地积累。尽量保持全部信息简短扼要_这将有助于限制“会议＂的议程。 有效的联系 视频会议让你们充分交流，即使在你们不能见面时。首先准备好设备，包括书面材料和 整套身体语言。 1.6 会议类型 有多种类型的会议-正式的和非正式的，每一种类型适合于一种特定的目的，因此在你 开始安排会议和通知与会者之前，决定哪种类型的会议最能达到你和目的。 小提示 14：仔细地思考你需要举行的会议的类型。 小提示 15：使会议规模尽可能小些，尽量避免分散注意力。 1.6.1 需考虑的因素 一旦你已经决定召开一次会议，下一步就需要考虑一系列的因素，例如会议的紧迫性， 即是否必须立即召开？谁参加？你想从会议中得到什么？牢记这些问题和你的主要目标，然 后选择最合适的会议类型。例如一对一的会议或正式的委员会会议通常最合适做出决定，而 头脑风暴会议对于交流想法是非常有益的。 1.6.2 决定会议规模 会议的目的会影响其理想的规模。大会或小会都有其优缺点：大群人可提出各种意见， 但是这些成员可能会分成派系；小群人一起行动可能会更有效，但是思路比较狭窄。通常的 会议有六至九人参加。这样的规模既不太大，也较容易控制；也不太小，可以激起辩论。这
样规模的会议能鼓励人们出席会议,因为与会者知道他们的意见能引起他与会者的注意。 小提示16:在一个显著的位置上放一块表或一只钟,以便掌握时间 1.6.3会议目的和类型相符合 目的 需要考虑的事项 会议类型 处理信息 最多涉及三个人 非正式的 例如听取报告,发布指「小及四个人以上,或一个团队正式的 令,宣布或解释程序上要求反馈度讨论 非正式或正式的 的变化 让公司董事了解最新形势正式的 涉及股东 年会或临时股东大会 要告知公司外尽可能多的人,公开的 包括媒体。 涉及提供信息的发言人 新闻发布会 解决问题 仅涉及一人 对 例如应付不满。 需要几个人或一个团队的投|专门委员会 涉及紧急问题 临时的 做出决定 需要立即讨论,或涉及非典型监时的 例如做出选择,获得授|的商务问题 权,承诺采取行动 涉及反复出现的商务问题正式的 要求一个组织的最高层进行董事会 讨论或授权 要求公司的股东们授权 年会或临时股大会 激发创意 需要讨论创新的想法 非正式的 例如形成创造性的解决需要迅速地产生全新思想头脑风暴 方法 需要对有关事宜的报告进行正式的 考虑、讨论或准备 1.7不要离题 会议未能达到目的可能有各种原因:与会者可能带有相互冲突的目的,会议可能迷失了 方向,或者议题太多,时间不够。事先商定会议目标有助于实现这些目标 小提示17:传阅议程及所有的相关材料
12 样规模的会议能鼓励人们出席会议，因为与会者知道他们的意见能引起他与会者的注意。 小提示 16：在一个显著的位置上放一块表或一只钟，以便掌握时间。 1.6.3 会议目的和类型相符合 目的 需要考虑的事项 会议类型 最多涉及三个人 非正式的 小及四个人以上，或一个团队 正式的 要求反馈度讨论 非正式或正式的 让公司董事了解最新形势 正式的 涉及股东 年会或临时股东大会 要告知公司外尽可能多的人， 包括媒体。 公开的 处理信息 例如听取报告，发布指 令，宣布或解释程序上 的变化 涉及提供信息的发言人 新闻发布会 仅涉及一人 一对一 需要几个人或一个团队的投 入 专门委员会 解决问题 例如应付不满。 涉及紧急问题 临时的 需要立即讨论，或涉及非典型 的商务问题 监时的 涉及反复出现的商务问题 正式的 要求一个组织的最高层进行 讨论或授权 董事会 做出决定 例如做出选择，获得授 权，承诺采取行动 要求公司的股东们授权 年会或临时股大会 需要讨论创新的想法 非正式的 需要迅速地产生全新思想 头脑风暴 激发创意 例如形成创造性的解决 方法 需要对有关事宜的报告进行 考虑、讨论或准备 正式的 1.7 不要离题 会议未能达到目的可能有各种原因：与会者可能带有相互冲突的目的，会议可能迷失了 方向，或者议题太多，时间不够。事先商定会议目标有助于实现这些目标。 小提示 17：传阅议程及所有的相关材料
小提示18:会前争取来自可能的同盟者的支持 1.7.1思考在前 会议之前,考虑周到并详细计划是非常重要的,这样可以保证会议顺利进行。首先,传 阅一份清晰的议程。确保会议有充足的时间,避免匆匆掠过议程上的主要项目而结束会议。 辨认出那些可能试图抢夺会议控制权的与会者,并估计他们的论点。找出那些与你有同样观 点的人,并鼓励他们支持你的论点。 1.7.2避免陷阱 通过良好的准备和全体与会者的参与,会议上出现的大多数陷阱是可以避免的。必须确 保 研究会前传阅的全部会议材料 准时开始会议,准时结束会议; 严格并认真地按照议程进行会议 ●如果主持会议,尽可能让更多的人提出问题和回答; 保证与会者充分了解已经做出的决定 当议程上最后一项(通常标以”其他事宜”)开始进行时,与会者可能会在底下相互交 谈,提出一些小问题。如果你主持会议,让每个人有秩序地获得发言机会。 小提示19:确保在会议之前就会议目的取得一致 小提示20:当与会者偏离议程时提醒他们。 1.7.3举行会议 积极的行为 消极的行为 果断而积极地开始 会议开始 与会者迟到 把讨论控制在预 次讨论议程上 出现偏离议程 定的时间内 的问题 的情况 与会者有效地 获得关于每个问 提出建议 题的意见 与会者之间出 现分歧 找到可行的解 决办法
13 小提示 18：会前争取来自可能的同盟者的支持。 1.7.1 思考在前 会议之前，考虑周到并详细计划是非常重要的，这样可以保证会议顺利进行。首先，传 阅一份清晰的议程。确保会议有充足的时间，避免匆匆掠过议程上的主要项目而结束会议。 辨认出那些可能试图抢夺会议控制权的与会者，并估计他们的论点。找出那些与你有同样观 点的人，并鼓励他们支持你的论点。 1.7.2 避免陷阱 通过良好的准备和全体与会者的参与，会议上出现的大多数陷阱是可以避免的。必须确 保： ● 研究会前传阅的全部会议材料； ● 准时开始会议，准时结束会议； ● 严格并认真地按照议程进行会议； ● 如果主持会议，尽可能让更多的人提出问题和回答； ● 保证与会者充分了解已经做出的决定。 当议程上最后一项（通常标以”其他事宜”）开始进行时，与会者可能会在底下相互交 谈，提出一些小问题。如果你主持会议，让每个人有秩序地获得发言机会。 小提示 19：确保在会议之前就会议目的取得一致。 小提示 20：当与会者偏离议程时提醒他们。 1.7.3 举行会议 积极的行为 消极的行为 会议开始 一次讨论议程上 的问题 获得关于每个问 题的意见 果断而积极地开始 与会者迟到 把讨论控制在预 定的时间内 出现偏离议程 的情况 与会者有效地 提出建议 与会者之间出 现分歧 找到可行的解 决办法
第2章准备会议 花费在准备会议上的时间很少会浪费。确保会议在恰当的时间和地点举行,由合适的人 参加,快捷且戏院有做出正确的决定。 2.1邀请与会者 选择恰当的人出席会议可以决定会议是否能达到目的。每一个被邀请者都应当出席, 因为他们能提出各自特殊的意见,否则会议就不能充分利用与会者们的时间。 小提示21:考虑与会者在一个小组环境中如何工作 小提示22:排定会议时间表之前要考虑旅行时间
14 第 2 章 准备会议 花费在准备会议上的时间很少会浪费。确保会议在恰当的时间和地点举行，由合适的人 参加，快捷且戏院有做出正确的决定。 2.1 邀请与会者 选择恰当的人出席会议可以决定会议是否能达到目的。每一个被邀请者都应当出席， 因为他们能提出各自特殊的意见，否则会议就不能充分利用与会者们的时间。 小提示 21：考虑与会者在一个小组环境中如何工作。 小提示 22：排定会议时间表之前要考虑旅行时间
21.1选择出席者 当你考虑邀请谁时,可能某些人是当然的出席对象。例如,如果讨论一个贷款项目,你 应当邀请有权同意贷款数额的人参加。另一些人可以提供专门的技巧或建议。邀请那些有良 好沟通技巧的人参加会议。他们能够帮助小组卓有成效地工作。,并达到预定的目标。若某 些与会者只需参加会议的某一部分,应告诉他们有关事项的开始和结束时间,这样可以节约 这些与会者的时间,并使会议易于控制。 2.1.2评估贡献 当你列出了与会者的初步名单时,依次确认每个人可能做出的贡献: 他们是否有可供分享的信息?例如,一位销售经理报告客户的反应。 他们能否提供特殊的意见或信息?例如,一位生产经理。 他们的专业身份是否有用?例如,处理合同争议的律师。 他们能否实施已获得同意的行动?例如,在一个预算会议上的一位财务主管。 2.1.3考虑参与者 提供信息:邀请公司某一部门成员,例如生产或销售部门成员,为公司其他人员提供有 关他们部门的进展情况。 提供意见:某些人因为正在参与某一特定事件,或者因为有经验,因而有资格向其他成 员提供有用的意见 提供特殊的专长:具有特殊技能的专家,或是来自公司内部,或者来自公司之处,他们 的出席都可能促进讨论。 授权行动:尤其是财务方面的决定,如签署或谈判一个新的合同,可能要求一位财务主 管在场授权这个行动 小提示24:议程的每个项目旁列出发言者的姓名 2.1.4通知与会者 组织会议最困难的部分之一是确定一个时间,以适合你的全体与会者。有时,确定会议 时间的最简单的方法是。把会议安排在由同一批与会者参加的另一个会议之后,否则电子邮 件或电话要来来往往直到至确定会议日期。如果有人不能按所提出的时间出席会议,在重新 安排会议时间之前,考虑下下如果没有他参加,会议是否仍可举行。通常需要就会议的时间 1
15 2.1.1 选择出席者 当你考虑邀请谁时，可能某些人是当然的出席对象。例如，如果讨论一个贷款项目，你 应当邀请有权同意贷款数额的人参加。另一些人可以提供专门的技巧或建议。邀请那些有良 好沟通技巧的人参加会议。他们能够帮助小组卓有成效地工作。，并达到预定的目标。若某 些与会者只需参加会议的某一部分，应告诉他们有关事项的开始和结束时间，这样可以节约 这些与会者的时间，并使会议易于控制。 2.1.2 评估贡献 当你列出了与会者的初步名单时，依次确认每个人可能做出的贡献： ● 他们是否有可供分享的信息？例如，一位销售经理报告客户的反应。 ● 他们能否提供特殊的意见或信息？例如，一位生产经理。 ● 他们的专业身份是否有用？例如，处理合同争议的律师。 ● 他们能否实施已获得同意的行动？例如，在一个预算会议上的一位财务主管。 2.1.3 考虑参与者 提供信息：邀请公司某一部门成员，例如生产或销售部门成员，为公司其他人员提供有 关他们部门的进展情况。 提供意见：某些人因为正在参与某一特定事件，或者因为有经验，因而有资格向其他成 员提供有用的意见。 提供特殊的专长：具有特殊技能的专家，或是来自公司内部，或者来自公司之处，他们 的出席都可能促进讨论。 授权行动：尤其是财务方面的决定，如签署或谈判一个新的合同，可能要求一位财务主 管在场授权这个行动。 小提示 24：议程的每个项目旁列出发言者的姓名 2.1.4 通知与会者 组织会议最困难的部分之一是确定一个时间，以适合你的全体与会者。有时，确定会议 时间的最简单的方法是。把会议安排在由同一批与会者参加的另一个会议之后，否则电子邮 件或电话要来来往往直到至确定会议日期。如果有人不能按所提出的时间出席会议，在重新 安排会议时间之前，考虑下下如果没有他参加，会议是否仍可举行。通常需要就会议的时间