第五章报表系统 第一节报表系统概述 会计报表标述 会计报表是会计核算的最终产品,它是以会计账簿资料为主要依据,以货币为计量单位 全面、总括反映会计实体在一定时期的财务状况、经营成果和理财过程的报告文件,它是会 计实体对经济活动进行事前预测、决策,事中控制,事后检査、分析的重要依据。 编制会计报表的目的是为了向会计报表使用者提供决策有用的信息。会计报表使用者包 括企业管理人员、投资者、债权人、上级主管部门、财政税务部门、开户银行、审计部门等 与会计报表服务对象多样性相适应,会计报表也有多种,可从多方面对其进行分类,如按编 制用途,可分为内部报表和外部报表,内部报表是指为适应企业内部经营管理的需要而编制 的不对外公开的会计报表,企业根据需要自行决定报表的种类、格式和内容,国家一般不作 统一规定。外部报表主要为满足企业外部使用者的需要,其综合性强、使用面广,其格式和 编制方法一般由国家财政部门和会计制度统一规定,比较规范。按照我国现行会计制度和《公 司法》的规定,企业对外会计报表主要包括:资产负债表、利润表、现金流量表、各种附表 以及附注说明。它们从不同的角度说明企业的财务状况、经营业绩和现金流量状况。资产负 债表主要提供财务状况资料,表明企业在某一时点所拥有或控制的经济资源、所承担的经济 义务和所有者所拥有的权益。利润表主要提供企业的经营业绩,反映企业一定时期的利润情 况。现金流量表反映企业现金及现金等价物的来源、运用以及增减变动的原因;按照会计报 表编制时间,分为月报、季报、中报和年报;按照会计报表各项目所反映的数字内容,分为 个别会计报表和合并会计报表;按照会计报表所反映的经济内容,分为动态报表和静态报表。 为使会计报表所提供的信息能及时、准确、完整地反映企业的财务状况和经营成果,在」 编制报表时要求做到: 1、内容完整。报表能够全面反映企业的经营成果、财务状况及其增减变动情况,使报表 阅读者不致产生误解或偏见。 2、数字真实。会计报表所列的数字必须客观地,有根据地确定,做到不抱任何偏见,不 受任何外界影响,如实反映实际情况。 3、统一、连贯。企业之间的报表指标,应当尽可能口径一致,以满足使用者进行不同企 业会计报表比较的要求;在编制会计报表时,在会计计量和填报方法,应保持前后报表指标 的连贯性和可比性,不能随意变动 4、说明清楚。编制会计报告时,有关的说明要清楚、明晰,便于理解和分析。编报及时。 企业应按规定时限编制与报送会计报表 二、报表系统的分类 目前的报表系统主要有:专用报表系统、通用报表系统和电子表系统三类 1、专用报表系统。专用报表系统是对每张报表单独编程,即对每张报表的生成分别编写 独立的计算机程序,用户只需进行简单的操作,掌握较少的会计报表的知识就能使用的会计 报表处理系统。这种系统常用在定点开发的会计软件中,其缺点是难以适应报表的各种变化 和修改,每张报表的微小变化都要修改计算机程序,会计软件的后期维护工作量大。 2、通用报表系统。通用报表系统为用户提供一个辅助设计表格结构的工具,由用户根据
- 1 - 第五章 报表系统 第一节 报表系统概述 报表系统概述 一、会计报表概述 会计报表是会计核算的最终产品，它是以会计账簿资料为主要依据，以货币为计量单位， 全面、总括反映会计实体在一定时期的财务状况、经营成果和理财过程的报告文件，它是会 计实体对经济活动进行事前预测、决策，事中控制，事后检查、分析的重要依据。 编制会计报表的目的是为了向会计报表使用者提供决策有用的信息。会计报表使用者包 括企业管理人员、投资者、债权人、上级主管部门、财政税务部门、开户银行、审计部门等。 与会计报表服务对象多样性相适应，会计报表也有多种，可从多方面对其进行分类，如按编 制用途，可分为内部报表和外部报表，内部报表是指为适应企业内部经营管理的需要而编制 的不对外公开的会计报表，企业根据需要自行决定报表的种类、格式和内容，国家一般不作 统一规定。外部报表主要为满足企业外部使用者的需要，其综合性强、使用面广，其格式和 编制方法一般由国家财政部门和会计制度统一规定，比较规范。按照我国现行会计制度和《公 司法》的规定，企业对外会计报表主要包括：资产负债表、利润表、现金流量表、各种附表 以及附注说明。它们从不同的角度说明企业的财务状况、经营业绩和现金流量状况。资产负 债表主要提供财务状况资料，表明企业在某一时点所拥有或控制的经济资源、所承担的经济 义务和所有者所拥有的权益。利润表主要提供企业的经营业绩，反映企业一定时期的利润情 况。现金流量表反映企业现金及现金等价物的来源、运用以及增减变动的原因；按照会计报 表编制时间，分为月报、季报、中报和年报；按照会计报表各项目所反映的数字内容，分为 个别会计报表和合并会计报表；按照会计报表所反映的经济内容，分为动态报表和静态报表。 为使会计报表所提供的信息能及时、准确、完整地反映企业的财务状况和经营成果，在 编制报表时要求做到： 1、内容完整。报表能够全面反映企业的经营成果、财务状况及其增减变动情况，使报表 阅读者不致产生误解或偏见。 2、数字真实。会计报表所列的数字必须客观地，有根据地确定，做到不抱任何偏见，不 受任何外界影响，如实反映实际情况。 3、统一、连贯。企业之间的报表指标，应当尽可能口径一致，以满足使用者进行不同企 业会计报表比较的要求；在编制会计报表时，在会计计量和填报方法，应保持前后报表指标 的连贯性和可比性，不能随意变动。 4、说明清楚。编制会计报告时，有关的说明要清楚、明晰，便于理解和分析。编报及时。 企业应按规定时限编制与报送会计报表。 二、报表系统的分类 报表系统的分类 目前的报表系统主要有：专用报表系统、通用报表系统和电子表系统三类。 1、专用报表系统。专用报表系统是对每张报表单独编程，即对每张报表的生成分别编写 独立的计算机程序，用户只需进行简单的操作，掌握较少的会计报表的知识就能使用的会计 报表处理系统。这种系统常用在定点开发的会计软件中，其缺点是难以适应报表的各种变化 和修改，每张报表的微小变化都要修改计算机程序，会计软件的后期维护工作量大。 2、通用报表系统。通用报表系统为用户提供一个辅助设计表格结构的工具，由用户根据
自动的实际情况,按资用报表账统提供的自定义方式件计进单位所需要的要依报表的格式, 定义编制方法,由计算单根据用户的定义从现有的其行为账统事如账务在理、过资、成进等前 提供的数据预中提测数据自动生成。如用决的UFO,策中的报表账统等。一种账统定在资 用会计期件中,其控点是由,其自定义制能,用户不需进行程位件计或况经体能生成自动所 需的报表,能满足编制各种报表的要求,品,报表的变状和况经。后一般自定义、作较为检 查,要求使用者活分较全面的会计业务映实。进析主要重。资用报表账统的件计。 3、料为报表账统。料为报表账统是一种编目的表在理账统,目前了界上流行的向类账统 主要有 MICROSOFT公司的 EXCEL和BM公司的 LOTUS1-2-3。料为报表账统使用并不 是为会计过作件计的,后由,其强程的表在理能者和数据分析统计及提供在理制能,使其广 有地用,会计报表的件计。目前信多资用会计期件果为 EXCEL或 LOTUS1-2-3提供公开的 数据息会或测数包数,使用户可以方品地在 EXCEL或 LOTUS1-2-3中资过数据息会或使用 测数公式从总账为账统以及其它账统中企测会计数据生成会计报表 第二节报表系统的流程分析 会计报表的结构分析 报表可以分成面单表和检合表业类,检合表可以由面单表管人而成,也可由多个面单表 员合而成,因向检合表在在理上不如面单表投样方品。后债权面单表上是检合表果是级和表 其对济部进一致。会计报表一般由标门、表政、表体和表税开个部分济成。表5-1是资产负 债表的格式,表5-2是主要产品单位成进表的格式 表5-1资产负债表 资产负债表 会企01表 「行次库初数[期昧未数负债和所有者权益 次年初数期末数 68 75 15应收补贴款 付歌 期的长期债权投资 长期负债 克动负债合计 其他长期负债 :固定资产减值裢备42
- 2 - 自己的实际情况，按通用报表系统提供的自定义方式设计本单位所需要的每张报表的格式， 定义编制方法，由计算机根据用户的定义从现有的其他子系统（如账务处理、工资、成本等） 提供的数据库中提取数据自动生成。如用友的 UFO，安易的报表系统等。这种系统常在通 用会计软件中，其优点是由于其自定义功能，用户不需进行程序设计或修改就能生成自己所 需的报表，能满足编制各种报表的要求，便于报表的变化和修改。但一般自定义操作较为复 杂，要求使用者具备较全面的会计业务知识。本章主要介绍通用报表系统的设计。 3、电子报表系统。电子报表系统是一种纯粹的表处理系统，目前世界上流行的此类系统 主要有 MICROSOFT 公司的 EXCEL 和 IBM 公司的 LOTUS 1-2-3。电子报表系统起初并不 是为会计工作设计的，但由于其强大的表处理能力和数据分析统计及图形处理功能，使其广 泛地用于会计报表的设计。目前很多通用会计软件都为 EXCEL 或 LOTUS 1-2-3 提供公开的 数据接口或取数函数，使用户可以方便地在 EXCEL 或 LOTUS 1-2-3 中通过数据接口或使用 取数公式从总账子系统以及其它系统中调取会计数据生成会计报表。 第二节 报表系统的流程分析 报表系统的流程分析 一、会计报表的结构分析 会计报表的结构分析 报表可以分成简单表和复合表两类，复合表可以由简单表嵌套而成，也可由多个简单表 拼合而成，因此复合表在处理上不如简单表那样方便。但无论简单表还是复合表都是二维表， 其结构基本一致。会计报表一般由标题、表头、表体和表尾四个部分构成。表 5-1 是资产负 债表的格式，表 5-2 是主要产品单位成本表的格式。 表 5-1 资产负债表
产净额 货项 所有者权益〔或股东权茄): 〔他资产 878 本〔或股本〕净额 39无形安产及其他资产台计60 41遲延税项: 款惜项 61 权益〔或股东权益)合计12 负信和所有者权益〔或股东权益)总计 补充资料:1、已贴现的商业承兑汇票 2、融资租入固定资产原价 表5-2主要产品单位成本表 主要产品单位成本表 编制单位:XX公司 单位:元 产品名称 本月实际产量 年累计实际产量 计量单位 销售单价 成本项目行次 本月实际年累计计 进水平平均 实际平均 直接材料 直接工资 制造费用 1234 主要技术计量用金「用金 经济指标单位量额量|额 额量额量额 B材料 制表 复核 负责人 1、标题 标题用来表示报表的名称,如“资产负债表”“利润表”,报表的标题可能不止一行,有 时会有副标题、修饰线等 2、表头 表头包括报表的编制单位名称、编表日期、编制计量单位、报表栏目名称等。报表栏目 名称是表头中最重要的内容,它定义了报表的列,决定了会计报表表体项目的内容和形式 如上面的资产负债表的表头栏目 资产行次年初数本期数负债及所有者权益行次年初数本期数 3、表体 表体是会计报表的主体,纵向上表体可分为若干栏目,横向上可分为若干行,横向和纵 向表格线交叉间的方格用于填制报表数据,称为表元。表元反映了报表各栏目的具体内容, 是构成报表的基本单元。报表纵、横向行列的划分使得表元可以由二维坐标来定义,即以
- 3 - 补充资料：1、已贴现的商业承兑汇票 元； 2、融资租入固定资产原价 元。 表 5-2 主要产品单位成本表 1、标题 标题用来表示报表的名称，如“资产负债表”、“利润表”，报表的标题可能不止一行，有 时会有副标题、修饰线等。 2、表头 表头包括报表的编制单位名称、编表日期、编制计量单位、报表栏目名称等。报表栏目 名称是表头中最重要的内容，它定义了报表的列，决定了会计报表表体项目的内容和形式。 如上面的资产负债表的表头栏目： —————————————————————————————————— 资产 行次 年初数 本期数 负债及所有者权益 行次 年初数 本期数 3、表体 表体是会计报表的主体，纵向上表体可分为若干栏目，横向上可分为若干行，横向和纵 向表格线交叉间的方格用于填制报表数据，称为表元。表元反映了报表各栏目的具体内容， 是构成报表的基本单元。报表纵、横向行列的划分使得表元可以由二维坐标来定义，即以
XY来表示报表第X列和第Y行交叉形成的表元 如在表5-1中,A7为货币资金 E8为应付票据 A12为应收账款 C16为存货年初数 H1为应付工资期末数 会计报表表元按其数据属性不同可分为固定表元和变动表元二种类型。固定表元所代表 的数据相对稳定,一般不随时间的变动而变动,类似于一个常量,对每张报表而言比较固定, 如表元A8“短期投资”,表元E24“长期借款”;变动表元则一般每个会计期间都会有所变 动,需要随着会计期间的变换不断根据有关会计资料填入新的数值。如资产负债表中“现金” 栏目对应的“年初值”、“本期数”就属于变动表元,其数值要根据每年年初的现金余额和每 个会计期间的期末余额填列,每个会计期间其数值可能都会有所变动。但是,变动表元变动 的只是数值,其获取数据的来源、方法、计算方法却是相对稳定的,即数据的采集方式、方 法和过程是相对稳定的,在以后各期中不会有太大的变动。电算化报表系统正是根据这一特 征,对于变动表元定义取数公式和计算公式,这样,在会计期间发生变化时,系统根据定义 好的公式自动采集数据生成报表,从而大大节省编制报表的时间,减轻会计人员编制报表的 工作量,减少编制错误,提高工作效率。 4、表尾 表尾是报表下部的附注、说明等 会计报表编制的业务流程 在手工会计中,会计报表的制作是由会计人员在上级主管部门统一下发的规定表格中填 写内容,也就是说,只要求会计人员填写数字,而不要求建立表格结构。表中的数字来源可 分为三类:根据会计账簿得到数据;从会计账簿以外的资料得到数据;利用账簿或报表中有 关数字,通过计算而产生数据。以资产负债表、利润表、和现金流量表三大报表为例,其业 务流程如图5-1所示: 总分类 资产负 债表 现 会计凭证 登记 编制 金 明细账 量 利润表 表 日记账 辅助报表 图5-1手工会计报表编制业务流程图 报系统的数据流程
- 4 - XY 来表示报表第 X 列和第 Y 行交叉形成的表元。 如在表 5-1 中，A7 为货币资金 E8 为应付票据 A12 为应收账款 C16 为存货年初数 H11 为应付工资期末数 会计报表表元按其数据属性不同可分为固定表元和变动表元二种类型。固定表元所代表 的数据相对稳定，一般不随时间的变动而变动，类似于一个常量，对每张报表而言比较固定， 如表元 A8“短期投资”，表元 E24“长期借款”；变动表元则一般每个会计期间都会有所变 动，需要随着会计期间的变换不断根据有关会计资料填入新的数值。如资产负债表中“现金” 栏目对应的“年初值”、“本期数”就属于变动表元，其数值要根据每年年初的现金余额和每 个会计期间的期末余额填列，每个会计期间其数值可能都会有所变动。但是，变动表元变动 的只是数值，其获取数据的来源、方法、计算方法却是相对稳定的，即数据的采集方式、方 法和过程是相对稳定的，在以后各期中不会有太大的变动。电算化报表系统正是根据这一特 征，对于变动表元定义取数公式和计算公式，这样，在会计期间发生变化时，系统根据定义 好的公式自动采集数据生成报表，从而大大节省编制报表的时间，减轻会计人员编制报表的 工作量，减少编制错误，提高工作效率。 4、表尾 表尾是报表下部的附注、说明等。 二、会计报表编制的业务流程 会计报表编制的业务流程 在手工会计中，会计报表的制作是由会计人员在上级主管部门统一下发的规定表格中填 写内容，也就是说，只要求会计人员填写数字，而不要求建立表格结构。表中的数字来源可 分为三类：根据会计账簿得到数据；从会计账簿以外的资料得到数据；利用账簿或报表中有 关数字，通过计算而产生数据。以资产负债表、利润表、和现金流量表三大报表为例，其业 务流程如图 5-1 所示： 图 5-1 手工会计报表编制业务流程图 三、报表系统的数据流程 报表系统的数据流程
电算化报表系统并没有改变手工会计报表的编制目的和最终结果,但报表的整个编制过 程却与手工会计有较大的差别 个通用的报表系统,要适应不同行业、不同地区和不同时期的变化,满足不同使用者 的需要,就不可能只为用户提供一个单一、固定的表格结构。大部分报表的结构,特别是内 部报表的结构,只能由使用者根据需要自行设计,这是通用会计软件的共同设计思想 由前面对报表的结构分析,我们知道,任何报表都由标题、表头、表体、表尾四个部分 构成。对于标题、表头、表体中的固定表元以及表尾这些相对稳定的数据,在计算机上我们 可以很容易地定义,而对于变动表元,因其变动性就比较复杂了,这就需要我们分析其数据 来源,定义公式。变动表元的数据来源主要有三个方面 数据传递 从账簿或其他表格中得到数据,来自数据的传递。用户首先应确定数据的来源,即数据 来自某年某月的某种账上或某张表中。除此之外,还应该指出数据的去向,即应该把它放在 报表的什么位置。用户根据数据的来源和去向设计数据传递公式。运用数据传递公式即可完 成数据的自动传递。例如,在设计资产负债表的数据传递公式时,规定数据来源是总账子系 统的数据,如固定资产项的数据来源于固定资产科目的借方余额,累计折旧项的数据来源于 累计折旧科目的贷方余额等等,将这些得到的数据传递到报表的某行某列上即可 (二)数据计算 会计报表中的某些数据不是直接来源于账簿中的原始数据,而是利用原始数据,通过某 些计算而产生,如上面例子中,我们从账簿中得到了固定资产和累计折旧的数据,但是我们 无从得到固定资产净值的数据,只能通过计算而得到(固定资产净值=固定资产一累计折旧)。 因此,在电算化报表系统中,必须具备数据计算的功能,必须设置一系列相应的计算公式 以得到相应的数据。为了方便用户,减少公式的设置数量,公式的类型要尽可能丰富,不仅 要有两个数的四则运算,还要允许一组数据的运算,这样会给计算某些行或列的合计带来方 便。设计公式类型时,还应设计一些把报表的全部数据当作操作对象的运算,例如,把若干 张同样结构的表格累加生成一张汇总表。 (三)数据输入 与前两者相比,数据输入最为简单。和其他系统的数据输入设计一样,使用键盘,在设 计好的表格中填入相应的数据即可。这个功能的优越之处在于,它不仅用于会计报表的生成, 而且大量用于与会计信息有关的一些统计报表的制作 对于这些数据来源,在设计阶段,我们得定义其相应的取数函数。在用友报表系统UFO 中提供45种财务函数和一些本表运算、他表取数函数,如: QC(“科目编码”,会计期,账套号) 取总账期初余额函数 QM(“科目编码”,会计期,账套号) 取总账期末余额函数 FS(“科目编码”,会计期,“方向”,账套号)取总账发生额函数 科目编码:如1001现金,1131应收账款,5101主营业务收入。 会计期:如“年”“季”“月” 方向:为会计科目的记账方向,“借”或“贷”。 账套号:账套的编号,缺省时为“001”号账 资产负债表中,货币资金期初数=QC(“1001”,月,001)+QC(“1002”,月,001)+QC (“1009” 001),短期借款期末数=QM(“2101”,月,001)
- 5 - 电算化报表系统并没有改变手工会计报表的编制目的和最终结果，但报表的整个编制过 程却与手工会计有较大的差别。 一个通用的报表系统，要适应不同行业、不同地区和不同时期的变化，满足不同使用者 的需要，就不可能只为用户提供一个单一、固定的表格结构。大部分报表的结构，特别是内 部报表的结构，只能由使用者根据需要自行设计，这是通用会计软件的共同设计思想。 由前面对报表的结构分析，我们知道，任何报表都由标题、表头、表体、表尾四个部分 构成。对于标题、表头、表体中的固定表元以及表尾这些相对稳定的数据，在计算机上我们 可以很容易地定义，而对于变动表元，因其变动性就比较复杂了，这就需要我们分析其数据 来源，定义公式。变动表元的数据来源主要有三个方面： （一）数据传递 从账簿或其他表格中得到数据，来自数据的传递。用户首先应确定数据的来源，即数据 来自某年某月的某种账上或某张表中。除此之外，还应该指出数据的去向，即应该把它放在 报表的什么位置。用户根据数据的来源和去向设计数据传递公式。运用数据传递公式即可完 成数据的自动传递。例如，在设计资产负债表的数据传递公式时，规定数据来源是总账子系 统的数据，如固定资产项的数据来源于固定资产科目的借方余额，累计折旧项的数据来源于 累计折旧科目的贷方余额等等，将这些得到的数据传递到报表的某行某列上即可。 （二）数据计算 会计报表中的某些数据不是直接来源于账簿中的原始数据，而是利用原始数据，通过某 些计算而产生，如上面例子中，我们从账簿中得到了固定资产和累计折旧的数据，但是我们 无从得到固定资产净值的数据，只能通过计算而得到（固定资产净值=固定资产—累计折旧）。 因此，在电算化报表系统中，必须具备数据计算的功能，必须设置一系列相应的计算公式， 以得到相应的数据。为了方便用户，减少公式的设置数量，公式的类型要尽可能丰富，不仅 要有两个数的四则运算，还要允许一组数据的运算，这样会给计算某些行或列的合计带来方 便。设计公式类型时，还应设计一些把报表的全部数据当作操作对象的运算，例如，把若干 张同样结构的表格累加生成一张汇总表。 （三）数据输入 与前两者相比，数据输入最为简单。和其他系统的数据输入设计一样，使用键盘，在设 计好的表格中填入相应的数据即可。这个功能的优越之处在于，它不仅用于会计报表的生成， 而且大量用于与会计信息有关的一些统计报表的制作。 对于这些数据来源，在设计阶段，我们得定义其相应的取数函数。在用友报表系统 UFO 中提供 45 种财务函数和一些本表运算、他表取数函数，如： QC（“科目编码”，会计期，账套号） 取总账期初余额函数 QM（“科目编码”，会计期，账套号） 取总账期末余额函数 FS（“科目编码”，会计期，“方向”，账套号） 取总账发生额函数 科目编码：如 1001 现金，1131 应收账款，5101 主营业务收入。 会计期：如“年”、“季”、“月”。 方向：为会计科目的记账方向，“借”或“贷”。 账套号：账套的编号，缺省时为“001”号账。 资产负债表中，货币资金期初数=QC（“1001”，月，001）+QC（“1002”，月，001）+QC （“1009”，月，001），短期借款期末数=QM（“2101”，月，001）