第四章总账系统 第一节总账系统概述 、总账系统的任务 总账系统是会计信息系统的一个主要子系统,它以货币为主要计量单位,综合、全面、 系统地反映企业的经济活动,由该子系统提供的会计信息所产生的财务报表能反映企业的财 务状况和经营成果。总账系统的整个处理过程就是从凭证到记账、从记账到账表输出的过程。 从历史来看,会计工作的具体内容因时期、行业不同而有简有繁,但总账系统一直是必不可 少的核心,会计的整个体系就是在总账系统的基础上逐渐充实和发展起来的,没有总账系统 也就没有会计。 总账系统的任务主要包括以下几个方面: 1、及时、准确地采集和输入各种会计凭证,保证进入计算机的会计数据及时、正确和 全面。 2、高效、正确地完成记账过程。 3、随时输出任何时期任何会计科目发生的所有业务,随时输出各个会计期间的各种账 表,为企业管理提供信息 4、建立总账系统与其他子系统的数据接口,实现会计数据的及时传递和数据共享。 总账系统与其他子系统的关系 个完整的会计信息系统由若干个子系统构成的,根据《会计核算软件基本功能规范》, 这些子系统主要包括总账系统、应收应付账款系统、固定资产核算系统、工资管理系统、存 货核算系统、成本管理系统、资金管理系统、会计报表系统等。如图4-1所示。 工资管理 记帐凭证 成本管理 「帐证}财务分析 记帐凭证民他用 固定资产 记帐凭证 慈帐系统 「余额表1-会计报表 应收应付 帐款 帐凭证 记帐凭证 资金管理 记帐凭 存货核算 」帐证1决策支持 图4-1总账系统与其他子系统的关系 从图中可以看出总账系统接收应收应付账款系统、存货核算系统、固定资产核算系统 工资管理系统、成本管理系统生成的凭证:;向会计报表系统、财务分析系统和决策支持系统
- 1 - 第四章 总账系统 第一节 总账系统概述 总账系统概述 一、总账系统的任务 总账系统的任务 总账系统是会计信息系统的一个主要子系统，它以货币为主要计量单位，综合、全面、 系统地反映企业的经济活动，由该子系统提供的会计信息所产生的财务报表能反映企业的财 务状况和经营成果。总账系统的整个处理过程就是从凭证到记账、从记账到账表输出的过程。 从历史来看，会计工作的具体内容因时期、行业不同而有简有繁，但总账系统一直是必不可 少的核心，会计的整个体系就是在总账系统的基础上逐渐充实和发展起来的，没有总账系统 也就没有会计。 总账系统的任务主要包括以下几个方面： 1、及时、准确地采集和输入各种会计凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和 全面。 2、高效、正确地完成记账过程。 3、随时输出任何时期任何会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账 表，为企业管理提供信息。 4、建立总账系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 二、总账系统与其他子系统的关系 总账系统与其他子系统的关系 一个完整的会计信息系统由若干个子系统构成的，根据《会计核算软件基本功能规范》， 这些子系统主要包括总账系统、应收应付账款系统、固定资产核算系统、工资管理系统、存 货核算系统、成本管理系统、资金管理系统、会计报表系统等。如图 4-1 所示。 图 4-1 总账系统与其他子系统的关系 从图中可以看出总账系统接收应收应付账款系统、存货核算系统、固定资产核算系统、 工资管理系统、成本管理系统生成的凭证；向会计报表系统、财务分析系统和决策支持系统
提供财务数据、生成财务报表及其他财务分析表等。总账系统在会计信息系统中处于核心位 置,与其他子系统相比,虽然处理数据量不是最大、处理流程也不是最复杂,但它是整个会 计信息系统的核心部分,通过它可集中各项综合性和总结性会计数据,汇集了企业、单位全 面的经济活动信息 三、总账系统的特征 总账系统与其他子系统相比,具有以下几个重要特征: )规范性强,一致性好 总账系统采用世界通用的会计记账方法——复式记账法,并满足以下基本处理原则: 有借必有贷,借贷必相等 资产=负债十所有者权益 总账余额发生额必须等于其下属明细账余额发生额之和 尽管不同的单位由于业务量不同,而选择不同的会计核算组织程序(登记总账的方法), 但最终的账簿格式基本相同。正因为如此,无论是在西方会计还是在国内会计,都有总账系 统(账务处理系统或账务处理软件)。 (二)综合性强,在整个会计信息系统中起核心作用 会计信息系统中的其他子系统是局部反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务 的。例如,采购、应付账款核算子系统主要反映采购、库存、应付账款核算这一经营环节 销售、应收账款核算子系统主要反映销售、应收账款核算这一经营环节等等。这些子系统不 仅采用货币作为计量单位,而且还广泛使用实物数量指标。而总账系统则是以货币作为主要 计量单位,综合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面。因此,总账系统产生的信息具 有很强的综合性和概括性。此外,总账系统还要接收其他子系统产生的数据,同时,还要向 其他子系统传递数据,这样总账系统又是数据交互的桥梁,它把其他子系统有机地结合在 起,形成了完整的会计信息系统。总账系统是整个会计信息系统的核心 (三)控制要求严格,正确性要求高 由于总账系统所产生的账表要提供给投资者、债权人、管理人员、财政部门、税务部 门等使用。因此,必须保证系统处理数据的正确性,保证结果的真实性。正确的报表来自正 确的账簿,正确的账簿来自正确的凭证。只有从凭证开始,对总账系统的各个环节加以控制, 才能防止有意无意的差错发生 第二节总账系统流程分析 手工总账系統的业务处理流程 从信息处理的角度分析,总账系统的处理流程实质上是一种数据流程,它反映了原始 会计数据(原始凭证等)经过了哪些步骤的处理后最终形成会计信息。在手工条件下,由于 考虑到每个会计人员能够完成的工作量,因此,不同规模和不同业务量的企业可能采用不同
- 2 - 提供财务数据、生成财务报表及其他财务分析表等。总账系统在会计信息系统中处于核心位 置，与其他子系统相比，虽然处理数据量不是最大、处理流程也不是最复杂，但它是整个会 计信息系统的核心部分，通过它可集中各项综合性和总结性会计数据，汇集了企业、单位全 面的经济活动信息。 三、总账系统的特征 总账系统的特征 总账系统与其他子系统相比，具有以下几个重要特征： （一）规范性强，一致性好 总账系统采用世界通用的会计记账方法——复式记账法，并满足以下基本处理原则： ．有借必有贷，借贷必相等 ．资产=负债十所有者权益 ．总账余额发生额必须等于其下属明细账余额发生额之和 尽管不同的单位由于业务量不同，而选择不同的会计核算组织程序（登记总账的方法）， 但最终的账簿格式基本相同。正因为如此，无论是在西方会计还是在国内会计，都有总账系 统（账务处理系统或账务处理软件）。 （二）综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用 会计信息系统中的其他子系统是局部反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务 的。例如，采购、应付账款核算子系统主要反映采购、库存、应付账款核算这一经营环节； 销售、应收账款核算子系统主要反映销售、应收账款核算这一经营环节等等。这些子系统不 仅采用货币作为计量单位，而且还广泛使用实物数量指标。而总账系统则是以货币作为主要 计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面。因此，总账系统产生的信息具 有很强的综合性和概括性。此外，总账系统还要接收其他子系统产生的数据，同时，还要向 其他子系统传递数据，这样总账系统又是数据交互的桥梁，它把其他子系统有机地结合在一 起，形成了完整的会计信息系统。总账系统是整个会计信息系统的核心。 （三）控制要求严格，正确性要求高 由于总账系统所产生的账表要提供给投资者、债权人、管理人员、财政部门、税务部 门等使用。因此，必须保证系统处理数据的正确性，保证结果的真实性。正确的报表来自正 确的账簿，正确的账簿来自正确的凭证。只有从凭证开始，对总账系统的各个环节加以控制， 才能防止有意无意的差错发生。 第二节 总账系统流程分析 一、手工总账系统的业务处理流程 手工总账系统的业务处理流程 从信息处理的角度分析，总账系统的处理流程实质上是一种数据流程，它反映了原始 会计数据（原始凭证等）经过了哪些步骤的处理后最终形成会计信息。在手工条件下，由于 考虑到每个会计人员能够完成的工作量，因此，不同规模和不同业务量的企业可能采用不同
的会计核算形式(也称账务处理流程),这些会计核算形式主要包括:记账凭证账务处理形 式、科目汇总表账务处理形式、汇总记账凭证账务处理形式、日记总账账务处理形式。这四 种流程有许多共同之处,其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同。为了便于分析计算 机总账系统处理流程,这里简要说明这四种手工会计核算形式及其特点: )汇总记账凭证账务处理形式 该流程特点是根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证登记总账,具体流程 、根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证和转账凭证。 2、根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账、银行有款日记账。 3、根据原始凭证或原始凭证汇总表,收款凭证、付款凭证和转账凭证逐笔登记各种明 细分类账。 4、根据收款凭证、付款凭证、转账凭证,定期填制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇 转账凭 5、根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证登记总分类账。 6、月终,现金日记账和银行存款日记账的余额以及各种明细分类账户的余额合计数分 别与相应的总分类账户余额核对相符。 7、月终,根据总分类账、各种明细分类账的有关资料编制会计报表。 (二)记账凭证账务处理形式 该流程特点是根据每一张记账凭证直接逐笔登记总账,其具体处理除直接根据记账凭 证登记总分类账外,其他各相关步骤与汇总记账凭证账务处理形式相同。 (三)科目汇总表账务处理形式 该流程特点是根据科目汇总表登记总账,具体处理与汇总记账凭证账务处理形式的差 异在于第4步:根据收款凭证,付款凭证和转账凭证编制科目汇总表和第5步:根据科目汇 总表登记总分类账。其他各相关步骤与汇总记账凭证账务处理形式相同。该会计核算形式最 为常见,其处理流程见图4-2所示
- 3 - 的会计核算形式（也称账务处理流程），这些会计核算形式主要包括：记账凭证账务处理形 式、科目汇总表账务处理形式、汇总记账凭证账务处理形式、日记总账账务处理形式。这四 种流程有许多共同之处，其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同。为了便于分析计算 机总账系统处理流程，这里简要说明这四种手工会计核算形式及其特点： （一）汇总记账凭证账务处理形式 该流程特点是根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证登记总账，具体流程 为： 1、根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证和转账凭证。 2、根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账、银行存款日记账。 3、根据原始凭证或原始凭证汇总表，收款凭证、付款凭证和转账凭证逐笔登记各种明 细分类账。 4、根据收款凭证、付款凭证、转账凭证，定期填制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇 总转账凭证。 5、根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证登记总分类账。 6、月终，现金日记账和银行存款日记账的余额以及各种明细分类账户的余额合计数分 别与相应的总分类账户余额核对相符。 7、月终，根据总分类账、各种明细分类账的有关资料编制会计报表。 （二）记账凭证账务处理形式 该流程特点是根据每一张记账凭证直接逐笔登记总账，其具体处理除直接根据记账凭 证登记总分类账外，其他各相关步骤与汇总记账凭证账务处理形式相同。 （三）科目汇总表账务处理形式 该流程特点是根据科目汇总表登记总账，具体处理与汇总记账凭证账务处理形式的差 异在于第 4 步：根据收款凭证，付款凭证和转账凭证编制科目汇总表和第 5 步：根据科目汇 总表登记总分类账。其他各相关步骤与汇总记账凭证账务处理形式相同。该会计核算形式最 为常见，其处理流程见图 4—2 所示
原始凭证 填制和 编科目 科目汇总表 登记 登记 日记帐 明细帐 总帐 报表 报表 图4-2科目汇总表符算形式业务处理流差 (四)日步总账账务处理形式 该流差特点是日步总账既是日步账又是总账,与汇总步账凭证账务处理形式的差异张 于根据步账凭证登步日步总账。其他相关各步骤与汇总步账凭证账务处理形式相里。 二、手工会计下总账系统处理流程的缺陷 通过以第分析月以看出,手每会计下的会计符算形式都是围绕如何减户每作量说产生 的,许此也就决定了这些处理形式先天带点手每处理的局限性,主要缺陷点以下四点: 1、数据大量重复。步账凭证是总账系统的数据源,从一定的意义第讲,它所包含的或 二量等于各种明细账、总账以及会计报表所包含的或二量之和。从或二量的角度来看,明细 账、总账、报表并没点比凭证增加什么。笔考虑到便里的对象需要便里的或二,许此,手每 处理设置了登步明细账、总账等环节,使得步账凭证第的数据被多次转抄。如当一笔反映现 金支出业务的步账凭证编制完毕之后,需要三便里财会人员张现金日步账、相关的明细分类 账、总账第里多转抄凭证第的日别、凭证号、摘要、金额等数据。里一数据的大量重复,便 仅造始存储浪费,还极易导致数据的抄写错误。手每会计下的账证便符、账表便符现象与数 据的大量重复登步点银接关系。 2、或二制供便及多。各种会计账表是总账系统的“最终产品”,是企业日部管理部门、 银依部门及财政等部门了解企业的财务状况和经营始对的重要资料,也是这些部门进依点关 决策的依据。笔三于总账系统处理的数据量较大,再加第手每处理速度缓慢,往往需要延迟
- 4 - 图 4—2 科目汇总表核算形式业务处理流程 （四）日记总账账务处理形式 该流程特点是日记总账既是日记账又是总账，与汇总记账凭证账务处理形式的差异在 于根据记账凭证登记日记总账。其他相关各步骤与汇总记账凭证账务处理形式相同。 二、手工会计下总账系统处理流程的缺陷 手工会计下总账系统处理流程的缺陷 通过以上分析可以看出，手工会计下的会计核算形式都是围绕如何减少工作量而产生 的，因此也就决定了这些处理形式先天带有手工处理的局限性，主要缺陷有以下四点： 1、数据大量重复。记账凭证是总账系统的数据源，从一定的意义上讲，它所包含的信 息量等于各种明细账、总账以及会计报表所包含的信息量之和。从信息量的角度来看，明细 账、总账、报表并没有比凭证增加什么。但考虑到不同的对象需要不同的信息，因此，手工 处理设置了登记明细账、总账等环节，使得记账凭证上的数据被多次转抄。如当一笔反映现 金支出业务的记账凭证编制完毕之后，需要由不同财会人员在现金日记账、相关的明细分类 账、总账上同时转抄凭证上的日期、凭证号、摘要、金额等数据。同—数据的大量重复，不 仅造成存储浪费，还极易导致数据的抄写错误。手工会计下的账证不符、账表不符现象与数 据的大量重复登记有直接关系。 2、信息提供不及时。各种会计账表是总账系统的“最终产品”，是企业内部管理部门、 银行部门及财政等部门了解企业的财务状况和经营成果的重要资料，也是这些部门进行有关 决策的依据。但由于总账系统处理的数据量较大，再加上手工处理速度缓慢，往往需要延迟
个相当长的时间才能编制出各种会计账表,严重削弱了会计账表所起的作用。 准确性差。在长期的账务处理实践中,人们总结出了一套特有的方法来避免和发现 错误。如记账凭证过账之后,一般在它上面加注“V”号以防止重复登账;明细账和总账采 用平行登记的方法,以便相互核对发现明细账或总账中的过账错误和计算错误。但无论财会 人员的素质如何,在从记账凭证的编制到报表输出的每一个环节中,转抄错误和计算错误都 难以避免,而会计账目又不允许有一分钱的差错,为此常常因为几分钱的差错,多次进行手 工汇总和核对,既费时又费力。特别是在月底,为了尽快报出各种会计报表而又保证账表相 符,有时不得不根据报表来修改总账。类似做法不能不影响到会计数据的准确性。 4、工作强度大。为了达到既要算得快又要算得准的目标,在其他条件不变的情况下, 只能靠加重财会人员劳动强度的方式来实现目标,这是手工进行账务处理的必然结果。 三、总账系统的数撮处理流程 总账系统的数据处理流程,如图4-3所示: 修改 审核 总帐 记帐凭证 明细帐 临时凭证 记帐凭 证文件 日记帐 自动转 传递 余额发生 额文件 杳 银行未达帐文件 对帐单输入 对帐单 银行存款余 额调节表 图4—3总账系统数据处理流程图 会计人员通过手工输入凭证或从其他子系统获取自动转账凭证,经过正确性检查无 误后存入记账凭证库 2、对记账凭证库中未审核的凭证进行审核 3、根据记账凭证库中已审核的凭证进行记账,同时分别更新科目余额发生额文件、银 行未达账文件。 4、根据科目余额发生额文件和记账凭证库文件编制输出总账、明细账和现金日记账
- 5 - 一个相当长的时间才能编制出各种会计账表，严重削弱了会计账表所起的作用。 3、准确性差。在长期的账务处理实践中，人们总结出了一套特有的方法来避免和发现 错误。如记账凭证过账之后，一般在它上面加注“V”号以防止重复登账；明细账和总账采 用平行登记的方法，以便相互核对发现明细账或总账中的过账错误和计算错误。但无论财会 人员的素质如何，在从记账凭证的编制到报表输出的每一个环节中，转抄错误和计算错误都 难以避免，而会计账目又不允许有一分钱的差错，为此常常因为几分钱的差错，多次进行手 工汇总和核对，既费时又费力。特别是在月底，为了尽快报出各种会计报表而又保证账表相 符，有时不得不根据报表来修改总账。类似做法不能不影响到会计数据的准确性。 4、工作强度大。为了达到既要算得快又要算得准的目标，在其他条件不变的情况下， 只能靠加重财会人员劳动强度的方式来实现目标，这是手工进行账务处理的必然结果。 三、总账系统的数据处理流程 总账系统的数据处理流程 总账系统的数据处理流程，如图 4—3 所示： 图 4—3 总账系统数据处理流程图 1、会计人员通过手工输入凭证或从其他子系统获取自动转账凭证，经过正确性检查无 误后存入记账凭证库。 2、对记账凭证库中未审核的凭证进行审核。 3、根据记账凭证库中已审核的凭证进行记账，同时分别更新科目余额发生额文件、银 行未达账文件。 4、根据科目余额发生额文件和记账凭证库文件编制输出总账、明细账和现金日记账