和地点作书面的确认。 要点 必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点和会议的目的 ●与会者应当明白他们将对会议做出哪些贡献。 会前向全体与会者提供书面的背景材料。 ●会议场所必须有适当的设备,会场大小适宜。 22准备议程 使与会者明确会议目标的最好方法是,预先发给他们一份明确的议程。准备议程有几种 方法,选用一个适合你目的的方法。 小提示25:避免在一天的情绪低落时段内开会,例如紧接在午餐之后。 221编排议程 会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然。首先汇集所 有的有关信息,然后搜寻出哪些项目需要确定细致程度。你会发现与其他会者商计是有用的。 若有许多的问题要讨论,就给每一项目分配一个时间限度,以保证你不会超过规定的时间。 在会前多久开始准备议程决定于需要多少准备时间。 小提示26:保证将议程的任何改变都通知会议主席 2.2.2编写议程 在为类似会议编写议程时,可把这份简单的议程作为模板。给每一项标出号码,并给每 项分配一个开始时间,以有利于那些不需参加整个会议的与会者。 小提示27:议程应尽可能简短。 例如:委员会会议议程 7月6日上午11点 格林·德雷饭店 (议程开头为会议日期、时间与地点) 1.(11:00)任命一位会议主席 2.(11:10)为缺席致
16 和地点作书面的确认。 要点 ● 必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点和会议的目的。 ● 与会者应当明白他们将对会议做出哪些贡献。 ● 会前向全体与会者提供书面的背景材料。 ● 会议场所必须有适当的设备，会场大小适宜。 2.2 准备议程 使与会者明确会议目标的最好方法是，预先发给他们一份明确的议程。准备议程有几种 方法，选用一个适合你目的的方法。 小提示 25：避免在一天的情绪低落时段内开会，例如紧接在午餐之后。 2.2.1 编排议程 会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然。首先汇集所 有的有关信息，然后搜寻出哪些项目需要确定细致程度。你会发现与其他会者商计是有用的。 若有许多的问题要讨论，就给每一项目分配一个时间限度，以保证你不会超过规定的时间。 在会前多久开始准备议程决定于需要多少准备时间。 小提示 26：保证将议程的任何改变都通知会议主席。 2.2.2 编写议程 在为类似会议编写议程时，可把这份简单的议程作为模板。给每一项标出号码，并给每 一项分配一个开始时间，以有利于那些不需参加整个会议的与会者。 小提示 27：议程应尽可能简短。 例如：委员会会议议程 7 月 6 日上午 11 点 格林• 德雷 饭店 （议程开头为会议日期、时间与地点） ⒈（11：00）任命一位会议主席 ⒉（11：10）为缺席致
3.(11:15)批准上次会议备忘录 4.(11:30)上次会议提出的事项 5.(11:45)讨论联络司宜 (每项编号、每项均有一个起绐时间 (12:00)会间休息 6.(12:15)财务事项 7.(12:45)特别事项 8.(13:00)其他动议 9.(13:15)其他事宜 10.(13:35)下次会议细节 (下次会议细节写在议程的未尾) 小提示28:试将议程限于一页纸 要点 ●议程包括会议日期、时间、地点和目的等细节。 议程中关于会议的主要目的应尽量明确 ●全体与会者需要确切知道会议对他们的要求 分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序 ●时间。无人会介意提早结束会议,但是会议超过预定时间是令人不快的。 2.2.3构想议程 当你撰写会议议程时,尽量按逻辑排列主题,并把类似的议题放在一起,这样可以避 免同一领域谈了一遍又一遍的情况出现。你的议程可以从常规事情开始,如指定一位会议主 席,为缺席致,然后转入批准上次会议(若相关)备忘录并听取前次会议上接受任务者的 报告。会议的下一个议程应当是就当前的问题,例如最新的财务会计及销售情况,进行大量 的讨论。最后是其他事宜,并计划确定下次会议的日期、时间和地点 小提示29:早些讨论最重要的问题,此时与会者最有精神。 2.24分发议程 一旦你草拟了一份议程,就将其发送给与会者,供评论、补充或征求同意。如果你希望
17 ⒊（11：15）批准上次会议备忘录 ⒋（11：30）上次会议提出的事项 ⒌（11：45）讨论联络司宜 (每项编号、每项均有一个起绐时间) （12：00）会间休息 ⒍（12：15）财务事项 ⒎（12：45）特别事项 ⒏（13：00）其他动议 ⒐（13：15）其他事宜 ⒑（13：35）下次会议细节 （下次会议细节写在议程的未尾） 小提示 28：试将议程限于一页纸 要点 ● 议程包括会议日期、时间、地点和目的等细节。 ● 议程中关于会议的主要目的应尽量明确 ● 全体与会者需要确切知道会议对他们的要求 ● 分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序 ● 时间。无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间是令人不快的。 2.2.3 构想议程 当你撰写会议议程时，尽量按逻辑排列主题，并把类似的议题放在一起，这样可以避 免同一领域谈了一遍又一遍的情况出现。你的议程可以从常规事情开始，如指定一位会议主 席，为缺席致 ，然后转入批准上次会议（若相关）备忘录并听取前次会议上接受任务者的 报告。会议的下一个议程应当是就当前的问题，例如最新的财务会计及销售情况，进行大量 的讨论。最后是其他事宜，并计划确定下次会议的日期、时间和地点。 小提示 29：早些讨论最重要的问题，此时与会者最有精神。 2.2.4 分发议程 一旦你草拟了一份议程，就将其发送给与会者，供评论、补充或征求同意。如果你希望
在一份已经正式批准的议程上增加或删除项目,必须征得与会者的同意。与增加项目相比, 他们可能会更喜欢减少一些项目,除非他们对你希望加上去的项目有特殊的趣。当与会者抵 达会议时给他们一份修改的议程,这种做法是不能接受的,除非因临时事件而必须这样做 例如主席生病,或财务情况的突然变化。尽可能在会议之前预先分发最后决定的议程。 2.2.5要做的事 1决定需要在会上提出的问题 2将议程初稿发给全体与会者,征求他们关于其他项目的建议。 3将建议汇总到下一个草案中。 4.重新在全体与会者中传阅议程,征求他们的同意并定稿。 2.3确定地点 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的,这不仅此是一个舒适的问题,而且要使 与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。对所有会议都这们,无论小会或大会,正式会 议或非正式会议。 小提示30:为那些需作长途旅行者考虑所要花费的时间 小提示31:为残疾与会者提供必要的设备。 23.1认清你的需要 会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解 种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理,不要在一个乱糟糟的开放式办公室如开正式会议。 对于你本部门的会议,仍有一个选择问题,你必须决定家中、中立处或外地哪个最适合你的 需要。 2.3.2选择会议地点 如果你在安排一个会议,要租用会场及其他设备,你应比较一下价格,尤其在预算紧 张的情况下更应该这种做。你可能发现你能谈成一个折扣。大城市中心地段可能适合于大多 数与会者,并且公共交通服务良好,但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂贵一些。 城外会议场所对与会者吸引力较小,但如果会议持续一天以上那是值得的。另一方面,一个
18 在一份已经正式批准的议程上增加或删除项目，必须征得与会者的同意。与增加项目相比， 他们可能会更喜欢减少一些项目，除非他们对你希望加上去的项目有特殊的趣。当与会者抵 达会议时给他们一份修改的议程，这种做法是不能接受的，除非因临时事件而必须这样做， 例如主席生病，或财务情况的突然变化。尽可能在会议之前预先分发最后决定的议程。 2.2.5 要做的事 ⒈决定需要在会上提出的问题。 ⒉将议程初稿发给全体与会者，征求他们关于其他项目的建议。 ⒊将建议汇总到下一个草案中。 ⒋重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。 2.3 确定地点 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅此是一个舒适的问题，而且要使 与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。对所有会议都这们，无论小会或大会，正式会 议或非正式会议。 小提示 30：为那些需作长途旅行者考虑所要花费的时间 小提示 31：为残疾与会者提供必要的设备。 2.3.1 认清你的需要 会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，一 种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室如开正式会议。 对于你本部门的会议，仍有一个选择问题，你必须决定家中、中立处或外地哪个最适合你的 需要。 2.3.2 选择会议地点 如果你在安排一个会议，要租用会场及其他设备，你应比较一下价格，尤其在预算紧 张的情况下更应该这种做。你可能发现你能谈成一个折扣。大城市中心地段可能适合于大多 数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂贵一些。 城外会议场所对与会者吸引力较小，但如果会议持续一天以上那是值得的。另一方面，一个
城市的愉快舒适可能有助于吸引人来参加持续几天的会议。衡量你的优先顺序,挑选合适的 会议地点。 233法律方面考虑 根据法律,必须邀请某些人参加某种会议,如公司的股东年会一虽然有一些不道德的 公司找一个不合适地点或时间召开会议以通过不得人心的提议。给年会设定一个使股东无法 投票的日期和地点,这是不合法的。将公众会议放在难于接近的地点也是不合法的。 2.3.4评估环境 在任何会议中,物理因素起着重要的作用。不论什么场合,注意使与会者足够舒适以 集中精力开会,但不要让他们舒服得想打瞌睡。检査并使外面噪声保持在最低小水平,取暧 和通风有益于工作,但不要过分。大饭店里的房间常有很好的空调但缺少自然光,而自然光 对于维持一种活跃的气氛是重要的。 小提示32:确定电话已被移出会议室 2.3.5考虑各种类型的会议场所 会议场所 考虑的因素 你的办公室 你的全部参考资料在手边。 你的工作位置或一张会议桌,外加几把椅 你的权威性可能得到加强。 可能会有电话干扰,或者有人打 扰 下级的办公室 可能提高一位下级的地位和士气 位下级的工作处。 如果工作处狭小,可能会使双方都 感不适 单位会议室 ●避免由于使用个人办公室而引赶 供员工使用的公司会议室 的公司等级问题 ●处人可能同与会者接触而打扰会 外面的会议室 保证设有任何一方占地主优势。 在你公司之外的一个中立的会议室。 ●如果保密是重要的,这类会议室很 有用
19 城市的愉快舒适可能有助于吸引人来参加持续几天的会议。衡量你的优先顺序，挑选合适的 会议地点。 2.3.3 法律方面考虑 根据法律，必须邀请某些人参加某种会议，如公司的股东年会—虽然有一些不道德的 公司找一个不合适地点或时间召开会议以通过不得人心的提议。给年会设定一个使股东无法 投票的日期和地点，这是不合法的。将公众会议放在难于接近的地点也是不合法的。 2.3.4 评估环境 在任何会议中，物理因素起着重要的作用。不论什么场合，注意使与会者足够舒适以 集中精力开会，但不要让他们舒服得想打瞌睡。检查并使外面噪声保持在最低小水平，取暧 和通风有益于工作，但不要过分。大饭店里的房间常有很好的空调但缺少自然光，而自然光 对于维持一种活跃的气氛是重要的。 小提示 32：确定电话已被移出会议室。 2.3.5 考虑各种类型的会议场所 会议场所 考虑的因素 你的办公室 你的工作位置或一张会议桌，外加几把椅 子。 ● 你的全部参考资料在手边。 ● 你的权威性可能得到加强。 ● 可能会有电话干扰，或者有人打 扰。 下级的办公室 一位下级的工作处。 ● 可能提高一位下级的地位和士气 ● 如果工作处狭小，可能会使双方都 感不适 单位会议室 供员工使用的公司会议室 ● 避免由于使用个人办公室而引起 的公司等级问题 ● 处人可能同与会者接触而打扰会 议 外面的会议室 在你公司之外的一个中立的会议室。 ● 保证设有任何一方占地主优势。 ● 如果保密是重要的，这类会议室很 有用