第三章系统初始化 第一节系統管理 系统管理的作用 个独立的系统模块,对企业级财务软件所属的各个子系统进行统一的操作管理和数 据维护。为各子系统提供统一的环境,实现一体化的管理应用模式 系统管理的主要功能 主要功能具体包括账套管理、年度账管理、操作员及权限的管理等几个方面 (一)账套管理 含账套的建立、修改、删除、备份和恢复等。建立账套的目的是通过设置账套参数 建立起单位的独立账套。建立账套需设置以下信息 1、账套信息 现存账套、账套号、账套名称、账套路径、启用会计期、会计日历等 2、单位信息 单位名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、联系电话等。 核算信息 本位币代码、本位币名称、账套主管、企业类型、行业性质、是否按行业预置科目等 4、基础信息 (1)存货是否分类如果存货较多,且类别繁多,可以对存货进行分类管理;如果 存货较少且类别单一,也可以选择不进行存货分类。 如果选择了存货要分类,那么在进行基础信息设置时,必须先设置存货分类,然后才 能设置存货档案 如果选择存货不分类,那么在进行基础信息设置时,您可以直接设置存货档案。 (2)客户是否分类如果客户较多,且希望进行分类管理,可以对客户进行分类管 理;如果客户较少,也可以选择不进行客户分类。 如果选择了客户要分类,那么在进行基础信息设置时,必须先设置客户分类,然后才 能设置客户档案 如果选择客户不分类,那么在进行基础信息设置时,可以直接设置客户档案 (3)供应商是否分类如果供应商较多,且希望进行分类管理,可以对供应商进行 分类管理;如果供应商较少,也可以选择不进行供应商分类。 如果选择了供应商要分类,那么在进行基础信息设置时,必须先设置供应商分类,然 后才能设置供应商档案 如果选择供应商不分类,那么在进行基础信息设置时,可以直接设置供应商档案 (4)是否有外币核算 如果有外币业务,可以在此进行设置;否则可以不进行设置 分类编码方案 为了便于进行分级核算、统计和管理,可以对基础数据的编码进行分级设置,可分级 设置的内容有:科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、 部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。编码级次和各级编码长度的设置 将决定用户单位如何编制基础数据的编号,进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。 二)年度账管理 主要包括:建立年度账、备份和恢复年度账、结转上年数据和清空年度数据等。 )操作员及操作员权限管理 为了保证整个总账系统的安全可靠性,在系统投入使用前,应明确授权什么人能进入
第三章 系统初始化 第一节 系统管理 一、系统管理的作用 系统管理的作用 一个独立的系统模块，对企业级财务软件所属的各个子系统进行统一的操作管理和数 据维护。为各子系统提供统一的环境,实现一体化的管理应用模式。 二、系统管理的主要功能 系统管理的主要功能 主要功能具体包括账套管理、年度账管理、操作员及权限的管理等几个方面。 (一)账套管理 含账套的建立、修改、删除、备份和恢复等。建立账套的目的是通过设置账套参数， 建立起单位的独立账套。建立账套需设置以下信息： 1、账套信息 现存账套、账套号、账套名称、账套路径、启用会计期、会计日历等 2、单位信息 单位名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、联系电话等。 3、核算信息 本位币代码、本位币名称、账套主管、企业类型、行业性质、是否按行业预置科目等。 4、基础信息 （1）存货是否分类 如果存货较多，且类别繁多，可以对存货进行分类管理；如果 存货较少且类别单一，也可以选择不进行存货分类。 如果选择了存货要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才 能设置存货档案。 如果选择存货不分类，那么在进行基础信息设置时，您可以直接设置存货档案。 （2）客户是否分类 如果客户较多，且希望进行分类管理，可以对客户进行分类管 理；如果客户较少，也可以选择不进行客户分类。 如果选择了客户要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才 能设置客户档案。 如果选择客户不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置客户档案。 （3）供应商是否分类 如果供应商较多，且希望进行分类管理，可以对供应商进行 分类管理；如果供应商较少，也可以选择不进行供应商分类。 如果选择了供应商要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置供应商分类，然 后才能设置供应商档案。 如果选择供应商不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置供应商档案。 （4）是否有外币核算 如果有外币业务，可以在此进行设置；否则可以不进行设置。 5、分类编码方案 为了便于进行分级核算、统计和管理，可以对基础数据的编码进行分级设置，可分级 设置的内容有：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、 部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。编码级次和各级编码长度的设置 将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。 （二）年度账管理 主要包括：建立年度账、备份和恢复年度账、结转上年数据和清空年度数据等。 （三）操作员及操作员权限管理 为了保证整个总账系统的安全可靠性，在系统投入使用前，应明确授权什么人能进入
系统,各模块什么人有权访问,什么人有权输入数据,什么人有权审核、记账等,这就需要 设置系统使用人员和各人员的权限范围。 我们知道,在手工会计信息系统中,将会计工作划分为若干职能不同的岗位,通过岗 位责任制的方式授权和控权,一方面使不同职能岗位可以相互核对,相互制约,从而形成内 部牵制制度;另一方面使每一个职能岗位仅完成会计工作中某些部分工作,达到对不相容的 职务加以分离的目的。在电算化条件下,由于经济业务的记录、存贮和处理,集中由计算机 完成,各职能岗位的划分发生了很大的变化,不相容职务的内涵也发生了变化。例如,在手 工系统中的账证核对、账账核对等控制,在电算化条件下只要计算机程序设计正确,就能自 动得到保证。在电算化系统也引入了手工系统中没有的一些控制(如对系统使用人员进入系 统的控制),这就要求系统通过授权和控权,只有授予了一定权限的人才能进行某些操作 为了确保电算化会计信息真实可靠,杜绝各种营私舞弊的现象发生,分淸责任,任何 个会计软件运行前,必须首先由拥有权限的主管确定使用系统的人数,并规定每个人的权 限范围,对不相容的岗位,要规定不同的人来承担。对总账系统,一般可设置如下的岗位: 1、账套主管。负责协调计算机和总账系统中该账套的运行工作,可以进行所有的系 统设置(如科目代码设置、财务分工等),包括在企业发生较大变动时负责进行系统的重新 设置,例如在系统受到病毒破坏或设备损坏等意外情况下,负责对系统进行恢复工作等,也 可进行结账、数据管理等功能的操作 2、数据录入员(制单人)。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,可以对输入的 未审核的会计凭证进行修改、査询和打印;负责输出记账凭证、会计账簿和报表;进行部分 会计处理工作,如进行银行对账等。 3、审核、记账员。负贲对输入计算机的会计数据(记账凭证和机制凭证等)进行审 核签章、记账等,对打卬输出的账簿、报表进行确认、查询等 4、系统维护员。负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机內会计数据。 会计主管在确定每个使用人员权限范围时,可为其设定一个初始口令。使用人员为了 对自己操作权限范围內的业务负责,需要定期或随时修改自己的口令,以防口令泄漏。当使 用人员变动时,也需要修改口令。修改口令时,要求先输入原口令,再输入新口令。在电算 化总账系统中,只有授予了一定权限的人才能进行某些操作,计算机通过口令校验识别操作 者及其权限,只有知道口令者,才能使用或操作其权限范围内的那部分功能,否则,系统拒 绝运行 第二节基础档案设置 个账套总是由若干个子系统构成,这些子系统共享公用的基础档案信息。基础档案 信息是系统运行的基石,在启用新账套之前,应根据企业的实际情况,结合系统基础信息设 置的要求,事先作好基础数据的准备工作。基础档案设置如图3-1所示
系统，各模块什么人有权访问，什么人有权输入数据，什么人有权审核、记账等，这就需要 设置系统使用人员和各人员的权限范围。 我们知道，在手工会计信息系统中，将会计工作划分为若干职能不同的岗位，通过岗 位责任制的方式授权和控权，一方面使不同职能岗位可以相互核对，相互制约，从而形成内 部牵制制度；另一方面使每一个职能岗位仅完成会计工作中某些部分工作，达到对不相容的 职务加以分离的目的。在电算化条件下，由于经济业务的记录、存贮和处理，集中由计算机 完成，各职能岗位的划分发生了很大的变化，不相容职务的内涵也发生了变化。例如，在手 工系统中的账证核对、账账核对等控制，在电算化条件下只要计算机程序设计正确，就能自 动得到保证。在电算化系统也引入了手工系统中没有的一些控制（如对系统使用人员进入系 统的控制），这就要求系统通过授权和控权，只有授予了一定权限的人才能进行某些操作。 为了确保电算化会计信息真实可靠，杜绝各种营私舞弊的现象发生，分清责任，任何 一个会计软件运行前，必须首先由拥有权限的主管确定使用系统的人数，并规定每个人的权 限范围，对不相容的岗位，要规定不同的人来承担。对总账系统，一般可设置如下的岗位： 1、账套主管。负责协调计算机和总账系统中该账套的运行工作，可以进行所有的系 统设置（如科目代码设置、财务分工等），包括在企业发生较大变动时负责进行系统的重新 设置，例如在系统受到病毒破坏或设备损坏等意外情况下，负责对系统进行恢复工作等，也 可进行结账、数据管理等功能的操作。 2、数据录入员（制单人）。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，可以对输入的 未审核的会计凭证进行修改、查询和打印；负责输出记账凭证、会计账簿和报表；进行部分 会计处理工作，如进行银行对账等。 3、审核、记账员。负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和机制凭证等）进行审 核签章、记账等，对打印输出的账簿、报表进行确认、查询等。 4、系统维护员。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。 会计主管在确定每个使用人员权限范围时，可为其设定一个初始口令。使用人员为了 对自己操作权限范围内的业务负责，需要定期或随时修改自己的口令，以防口令泄漏。当使 用人员变动时，也需要修改口令。修改口令时，要求先输入原口令，再输入新口令。在电算 化总账系统中，只有授予了一定权限的人才能进行某些操作，计算机通过口令校验识别操作 者及其权限，只有知道口令者，才能使用或操作其权限范围内的那部分功能，否则，系统拒 绝运行。 第二节 基础档案设置 一个账套总是由若干个子系统构成，这些子系统共享公用的基础档案信息。基础档案 信息是系统运行的基石，在启用新账套之前，应根据企业的实际情况，结合系统基础信息设 置的要求，事先作好基础数据的准备工作。基础档案设置如图 3—1 所示
分典公 记录数说明 出① 码方案 基本信息 设置 精度 斯特度 机构设露高门档案 员档案 象 帮助①D 5客户分类 心客尸分 6客户档案 客户档案 往来单位7供应商分类 出 供应带档案 0供应商档案 【望程的要用 存货 :, 11.存责档案 存货档案 12.科目 时务13凭证类别 凭证类利 14项目目录 5 外币种类 收付结算[6结方式9万式 17,付款条件 0付款条件 图3-1基础档案设置 、部门档案设置 部门档案是在分类编码方案的基础上设置企业各个职能部门的信息,以便在业务中明 确责任单位,并可按部门对业务进行统计分析。部门是指某使用单位下辖的具有分别进行财 务核算或业务管理要求的单元体,可按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其 信息,部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息 职员档案设置 职员档案设置是在分类编码方案的基础上设置企业职员的具体信息,以便在业务中明 确个人,并可人员对业务进行统计分析。职员档案设置包括职员编号、名称、所属部门及职 员属性等 三、客户档案设置 客户档案是和企业有交易关系的客户的集合。客户档案设置的功能是完成对客户档案 的设置、维护和管理,以便为系统中使用客户档案的各功能模块提供数据。在录入销售订单、 应收账款数据、销售发票、收款单时都要用到客户档案,若系统中没有客户资料则无法录入 业务单据。客户档案设置如图3-2所示。 客户档案初始化主要内容包括: (1)客户编码:客户编码必须是惟一的;客户编码可以用数字或字符表示。 (2)客户名称:可以是汉字或英文字母。客户名称用于销售发票的打印,即打印出 来的销售发票的销售客户栏目显示的内容为销售客户的客户名称。 (3)客户简称:可以是汉字或英文字母。客户简称通常用于业务单据和账表的屏幕 显示,例如:屏幕显示的销售发货单的客户栏目中显示的内容为客户简称 (4)所属分类码:系统根据用户增加客户前所选择的客户分类自动填写,用户可以 修改。如果新增客户档案有上级分类,则系统会自动显示上级分类编码,只需输入下级编码 即可 (5)所属地区码:输入客户所属地区的代码,输入系统中已存在代码时,自动转换 成地区名称,也可以用参照选择输入法。 (6)所属行业:输入客户所归属的行业,可输入汉字 (7)税号:输入客户的工商登记税号,用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打
图 3—1 基础档案设置 一、部门档案设置 部门档案是在分类编码方案的基础上设置企业各个职能部门的信息，以便在业务中明 确责任单位，并可按部门对业务进行统计分析。部门是指某使用单位下辖的具有分别进行财 务核算或业务管理要求的单元体，可按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其 信息，部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。 二、职员档案设置 职员档案设置是在分类编码方案的基础上设置企业职员的具体信息，以便在业务中明 确个人，并可人员对业务进行统计分析。职员档案设置包括职员编号、名称、所属部门及职 员属性等。 三、客户档案设置 客户档案是和企业有交易关系的客户的集合。客户档案设置的功能是完成对客户档案 的设置、维护和管理，以便为系统中使用客户档案的各功能模块提供数据。在录入销售订单、 应收账款数据、销售发票、收款单时都要用到客户档案，若系统中没有客户资料则无法录入 业务单据。客户档案设置如图 3—2 所示。 客户档案初始化主要内容包括： （1）客户编码：客户编码必须是惟一的；客户编码可以用数字或字符表示。 （2）客户名称：可以是汉字或英文字母。客户名称用于销售发票的打印，即打印出 来的销售发票的销售客户栏目显示的内容为销售客户的客户名称。 （3）客户简称：可以是汉字或英文字母。客户简称通常用于业务单据和账表的屏幕 显示，例如：屏幕显示的销售发货单的客户栏目中显示的内容为客户简称。 （4）所属分类码：系统根据用户增加客户前所选择的客户分类自动填写，用户可以 修改。如果新增客户档案有上级分类，则系统会自动显示上级分类编码，只需输入下级编码 即可。 （5）所属地区码：输入客户所属地区的代码，输入系统中已存在代码时，自动转换 成地区名称，也可以用参照选择输入法。 （6）所属行业：输入客户所归属的行业，可输入汉字。 （7）税号：输入客户的工商登记税号，用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打
印输出 (8)开户银行:输入客户的开户银行的名称,如果客户的开户银行有多个,在此处 输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的开户银行。 (9)银行账号:输入客户在其开户银行中的账号。银行账号应对应于开户银行栏 所填写的内容。如果客户在某开户银行中银行账号有多个,在此处输入该企业同用户之间发 生业务往来最常用的银行账号 卢客户档案 客户简称手机 02鄂业单位 oto1学枝 他 图3-2客户档案设置 四、供应商档案设置 供应商档案设置模块的功能是将用户输入的供应商信息,如代码、名称、地址、电话、 开户行、账号、税号、联系人等信息,存入“供应商”文件,为編制采购合同、应付账款凭 证和输出管理所需要的账表等提供数据 五、存货档案设置 存货档案设置模块的功能是将用户输入的存货数据,如代码、名称、规格型号、计量 单位、税率、存货属性和成本、控制等信息,存入“存货档案”文件,为存货的其他设置提 供一个最为基本和常用的档案,为编制采购订单、销售订单、各种出入库单、收发存的登记 和输岀管理所需要的账表等提供数据。不同的商品化通用软件,其存货档案的设置内容也不 同。存货档案中的数据是其他系统核算的依据和基础,所以在录入数据时,要考虑相关系统 的要求,录入合理、科学的数据。图3-3为存货档案设置 乒存货档案卡片 存货铜号p1 厂是托代 存货代 存货名称原纸 厂是否折扣 计十量单位 单位「换算率厂 所犀分类码 存货属性F销售 F外购 卩生产耗用 厂在制 厂劳务费用
印输出。 （8）开户银行：输入客户的开户银行的名称，如果客户的开户银行有多个，在此处 输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的开户银行。 （9）银行账号：输入客户在其开户银行中的账号。银行账号应对应于开户银行栏目 所填写的内容。如果客户在某开户银行中银行账号有多个，在此处输入该企业同用户之间发 生业务往来最常用的银行账号。 图 3—2 客户档案设置 四、供应商档案设置 供应商档案设置 供应商档案设置模块的功能是将用户输入的供应商信息，如代码、名称、地址、电话、 开户行、账号、税号、联系人等信息，存入“供应商”文件，为编制采购合同、应付账款凭 证和输出管理所需要的账表等提供数据。 五、存货档案设置 存货档案设置模块的功能是将用户输入的存货数据，如代码、名称、规格型号、计量 单位、税率、存货属性和成本、控制等信息，存入“存货档案”文件，为存货的其他设置提 供一个最为基本和常用的档案，为编制采购订单、销售订单、各种出入库单、收发存的登记 和输出管理所需要的账表等提供数据。不同的商品化通用软件，其存货档案的设置内容也不 同。存货档案中的数据是其他系统核算的依据和基础，所以在录入数据时，要考虑相关系统 的要求，录入合理、科学的数据。图 3—3 为存货档案设置
图3—3存货档案设置 需要注意的是存货置性的设置。例如选中外购置性,说明该存货来自外购,因此在编 制采购订单时,可供选择的存货列表里将包含该存货。而在编制销售订单时,由于在存货档 案中没有选中该存货的销售置性,因此可供选择的存货列表里将不包含该存货。这样一方面 可以在存货档案设置中对存货的用途加以控制,避免不合应的应用:另一方面在相关的应用 中,例如采购、销售时,可以简化存货列表,提高处应的效率。因此,在存货档案设置的时 候,必须按照存货的各种用途准确设置存货的置性 存货的成本商控制等相关参五的设置,主要是为了适应存货供应商存货成本确认的需 要,例如计价方式的选择,安全库存、最低售价商最高进价的控制,以及库存上下限的设置 六、仓库档案设置 企业的存货存放在各、不同的仓库中,一、仓库中可以存放不同的存货,一般通过设 立存货仓库对照表设置存货商仓库之间的对照关系。期初存货结存的五存是按照各、仓库中 的各种存货录入的,库存台账也是按照仓库商存货设置的,在处应出入库业务的时候也需要 选择相应的仓库,选择完特定的仓库以后,系统根存存货商仓库对照关系提供特定的存货列 表以供选择。仓库的档案设置一般包含:编码、名称、设置部门、负责人、资金定额、计价 方式商仓库的地址。仓库档案的设置如图3-4设示 仓库档案卡片 副黜 所属部门供应部 」负赉人同雪一 话 计价方式团划价法 口厂是否货位管理 图3-4仓库档案的设置 七、收发类别设置 存货因各种出入库业务而随时发生物流的变化,企业如要按照存货的各种出入业务进 行供应、统计商分析,就需要设置各种出入库类型。存货入库类别一般包括原材料采购入库、 外购商品入库、半成品入库、产成品入库、调拨入库、盘点入库、其他入库、低值易耗品入 库、包装物采购入库。存货出库类别一般包括材料领用出库、半成品领用出库、产品自用出 库、外购商品销售出库、材料销售岀库、退料入库、盘亏出库、低值易耗品领用出库、包装 物领用出库商其他出库。收发类别的设置如图3-5设示
图 3—3 存货档案设置 需要注意的是存货属性的设置。例如选中外购属性，说明该存货来自外购，因此在编 制采购订单时，可供选择的存货列表里将包含该存货。而在编制销售订单时，由于在存货档 案中没有选中该存货的销售属性，因此可供选择的存货列表里将不包含该存货。这样一方面 可以在存货档案设置中对存货的用途加以控制，避免不合理的应用；另一方面在相关的应用 中，例如采购、销售时，可以简化存货列表，提高处理的效率。因此，在存货档案设置的时 候，必须按照存货的各种用途准确设置存货的属性。 存货的成本和控制等相关参数的设置，主要是为了适应存货管理和存货成本确认的需 要，例如计价方式的选择，安全库存、最低售价和最高进价的控制，以及库存上下限的设置。 六、仓库档案设置 企业的存货存放在各个不同的仓库中，一个仓库中可以存放不同的存货，一般通过设 立存货仓库对照表设置存货和仓库之间的对照关系。期初存货结存的数据是按照各个仓库中 的各种存货录入的，库存台账也是按照仓库和存货设置的，在处理出入库业务的时候也需要 选择相应的仓库，选择完特定的仓库以后，系统根据存货和仓库对照关系提供特定的存货列 表以供选择。仓库的档案设置一般包含：编码、名称、所属部门、负责人、资金定额、计价 方式和仓库的地址。仓库档案的设置如图 3—4 所示。 图 3—4 仓库档案的设置 七、收发类别设置 存货因各种出入库业务而随时发生物流的变化，企业如要按照存货的各种出入业务进 行管理、统计和分析，就需要设置各种出入库类型。存货入库类别一般包括原材料采购入库、 外购商品入库、半成品入库、产成品入库、调拨入库、盘点入库、其他入库、低值易耗品入 库、包装物采购入库。存货出库类别一般包括材料领用出库、半成品领用出库、产品自用出 库、外购商品销售出库、材料销售出库、退料入库、盘亏出库、低值易耗品领用出库、包装 物领用出库和其他出库。收发类别的设置如图 3—5 所示