第六章工资系统 第一节工资系統概 人力资源的核算和管理工作是企业管理的重要方面,也是企业会计信息系统的基本业务 之一。正确的核算企业人力资源对于企业,尤其是技术密集型的高科技企业具有重要意义 其中对企业员工的业绩考评和薪酬的确定正确与否关系到企业每一个职员的切身利益,对于 调动每一个职工的工作积极性、正确处理企业与职工之间的经济关系具有重要意义。由于人 力资源的核算和管理还存在很多有待解决的理论问题,因此目前常用的工资系统还是以企业 工资核算和管理为主,附带提供其它有关人力资源的管理信息,本章介绍的就是这样一种子 系统 工资系统是企业会计信息系统中一个重要子系统。工资核算与劳资管理是企业的一项重 要工作,很多企业会计信息系统的研制与开发都是从工资系统开始的。 工资核算和管理是人力资源管理的基本內容。工资是企业依据职工付出劳动的数量和质 量,在一定时期内以货币形式付给职工的劳动报酬。工资核算是所有单位会计核算中最基本 的业务之一。工资核算和管理的正确与否关系到企业每一个职工的切身利益,对于调动每 个职工的工作积极性,正确处理企业与职工之间的经济关系具有重要意义。企业的工资费用 是产品成本的重要组成部份,加强劳动工资管理,合理调配人员组织生产,有效控制工资费 用在成本中的比例,可以有效的降低产品成本。工资是国民收入中消费基金的重要组成部份, 其数额的大小关系到国民收入中积累和消费的比例,因此也是国家重点管理和控制的内容 另外,在职工较多的单位工资核算是一项任务繁重、时效性较强的工作,因此也是会计人员 要求迫切,使用广泛的一个专项子系统。 工资管理 工资管理的基本过程涉及工资的计算、汇总、发放和分摊。工资制度围绕职工劳动报酬, 对工资等级、工资标准、工资形式、奖励与津贴制度等做出有关规定。工资总额是企业在 定时期内直接支付给本企业职工的全部劳动报酬。工业企业中目前国家规定的工资组成有 (1)计时工资;(2)计件工资;(3)奖金:(4)津贴和补助;(5)加班加点工资;(6) 特殊情况下支付的工资 工资管理包括的内容主要有: 1、企业应按照劳动工资制度的规定,根据考勤记录、工时记录、产量记录、工资标准、 工资等级等,编制“工资单”(也称工资结算单、工资表、工资计算表等),准确及时的计 算职工的应发工资、代扣款项和实发工资。企业一般可按单位、部门编制工资结算单。工资 结算单通常一式三份,一份由劳动工资历部门存查:一份按每一职工裁成单条,连同工资一 并发给职工,以便核对;一份由职工签章后作为财会部门工资结算和支付的凭证。工资结算 单中的应付工资,一般由劳动工资部门按有关资料计算填列,代扣款项和实发工资一般由财 会部门根据有关部门的扣款通知单填列 2、财会部门将“工资单”进行汇总,编制“工资汇总表”,按规定手续向银行提取现 金发放工资,也可以由银行代发。现金发放时,需考虑票面的分布以及零头的扣除的处理, 以方便财务人员的发放工作。银行的代发需要每位职工的银行帐号,以便通知银行发放。 企业职工在各自不同的岗位上,从事着不同性质的工作,不同类型的职工工资支出 体现为不同的成本、费用,需按受益的情况,进行准确的分配。因此在处理工资时需要区分 不同性质的职工,例如企业的行政管理人员、工厂专设销售机构的人员、生产车间的管理人 员、生产车间的生产人员、固定资产工程建设人员等等,他们的工资分别需要分摊到不同的 成本费用项目上,因此需要做出准确的区分。此外,与职工工资密切相关的还有应付福利费 应付工会经费和职工教育经费,这些项目均需要按照职工工资总额(扣除按规定标准发放
第六章 工资系统 第一节 工资系统概述 工资系统概述 人力资源的核算和管理工作是企业管理的重要方面，也是企业会计信息系统的基本业务 之一。正确的核算企业人力资源对于企业，尤其是技术密集型的高科技企业具有重要意义。 其中对企业员工的业绩考评和薪酬的确定正确与否关系到企业每一个职员的切身利益，对于 调动每一个职工的工作积极性、正确处理企业与职工之间的经济关系具有重要意义。由于人 力资源的核算和管理还存在很多有待解决的理论问题，因此目前常用的工资系统还是以企业 工资核算和管理为主，附带提供其它有关人力资源的管理信息，本章介绍的就是这样一种子 系统。 工资系统是企业会计信息系统中一个重要子系统。工资核算与劳资管理是企业的一项重 要工作，很多企业会计信息系统的研制与开发都是从工资系统开始的。 工资核算和管理是人力资源管理的基本内容。工资是企业依据职工付出劳动的数量和质 量，在一定时期内以货币形式付给职工的劳动报酬。工资核算是所有单位会计核算中最基本 的业务之一。工资核算和管理的正确与否关系到企业每一个职工的切身利益，对于调动每一 个职工的工作积极性，正确处理企业与职工之间的经济关系具有重要意义。企业的工资费用 是产品成本的重要组成部份，加强劳动工资管理，合理调配人员组织生产，有效控制工资费 用在成本中的比例，可以有效的降低产品成本。工资是国民收入中消费基金的重要组成部份， 其数额的大小关系到国民收入中积累和消费的比例，因此也是国家重点管理和控制的内容。 另外，在职工较多的单位工资核算是一项任务繁重、时效性较强的工作，因此也是会计人员 要求迫切，使用广泛的一个专项子系统。 一、工资管理 工资管理的基本过程涉及工资的计算、汇总、发放和分摊。工资制度围绕职工劳动报酬， 对工资等级、工资标准、工资形式、奖励与津贴制度等做出有关规定。工资总额是企业在一 定时期内直接支付给本企业职工的全部劳动报酬。工业企业中目前国家规定的工资组成有 （1）计时工资；（2）计件工资；（3）奖金；（4）津贴和补助；（5）加班加点工资；（6） 特殊情况下支付的工资。 工资管理包括的内容主要有： 1、企业应按照劳动工资制度的规定，根据考勤记录、工时记录、产量记录、工资标准、 工资等级等，编制“工资单”（也称工资结算单、工资表、工资计算表等），准确及时的计 算职工的应发工资、代扣款项和实发工资。企业一般可按单位、部门编制工资结算单。工资 结算单通常一式三份，一份由劳动工资历部门存查；一份按每一职工裁成单条，连同工资一 并发给职工，以便核对；一份由职工签章后作为财会部门工资结算和支付的凭证。工资结算 单中的应付工资，一般由劳动工资部门按有关资料计算填列，代扣款项和实发工资一般由财 会部门根据有关部门的扣款通知单填列。 2、财会部门将“工资单”进行汇总，编制“工资汇总表”，按规定手续向银行提取现 金发放工资，也可以由银行代发。现金发放时，需考虑票面的分布以及零头的扣除的处理， 以方便财务人员的发放工作。银行的代发需要每位职工的银行帐号，以便通知银行发放。 3、企业职工在各自不同的岗位上，从事着不同性质的工作，不同类型的职工工资支出 体现为不同的成本、费用，需按受益的情况，进行准确的分配。因此在处理工资时需要区分 不同性质的职工，例如企业的行政管理人员、工厂专设销售机构的人员、生产车间的管理人 员、生产车间的生产人员、固定资产工程建设人员等等，他们的工资分别需要分摊到不同的 成本费用项目上，因此需要做出准确的区分。此外，与职工工资密切相关的还有应付福利费、 应付工会经费和职工教育经费， 这些项目均需要按照职工工资总额（扣除按规定标准发放
的住房补贴)的一定比例计提,分摊到相应的成本费用上。其中,应付福利费的比例为14% 工会经费为2%,职工教育经费为1。5%。 4、企业职工发生调入、调出、内部调动或者调整工资时,需要及时处理。 、工资的会计核算 工资的会计核算较为简单,主要涉及工资计提和分摊的核算、工资发放的核算,此外由 于应付福利费、工会经费和职工教育经费与工资关系密切,也属于工资核算的内容。不同类 型的企业工资业务不完全相同,对应的会计核算也有所区别。 以工业企业为例,其工资核算所涉及的主要会计科目如下: 1、“应付工资”科目 2、“应付福利费”科目 3、“其它应付款”科目 4、“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“营业费用”和“在建工程”等科 三、工资系统的特点和目标 (一)工资系统的特点 由于工资涉及到国家、企业、职工等多方面的利益,因而决定了工资系统具有区别于其 他子系统的特征。 1、涉及面广。工资的核算和管理不仅涉及到企业的每个职工,而且涉及到企业的所有 组织机构。同时工资又是成本的重要组成部分,合理地组织工资的核算与管理,能有效的控 制产品成本中的工资费用,达到降低成本,提高经济效益的目的。 2、项目繁多。我国工业企业应付工资项目和应扣款项内容繁多 3、计算复杂。计算过程中需要严格遵守国家有关法规与政策,计算过程复杂。 4、重复性强。一般来说工资核算的方法较固定,每名职工工资的计算方法大都是重复 同样的流程。 5、原始数据来源分散,数据量大。如房租、水电来自水电房管部门,人员变动来自人 事部门等,必须建立完善的数据采集制度,保证原始数据及时、准确地到达数据处理部门 6、时间性强。工资的发放有一定的时间限制,必须严格按规定时间完成计提和发放, 并保证工资计算准确无误。 (二)工资系统的目标 根据工资系统的上述特点,一个完善的工资系统的目标应包括以下几方面 对职工档案和部门档案进行管理,以便在此基础上计算、分摊工资,并进行相关的 统计分析。职工发生调入、调出或内部调动时,及时更新职工档案。 2、对工资项目中固定数据进行管理,并且在固定数据发生调整时及时更新。 3、及时准确地输入每月变动的考勤记录、工时记录、产量记录、代扣款项,根据工资 标准、工资等级相关规定,正确计算应付工资、代扣款合计、实发工资和个人所得税,编制 工资单和工资汇总表 4、及时为工资的发放做好准备,例如现金票面的分布安排、扣零处理,或者银行代发 文件的及时传输,以保证工资发放业务能及时进行。至于现金的实际支付或者银行存款的实 际转账,一般不在这个系统处理。 5、月末根据职工所属的部门以及工作的性质对职工工资进行准确的分摊,并计提相关 的费用,以正确反映企业的成本费用。 6、提供上述有关信息的动态查询和打印功能,并传递数据给总账系统和成本系统 7、提供各种工资管理信息,辅助人力资源的相关决策和管理
的住房补贴）的一定比例计提，分摊到相应的成本费用上。其中，应付福利费的比例为 14%， 工会经费为 2%，职工教育经费为 1。5%。 4、企业职工发生调入、调出、内部调动或者调整工资时，需要及时处理。 二、工资的会计核算 工资的会计核算 工资的会计核算较为简单，主要涉及工资计提和分摊的核算、工资发放的核算，此外由 于应付福利费、工会经费和职工教育经费与工资关系密切，也属于工资核算的内容。不同类 型的企业工资业务不完全相同，对应的会计核算也有所区别。 以工业企业为例，其工资核算所涉及的主要会计科目如下： 1、“应付工资”科目； 2、“应付福利费”科目； 3、“其它应付款”科目； 4、“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“营业费用”和“在建工程”等科 目。 三、工资系统的特点和目标 工资系统的特点和目标 （一）工资系统的特点 由于工资涉及到国家、企业、职工等多方面的利益，因而决定了工资系统具有区别于其 他子系统的特征。 1、涉及面广。工资的核算和管理不仅涉及到企业的每个职工，而且涉及到企业的所有 组织机构。同时工资又是成本的重要组成部分，合理地组织工资的核算与管理，能有效的控 制产品成本中的工资费用，达到降低成本，提高经济效益的目的。 2、项目繁多。我国工业企业应付工资项目和应扣款项内容繁多。 3、计算复杂。计算过程中需要严格遵守国家有关法规与政策，计算过程复杂。 4、重复性强。一般来说工资核算的方法较固定，每名职工工资的计算方法大都是重复 同样的流程。 5、原始数据来源分散，数据量大。如房租、水电来自水电房管部门，人员变动来自人 事部门等，必须建立完善的数据采集制度，保证原始数据及时、准确地到达数据处理部门。 6、时间性强。工资的发放有一定的时间限制，必须严格按规定时间完成计提和发放， 并保证工资计算准确无误。 （二）工资系统的目标 根据工资系统的上述特点，一个完善的工资系统的目标应包括以下几方面： 1、对职工档案和部门档案进行管理，以便在此基础上计算、分摊工资，并进行相关的 统计分析。职工发生调入、调出或内部调动时，及时更新职工档案。 2、对工资项目中固定数据进行管理，并且在固定数据发生调整时及时更新。 3、及时准确地输入每月变动的考勤记录、工时记录、产量记录、代扣款项，根据工资 标准、工资等级相关规定，正确计算应付工资、代扣款合计、实发工资和个人所得税，编制 工资单和工资汇总表。 4、及时为工资的发放做好准备，例如现金票面的分布安排、扣零处理，或者银行代发 文件的及时传输，以保证工资发放业务能及时进行。至于现金的实际支付或者银行存款的实 际转账，一般不在这个系统处理。 5、月末根据职工所属的部门以及工作的性质对职工工资进行准确的分摊，并计提相关 的费用，以正确反映企业的成本费用。 6、提供上述有关信息的动态查询和打印功能，并传递数据给总账系统和成本系统。 7、提供各种工资管理信息，辅助人力资源的相关决策和管理
第二节工资系統流程分析 本节我们以工业企业为例,介绍工资系统的业务流程与数据流程。 、工资系统的业务流程 工资业务处理过程的主要步骤如下 1、对来源于企业各部门的考勤、加班和产量工时记录进行审核,并计算病事假扣款、 个人所得税和应发工资等,综合行政部门的代扣款计算职工实发工资 2、根据以上原始数据和计算结果编制工资表。 3、对工资表数据按职工所属部门和工作性质,进行汇总编制工资汇总表及工资费用分 配表、个人所得税申报表、职工福利费计提表等 4、根据各汇总报表编制记账凭证并进行账务处理。 工资业务处理流程如图6-1所示。 产量、质量统计数据 成本记录 生产部门 工资结算单记录 产量、质量统计数据 1 工资汇总 人事部门职工调出调入等数据工资 同据计算(题 汇总过账 职工房租、水电费等代扣数据 授权发放 综合行政部门 工资结算单 过账 工资汇总表 1现金发放 总账记录 员工 资发放 领取工资 账支票 银 图6-1工资系统业务流程图 二、工资系统的数据流程 从图6-1是我们知道工资系统业务流程主要包括各种工资资料的输入、审核确认、工 资的计算、分摊和发放,同时包含工资数据向总账系统和成本核算系统的传递。工资收入包 含三类数据,一类是固定数据,例如职工编码、职工姓名、所属部门、人类类别、标准工资 等每月固定不变或相对固定的数据,这类数据在系统启用以后即可输入,当发生变动时再行 修改;第二类是变动业务数据,例如事假、病假、加班工资、计件工资、代扣水电费等每月 变动的数据,需要在每月进行工资业务处理时进行编辑修改:第三类是基础数据,包括系统
第二节 工资系统流程分析 工资系统流程分析 本节我们以工业企业为例，介绍工资系统的业务流程与数据流程。 一、工资系统的业务流程 工资系统的业务流程 工资业务处理过程的主要步骤如下： 1、对来源于企业各部门的考勤、加班和产量工时记录进行审核，并计算病事假扣款、 个人所得税和应发工资等，综合行政部门的代扣款计算职工实发工资。 2、根据以上原始数据和计算结果编制工资表。 3、对工资表数据按职工所属部门和工作性质，进行汇总编制工资汇总表及工资费用分 配表、个人所得税申报表、职工福利费计提表等。 4、根据各汇总报表编制记账凭证并进行账务处理。 工资业务处理流程如图 6－1 所示。 图 6－1 工资系统业务流程图 二、工资系统的数据流程 工资系统的数据流程 从图 6－1 是我们知道工资系统业务流程主要包括各种工资资料的输入、审核确认、工 资的计算、分摊和发放，同时包含工资数据向总账系统和成本核算系统的传递。工资收入包 含三类数据，一类是固定数据，例如职工编码、职工姓名、所属部门、人类类别、标准工资 等每月固定不变或相对固定的数据，这类数据在系统启用以后即可输入，当发生变动时再行 修改；第二类是变动业务数据，例如事假、病假、加班工资、计件工资、代扣水电费等每月 变动的数据，需要在每月进行工资业务处理时进行编辑修改；第三类是基础数据，包括系统
参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码设置、工资项目设置、人员附加信息设置、银行 名称设置、人员类别设置、人员档案管理、计件工资标准和方案设置,这些一般也在系统启 动后即可输入 工资系统数据流程图如图6-2所示。 输入审」 计工淡计 件计据 账凭证文 账务处理系缭 和款数据 入率核 变动工淡嫩 根文 成本于弄统 分摊户 工淡费用 卡出 分配文件 和数据 工淡费用分摊一 宽表 据 一个人所得税申报 计)+工该变动作→(输出 入申核 固定工资嫩 银行代发一宽表 工淡两整数 据文作 汇总工该汇一 粟面分解 总京性 单 招门工汇表 人员将 卡工答汇兑表 基础信文伴 工咨变动明绷 其他基础饰料 工发集 图6-2工资系统数据流程图 流程图说明如下: 1、用户首先完成基础数据录入,数据保存在基础信息文件中,以备调用。 2、依据人员变动数据和工资调整数据,更新固定工资数据文件 3、输入计件统计资料,存入计件工资统计数据文件 4、输入事假、病假、加班工资、代扣水电费等每月变动的数据,并接收当月的计件工 资统计文件的数据,形成当月的变动工资数据文件 5、依据固定工资数据文件和变动工资数据文件的数据,计算应发工资、代扣款项、实 发工资等项目,存入工资变动文件。有的软件不区分固定工资数据文件和变动工资数据文件, 而是设置一个工资变动文件,直接进行工资计算,计算结果仍然保存在工资变动文件中。 6、月末对应付工资进行分摊,并计提工资的相关的费用,包括应付福利费、工会经费 和职工教育经费。分配的结果存入工资费用分配文件 7、工资费用分配文件中的工资以及福利费分摊的数据传递到成本系统,作为人工成本
参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码设置、工资项目设置、人员附加信息设置、银行 名称设置、人员类别设置、人员档案管理、计件工资标准和方案设置，这些一般也在系统启 动后即可输入。 工资系统数据流程图如图 6－2 所示。 图 6－2 工资系统数据流程图 流程图说明如下： 1、用户首先完成基础数据录入，数据保存在基础信息文件中，以备调用。 2、依据人员变动数据和工资调整数据，更新固定工资数据文件。 3、输入计件统计资料，存入计件工资统计数据文件。 4、输入事假、病假、加班工资、代扣水电费等每月变动的数据，并接收当月的计件工 资统计文件的数据，形成当月的变动工资数据文件。 5、依据固定工资数据文件和变动工资数据文件的数据，计算应发工资、代扣款项、实 发工资等项目，存入工资变动文件。有的软件不区分固定工资数据文件和变动工资数据文件， 而是设置一个工资变动文件，直接进行工资计算，计算结果仍然保存在工资变动文件中。 6、月末对应付工资进行分摊，并计提工资的相关的费用，包括应付福利费、工会经费 和职工教育经费。分配的结果存入工资费用分配文件。 7、工资费用分配文件中的工资以及福利费分摊的数据传递到成本系统，作为人工成本
计算的依据 8、系统自动将工资费用分配文件中工资以及福利费、工会经费、职工教育经费的数据 加工成机制凭证存在记账凭证文件,并通过自动转账模块传递到总账系统 根据用户的需要,系统通过基础信息文件、工资变动文件、工资汇总文件和工资费 用分配文件输出各种统计表 三、工资系统的数据文件 工资系统中两类主要的数据文件,一类是基础数据文件,另一类是业务数据文件,其中 工资变动文件、工资汇总文件和工资费用分配文件是资系统的主要数据库文件。 第三节工資系统的功能模 工资系统微据代码设计 工资系统所涉及的数据代码主要是部门代码和职工代码。为了分类汇总的需要,职工 人编码应该包含分类汇总所必须的信息。因此职工个人编码通常是由职工所属部门编码、职 工工作性质编码和个人顺序码组合而成的群码。其中,部门编码主要作用是设置单位内部各 部门的名称和代码,以便分部门进行汇总编制工资汇总表。职工类型编码的主要作用是通过 设置类型名称和代码,按职工的工作性质和工作岗位对职工进行分类,以便按职工性质进行 工资汇总和进行工资费用的分配 在工资系统中还需要利用一些辅助信息,这些辅助信息主要是为了提供有关工资的管理 信息,例如,职工的学历、职务、职称等。这些编码一般可以采用顺序码 编码设置时应该注意 各单位一般都有很多的部门,这些部门通常都有一定的级次和统属关系。工资软件一般 都提供了分级汇总功能,因此在进行部门设置时应注意体现部门间的层次和统属关系。以便 充分提供有关的管理信息。为了能充分体现这种关系,部门编码应采用类似会计科目编码的 分组顺序码 01—基本生产 0101—X车间 0101001—XX班组 在进行部门和职工类型设置时必须认真考虑账务处理和成本核算对工资汇总数据的需 求。一般凡是在不同科目中处理必须分别编码。例如,部门中的基本生产部门、辅助生产部 、管理部门等分别编码。管理人员、生产人员、退休人员等分别編码。 工资系统的主要功能模块 工资系统主要的功能模块应包括:初始化模块、业务处理、账表输出、自动转账和系统 维护五个模块,每个功能模块下又可设置若干个相对独立的子模块,如图6-3所示 初始化设置 工资系统的初始化设置主要是完成参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码设置、工 资项目设置、人员附加信息设置、银行名称设置、人员类别设置、人员档案设置、计件工资 标准和方案设置以及年初建账 (二)业务处理
计算的依据。 8、系统自动将工资费用分配文件中工资以及福利费、工会经费、职工教育经费的数据 加工成机制凭证存在记账凭证文件，并通过自动转账模块传递到总账系统。 9、根据用户的需要，系统通过基础信息文件、工资变动文件、工资汇总文件和工资费 用分配文件输出各种统计表。 三、工资系统的数据文件 工资系统的数据文件 工资系统中两类主要的数据文件，一类是基础数据文件，另一类是业务数据文件，其中 工资变动文件、工资汇总文件和工资费用分配文件是工资系统的主要数据库文件。 第三节 工资系统的功能模块 工资系统的功能模块 一、工资系统数据代码设计 工资系统数据代码设计 工资系统所涉及的数据代码主要是部门代码和职工代码。为了分类汇总的需要，职工个 人编码应该包含分类汇总所必须的信息。因此职工个人编码通常是由职工所属部门编码、职 工工作性质编码和个人顺序码组合而成的群码。其中，部门编码主要作用是设置单位内部各 部门的名称和代码，以便分部门进行汇总编制工资汇总表。职工类型编码的主要作用是通过 设置类型名称和代码，按职工的工作性质和工作岗位对职工进行分类，以便按职工性质进行 工资汇总和进行工资费用的分配。 在工资系统中还需要利用一些辅助信息，这些辅助信息主要是为了提供有关工资的管理 信息，例如，职工的学历、职务、职称等。这些编码一般可以采用顺序码。 编码设置时应该注意： 各单位一般都有很多的部门，这些部门通常都有一定的级次和统属关系。工资软件一般 都提供了分级汇总功能，因此在进行部门设置时应注意体现部门间的层次和统属关系。以便 充分提供有关的管理信息。为了能充分体现这种关系，部门编码应采用类似会计科目编码的 分组顺序码。 01—基本生产 0101—X车间 0101001—XX班组 在进行部门和职工类型设置时必须认真考虑账务处理和成本核算对工资汇总数据的需 求。一般凡是在不同科目中处理必须分别编码。例如，部门中的基本生产部门、辅助生产部 门、管理部门等分别编码。管理人员、生产人员、退休人员等分别编码。 二、工资系统的主要功能模块 工资系统的主要功能模块 工资系统主要的功能模块应包括：初始化模块、业务处理、账表输出、自动转账和系统 维护五个模块，每个功能模块下又可设置若干个相对独立的子模块，如图 6－3 所示 。 （一）初始化设置 工资系统的初始化设置主要是完成参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码设置、工 资项目设置、人员附加信息设置、银行名称设置、人员类别设置、人员档案设置、计件工资 标准和方案设置以及年初建账。 （二）业务处理