第十章销售与应收系统 第一节销售与应收系統概述 销售与应收循环起始于接收客户的购货订单,直至收回客户支付的货款。在商业信用环 境下,大部分销售活动表现为赊销,即在产品与劳务的提供和货款收取之间存在着一定的时 滞间隔(数日或数月),这样,产品销售(或提供劳务)与收取货款可以看做是一个相对独 立的子系统,简称为销售与应收系统。销售业务的完成需要企业多个部门的协调工作,其业 务流程涉及销售部、运输部、仓储部、信用审核部和财务部门的工作。在手工条件下,各部 门间的协调和信息传递无法满足销售业务的实时性要求。 、销售管遑 销售是企业价值实现的最后阶段,也是最关键的步骤。在市场经济条件下,企业的一切 生产活动都应该以销售为目的,以销定产已成为企业组织生产的基本原则。因此,销售的管 理是企业管理工作的重要方面。销售管理往往需要涉及多个部门,这些部门各行其职,共同 组成一个完整的管理和控制体系 销售部 销货交易始于销售部门收受来自客户的口头/面或电子传递的床单销售部根据客户的 订单开出多联式的销货单,送交信用审核部门审核。一般的,销货单的数目取决于不同企业 的营运特点和管理需要,多联式销货单可采用顺序编号或以不同颜色的纸张区别。 )信用审核部 信用审核部的责任在于客户信用以及授权销货交易。通常,企业应设级别较高的销售主 管负责客户的信用审核与交易授权 (三)仓储部 仓储部门收到销售部门送来的两联销货单即提货单,注明所提货物的品种/数量及提货地 点后交仓库保管员。仓库保管员必须签署销货单,表明提货业务的完成以及确认有关资料的 正确性,同时还须登录存货进出货备忘簿即仓库台账,以反映有关存货的减少 (四)运输部 销售部先将销货单的运输联送至运输部门。运输部门收到仓储部转来的货物和出货单, 经核点后将货物送交客户。同时,运输部门应填制一份交运单,列明交运物品品种、数量、 运输方式、运费等,以及交运货物的所有权和运输任等资料,送交运输机构启运货物。随 后将提货单和发运单转送开单部。 (五)开单部 开单部负责对客户开出与寄送销货单或账单,同时执行对销货交易资料的调节、核对与 汇总 六)会计部门 在销货交易完成之前,会计部门己经收到来自销售部、开单部/仓储部有关的交易资料, 财务处理人员据以分别过入销售、应收账款、存货、和销售成本等总账账户、分类账,并且 核对有关总账账户与其所属明细账户的余额,检査过账的正确性:负责存货核算的会计人员 依据提货单资料更新存货明细账记录,并将提货单存档:;负责应收账款核算的会计人员依 据销货单或销货记账凭证等资料,登录客户的应收账款明细账,列明客户相关详尽资料。 上述介绍的只是销售管理环节的基本过程。不同的企业,其销售管理的组织模式可能不 同。另外,销售管理组织的设置还应考虑流程的畅通,各部门之间的合作协调,这也是销售
- 1 - 第十章 销售与应收系统 第一节 销售与应收系统概述 销售与应收循环起始于接收客户的购货订单，直至收回客户支付的货款。在商业信用环 境下，大部分销售活动表现为赊销，即在产品与劳务的提供和货款收取之间存在着一定的时 滞间隔（数日或数月），这样，产品销售（或提供劳务）与收取货款可以看做是一个相对独 立的子系统，简称为销售与应收系统。销售业务的完成需要企业多个部门的协调工作，其业 务流程涉及销售部、运输部、仓储部、信用审核部和财务部门的工作。在手工条件下，各部 门间的协调和信息传递无法满足销售业务的实时性要求。 一、销售管理 销售是企业价值实现的最后阶段，也是最关键的步骤。在市场经济条件下，企业的一切 生产活动都应该以销售为目的，以销定产巳成为企业组织生产的基本原则。因此，销售的管 理是企业管理工作的重要方面。销售管理往往需要涉及多个部门，这些部门各行其职，共同 组成一个完整的管理和控制体系。 （一）销售部 销货交易始于销售部门收受来自客户的口头/书面或电子传递的床单销售部根据客户的 订单开出多联式的销货单，送交信用审核部门审核。一般的，销货单的数目取决于不同企业 的营运特点和管理需要，多联式销货单可采用顺序编号或以不同颜色的纸张区别。 （二）信用审核部 信用审核部的责任在于客户信用以及授权销货交易。通常，企业应设级别较高的销售主 管负责客户的信用审核与交易授权。 （三）仓储部 仓储部门收到销售部门送来的两联销货单即提货单，注明所提货物的品种/数量及提货地 点后交仓库保管员。仓库保管员必须签署销货单，表明提货业务的完成以及确认有关资料的 正确性，同时还须登录存货进出货备忘簿即仓库台账，以反映有关存货的减少。 （四）运输部 销售部先将销货单的运输联送至运输部门。运输部门收到仓储部转来的货物和出货单， 经核点后将货物送交客户。同时，运输部门应填制一份交运单，列明交运物品品种、数量、 运输方式、运费等，以及交运货物的所有权和运输责任等资料，送交运输机构启运货物。随 后将提货单和发运单转送开单部。 （五）开单部 开单部负责对客户开出与寄送销货单或账单，同时执行对销货交易资料的调节、核对与 汇总。 （六）会计部门 在销货交易完成之前，会计部门已经收到来自销售部、开单部/仓储部有关的交易资料， 财务处理人员据以分别过入销售、应收账款、存货、和销售成本等总账账户、分类账，并且 核对有关总账账户与其所属明细账户的余额，检查过账的正确性；负责存货核算的会计人员 依据提货单资料更新存货明细账记录，并将提货单存档；；负责应收账款核算的会计人员依 据销货单或销货记账凭证等资料，登录客户的应收账款明细账，列明客户相关详尽资料。 上述介绍的只是销售管理环节的基本过程。不同的企业，其销售管理的组织模式可能不 同。另外，销售管理组织的设置还应考虑流程的畅通，各部门之间的合作协调，这也是销售
管理的重要方面 销售交易的会计核算 以工业企业为主,商品流通企业的不同之处将给予简单说明 (一)销售收入与费用的核算 对于工业企业而言,销售收入主要是指销售商品、提供劳务而形成的经济利益的总流入 销售商品必须同时满足下述四个条件时,才能加以确认: 1、企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方。 2、企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权,也没有对已售出的商品实施控 3、经济利益能够流入企业(货款收回的可能性) 4、相关的收入和成本能够可靠的计量(实现配比原则) (二)交易相关的的销售成本的核算 工业企业的销售成本通过产成品结转,而产成品可以采用计划成本也可以采用实际成本 两种不同的方法进行计算:;商品流通企业的销售成本也有按进价核算和按售价核算的两种不 同方式 (三)销售税金及附加的核算 企业在确认销售收入的同时确认相应的销售税金及附加,包括:増值税、消费税、营业 税、城市建设维护税、资源税和教育费附加等 (四)应收帐款的核算 企业应设置“应收账款”、“预收账款”等科目核算这些债权、债务关系,即先提货后收 款、提货后分期付款、委托其他单位代销商品、预收部分货款后交货等。企业应采用备抵法 计提坏账准备 三、销售与应收系统的特点与目标 (一)销售与应收系统的特点 由于企业的销售活动牵涉到企业内部和外部的众多部门,因此企业销售与结算方式相对 来说要求灵活多样并且对实时性要求较高。另外,在销售业务处理过程当中,常常需要查询 账务和存货的有关数据。销售业务处理的这些特点都决定了销售与应收系统具有如下特点 1、数据的真实性、正确性要求较高 销售与应收系统中对销售成本、销售税金等的核算反映了国家、企业、个人三者之间的 关系,是评价企业经营成果、进行利润分配的重要依据。因此必须保证系统数据的真实性和 正确性,严格执行国家有关法规 2、数据的及时性要求较高 只有及时反映产品的销售情况,才能使企业管理者及时制定合理的生产、销售等策略, 从而加速企业资金周转,使企业生产中的各个环节畅通无阻,使企业得以持续经营下去 3、核算复杂 产品种类繁多、销售方式灵活、销售价格多样等原因使得销售核算变得复杂。另外,在 销售过程中,商业折扣或现金折扣的存在,使得销售收入的核算也变得复杂。 4、信息加工的深度要求高 在销售与应收系统中除了要提供日常的销售核算信息外,通常还要根据管理的要求,加
- 2 - 管理的重要方面。 二、销售交易的会计核算 销售交易的会计核算 以工业企业为主，商品流通企业的不同之处将给予简单说明。 （一）销售收入与费用的核算 对于工业企业而言，销售收入主要是指销售商品、提供劳务而形成的经济利益的总流入。 销售商品必须同时满足下述四个条件时，才能加以确认： 1、企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方。 2、企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施控 制。 3、经济利益能够流入企业（货款收回的可能性） 4、相关的收入和成本能够可靠的计量（实现配比原则） （二）交易相关的的销售成本的核算 工业企业的销售成本通过产成品结转，而产成品可以采用计划成本也可以采用实际成本 两种不同的方法进行计算；商品流通企业的销售成本也有按进价核算和按售价核算的两种不 同方式。 （三）销售税金及附加的核算 企业在确认销售收入的同时确认相应的销售税金及附加，包括：增值税、消费税、营业 税、城市建设维护税、资源税和教育费附加等。 （四）应收帐款的核算 企业应设置“应收账款”、“预收账款”等科目核算这些债权、债务关系，即先提货后收 款、提货后分期付款、委托其他单位代销商品、预收部分货款后交货等。企业应采用备抵法 计提坏账准备。 三、销售与应收系统的特点与目标 销售与应收系统的特点与目标 （一）销售与应收系统的特点 由于企业的销售活动牵涉到企业内部和外部的众多部门，因此企业销售与结算方式相对 来说要求灵活多样并且对实时性要求较高。另外，在销售业务处理过程当中，常常需要查询 账务和存货的有关数据。销售业务处理的这些特点都决定了销售与应收系统具有如下特点： 1、数据的真实性、正确性要求较高 销售与应收系统中对销售成本、销售税金等的核算反映了国家、企业、个人三者之间的 关系，是评价企业经营成果、进行利润分配的重要依据。因此必须保证系统数据的真实性和 正确性，严格执行国家有关法规。 2、数据的及时性要求较高 只有及时反映产品的销售情况，才能使企业管理者及时制定合理的生产、销售等策略， 从而加速企业资金周转，使企业生产中的各个环节畅通无阻，使企业得以持续经营下去。 3、核算复杂 产品种类繁多、销售方式灵活、销售价格多样等原因使得销售核算变得复杂。另外，在 销售过程中，商业折扣或现金折扣的存在，使得销售收入的核算也变得复杂。 4、信息加工的深度要求高 在销售与应收系统中除了要提供日常的销售核算信息外，通常还要根据管理的要求，加
入销售预测、客户信用分析等内容以帮助管理者做出正确的决策,所以要求对信息进行深度 加工 5、与其他子系统联系紧密 销售与应收系统在进行销售业务和货款结算业务的处理时,需要随时调取存货管理子系 统的存货库存数据和发出存货的价格,以便处理销售业务和计算销售成本,并应在销售完成 时根据有关的凭证及时更新库存数据。另外,每笔销售业务的货款和产品收、付业务完成后 都需要生成记账凭证以便进行账务处理。销售与应收系统的每一笔业务的处理都要与存货和 总账等其他的子系统进行密切的、实时的数据交换。 (二)销售与应收系统的目标 1、及时掌握企业的销售情况,反映和监督销售计划和销售合同的执行情况,促使企业 按预定的销售战略完成销售计划 2、完成日常销售核算和管理,反映和监督企业的销售数据、销售收入、销售成本、销 售费用、销售税金、销售利润的完成情况 3、及时记录已回收的货款,反映和监督赊销货款的收冋情况,编制应收账款汇总表和 账龄分析表,并进行相应的催收工作 4、对客户档案和销售合同(或定单)进行管理,以便反映客户的欠款和信用情况,并 对客户的偿债能力和信誉度给予正确评价 5、提供上述有关信息的动态查询和打印功能,并传递数据给账务处理子系统和存货子 系统 6、及时提供销售部门和销售人员的销售收入同期应收账款的増减统计数据,以便量化 销售人员的业绩,合理确定销售人员报酬和奖励政策。 第二节销售与应收系統流程分析 本节我们同样以工业企业为例,介绍销售与应收系统的业务流程与数据流程。 销售与应收系統的业务流程 不论是工业企业还是商业企业,其销售业务活动一般都是从与客户签订销售合同开始 的。销售合同签订后通常要么根据合同收取定金(或预收款),并由生产计划主管部门安排 生产,待规定交货期按合同结算并开出提货单供客户提货:要么按合同金额收款并开出收款 凭证和提货单。如果是采用延期付款方式进行的销售则需要用户开具商业票据或记录客户的 有关信息及合同付款期以备日后进行结算,并相应将有关数据记录在应收账款管理子系统 中。在进行销售业务处理的同时,根据有关单据登记产品销售收入、销售成本、销售费用 销售税金及附加等明细账,必要时根据销售记录编制销售收入汇总表、销售费用汇总表、销 售税金及附加汇总表等 对于不同的企业,销售与应收系统存在许多具体不同的情况,相应的业务流程也不尽相 同,下面的图10-1给出了典型的销售与应收系统业务处理流程:
- 3 - 入销售预测、客户信用分析等内容以帮助管理者做出正确的决策，所以要求对信息进行深度 加工。 5、与其他子系统联系紧密 销售与应收系统在进行销售业务和货款结算业务的处理时，需要随时调取存货管理子系 统的存货库存数据和发出存货的价格，以便处理销售业务和计算销售成本，并应在销售完成 时根据有关的凭证及时更新库存数据。另外，每笔销售业务的货款和产品收、付业务完成后 都需要生成记账凭证以便进行账务处理。销售与应收系统的每一笔业务的处理都要与存货和 总账等其他的子系统进行密切的、实时的数据交换。 （二）销售与应收系统的目标 1、及时掌握企业的销售情况，反映和监督销售计划和销售合同的执行情况，促使企业 按预定的销售战略完成销售计划。 2、完成日常销售核算和管理，反映和监督企业的销售数据、销售收入、销售成本、销 售费用、销售税金、销售利润的完成情况。 3、及时记录已回收的货款，反映和监督赊销货款的收回情况，编制应收账款汇总表和 账龄分析表，并进行相应的催收工作。 4、对客户档案和销售合同（或定单）进行管理，以便反映客户的欠款和信用情况，并 对客户的偿债能力和信誉度给予正确评价。 5、提供上述有关信息的动态查询和打印功能，并传递数据给账务处理子系统和存货子 系统。 6、及时提供销售部门和销售人员的销售收入同期应收账款的增减统计数据，以便量化 销售人员的业绩，合理确定销售人员报酬和奖励政策。 第二节 销售与应收系统流程分析 本节我们同样以工业企业为例，介绍销售与应收系统的业务流程与数据流程。 一、销售与应收系统的业务流程 销售与应收系统的业务流程 不论是工业企业还是商业企业，其销售业务活动一般都是从与客户签订销售合同开始 的。销售合同签订后通常要么根据合同收取定金（或预收款），并由生产计划主管部门安排 生产，待规定交货期按合同结算并开出提货单供客户提货；要么按合同金额收款并开出收款 凭证和提货单。如果是采用延期付款方式进行的销售则需要用户开具商业票据或记录客户的 有关信息及合同付款期以备日后进行结算，并相应将有关数据记录在应收账款管理子系统 中。在进行销售业务处理的同时，根据有关单据登记产品销售收入、销售成本、销售费用、 销售税金及附加等明细账，必要时根据销售记录编制销售收入汇总表、销售费用汇总表、销 售税金及附加汇总表等。 对于不同的企业，销售与应收系统存在许多具体不同的情况，相应的业务流程也不尽相 同，下面的图 10-1 给出了典型的销售与应收系统业务处理流程：
客户信用记录 客户往来记录 请求审 信用审批销货日记账 批准审核 应收账款 订单 ① 销货单资科 ⑤\客户资 销售 开单 账务处理 货货 存销售汇总 物…资…提货通 运…科 输 货栋算 存货汇总 仓储F…… 运输 存货控制 运输资科 总分类账户 存货记录 图10-1列费等机构系统余绍处理流程图 属上图中已列费等机构系统余绍流程包括:列交易处理步骤 (畅)节汇通过电话、邮件或上门洽谈计会已由列费依门开出列会计前已引发其他列费 作余步骤且见标示①且 (二)列费依门经办人请求额检审核依门审核节汇额检状况以及授权列会交易且见标示 ②且 三)列费依门职员把多联式列会前能其他交易资料更送仓储、运输能开前等依门且见 标示③且 四)发运依门职员根据巳授权列会前安排从仓库只会、包装能发运已并把发运汇总资 料转送开前依门且见标示④且 (五)开前依门职员核对列会计前等发运汇总已依据企余总上述价格目录资料或合同资 料开岀发票寄送给节汇已发票上必须列明列费物述述种、价格、运费、税项、列费折扣或折 让、类并方式等已然后把发票中总相机联转送会计依门能考会控制依门且见标示⑤且 六)会计依门负责机构账并核算总职员登录有关总节汇往来明细更类账已反映机构账 并总增加且见标示⑥且 (七)考会控制依门职员依据相关依门转来总交易资料登录考会记录已反映库考考会总 发出数量且见标示⑦且 (八)负责账绍处理总职员根据发票总记账联、机构账并能考会等依门转来总交易资料已 将其过入总更类账汇且见标示⑧且 、销售与应收系统的数据流程 从图10-1中己我们可以看出列费等机构系统余绍流程主要包括列费计前确认、列费物
- 4 - 图 10-1 销售与应收系统业务处理流程图 在上图中，销售与应收系统业务流程包括下列交易处理步骤： （一）客户通过电话、邮件或上门洽谈订货，由销售部门开出销货订单，引发其他销售 作业步骤。见标示①。 （二）销售部门经办人请求信用审核部门审核客户信用状况以及授权销货交易。见标示 ②。 （三）销售部门职员把多联式销货单和其他交易资料分送仓储、运输和开单等部门。见 标示③。 （四）发运部门职员根据巳授权销货单安排从仓库提货、包装和发运，并把发运汇总资 料转送开单部门。见标示④。 （五）开单部门职员核对销货订单与发运汇总，依据企业的产品价格目录资料或合同资 料开出发票寄送给客户，发票上必须列明销售物品品种、价格、运费、税项、销售折扣或折 让、付款方式等，然后把发票中的相应联转送会计部门和存货控制部门。见标示⑤。 （六）会计部门负责应收账款核算的职员登录有关的客户往来明细分类账，反映应收账 款的增加。见标示⑥。 （七）存货控制部门职员依据相关部门转来的交易资料登录存货记录，反映库存存货的 发出数量。见标示⑦。 （八）负责账务处理的职员根据发票的记账联、应收账款和存货等部门转来的交易资料， 将其过入总分类账户。见标示⑧。 二、销售与应收系统的数据流程 销售与应收系统的数据流程 从图 10-1 中，我们可以看出销售与应收系统业务流程主要包括销售订单确认、销售物
资出库、销售和货款结算三个环节。这三个环节,既包含着物流的流动,又包含着资金的流 动,同时还包含着交易数据在账务处理系统与存货子系统之间的传递。因此,如何将物流 资金流和数据流统一在一个子系统中,就要在三个环节中建立一种逻辑的单据传递关系。 销售与应收系统的基本数据流程如下图10-2所示 销售计划 输入 铂售分析 销售订单 楼 销售订单文件, 预测 统计表 售发票 发椅单文件 存货子系统 销售发零文件 自动转账 收款单 审核 凭证文件 发货单 收款单文件 应收账教文件 理系统 退货单 销售日报表 客户资料 输入 基础信息文件, 销售费用 其他基 明表。 础资料 账龄分析表 职员业绩 统计表 图10-2销售与应收系统的数据处理流程图 如上图所示,销售与应收系统包括输入、处理和输出三个阶段。在输入阶段,系统接受 两类数据:第一类是业务数据,即随着销售业务的发生而产生的数据,包括销售订单、销售 发票、发货单和收款单,需要用户不断地更新和输入;第二类数据是基础数据,包括客户资 料、销售人员、部门、结算方式、价格政策、生产率等其他基础数据,通常在初始化过程进 行设置。录入数据通过计算机加工处理后在系统中形成各种数据文件,这些数据文件再进一 步加工处理即可得出反映销售业务的账表信息和一些与其他子系统的共享信息。 第三节销售与应收系统的功能模块 销售与应收系统的主要功能模块 销售与应收系统主要的功能模块应包括初始化模块、业务单据处理、账表输出、自动转 账和系统维护五个模块,每个功能模块下又可以设置若干个相对独立的子模块,如下图10-4 所示
- 5 - 资出库、销售和货款结算三个环节。这三个环节，既包含着物流的流动，又包含着资金的流 动，同时还包含着交易数据在账务处理系统与存货子系统之间的传递。因此，如何将物流、 资金流和数据流统一在一个子系统中，就要在三个环节中建立一种逻辑的单据传递关系。 销售与应收系统的基本数据流程如下图 10-2 所示： 图 10-2 销售与应收系统的数据处理流程图 如上图所示，销售与应收系统包括输入、处理和输出三个阶段。在输入阶段，系统接受 两类数据：第一类是业务数据，即随着销售业务的发生而产生的数据，包括销售订单、销售 发票、发货单和收款单，需要用户不断地更新和输入；第二类数据是基础数据，包括客户资 料、销售人员、部门、结算方式、价格政策、生产率等其他基础数据，通常在初始化过程进 行设置。录入数据通过计算机加工处理后在系统中形成各种数据文件，这些数据文件再进一 步加工处理即可得出反映销售业务的账表信息和一些与其他子系统的共享信息。 第三节 销售与应收系统的功能模块 一、销售与应收系统的主要功能模块 销售与应收系统的主要功能模块 销售与应收系统主要的功能模块应包括初始化模块、业务单据处理、账表输出、自动转 账和系统维护五个模块，每个功能模块下又可以设置若干个相对独立的子模块，如下图 10-4 所示