16 UFIDA用友 第二章应用准备 2.5期初数据 的期初数 据自动结转木年。 期初记账是将采购期初数据记入有关采购账：期初记账后，期初数据不能增加、修 改，除非取消期初记账。 期初记账后输入的入库单、代管挂账确认单、发票都是启用月份及以后月份的单据， 在【月末结账】功能中记入有关采购账。 期初数据包括： 的购发，而不能 代管 账确：将 的买 购管理》 单输入系统，取得发票后再与之进行结算。 ·取摩染的限保裂人景资假资资的天资保华 将自用《采管理》时 已取得成商的采的发 行采购结算。 ·期初受托代销商品：将启用《采购管理》时，没有与供应商结算完的受托代销 商品数据输入系统，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算。 【菜单略径】 采购入库一入库单、红字入库单：期初暂估入库单 采购入库一受托代销入库单、红字受托代销入库单：期初受托代销入库单 代管业务一代管挂账确认单：期初代管挂账确认单 采购发票一采购发票（蓝字、红字）：期初在途存货 设置一采购期初记账 【操作流程】 1、《采购管理》启用后，进入相应莱单界面，输入期初单据。 2、进入采购期初记账界面。 3、单击【记账】，则系统开始记账。 4、记账后，如取消记账，则单击【取消记账】，系统将期初记账数据设置为未期 初记账状态。 【业务规则】 没有期初数据时，也可以期初记账，然后输入日常采购单 前会计月的第一天，期 1
16 第二章 应用准备 2.5 期初数据 账簿都应有期初数据，以保证其数据的连贯性。初次使用时，应先输入《采购管理》 的期初数据。如果系统中已有上年的数据，在使用【结转上年】后，上年度采购数 据自动结转本年。 期初记账是将采购期初数据记入有关采购账；期初记账后，期初数据不能增加、修 改，除非取消期初记账。 期初记账后输入的入库单、代管挂账确认单、发票都是启用月份及以后月份的单据， 在【月末结账】功能中记入有关采购账。 期初数据包括： z 期初暂估入库：将启用《采购管理》时，没有取得供应商的采购发票，而不能 进行采购结算的入库单输入系统，以便取得发票后进行采购结算。 z 期初代管挂账确认单：将启用《采购管理》时，已与代管的供应商进行了耗用 挂账，但还没有取得供应商的采购发票，而不能进行采购结算的代管挂账确认 单输入系统，取得发票后再与之进行结算。 z 期初在途存货：将启用《采购管理》时，已取得供应商的采购发票，但货物没 有入库，而不能进行采购结算的发票输入系统，以便货物入库填制入库单后进 行采购结算。 z 期初受托代销商品：将启用《采购管理》时，没有与供应商结算完的受托代销 商品数据输入系统，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算。 【菜单路径】 采购入库－入库单、红字入库单：期初暂估入库单 采购入库－受托代销入库单、红字受托代销入库单：期初受托代销入库单 代管业务—代管挂账确认单：期初代管挂账确认单 采购发票－采购发票（蓝字、红字）：期初在途存货 设置－采购期初记账 【操作流程】 1、 《采购管理》启用后，进入相应菜单界面，输入期初单据。 2、 进入采购期初记账界面。 3、 单击〖记账〗，则系统开始记账。 4、 记账后，如取消记账，则单击〖取消记账〗，系统将期初记账数据设置为未期 初记账状态。 【业务规则】 z 没有期初数据时，也可以期初记账，然后输入日常采购单据。 z 系统启用日期与启用自然日期不同，系统启用日期为当前会计月的第一天，期 初数据以系统启用日期为准，启用日期以前的数据为期初数据
第二章应用准备 UFIDA用友 17 。以下情况不能取消记账 理》己进行【月末结账】 《采购管理》己经进 了采购结算 《存货核算》已进行期初记账。 2.6月末结账 月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关报表中。 【操作流程】 进入【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框 2、 选择结账的月份，必须连续选择，否则不允许结账。 3、用鼠标单击〖结账〗按钮，计算机自动进行月末结账，将所选各月采购单据按 会计期间分月记入有关表中 一及资高月米保而给底是中已结聚绿后用。击【取药结：则 注意 结账用户应检查本会计月工作是否己全部完成，只有在当前会计月所有工作企部完成的前 下，才能进行月末结账，则会漏某些业务 份。测数据一且发生说。将志成无法物国的后果 结账。只能从未结账的第一个月逐月结账：不允许跳月取消月末结账，只能从最后 本月单据可以正常提作，不响日常业务的处理。但本月不能结 月末结底后，己结藤月份的《采购管理》入库单、采期发票不可修改、副除。 【集成使用】 术购管理 外管理 存赏植算 应付款管理 总 应收管理
第二章 应用准备 17 z 以下情况不能取消记账： 《采购管理》已进行【月末结账】。 《采购管理》已经进行了采购结算。 《存货核算》已进行期初记账。 2.6 月末结账 月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关报表中。 【操作流程】 1、 进入【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框。 2、 选择结账的月份，必须连续选择，否则不允许结账。 3、 用鼠标单击〖结账〗按钮，计算机自动进行月末结账，将所选各月采购单据按 会计期间分月记入有关报表中。 4、 月末结账后，可逐月取消结账，选中已结账最后月份，单击〖取消结账〗，则 取消该月的月末结账。 注意 z 结账前用户应检查本会计月工作是否已全部完成，只有在当前会计月所有工作全部完成的前提 下，才能进行月末结账，否则会遗漏某些业务。 z 月末结账之前一定要进行数据备份，否则数据一旦发生错误，将造成无法挽回的后果。 z 没有期初记账，将不允许月末结账。 z 不允许跳月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账；不允许跳月取消月末结账，只能从最后 一个月逐月取消。 z 上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。 z 月末结账后，已结账月份的《采购管理》入库单、采购发票不可修改、删除。 【集成使用】 采购管理 委外管理 销售管理 库存管理 存货核算 应付款管理 总账 应收款管理
18 UFIDA用友 第二章应用准备 ● 《采购管理》月末结账后，才能进行《库存管理》、《存货核算》、《应付款 管理》的月末结账。 ·如果《采购管理》要取消月末结账，必须先通知《库存管理》、《存货核算》、 《应付款管理》的操作人员，要求他们的系统取消月末结账 ·如果《库存管理》、《存货核算》、《应付款管理》的任何一个系统不能取消 月末结账，邦么也不能取消《采购管理》的月末结账。 2.7结转上年 一个连续性的工作。每到年 结转上年是将上年的基础数据和各种单据的数据转入本年度账套中，起承上启下的 作用。如果系统中没有上年度的数据，将不能进行结转。 结转上年操作在服务器上的《系统管理》进行，具体操作说明参见《系统管理》手册。 【菜单略径】 ·服务器：系统管理一年度账一结转上年数据 注音 不能使用此功能 只有上年度2月份会计月结张后，能结转上年度据。 : 新代并无风的前提下才能行【结装上年】作， 只有上牛度与本年度存货编码完全相同的存货才能结转。上年与新年度不对应的存货编码，其 转上年后，转入的数为别初数常。用户需进行期初记啡。 休息一会儿
18 第二章 应用准备 z 《采购管理》月末结账后，才能进行《库存管理》、《存货核算》、《应付款 管理》的月末结账。 z 如果《采购管理》要取消月末结账，必须先通知《库存管理》、《存货核算》、 《应付款管理》的操作人员，要求他们的系统取消月末结账。 z 如果《库存管理》、《存货核算》、《应付款管理》的任何一个系统不能取消 月末结账，那么也不能取消《采购管理》的月末结账。 2.7 结转上年 一般情况下，企业是持续经营的,因此企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年 末，启用新年度账时，就需要将上年度中账套的余额及其他信息结转到新年度账中。 结转上年是将上年的基础数据和各种单据的数据转入本年度账套中，起承上启下的 作用。如果系统中没有上年度的数据，将不能进行结转。 结转上年操作在服务器上的《系统管理》进行，具体操作说明参见《系统管理》手册。 【菜单路径】 z 服务器：系统管理－年度账－结转上年数据 注意 z 第一次使用《采购管理》，或没有上年数据时，不能使用此功能。 z 只有上年度 12 月份会计月结账后，才能结转上年度数据。 z 只有在上一会计年度所有工作全部完成并准确无误的前提下，才能进行【结转上年】操作，否 则会造成结转到本会计年度的数据不正确。 z 只有上年度与本年度存货编码完全相同的存货才能结转。上年与新年度不对应的存货编码，其 数据将不结转。 z 结转上年后，转入的数据为期初数据，用户需进行期初记账。 休息一会儿
第3章 常用操作 用户在使用产品时，应该了解单据、单据列表、报表的常用操作，并经常练习，以 提高操作准确性和操作速度。 常用操作包括以下内容： 单据常用栏目：单据表头、表体的常用栏目说明。 。单据状态：不需审核的单据、需要关闭的单据、可以锁定的单据。 。单据操作：日常单据的常用操作。 。单据列表操作：单据列表的常用操作。 。报表操作：报表的常用操作。 3.1单据常用栏目 3.1.1单据表头栏目 。业务类型：手工新增时选择：参照生单时带入，不可修改。 ◆只有设置相关业务时，才可以选择相关的业务类型，如受托代销。 ◆有表体记录时，不可修改：只能在清空表体记录后才可修改。 ◆请购单：选择，非必填。不选时，可混输普通存货、受托代销存货。 ·普通采购：表体只能填写外购且非受托属性的存货。 ·受托采购：表体只能填写外购且受托属性的存货。 ·代管采肉：表体存货同普通采购。 委外加工：表体只能填写委外属性的存货。 ◆采购订单：选择，必填，可选择以下几种业务类型。 ·普通采购：表体上只能填写外购且非受托属性的存货。 受托采购： 表体上只能填写外购且受托属性的存货。 代管采购： 表体存货同普通采购 直运：直运采购的采购订单，只能参照直运销售订单生成，不可手工填制。 ◆到货单： 桥：体上只能填写外胸且丰受托属作 存 只能选 “代管”属性的仓库 代管挂账 入库单生成 据记入代管箱耗的出
第 3 章 常用操作 用户在使用产品时，应该了解单据、单据列表、报表的常用操作，并经常练习，以 提高操作准确性和操作速度。 常用操作包括以下内容： z 单据常用栏目：单据表头、表体的常用栏目说明。 z 单据状态：不需审核的单据、需要关闭的单据、可以锁定的单据。 z 单据操作：日常单据的常用操作。 z 单据列表操作：单据列表的常用操作。 z 报表操作：报表的常用操作。 3.1 单据常用栏目 3.1.1 单据表头栏目 z 业务类型：手工新增时选择；参照生单时带入，不可修改。 只有设置相关业务时，才可以选择相关的业务类型，如受托代销。 有表体记录时，不可修改；只能在清空表体记录后才可修改。 请购单：选择，非必填。不选时，可混输普通存货、受托代销存货。 z 普通采购：表体只能填写外购且非受托属性的存货。 z 受托采购：表体只能填写外购且受托属性的存货。 z 代管采购：表体存货同普通采购。 z 委外加工：表体只能填写委外属性的存货。 采购订单：选择，必填，可选择以下几种业务类型。 z 普通采购：表体上只能填写外购且非受托属性的存货。 z 受托采购：表体上只能填写外购且受托属性的存货。 z 代管采购：表体存货同普通采购。 z 直运：直运采购的采购订单，只能参照直运销售订单生成，不可手工填制。 到货单：选择，必填。 z 普通采购：表体上只能填写外购且非受托属性的存货。 z 代管采购：表体存货同普通采购，仓库只能选择有“代管”属性的仓库。 z 受托采购：表体上只能填写外购且受托属性的存货。 代管挂账确认单：业务类型只能是普通采购，必填。根据记入代管消耗的出、 入库单生成
20 UFIDA用友 第三章常用操作 采购发票有普通采购、受托采购、直运三种业务类型，必填。 。受托发票只能根据受托结算生成，不能新增。 ·新增发票只能选择普通采购、直运两种业务类型。 。运费发票只有普通采购类型。 ·采购类型：录入或参照，可为空。默认为采购类型设置的默认值，可修改。 ●单据号：录入或自动生成，必填。用户可以设定单据生成规则，同一类型的单 据号保证唯一性。参见《系统管理》手册 ●单据日期：录入或参照，必填。 ◆默认值为当前业务日期，即进入系统时输入的操作日期，可修改为任意日期。 ◆参照日历：录入必须符合日期格式，即“yyy-mm-dd” 入库单、发票的单据日期必须输入大于等于当前会计月第一天的日期，可以 录入本月及以后任意日期。 ·审核日期：单据审核时带入，不可修改。登录日期大于或等于单据日期时，审 核日期取登录日期：登录日期小于单据日期时取单据日期。 。修改日期：记录最后一次单据修改时的系统登录日期，用户不可编辑。 ·供应商：录入或参照，必填。 ◆用鼠标单击【参照】按钮或按F2键，选择一个供应商，或用键盘直接输入供 应，销定后按LEnter」腿 供应 泰外 性的供应商。 采购发票只能参照“供应商园性”具有“货物或“服务”屈性的供应 供应商确定后，如该单据的部门及业务员未录入，则将分管部门、专营业务 员自动带入到部门、业务员栏，可修改。 ◆ 停用日期小于或等于单据日期的供应商为已停用，不可参照录入，不可用于 新增单据：但可以进行单据、报表的查询。 设置[检查供应商权限]，则填制单据时只能参照录入有权限的供应商。 ·部门：录入或参照，可为空，参照内容为部门档案。 单击【参照】按钮或按2键，选择一个部门，或用健盘直接输入部门，确定 的部门 立商 档案中的分管部 ◆设置[检查部门权限]，则填制单据时只能参照录入有权限的部门
20 第三章 常用操作 采购入库单只有普通、代管采购、受托三种类型，且单据分开处理，只能填 写、参照对应业务类型的采购订单、到货单。 采购发票有普通采购、受托采购、直运三种业务类型，必填。 z 受托发票只能根据受托结算生成，不能新增。 z 新增发票只能选择普通采购、直运两种业务类型。 z 运费发票只有普通采购类型。 z 采购类型：录入或参照，可为空。默认为采购类型设置的默认值，可修改。 z 单据号：录入或自动生成，必填。用户可以设定单据生成规则，同一类型的单 据号保证唯一性。参见《系统管理》手册。 z 单据日期：录入或参照，必填。 默认值为当前业务日期，即进入系统时输入的操作日期，可修改为任意日期。 参照日历；录入必须符合日期格式，即“yyyy-mm-dd”。 入库单、发票的单据日期必须输入大于等于当前会计月第一天的日期，可以 录入本月及以后任意日期。 z 审核日期：单据审核时带入，不可修改。登录日期大于或等于单据日期时，审 核日期取登录日期；登录日期小于单据日期时取单据日期。 z 修改日期：记录最后一次单据修改时的系统登录日期，用户不可编辑。 z 供应商：录入或参照，必填。 用鼠标单击〖参照〗按钮或按 F2 键，选择一个供应商，或用键盘直接输入供 应商，确定后按［Enter］键。 请购单（非委外加工业务类型）、采购订单、到货单、采购入库单单据编辑 参照供应商档案时，只能参照“供应商属性”具有“货物”属性的供应商。委外加 工业务类型的请购单只能参照“供应商属性”具有“委外”属性的供应商。 采购发票只能参照“供应商属性”具有“货物”或“服务”属性的供应商。 供应商确定后，如该单据的部门及业务员未录入，则将分管部门、专营业务 员自动带入到部门、业务员栏，可修改。 停用日期小于或等于单据日期的供应商为已停用，不可参照录入，不可用于 新增单据；但可以进行单据、报表的查询。 设置［检查供应商权限］，则填制单据时只能参照录入有权限的供应商。 z 部门：录入或参照，可为空，参照内容为部门档案。 单击〖参照〗按钮或按 F2 键，选择一个部门，或用键盘直接输入部门，确定 后按［Enter］键。 若部门分级，只能录入最末级的部门。 若先输入供应商，则系统自动带入供应商档案中的分管部门，可修改。 撤销日期≤当前业务日期的部门为已撤销的部门，不可参照录入，不可用于 新增单据；可以进行单据、报表查询。 设置［检查部门权限］，则填制单据时只能参照录入有权限的部门