第九章采购与应付系统 第一节来购与应付系統概述 采购与应付核算概述 采购活动是企业生产经营活动的开始,对采购活动的核算,不同类型的企业会有一定的 区别。这种区别表现在:第一,科目使用的不同;第二,核算方法使用的不同。例如,许多 工业企业按计划成本核算,采用了“材料成本差异”这个科目,核算采购的实际成本和计划 成本的差异,以达到控制采购成本的目的。在采购核算中,一耍核算材料采购或商品采购的 采购成本,在此注意对于采购过程中运杂费的处理,工业企业运杂费直接计入采购成本,商 业企业运杂费计入营业费用;二要核算采购过程中产生的税金;三要核算采购活动中产生的 杂费:四要核算采购过程产生的往来款项。下面以工业企业为例,简单介绍一下企业对采 购活动的核算 按实际成本计价进行核算 按实际成本计价进行核算时,企业要设置如下账户 1、原材料账户:用以反映和监督各种原材料的收入、发出和结存的情况,期末的借方 余额反映各种原材料的实际成本。 2、物资采购账户:用以反映和监督企业采购物资的结算和入库情况兄,期末借方余额反 映已经付款,但尚未验收入库的在途物资 3、应付账款账户:核算企业因购买商品、材料或接受劳务供应等而应付给供应单位的 款项,期末的贷方余额,表示尚未支付的应付账款的数额。 4、应付票据账户:应付票据是指企业开出并承诺一定时期后,支付一定款额给持票人 的一种书面证明。企业在采购活动中,往往开出应付票据给供应单位。应付票据账户对应付 票据的开出和偿还进行核算。 5、预付账款账户:核算企业由于购进货物、接受劳务而预付给供应方款项所产生的企 业短期债权,期末的借方余额反映企业己经预付但尚未结算的款项。 6、应交税金——增值税——进项税账户:此账户核算企业在采购活动中,发生的增值 税的进项进项税。 (二)计划成本计价进行核算 按计划成本计价进行核算,除了要设置原材料、物资采购、应付账款、应付票据、预付 账款、应交税金——增值税——进项税外,还要设置材料成本差异账户。这个账户用来核算 企业各种材料的实际成本和计划成本之间的差额。借方登记材料实际成本大于计划成本的差 异额(超支额),贷方登记材料实际成本小于计划成本的差异额(节约额)。在此种核算方法 下,原材料账户是按计划成本核算入库的各种材料 、采购与应付的管理 (一)采购量的控制 企业为了增强市场竞争力,减少经营的风险,必须把库存压到最低,就是目前所说的零 库存,以减少占用的资金和库存的存储成本。因此,对采购的量一定要加以控制,要根据市 场需求的情况进行生产,根据生产和库存和情况进行采购,决不能盲目地进行采购 (二)采购成本的控制 采购成本的控制对企业也非常重要。一些大型的工业企业采用按计划成本的核算方法对 采购环节的成本加以控制。目前,有一些大型的企业利用电子商务作为工具在网上进行统
- 1 - 第九章 采购与应付系统 第一节 采购与应付系统概述 一、采购与应付核算概述 采购活动是企业生产经营活动的开始，对采购活动的核算，不同类型的企业会有一定的 区别。这种区别表现在：第一，科目使用的不同；第二，核算方法使用的不同。例如，许多 工业企业按计划成本核算，采用了“材料成本差异”这个科目，核算采购的实际成本和计划 成本的差异，以达到控制采购成本的目的。在采购核算中，一要核算材料采购或商品采购的 采购成本，在此注意对于采购过程中运杂费的处理，工业企业运杂费直接计入采购成本，商 业企业运杂费计入营业费用；二要核算采购过程中产生的税金；三要核算采购活动中产生的 运杂费；四要核算采购过程产生的往来款项。下面以工业企业为例，简单介绍一下企业对采 购活动的核算。 （一）按实际成本计价进行核算 按实际成本计价进行核算时，企业要设置如下账户： 1、原材料账户：用以反映和监督各种原材料的收入、发出和结存的情况，期末的借方 余额反映各种原材料的实际成本。 2、物资采购账户：用以反映和监督企业采购物资的结算和入库情况，期末借方余额反 映已经付款，但尚未验收入库的在途物资。 3、应付账款账户：核算企业因购买商品、材料或接受劳务供应等而应付给供应单位的 款项，期末的贷方余额，表示尚未支付的应付账款的数额。 4、应付票据账户：应付票据是指企业开出并承诺一定时期后，支付一定款额给持票人 的一种书面证明。企业在采购活动中，往往开出应付票据给供应单位。应付票据账户对应付 票据的开出和偿还进行核算。 5、预付账款账户：核算企业由于购进货物、接受劳务而预付给供应方款项所产生的企 业短期债权，期末的借方余额反映企业已经预付但尚未结算的款项。 6、应交税金——增值税——进项税账户：此账户核算企业在采购活动中，发生的增值 税的进项进项税。 （二）计划成本计价进行核算 按计划成本计价进行核算，除了要设置原材料、物资采购、应付账款、应付票据、预付 账款、应交税金——增值税——进项税外，还要设置材料成本差异账户。这个账户用来核算 企业各种材料的实际成本和计划成本之间的差额。借方登记材料实际成本大于计划成本的差 异额（超支额），贷方登记材料实际成本小于计划成本的差异额（节约额）。在此种核算方法 下，原材料账户是按计划成本核算入库的各种材料。 二、采购与应付的管理 采购与应付的管理 （一）采购量的控制 企业为了增强市场竞争力，减少经营的风险，必须把库存压到最低，就是目前所说的零 库存，以减少占用的资金和库存的存储成本。因此，对采购的量一定要加以控制，要根据市 场需求的情况进行生产，根据生产和库存和情况进行采购，决不能盲目地进行采购。 （二）采购成本的控制 采购成本的控制对企业也非常重要。一些大型的工业企业采用按计划成本的核算方法对 采购环节的成本加以控制。目前，有一些大型的企业利用电子商务作为工具在网上进行统一
的采购,由于采购的量大,可以降低采购的价格,从而降低采购成本;同时,又避免了下级 单位的黑箱操作。不同企业对采购成本的控制有不同的方法。 (三)资金流的控制 在采购完成时,必然要与供应商进行结算。第一,结算方式、结算时间的选择,对于市 场越来越规范的今天非常重要,因为可以争取到供应商对所售商品折扣,以降低采购成本。 第二,正确确定结算的金额。当企业采购活动频繁时,与供应商的结算,可能稍一疏忽就会 出错,尤其在手工方式下。如果企业是按订单进行采购的,结算金额应该与采购订单上的金 额一致。第三,注意应付账款和预付账款的管理,定期与供应商对账,以防作弊。 (四)物流的控制 入库的材料的品种、数量等应该与订单上的相一致,同时为了满足企业生产的需要应当 密切注意采购计划的完成情况,以免生产缺料现象的产生。 第二节采购与应付系统流程分析 采购与应付系统的业务流程 (一)采购与应付系统的业务流程 在手工条件下,由于行业的不同,采购与应付系统业务处理的流程也会有所不同。就不 同的行业而言,不同企业其采购核算和管理的内容不同,导致其数据处理流程也不尽相同 如以某工业企业为例,其采购业务的业务流程可以用下图9-1来表示。 在手工条件下,当企业需要采购存货的时候,负责采购的部门会派专人负责这项采购工 作,选择相应的供应商,并编制采购订单,然后将采购订单提供到财会部门、验收部门以及 供应商等;当存货送到验收部门(仓库)时,承办人首先在采购订单档案中找出采购订单进 行核对,然后编制验收报告后,办理入库手续,开具入库单,再根据入库单登记库存账,并 将验收报告送到财会部门:当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时,会将其与验收 报告、采购订单进行核对,以计算存货成本,编制记账凭证,登记账簿,并更新有关账户 编制采购订单 采购单 验收部 财务部 核对货物 核对发票 开具 制验 编制记 入库单 收报告 账凭证 入库单 验收报告 仓库 财务部生产部采购部
- 2 - 的采购，由于采购的量大，可以降低采购的价格，从而降低采购成本；同时，又避免了下级 单位的黑箱操作。不同企业对采购成本的控制有不同的方法。 （三）资金流的控制 在采购完成时，必然要与供应商进行结算。第一，结算方式、结算时间的选择，对于市 场越来越规范的今天非常重要，因为可以争取到供应商对所售商品折扣，以降低采购成本。 第二，正确确定结算的金额。当企业采购活动频繁时，与供应商的结算，可能稍一疏忽就会 出错，尤其在手工方式下。如果企业是按订单进行采购的，结算金额应该与采购订单上的金 额一致。第三，注意应付账款和预付账款的管理，定期与供应商对账，以防作弊。 （四）物流的控制 入库的材料的品种、数量等应该与订单上的相一致，同时为了满足企业生产的需要应当 密切注意采购计划的完成情况，以免生产缺料现象的产生。 第二节 采购与应付系统流程分析 一、采购与应付系统的业务流程 采购与应付系统的业务流程 （一）采购与应付系统的业务流程 在手工条件下，由于行业的不同，采购与应付系统业务处理的流程也会有所不同。就不 同的行业而言，不同企业其采购核算和管理的内容不同，导致其数据处理流程也不尽相同。 如以某工业企业为例，其采购业务的业务流程可以用下图 9-1 来表示。 在手工条件下，当企业需要采购存货的时候，负责采购的部门会派专人负责这项采购工 作，选择相应的供应商，并编制采购订单，然后将采购订单提供到财会部门、验收部门以及 供应商等；当存货送到验收部门（仓库）时，承办人首先在采购订单档案中找出采购订单进 行核对，然后编制验收报告后，办理入库手续，开具入库单，再根据入库单登记库存账，并 将验收报告送到财会部门；当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，会将其与验收 报告、采购订单进行核对，以计算存货成本，编制记账凭证，登记账簿，并更新有关账户
图9-1采、与应付系统手工付务流程图 而在电算化条件下务采、与应付系统系付务处理流程相比手工方式笳于加入了计算机 作为辅助工具务因此其付务处理流程也发的了一些变化。一般来说务电算化条件下务采、与 应付系统系付务处理流程如下所述务包括这样几方面内容: 1、的产计划系产的。应付根据市场需求产的系的产计划在此输入 2、采、订货。系统根据输入系的产计划、产品结构信息、存货管理系统提供系库存信 息及事先约定系管理要求成采、订货单絮这主要流付应付而言。流于一般系商付应付务 采、订单直接在此输入务并将结果存入采、订单文件中务然后务系统可根据采、订单流采、 订货付务做各种分析。 3、入库处理。当供应商将存货发给应付务应付流其进行验收务并根据采、订单、发票 和存货编制采、入库单;将结果存放在入库单文件中。同时系统可依据采、入库单务流采、 入库付务做各种统计分析 4、采、发票处理。当采、部门或财会部门收到供应商系发票时务将发票送入计算机务 并保存在发票文件中。通过采、发票与付款单系比较务把采、入库付务与采、发票付务联系 在一起务也把物流与资金流联系在一起务在此称为采、结算。通过采、结算务系统可依据采 、发票流采、付务进行统计分析和形成流供应商系往来账务并的成记账凭证转总账子系统 5、流付款付务系处理。采、付款单在此输入。通过采、发票与付款单系程销务更新与 供应商系往来账芻同时把采、发票付务与采、付款付务联系在一起务并可的成记账凭证转总 账子系统。 流于不同系应付务采、与应付系统存在许多不同系情况务相应系付务流程也不尽相同务 下面系图9-2给出了计算机条件下典型系采、与应付系统付务处理流程
- 3 - 图 9-1 采购与应付系统手工业务流程图 而在电算化条件下，采购与应付系统的业务处理流程相比手工方式，由于加入了计算机 作为辅助工具，因此其业务处理流程也发生了一些变化。一般来说，电算化条件下，采购与 应付系统的业务处理流程如下所述，包括这样几方面内容： 1、生产计划的产生。企业根据市场需求产生的生产计划在此输入 2、采购订货。系统根据输入的生产计划、产品结构信息、存货管理系统提供的库存信 息及事先约定的管理要求，形成采购订货单，这主要对工业企业而言。对于一般的商业企业， 采购订单直接在此输入，并将结果存入采购订单文件中，然后，系统可根据采购订单对采购 订货业务做各种分析。 3、入库处理。当供应商将存货发给企业，企业对其进行验收，并根据采购订单、发票 和存货编制采购入库单；将结果存放在入库单文件中。同时系统可依据采购入库单，对采购 入库业务做各种统计分析。 4、采购发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商的发票时，将发票送入计算机， 并保存在发票文件中。通过采购发票与付款单的比较，把采购入库业务与采购发票业务联系 在一起，也把物流与资金流联系在一起，在此称为采购结算。通过采购结算，系统可依据采 购发票对采购业务进行统计分析和形成对供应商的往来账，并生成记账凭证转总账子系统。 5、对付款业务的处理。采购付款单在此输入。通过采购发票与付款单的核销，更新与 供应商的往来账，同时把采购发票业务与采购付款业务联系在一起，并可生成记账凭证转总 账子系统。 对于不同的企业，采购与应付系统存在许多不同的情况，相应的业务流程也不尽相同， 下面的图 9-2 给出了计算机条件下典型的采购与应付系统业务处理流程：
生产计划单 生产计划 生产计划文件 审核确认 采购明沺账 入库明细账 采购订单 采购订单 采购订单文件 审核确认 采购入库单 采购入库单 确认 采购入库单文 采购发票 采购发票 采购发票文件 生成凭证 审核确认 付款单 付款单 付款单文件 审核确认 图9-2式购与应付系统业务助变流化图 依件保式购与应付系统的特点 企业的式购活动牵涉到企业内部和外部的部门较多务企业式购与结算言式灵活多样并且 实起性要求高条式购业务助变过化中需要经常查询总务和库存的手关数据管而且从目前企业 的管变要求看当凭子系统应该更着重企业式购计划的准确制订和式购资样需求准确预测管式 购业务助变这些特点决订了式购与应付子系统应具手如形特点管 1典数据量大 式购与应付系统的数据量当果是由新式购的商品品种较多当涉及的供应商多条件是由新 式购的批次较多当尤其是目前的情况形当企业文了减少库存当式取量少多较的言内管尽管式 购与应付系统的数据对新某些企业可能比销售与应收系统的数据要少当容如商业企业当但对 新某些图业企业也尽情况不是这样管 2典日常数据助变频繁且实起性要求高 企业的式购活动是企业经常性业务般企业每天都其手果订数量的式购业务和货息结 算业务需要助变管式购业务般述影响企业的生产经营活动当必须实起加先反映管同样当与供 应商结算的数据也应如凭管 3典业务助变复机且可靠性要求高 在市场经济条件形当企业的式购言式和货息的结算言式是很灵活多样的管仅付息言式就 手钱货两清典延期付息典分期付息典预付息等多种言式管结算手现样典银联支票典银联汇票典 商业票据等多种言式管式购过化手票先到货后到典货先到票后到当票货同起到达管所手这些
- 4 - 图 9-2 采购与应付系统业务处理流程图 （二）采购与应付系统的特点 企业的采购活动牵涉到企业内部和外部的部门较多；企业采购与结算方式灵活多样并且 实时性要求高；采购业务处理过程中需要经常查询账务和库存的有关数据。而且从目前企业 的管理要求看，此子系统应该更着重企业采购计划的准确制定和采购资金需求准确预测。采 购业务处理这些特点决定了采购与应付子系统应具有如下特点。 1、数据量大 采购与应付系统的数据量，一是由于采购的商品品种较多，涉及的供应商多；二是由于 采购的批次较多，尤其是目前的情况下，企业为了减少库存，采取量少多进的方法。尽管采 购与应付系统的数据对于某些企业可能比销售与应收系统的数据要少，例如商业企业，但对 于某些工业企业也许情况不是这样。 2、日常数据处理频繁且实时性要求高 企业的采购活动是企业经常性业务，一般企业每天都会有一定数量的采购业务和货款结 算业务需要处理。采购业务直接影响企业的生产经营活动，必须实时加以反映。同样，与供 应商结算的数据也应如此。 3、业务处理复杂且可靠性要求高 在市场经济条件下，企业的采购方式和货款的结算方式是很灵活多样的。仅付款方式就 有钱货两清、延期付款、分期付款、预付款等多种方式。结算有现金、银行支票、银行汇票、 商业票据等多种方式。采购过程有票先到货后到、货先到票后到，票货同时到达。所有这些
业务助变和核算涉及到了钱也涉及了了物还涉及到括样的合变计算问题能手任何错误管 因凭式购与应付系统需要助变的业务复机且系统助变的可靠性要求很高管 4典与其他其计子系统的数据交换较多 式购与应付系统典存货系统和总总系统相联系管式购与应付系统的每果笔业务的助变都 要与存货系统和总总系统较联密切的典实起的数据交换管 、采购与应付系统数据流程 式购与应付系统与其他子系统果样当在整送流化当中所述受典助变和传递的数据大致上 可分文两大类:静态数据和动态数据管静态数据主要是指的系统中的果些基础数据当包括供 应商典人员典部门典结算言式典付息条件典存货典产品结构典括率等的基门信息当这些基础 数据输包后埊锵将其被般述存包各种基础信息文件管而动态数据则主要是指的反映各种业务发 生情况的手关数据当包括生产计划典式购订分典式购发票典包库分和付息分等等管各种分据 般述输包或经过其他言式形部后当首先将其被存包各自的临起文件当待审核确认后当再分别 存包各自正式的文件中当先保证各种业务数据的安全可靠管 式购与应付系统在将各种数据存包相应文件后当将其对这些数据较联助变当并将助变结 果传递到其它各子系统管首先当统将根据输包的生产计划数据生部相应的式购订分条然后当 系统将对式购订分典式购发票典包库分典付息分和应付总息文件中的数据较联各种比较和统 计分析助变后输出满足系销需要的各种统计报相条最后当系统要将式购发票和包库分中的 数据传递到存货管变子系统依据式购发票帅库分文件中的相关数据生部记总凭证文件当 传递到总总子系统管典型的式购与应付系统数据助变流化如形图9-3所示: 库存余欲文件 输入[处理生产计划文件 (分析比较}订了单执行统计表 采购订单文件 生产计划 采购发票文件 货理系统 订单 时文件 入库单文件 采购发票 付款单文件 账系统 探购入库单 货单 确认)便更新应付账款文件 ≯记账凭证文件 付款单亮 供应商资科 基础信息文件 购明细与汇总表 其他初始 的视抵扣表 其他资料 你龄分析表 责用明细表 结算明阳与汇总表 货到票未到统计表 图9-3式购与应付系统数据流化图
- 5 - 业务处理和核算涉及到了钱也涉及了了物，还涉及到税金的合理计算问题，不能有任何错误。 因此采购与应付系统需要处理的业务复杂且系统处理的可靠性要求很高。 4、与其他会计子系统的数据交换较多 采购与应付系统、存货系统和总账系统相联系。采购与应付系统的每一笔业务的处理都 要与存货系统和总账系统进行密切的、实时的数据交换。 二、采购与应付系统数据流程 采购与应付系统数据流程 采购与应付系统与其他子系统一样，在整个流程当中所接受、处理和传递的数据大致上 可分为两大类：静态数据和动态数据。静态数据主要是指的系统中的一些基础数据，包括供 应商、人员、部门、结算方式、付款条件、存货、产品结构、税率等的基本信息，这些基础 数据输入后，将会被直接存入各种基础信息文件。而动态数据则主要是指的反映各种业务发 生情况的有关数据，包括生产计划、采购订单、采购发票、入库单和付款单等等。各种单据 直接输入或经过其他方式形成后，首先将会被存入各自的临时文件，待审核确认后，再分别 存入各自正式的文件中，以保证各种业务数据的安全可靠。 采购与应付系统在将各种数据存入相应文件后，将会对这些数据进行处理，并将处理结 果传递到其它各子系统。首先，系统将根据输入的生产计划数据生成相应的采购订单；然后， 系统将对采购订单、采购发票、入库单、付款单和应付账款文件中的数据进行各种比较和统 计分析处理后，输出满足用户需要的各种统计报表；最后，系统要将采购发票和入库单中的 数据传递到存货管理子系统，并依据采购发票、入库单文件中的相关数据生成记账凭证文件， 传递到总账子系统。典型的采购与应付系统数据处理流程如下图 9-3 所示： 图 9-3 采购与应付系统数据流程图