第七章固定资产系统 第一节固定资产系统概逑 固定资产是指使用年限较长,单位价值较高,并且在使用过程中保持原有实物形态的主 要劳动资料和其他物质设备。它是企业进行生产经营活动的物质基础,在企业的资产总额中 占有相当大的比重。由于企业固定资产的种类繁多、构成复杂,固定资产用于企业的生产经 营活动而不是为了出售,因此与其他会计核算系统相比,固定资产的核算和管理有其固有的 特点。了解这些特点对于正确地设计和使用固定资产系统具有重要的意义 企业的固定资产是企业资产的重要组成部分,因此应当加强固定资产的管理与核算。企 业需要有一个健全的固定资产管理制度,明确管理责任,如实地反映固定资产的増减变动情 况,保证其安全完整,并促使其得到合理补偿,保证成本费用得以正确计算:同时正确反映 固定资产修理计划的执行情况和修理费支出,促使固定资产保持良好的工作状态:此外,正 确反映固定资产建造工程支出,计算各项工程和交付使用固定资产的成本,促使固定资产建 造工程支出的节约和成本的降低。 、固定资产管理 固定资产作为企业资产的主要组成部分是企业财务管理的重点,也是企业管理的重点。 固定资产的正确核算是对企业固定资产进行严格管理的基础,但是仅仅提供会计制度规定的 核算信息还远远不够。为了加强对企业固定资产的管理,企业的财务和固定资产的管理部门 还应及时提供例如“企业各部门、各类固定资产占用情况统计分析”“企业生产设备役龄统 计分析”、“生产、非生产用固定资产统计分析”、“闲置设备统计分析”等固定资产管理信息, 以便反映固定资产的使用情况、分析固定资产的使用效率、挖掘固定资产的使用潜力和及时 调配处理多余固定资产,促使企业合理配置和使用固定资产。为企业领导对企业拥有的固定 资产进行管理决策提供依据。 固定资产相关管理问题可概括为以下方面: 1、固定资产可以按不同标准分为不同类型。 2、固定资产的来源有多种,不同的方式不仅计价的方法不同而且核算科目也不相同 3、固定资产投入使用以后,可以分布在不同的部门,体现为不同部门的成本费用。因 此明确固定资产的使用部门,一方面可以落实责任,有效管理企业的重要资产,另一方面可 以知道各项固定资产的受益部门,准确反映折旧费用的归属部门和归属科目。换言之,固定 资产按部门进行管理具有重要意义 4、固定资产在使用过程中,可能因为各种情况而减少,例如出售、盘亏、投资转出、 捐赠转出、报废、毁损、融资租出等 5、固定资产在使用过程中,保持原来的实物形式,但是价值是在逐渐转移的,这主要 通过折旧来体现。 6、固定资产管理的一大特色在于固定资产卡片的管理。无论是手工会计还是计算机会 计,都选择了固定资产卡片这样的管理方式。卡片是为每一项固定资产而设置的,随着固定 资产的增减变动,卡片也相应地增加或修改 7、固定资产使用期限较长,因此很可能因为各种各样的原因,使得一项固定资产的可 收回金额低于账面的价值,账面价值是固定资产的原值扣除累计折旧和减值准备后的价值 、固定资产的会计核算 固定资产的会计核算与上述的固定资产管理活动息息相关,主要涉及固定资产增减变 动、折旧和减值的核算。以工业企业为例,其固定资产核算所涉及的主要会计科目过程如下: 1、“固定资产”科目 2、“累计折旧”科目
第七章 固定资产系统 第一节 固定资产系统概述 固定资产是指使用年限较长，单位价值较高，并且在使用过程中保持原有实物形态的主 要劳动资料和其他物质设备。它是企业进行生产经营活动的物质基础，在企业的资产总额中 占有相当大的比重。由于企业固定资产的种类繁多、构成复杂，固定资产用于企业的生产经 营活动而不是为了出售，因此与其他会计核算系统相比，固定资产的核算和管理有其固有的 特点。了解这些特点对于正确地设计和使用固定资产系统具有重要的意义。 企业的固定资产是企业资产的重要组成部分，因此应当加强固定资产的管理与核算。企 业需要有一个健全的固定资产管理制度，明确管理责任，如实地反映固定资产的增减变动情 况，保证其安全完整，并促使其得到合理补偿，保证成本费用得以正确计算；同时正确反映 固定资产修理计划的执行情况和修理费支出，促使固定资产保持良好的工作状态；此外，正 确反映固定资产建造工程支出，计算各项工程和交付使用固定资产的成本，促使固定资产建 造工程支出的节约和成本的降低。 一、固定资产管理 固定资产作为企业资产的主要组成部分是企业财务管理的重点，也是企业管理的重点。 固定资产的正确核算是对企业固定资产进行严格管理的基础，但是仅仅提供会计制度规定的 核算信息还远远不够。为了加强对企业固定资产的管理，企业的财务和固定资产的管理部门 还应及时提供例如“企业各部门、各类固定资产占用情况统计分析”、“企业生产设备役龄统 计分析”、“生产、非生产用固定资产统计分析”、“闲置设备统计分析”等固定资产管理信息， 以便反映固定资产的使用情况、分析固定资产的使用效率、挖掘固定资产的使用潜力和及时 调配处理多余固定资产，促使企业合理配置和使用固定资产。为企业领导对企业拥有的固定 资产进行管理决策提供依据。 固定资产相关管理问题可概括为以下方面： 1、固定资产可以按不同标准分为不同类型。 2、固定资产的来源有多种，不同的方式不仅计价的方法不同而且核算科目也不相同。 3、固定资产投入使用以后，可以分布在不同的部门，体现为不同部门的成本费用。因 此明确固定资产的使用部门，一方面可以落实责任，有效管理企业的重要资产，另一方面可 以知道各项固定资产的受益部门，准确反映折旧费用的归属部门和归属科目。换言之，固定 资产按部门进行管理具有重要意义。 4、固定资产在使用过程中，可能因为各种情况而减少，例如出售、盘亏、投资转出、 捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。 5、固定资产在使用过程中，保持原来的实物形式，但是价值是在逐渐转移的，这主要 通过折旧来体现。 6、固定资产管理的一大特色在于固定资产卡片的管理。无论是手工会计还是计算机会 计，都选择了固定资产卡片这样的管理方式。卡片是为每一项固定资产而设置的，随着固定 资产的增减变动，卡片也相应地增加或修改。 7、固定资产使用期限较长，因此很可能因为各种各样的原因，使得一项固定资产的可 收回金额低于账面的价值，账面价值是固定资产的原值扣除累计折旧和减值准备后的价值。 二、固定资产的会计核算 固定资产的会计核算 固定资产的会计核算与上述的固定资产管理活动息息相关，主要涉及固定资产增减变 动、折旧和减值的核算。以工业企业为例，其固定资产核算所涉及的主要会计科目过程如下： 1、“固定资产”科目。 2、“累计折旧”科目
3、“银行存款”、“在建工程”“实收资本”或“股本”“长期应付款一应付融资租赁款” 及“未确认融资费用”“递延税款”及“资本公积接受捐赠非现金资产准备”、“待处理财 产损益”、“应收账款”或其他负债科目、“资本公积一无偿调入固定资产”等科目。 4、“固定资产清理”和“长期股权投资”科目。 5、“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“营业费用”和“在建工程”等科目。主要 用于反映和监督折旧费用分配的去向 6、“固定资产减值准备”科目 固定资产核算主要包括以下儿个方面: 1、固定资产增加的核算 2、固定资产折旧的核算 3、固定资产修理及改扩建后的核算 4、固定资产投资和租出的核算 5、固定资产清理的核算 6、固定资产清查的核算 7、固定资产明细分类核算 三、固定资产系统的特点和目标 (一)固定资产系统的特点 1、数据量大,数据在计算机内保存时间长 企业所拥有的固定资产数量一般较多。为了便于企业各部门随时掌握固定资产的详细情 况,系统内需要保留每一固定资产的详细资料。为了加强企业对固定资产的管理,保留必要 的审计线索,即使是已淘汰的固定资产这些资料也必须保留。因此系统保留的数据量较大 所有资料需要跨年度长期在系统中保留 2、数据处理频率较低 除了在系统初始设置时需要输入大量的固定资产详细数据外,在系统的日常业务处理中 一般只需要输入少量的固定资产变动数据、每月计提折旧以及必要时输出报表和统计分析数 据。数据处理的频率明显小于购销存等其他会计系统。 3、数据处理方式较为简单 固定资产系统的数据处理主要是折旧的计算和各种统计分析报表的输出。虽然计提折 旧,特别是采用台折旧计算折旧的工作量较大,但计提折旧的算法比较简单。因此系统数据 处理比较简单、单纯。 4、数据综合査询和统计要求较强 为了满足企业对固定资产核算和管理的多方面需要,固定资产管理系统应该具有较强的 査询和分类统计功能。数据输出主要以报表形式提供。 5、需要灵活的自定义表功能 由于在实际工作中企业固定资产的各种信息通常以各种报表的形式提供。为了方便用户 的使用,系统应该具有允许用户根据企业的需要自定义报表格式的功能。另外,各企业对固 定资产管理要求不同,固定资产卡片的项目也不同,因此需要有灵活的用户自定义固定资产 卡片项目的功能。 (二)固定资产系统的目标 1、对固定资产卡片的格式进行管理,并录入初始的固定资产数据,以便在此基础上处 理固定资产的增减变动,进行折旧的计提分配和固定资产减值准备的计提及冲回。 2、固定资产增加的单据,及时准确的以固定资产卡片的方式录入新的固定资产的各项 数据 3、根据固定资产减少的单据,及时进行资产减少的处理
3、“银行存款”、“在建工程”、“实收资本”或“股本”、“长期应付款—应付融资租赁款” 及“未确认融资费用”、“递延税款”及“资本公积—接受捐赠非现金资产准备”、“待处理财 产损益”、“应收账款”或其他负债科目、“资本公积—无偿调入固定资产”等科目。 4、“固定资产清理”和“长期股权投资”科目。 5、“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“营业费用”和“在建工程”等科目。主要 用于反映和监督折旧费用分配的去向。 6、“固定资产减值准备”科目。 固定资产核算主要包括以下几个方面： 1、固定资产增加的核算 2、固定资产折旧的核算 3、固定资产修理及改扩建后的核算 4、固定资产投资和租出的核算 5、固定资产清理的核算 6、固定资产清查的核算 7、固定资产明细分类核算 三、固定资产系统的特点和目标 固定资产系统的特点和目标 （一）固定资产系统的特点 1、数据量大，数据在计算机内保存时间长 企业所拥有的固定资产数量一般较多。为了便于企业各部门随时掌握固定资产的详细情 况，系统内需要保留每一固定资产的详细资料。为了加强企业对固定资产的管理，保留必要 的审计线索，即使是已淘汰的固定资产这些资料也必须保留。因此系统保留的数据量较大、 所有资料需要跨年度长期在系统中保留。 2、数据处理频率较低 除了在系统初始设置时需要输入大量的固定资产详细数据外，在系统的日常业务处理中 一般只需要输入少量的固定资产变动数据、每月计提折旧以及必要时输出报表和统计分析数 据。数据处理的频率明显小于购销存等其他会计系统。 3、数据处理方式较为简单 固定资产系统的数据处理主要是折旧的计算和各种统计分析报表的输出。虽然计提折 旧，特别是采用台折旧计算折旧的工作量较大，但计提折旧的算法比较简单。因此系统数据 处理比较简单、单纯。 4、数据综合查询和统计要求较强 为了满足企业对固定资产核算和管理的多方面需要，固定资产管理系统应该具有较强的 查询和分类统计功能。数据输出主要以报表形式提供。 5、需要灵活的自定义表功能 由于在实际工作中企业固定资产的各种信息通常以各种报表的形式提供。为了方便用户 的使用，系统应该具有允许用户根据企业的需要自定义报表格式的功能。另外，各企业对固 定资产管理要求不同，固定资产卡片的项目也不同，因此需要有灵活的用户自定义固定资产 卡片项目的功能。 （二）固定资产系统的目标 1、对固定资产卡片的格式进行管理，并录入初始的固定资产数据，以便在此基础上处 理固定资产的增减变动，进行折旧的计提分配和固定资产减值准备的计提及冲回。 2、固定资产增加的单据，及时准确的以固定资产卡片的方式录入新的固定资产的各项 数据。 3、根据固定资产减少的单据，及时进行资产减少的处理
4、在固定资产发生变动时,系统应岀能根据相应的单据,及时准确地编制变动单进行 相应的处理,从而为下一个期间折旧的进行和分配做好准备 5、在每个月末,能根据每项固定资产的折旧方法、所属的部门、所属的类别、固定资 产卡片中的相关数据,自动计提折旧和分配折旧费用 6、在固定资产全面检査以后,能根据固定资产可收回金额和账面价值的情况,及时准 确地编制变动单,处理减值准备的计提和转回,反映固定资产的实际价值 7、提供上述有关信息的动态查询和打印功能,并在固定资产增加、减少、原值变动、 累计折旧变动、折旧计提和分配、减值准备计提和冲回时,能自动生成记账凭证,传递数据 给总账系统和成本系统 8、提供各种固定资产管理信息,辅助固定资产的相关决策和管理 第二节固定資产系统流程分析 固定资产系统是企业会计信息系统的一个重要组成部分,在这个系统中,固定资产卡片 的管理,变动单的处理,折旧的计算和分配,减值准备的计提和分配是主要进行的工作。 固定资产系统的业务流程 固定资产核算与管理的业务流程描述如下 1、月内发生固定资产增减变动后,根据相应的原始凭证建立或更新固定资产卡片并登 记固定资产登记簿,以反映固定资产的实有数额和增减变动记录。 2、根据月初的固定资产卡片及固定资产登记簿,按相关规定计提固定资产折旧,并作 相应账务处理,产生转账凭证并提供总账系统所需的数据。 3、根据管理需要,对固定资产卡片等资料和折昍额进行统计分析,编制各种报表。 增加新 固定资产增加 固定资产增加记录 卡片 资产减 固定资产减少 固定资产减少记录 少处理 固定资产变动 增加变 变动单记录 动单 减值准备 固定资产卡片记录 计提冲回减值准备记录 折旧分配记录 (折日 折旧 计提 分配 汇总 过账 过账 折旧清单记录 成本记录 总账记录
4、在固定资产发生变动时，系统应当能根据相应的单据，及时准确地编制变动单进行 相应的处理，从而为下一个期间折旧的进行和分配做好准备。 5、在每个月末，能根据每项固定资产的折旧方法、所属的部门、所属的类别、固定资 产卡片中的相关数据，自动计提折旧和分配折旧费用。 6、在固定资产全面检查以后，能根据固定资产可收回金额和账面价值的情况，及时准 确地编制变动单，处理减值准备的计提和转回，反映固定资产的实际价值。 7、提供上述有关信息的动态查询和打印功能，并在固定资产增加、减少、原值变动、 累计折旧变动、折旧计提和分配、减值准备计提和冲回时，能自动生成记账凭证，传递数据 给总账系统和成本系统。 8、提供各种固定资产管理信息，辅助固定资产的相关决策和管理。 第二节 固定资产系统流程分析 固定资产系统流程分析 固定资产系统是企业会计信息系统的一个重要组成部分，在这个系统中，固定资产卡片 的管理，变动单的处理，折旧的计算和分配，减值准备的计提和分配是主要进行的工作。 一、固定资产系统的业务流程 固定资产系统的业务流程 固定资产核算与管理的业务流程描述如下： 1、月内发生固定资产增减变动后，根据相应的原始凭证建立或更新固定资产卡片并登 记固定资产登记簿，以反映固定资产的实有数额和增减变动记录。 2、根据月初的固定资产卡片及固定资产登记簿，按相关规定计提固定资产折旧，并作 相应账务处理，产生转账凭证并提供总账系统所需的数据。 3、根据管理需要，对固定资产卡片等资料和折旧额进行统计分析，编制各种报表
图7-1固、固定系统的业务流标图 固、固定系统的业务流标图如图7-1所示。 年定资产是产值统有实流程 从图7一1中,我们可以看出固、固定系统业务流标主要包括着各种固、固定增减变动 固料的输入、审核确认、折旧的计提分配、减系准备的计提和冲回三个环节,同时还包含着 固、固定数据向总账系统及成本系统的传递。固、固定系统基本数据流标图如图7-2所示 新卡片 资产减少单 输入 圆定决产增减变动文住 输出)记账凭证文件 审核 圆定产卡片文伴 变动单 账务处理系统 原始卡片 输入 输出 成本子 系统 工作量 输入 审核人资产王作量文在 折旧 折旧 固定资产总账 计算 分酐 固定资产登记簿 其他基}→(输入 基础信文伴 折旧汁配文 固定资产明账 础资料 部门构成分析表 固定资产统计表 折旧计提清单 提汇总表 图7-2固、固定系统的数据流标图 该流标图说明如下 1、和初始化设置中,用户完成账套参数的设置、部门档案管理、部门对应折旧科目设 置、固定类别设置、增减方式设置、使用状况设置、折旧方法、义、卡片项目及样式设置和 原始固、固定卡片的输入。系统将这些数据保留和基础信息文件和固、固定卡片文件中,以 备随时调用 2、依据固、固定增减变动数据,输入新的固、固定卡片、固定减少单、变动单,更新 固、固定增减变动文件和固、固定卡片文件。这里也包含了减系准备的计提和转回数据的输
图 7－1 固定资产系统的业务流程图 固定资产系统的业务流程图如图 7－1 所示。 二、固定资产系统数据流程 固定资产系统数据流程 从图 7－1 中，我们可以看出固定资产系统业务流程主要包括着各种固定资产增减变动 资料的输入、审核确认、折旧的计提分配、减值准备的计提和冲回三个环节，同时还包含着 固定资产数据向总账系统及成本系统的传递。固定资产系统基本数据流程图如图 7－2 所示。 图 7－2 固定资产系统的数据流程图 该流程图说明如下： 1、在初始化设置中，用户完成账套参数的设置、部门档案管理、部门对应折旧科目设 置、资产类别设置、增减方式设置、使用状况设置、折旧方法定义、卡片项目及样式设置和 原始固定资产卡片的输入。系统将这些数据保留在基础信息文件和固定资产卡片文件中，以 备随时调用。 2、依据固定资产增减变动数据，输入新的固定资产卡片、资产减少单、变动单，更新 固定资产增减变动文件和固定资产卡片文件。这里也包含了减值准备的计提和转回数据的输
入和处理。 3、输入工作量统计资料,存入固定资产工作量文件。 4、月末根据固定资产工作量文件、基础信息文件、固定资产卡片文件中的数据,执行 折旧计算的处理,形成折旧清单文件 5、月末依据折旧清单文件、基础信息文件、固定资产卡片文件中的数据,执行折旧费 用计算的处理,形成折旧分配文件 6、折旧分配文件中折旧费用分配原则的数据传递到成本系统,作为折旧费用进一步分 配的依据。 7、系统自动将折旧分配文件、固定资产增减变动文件中的数据加工成机制凭证存在记 账凭证文件,并通过自动转账模块传递到总账系统。这些凭证有的不需要人工干预就可以生 成,有的需要人工补充缺少的数据,传递的凭证包括载有前面会计核算中介绍的各种会计分 录的凭证。这里不再赘述。 8、根据用户的需要,系统通过基础信息文件、固定资产卡片文件、固定资产增减变动、 折旧清单文件和折旧分配文件输出各种账表 三、固定资产系统数据文件 从图7-2中可以看出,固定资产系统中有两类主要的数据文件:一类是基础数据文件 另一类是业务数据文件。这些数据文件一方面能够合理地接收系统输入的数据,另一方面通 过进一步加工处理又可以形成各种账表数据输出。其中:固定资产卡片文件、固定资产增减 变动文件、折旧清单文件和折旧分配文件是固定资产系统的主要数据库文件 第三节固定资产系统的功能模块 固定资产系统代码设置 固定资产系统最主要的代码是固定资产代码。固定资产代码是唯一区分每一项固定资产 的标志,在计算机处理中用以代替每项固定资产。固定资产的代码采用群码方式,一般固定 资产的代码由使用情况码、使用部门码、类别码和每项固定资产的顺序码4部分组成,每个 组成部分称为一个基本代码。每一个基本代码的码长由固定资产使用类别、固定资产的类别 (包括大类:通常按经济用途分类:小类:通常按使用的功能分类)、使用部门和同类的固 定资产数量多少来确定。通常按以下的方式进行固定资产的编码 Xx x XX X Xx X XX X 使用情况码使用部门码类别码 顺序码 这样的编码方式反映了固定资产之间的类别和所属关系,计算机进行处理时自动截取固 定资产代码对相应部分进行判断即可做相应处理。便于按固定资产的使用情况、固定资产的 使用部门,固定资产的类别汇总折旧,分配折旧费用和编制各种统计报表。从而提高了系统 进行处理的效率。 二、固定资产系统的功能横块 固定资产系统的主要功能模块应包括:初始化模块、业务处理、账表输出、自动转账和 系统维护五个模块,每个功能模块有可以设置若干个相对独立的子模块,如图7-3所示
入和处理。 3、输入工作量统计资料，存入固定资产工作量文件。 4、月末根据固定资产工作量文件、基础信息文件、固定资产卡片文件中的数据，执行 折旧计算的处理，形成折旧清单文件。 5、月末依据折旧清单文件、基础信息文件、固定资产卡片文件中的数据，执行折旧费 用计算的处理，形成折旧分配文件。 6、折旧分配文件中折旧费用分配原则的数据传递到成本系统，作为折旧费用进一步分 配的依据。 7、系统自动将折旧分配文件、固定资产增减变动文件中的数据加工成机制凭证存在记 账凭证文件，并通过自动转账模块传递到总账系统。这些凭证有的不需要人工干预就可以生 成，有的需要人工补充缺少的数据，传递的凭证包括载有前面会计核算中介绍的各种会计分 录的凭证。这里不再赘述。 8、根据用户的需要，系统通过基础信息文件、固定资产卡片文件、固定资产增减变动、 折旧清单文件和折旧分配文件输出各种账表。 三、固定资产系统数据文件 固定资产系统数据文件 从图 7－2 中可以看出，固定资产系统中有两类主要的数据文件：一类是基础数据文件， 另一类是业务数据文件。这些数据文件一方面能够合理地接收系统输入的数据，另一方面通 过进一步加工处理又可以形成各种账表数据输出。其中：固定资产卡片文件、固定资产增减 变动文件、折旧清单文件和折旧分配文件是固定资产系统的主要数据库文件。 第三节 固定资产系统的功能模块 固定资产系统的功能模块 一、固定资产系统代码设置 固定资产系统代码设置 固定资产系统最主要的代码是固定资产代码。固定资产代码是唯一区分每一项固定资产 的标志，在计算机处理中用以代替每项固定资产。固定资产的代码采用群码方式，一般固定 资产的代码由使用情况码、使用部门码、类别码和每项固定资产的顺序码 4 部分组成，每个 组成部分称为一个基本代码。每一个基本代码的码长由固定资产使用类别、固定资产的类别 （包括大类：通常按经济用途分类；小类：通常按使用的功能分类）、使用部门和同类的固 定资产数量多少来确定。通常按以下的方式进行固定资产的编码。 X X X X X X X X X X X X 使用情况码 使用部门码 类别码 顺序码 这样的编码方式反映了固定资产之间的类别和所属关系，计算机进行处理时自动截取固 定资产代码对相应部分进行判断即可做相应处理。便于按固定资产的使用情况、固定资产的 使用部门，固定资产的类别汇总折旧，分配折旧费用和编制各种统计报表。从而提高了系统 进行处理的效率。 二、固定资产系统的功能模块 固定资产系统的功能模块 固定资产系统的主要功能模块应包括：初始化模块、业务处理、账表输出、自动转账和 系统维护五个模块，每个功能模块有可以设置若干个相对独立的子模块，如图 7－3 所示