肖的橙份贺多大景 管理信息系统 的问题、以及解决问题的构想而展开。参加调研的人员包括事务所总经理赵总、技术支持人员小李 和实习生佳萌。以下是调研访谈的部分内容： 佳萌，问：首先我想对迅捷会计师事务所的机构设置、工作概况，以及现阶段信息管理的状况 进行一定的了解：另外，就是希望对贵单位对信息系统所寄予的期望，以及对信息系统的规划进行 初步了解。 赵总，答：我在这个会计师事务所里工作多年，主管事务所的财务管理工作。这一次，我们主 要是想针对行政办公费用进行计算机化管理。因为在我们的管理成本中，行政办公费用占有很大比 例，而我们以往对它的管理主要是以手工方式进行，在引入了费用预算控制方法后，这种手工管理 方式的弊端就充分显示出来了。我们的企业人员规模在80~100人，共有4个管理部门和9个业务部 门。对每个部门办公费用预算进行审核、监督的工作就己经相当繁琐，而由于不能有效的执行事先 的计划审批过程，对预算执行的动态过程也不能进行有效地跟踪，所以只能做到预算费用的事后核 算，而无法做到事先和事中控制。 所以我们希望建造一套《办公费用管理控制系统》。在这个系统中，能够建立一套完整、科学的 办公费用申报、审批、控制、报警的体系，还能让相关人员方便的对己发生费用、剩余预算费用的 额度便利的查询功能，这将大大提高各层管理人员的工作效率，减少不必要的办公费用，把钱用在 明处、用在实处。 我们认为办公费用管理和控制是减少支出，提高企业经济效益的重要途径，企业经济效益又决 定企业的生死存亡，因此办公费用控制管理是我们事务所管理的极为重要的一部分工作内容。 佳萌，问：为什么选择《办公费用管理控制系统》作为信息化的重点建设项目？ 赵总，答：建立齐全的申报控制系统和查询系统。一套完整、科学的申报控制和查询系统将大 大提高各层管理人员的工作效率。在商场上有这样一种说法：企业的核心业务系统及流程是企业竞 争力所在代表着企业管理模式合理和先进性。在会计事物所中，主要的业务成本除了人员工资成本 以外，就是部门办公费用。因此对部门办公费用进行控制管理是极为重要的一部分内容。 佳萌，问：你能否更具体的说明一下您对这个系统的功能需求？ 赵总，答：采用这套系统可以提供部门办公费用预算、各部门费用的使用状况、公司经费分配 状况、可用资金余额查询和上限控制等功能。 我们所期望的办公费用控制管理系统能实现的主要功能有： ●可以制定部门办公费用定额 ●在计算机上执行办公费用申请和审批工作流程 ● 可以自动生成部门可用费用结存表 ● 可以查出费用支出的原因及明细 ● 全面的办公费用查询统计功能 ● 用户管理及系统安全及维护功能 佳萌，问：目前能够支持事务所的信息系统的基础设施情况如何？作为事务所信息系统的主要 管理人员，你认为事务所要建立信息系统的重点、实施步骤是什么？ 小李，答：目前我们还未实现整个事务所内部延伸到各个部门的综合网络系统。想要真正的实 施办公费用控制管理系统，必须拥有延伸至各个部门的计算机网络。 从网络的规划上要具有一定的前瞻性，要从会计事务所全局出发，依据企业的方针目标，为以 后公司的内、外部联网和数据共享打下坚实的基础，要为以后的财务、人事、办公自动化等系统的 建设以及与Internet等的挂接留下接口。在实施过程中，要以系统工程思想为指导整体规划，分步实 施。 第6页共27页
管理信息系统 的问题、以及解决问题的构想而展开。参加调研的人员包括事务所总经理赵总、技术支持人员小李 和实习生佳萌。以下是调研访谈的部分内容： 佳萌，问：首先我想对迅捷会计师事务所的机构设置、工作概况，以及现阶段信息管理的状况 进行一定的了解；另外，就是希望对贵单位对信息系统所寄予的期望，以及对信息系统的规划进行 初步了解。 赵总，答：我在这个会计师事务所里工作多年，主管事务所的财务管理工作。这一次，我们主 要是想针对行政办公费用进行计算机化管理。因为在我们的管理成本中，行政办公费用占有很大比 例，而我们以往对它的管理主要是以手工方式进行，在引入了费用预算控制方法后，这种手工管理 方式的弊端就充分显示出来了。我们的企业人员规模在 80~100 人，共有 4 个管理部门和 9 个业务部 门。对每个部门办公费用预算进行审核、监督的工作就已经相当繁琐，而由于不能有效的执行事先 的计划审批过程，对预算执行的动态过程也不能进行有效地跟踪，所以只能做到预算费用的事后核 算，而无法做到事先和事中控制。 所以我们希望建造一套《办公费用管理控制系统》。在这个系统中，能够建立一套完整、科学的 办公费用申报、审批、控制、报警的体系，还能让相关人员方便的对已发生费用、剩余预算费用的 额度便利的查询功能，这将大大提高各层管理人员的工作效率，减少不必要的办公费用，把钱用在 明处、用在实处。 我们认为办公费用管理和控制是减少支出，提高企业经济效益的重要途径，企业经济效益又决 定企业的生死存亡，因此办公费用控制管理是我们事务所管理的极为重要的一部分工作内容。 佳萌，问：为什么选择《办公费用管理控制系统》作为信息化的重点建设项目？ 赵总，答：建立齐全的申报控制系统和查询系统。一套完整、科学的申报控制和查询系统将大 大提高各层管理人员的工作效率。在商场上有这样一种说法：企业的核心业务系统及流程是企业竞 争力所在代表着企业管理模式合理和先进性。在会计事物所中，主要的业务成本除了人员工资成本 以外，就是部门办公费用。 因此对部门办公费用进行控制管理是极为重要的一部分内容。 佳萌，问：你能否更具体的说明一下您对这个系统的功能需求？ 赵总，答：采用这套系统可以提供部门办公费用预算、各部门费用的使用状况、公司经费分配 状况、可用资金余额查询和上限控制等功能。 我们所期望的办公费用控制管理系统能实现的主要功能有： z 可以制定部门办公费用定额 z 在计算机上执行办公费用申请和审批工作流程 z 可以自动生成部门可用费用结存表 z 可以查出费用支出的原因及明细 z 全面的办公费用查询统计功能 z 用户管理及系统安全及维护功能 佳萌，问：目前能够支持事务所的信息系统的基础设施情况如何？作为事务所信息系统的主要 管理人员，你认为事务所要建立信息系统的重点、实施步骤是什么？ 小李，答：目前我们还未实现整个事务所内部延伸到各个部门的综合网络系统。想要真正的实 施办公费用控制管理系统，必须拥有延伸至各个部门的计算机网络。 从网络的规划上要具有一定的前瞻性，要从会计事务所全局出发，依据企业的方针目标，为以 后公司的内、外部联网和数据共享打下坚实的基础，要为以后的财务、人事、办公自动化等系统的 建设以及与 Internet 等的挂接留下接口。在实施过程中，要以系统工程思想为指导整体规划，分步实 施。 第 6 页 共 27 页
肖好经份贺多大是 管理信息系统 从前期的调研看来，围绕部门办公费用控制管理这个基础，建立集财务、管理为一体的计算机 网络系统，使事务所有关费用的信息能够准确、及时、迅速、畅通地为各级管理人员的日常管理和 相关决策提供可靠的依据。 采用科学化和现代化的管理技术，特别是计算机网络技术来提高信息传播速度、减少数据冗余、 实现数据共享、逐步实现无纸办公、提高管理经营的效率。能用计算机来代替大量繁琐的统计核算 登记工作提高工作效率，将管理人员的工作重心转移到分析控制上来，以提高管理人员的整体素质 加强管理的广度和深度。 10.2.4问题整理结果 在进行调研的过程中，要及时发现用户存在的问题，分析问题产生的原因，然后提出相应的解 决对策，对系统存在的约束条件也要进行分析，然后，把以上的信息及时的文档化。 表8-2就是佳萌在进行调研过后，整理出的问题分析表。 表8-2问题分析表 问题、对策、目标和约束条件 项目名称：迅捷会计师事务所办公费用管理 项目负责人：佳萌 系统 创建者：佳萌 最后修改日期：1/20/2004 因果分析 系统改进目标 问题 原因和结果分析 新系统目标 系统约束条件 对办公费用只能 手工处理办公费用审核 通过实施计算机化 需要制定相应的 做到事后登记，无 和报销过程，造成对不 的《迅捷会计师事 制度，先通过计算 法达到事前和事 合理办公费用无法事先 务所办公费用管理 机网络进行费用 中控制。 控制。 系统》，能做到对办 申请、费用审批的 公费用进行事前和 过程，才能花费。 事中控制。 事务所领导以及 造成糊涂账，导致部门通过计算机化的管 事务所领导以及 各部门领导对己 费用申请不合理，也导 理，对办公费用方 每个部门都要具 花销的办公费用 致领导对费用审批不合 便快捷的进行统计 有一个网络站点， 的总费用情况和 理。 和查询。 以方便查询。 花费的名目不清 楚。对花销的费用 距费用预算的差 额不清楚。 没有很好的执行 造成不合理费用化费己 通过计算机化的 需要制定相应的 办公费用必须事 经既成事实。 《迅捷会计师事务 制度，先通过计算 先申请、经审核、 所办公费用管理系 机网络进行费用 批准才能发生的 统》，执行申请、审 申请、费用审批的 工作流程。 批过程，才能再发 过程，才能花费。 生费用的工作流 程。 对即将或已经花造成在不知情的情况下通过《迅捷会计师需要制定相应的 第7页共27页
管理信息系统 从前期的调研看来，围绕部门办公费用控制管理这个基础，建立集财务、管理为一体的计算机 网络系统，使事务所有关费用的信息能够准确、及时、迅速、畅通地为各级管理人员的日常管理和 相关决策提供可靠的依据。 采用科学化和现代化的管理技术，特别是计算机网络技术来提高信息传播速度、减少数据冗余、 实现数据共享、逐步实现无纸办公、提高管理经营的效率。能用计算机来代替大量繁琐的统计核算 登记工作提高工作效率，将管理人员的工作重心转移到分析控制上来，以提高管理人员的整体素质 加强管理的广度和深度。 10.2.4 问题整理结果 在进行调研的过程中，要及时发现用户存在的问题，分析问题产生的原因，然后提出相应的解 决对策，对系统存在的约束条件也要进行分析，然后，把以上的信息及时的文档化。 表 8-2 就是佳萌在进行调研过后，整理出的问题分析表。 表 8-2 问题分析表 问题、对策、目标和约束条件 项目名称：迅捷会计师事务所办公费用管理 系统 项目负责人：佳萌 创建者：佳萌 最后修改日期：1/20/2004 因果分析 系统改进目标 问题 原因和结果分析 新系统目标 系统约束条件 对办公费用只能 做到事后登记，无 法达到事前和事 中控制。 手工处理办公费用审核 和报销过程，造成对不 合理办公费用无法事先 控制。 通过实施计算机化 的《迅捷会计师事 务所办公费用管理 系统》，能做到对办 公费用进行事前和 事中控制。 需要制定相应的 制度，先通过计算 机网络进行费用 申请、费用审批的 过程，才能花费。 事务所领导以及 各部门领导对已 花销的办公费用 的总费用情况和 花费的名目不清 楚。对花销的费用 距费用预算的差 额不清楚。 造成糊涂账，导致部门 费用申请不合理，也导 致领导对费用审批不合 理。 通过计算机化的管 理，对办公费用方 便快捷的进行统计 和查询。 事务所领导以及 每个部门都要具 有一个网络站点， 以方便查询。 没有很好的执行 办公费用必须事 先申请、经审核、 批准才能发生的 工作流程。 造成不合理费用化费已 经既成事实。 通过计算 机化的 《迅捷会计师事务 所办公费用管理系 统》，执行申请、审 批过程，才能再发 生费用的 工作流 程。 需要制定相应的 制度，先通过计算 机网络进行费用 申请、费用审批的 过程，才能花费。 对即将或已经花 造成在不知情的情况下 通过《迅捷会计师 需要制定相应的 第 7 页 共 27 页
链喇4脅贸多产号 管理信息系统 超费用的部门，没 办公费用超支。 事务所办公费用管 制度，制定对待预 有预警提示系统， 理系统》，制定预算 警或报警的分级 也没有强制控制 体系，将各部门预 别的处理方式，比 系统。 算值存入计算机： 如仅仅报警，或者 系统要具备预算和 是允许调整预算， 己发生费用实时对 或者是系统强制 比的功能，能实时 不允许费用发生。 的进行费用预警和 报警功能。 计算机网络设施 在目前的网络环境条件 需新规划计算机网 计算机网络的性 不建全。 下，不能满足《迅捷会 络系统，不仅满足 能是与投资规模 计师事务所办公费用管 《迅捷会计师事务 成正比的，必须要 理系统》运行要求。 所办公费用管理系 有一定大的投资 统》的要求，还要 金额才能满足要 有一定的前瞻性， 求。 使得在近期内( 般3-7)年内无需大 量调整而能满足其 他新系统建设的要 求 8.3案例系统分析部分 8.3.1系统分析 在开发系统前，佳萌同学对事务所的各个部门进行了实地考察。在考察过程中广泛征求用户的 意见，特别是部门经理的意见，制定出用户对办公费用管理系统的总体需求报告，以便使将要建造 的系统能满足公司的不同层次人员的需要。 作为一个会计师事务所，除了基本的行政工作以外，还有其自身的业务特点。首先，会计师事 务所从事的是社会审计工作，业务性质比较单一，大致可分为4部分业务内容： 1.审计 审计业务这一项又可分为以下几部分： (1)针对国内企业的每年4月工商年检所出具的审计报告，或是企业内部自用的审计报告。 (2)针对上市公司所出具的审计报告，根据使用对象不同，审计的侧重点也不尽相同。 (3)根据需要，出具的验资报告，比如，企业刚成立时要出具验资报告，或是企业发生资产 变更时也要出具验资报告。 2.企业管理咨询 从会计角度出发根据财务报表综合公司业务状况提出改进措施。 3.企业纳税申报及纳税审计 帮助企业进行纳税申报及纳税审计业务 4.提供一般的会计服务 第8页共27页
管理信息系统 超费用的部门，没 有预警提示系统， 也没有强制控制 系统。 办公费用超支。 事务所办公费用管 理系统》，制定预算 体系，将各部门预 算值存入计算机； 系统要具备预算和 已发生费用实时对 比的功能，能实时 的进行费用预警和 报警功能。 制度，制定对待预 警或报警的分级 别的处理方式，比 如仅仅报警，或者 是允许调整预算， 或者是系统强制 不允许费用发生。 计算机网络设施 不建全。 在目前的网络环境条件 下，不能满足《迅捷会 计师事务所办公费用管 理系统》运行要求。 需新规划计算机网 络系统，不仅满足 《迅捷会计师事务 所办公费用管理系 统》的要求，还要 有一定的前瞻性， 使得在近期内（一 般 3-7）年内无需大 量调整而能满足其 他新系统建设的要 求 计算机网络的性 能是与投资规模 成正比的，必须要 有一定大的投资 金额才能满足要 求。 8.3 案例系统分析部分 8.3.1 系统分析 在开发系统前，佳萌同学对事务所的各个部门进行了实地考察。在考察过程中广泛征求用户的 意见，特别是部门经理的意见，制定出用户对办公费用管理系统的总体需求报告，以便使将要建造 的系统能满足公司的不同层次人员的需要。 作为一个会计师事务所，除了基本的行政工作以外，还有其自身的业务特点。首先，会计师事 务所从事的是社会审计工作，业务性质比较单一，大致可分为 4 部分业务内容： 1．审计 审计业务这一项又可分为以下几部分： （1）针对国内企业的每年 4 月工商年检所出具的审计报告，或是企业内部自用的审计报告。 （2）针对上市公司所出具的审计报告，根据使用对象不同，审计的侧重点也不尽相同。 （3）根据需要，出具的验资报告，比如，企业刚成立时要出具验资报告，或是企业发生资产 变更时也要出具验资报告。 2．企业管理咨询 从会计角度出发根据财务报表综合公司业务状况提出改进措施。 3．企业纳税申报及纳税审计 帮助企业进行纳税申报及纳税审计业务 4．提供一般的会计服务 第 8 页 共 27 页
渊好垤份贺多本景 管理信息系统 在以上4项业务当中，审计业务所占份额是最大的，这从公司的部门构成中就可以看出。 通过分发调查表的方法，对公司各部门涉及的办公费用情况得到以下反馈信息： 根据调查表的反馈信息，系统分析员佳萌发现，在整个事务所中，审计是最为重要的一部分。 其业务部门最多，工作人员也最多，从业务一部到业务六部，每个部门均为10人，共计60人：而 其他部门，如税务部5人，咨询部为6人，国际业务部6人，后勤行政部4人，质量检验部6人。 各部门也因规模的不同、业务性质的不同，定额也有所不同。其中业务部门的定额是50万元， 国际业务部50万元，咨询部门25万元，税务部门10万元，行政后勤部门，财务部和质量检验部是 服务于其他部门的，因此这几个部门没有业务定额。 为了事务所的长久发展，同时也为了大家共同的利益，事务所鼓励员工积极拓展业务，除了保 留住老客户外，还要积极争取新客户。因此也有了相应的奖惩机制。业务量的多少与部门办公费用 预算挂钩，也就是说根据业务量来决定部门的费用预算。 部门费用控制系统是以上个年度各个部门所完成的业务额度为基础，并乘以一定的系数，得到 本年度的各个部门可以自由支配的数额。根据调查可以得知，在以往几年中，一般来说各个部门均 能完成自己的业务定额，几个业务部门有时还能超出二三十万。参照以前年度各部门所发生的年度 办公费用，确定部门年度办公费用预算拨款如下： 对于业务一部到业务六部，年度费用为定额的6%，即基本的费用额度为3万元/年：对于超额完 成的业务量，按其5%记入部门可支配费用。比如，超额20万可增加1万元费用额度。 国际业务部的年度费用为定额的5%，基本的费用额度为2.5万元/年：对于超额完成的业务量， 按其5%记入部门可支配费用。 咨询部的年度定额为25万元，年度费用为定额的6%，即，基本的费用额度为1.5万元/年：对 于超额完成的业务量，按其5%记入部门可支配费用。 而税务部门相对来说业务量少，每笔业务也大多以代理纳税，税务咨询为主，相对收入较低： 其业务定额仅为10万元。税务部的年度费用则按10%提取，即年度费用为1万元/年：对于超额完 成的业务量，也是按照5%的比例提取为可支配的部门费用。 行政后勤部门，财务部和质量检验部是服务于其他部门的，自身并不创造利润，因此这几个部 门的费用都是固定的，而不象上述那些部门，依赖于完成业务定额的多少。但因为分工不同，服务 对象不同，部门的费用也有所不同。质量检验部是审计整个过程中的必然环节，是不可缺少的，另 外在审计工作极为繁忙的季节中，质量检验部同仁也要同舟共济，因此，质检部的部门费用较另外2 个服务部门来说，是比较多的，年度费用为1万元/年：而行政后勤部门和财务部的部门费用都是5000 元/年。 每个部门的办公费用类别基本为差旅费、办公用品费、餐费、招待费、电话费等。 财务部是收集各部门报销凭证、登记、审核、报销的主管理部门，同时也是对费用进行控制的 部门。在以往的情形下，这种控制是事后的，而不是事前或事中的，这就造成费用可能超支的情况 发生。 本系统的设计思想，是能够对部门的费用申请在计算机网络上进行，对费用进行实时控制和综 合分析处理，信息的统计分析结果能及时地传递到各管理层和决策层，使每个部门领导对本部门的 费用流量心中有数，并且能对超支部分进行限制。 本系统可以提供部门费用预算、各部门费用的使用状况、公司经费分配状况、可用资金余额查 询和上限控制等功能。 本系统应该在辅助实现优化企业管理、降低成本、改善内部费用控制状况和使公司结构合理化 等一系列公司管理目标方面，起到积极的作用。 在进行了以上的办公费用方面的业务分析之后，画出该业务流程图84。 第9页共27页
管理信息系统 在以上 4 项业务当中，审计业务所占份额是最大的，这从公司的部门构成中就可以看出。 通过分发调查表的方法，对公司各部门涉及的办公费用情况得到以下反馈信息： 根据调查表的反馈信息，系统分析员佳萌发现，在整个事务所中，审计是最为重要的一部分。 其业务部门最多，工作人员也最多，从业务一部到业务六部，每个部门均为 10 人，共计 60 人；而 其他部门，如税务部 5 人，咨询部为 6 人，国际业务部 6 人，后勤行政部 4 人，质量检验部 6 人。 各部门也因规模的不同、业务性质的不同，定额也有所不同。其中业务部门的定额是 50 万元， 国际业务部 50 万元，咨询部门 25 万元，税务部门 10 万元，行政后勤部门，财务部和质量检验部是 服务于其他部门的，因此这几个部门没有业务定额。 为了事务所的长久发展，同时也为了大家共同的利益，事务所鼓励员工积极拓展业务，除了保 留住老客户外，还要积极争取新客户。因此也有了相应的奖惩机制。业务量的多少与部门办公费用 预算挂钩，也就是说根据业务量来决定部门的费用预算。 部门费用控制系统是以上个年度各个部门所完成的业务额度为基础，并乘以一定的系数，得到 本年度的各个部门可以自由支配的数额。根据调查可以得知，在以往几年中，一般来说各个部门均 能完成自己的业务定额，几个业务部门有时还能超出二三十万。参照以前年度各部门所发生的年度 办公费用，确定部门年度办公费用预算拨款如下： 对于业务一部到业务六部，年度费用为定额的 6%，即基本的费用额度为 3 万元/年；对于超额完 成的业务量，按其 5%记入部门可支配费用。比如，超额 20 万可增加 1 万元费用额度。 国际业务部的年度费用为定额的 5%，基本的费用额度为 2.5 万元/年；对于超额完成的业务量， 按其 5%记入部门可支配费用。 咨询部的年度定额为 25 万元，年度费用为定额的 6%，即，基本的费用额度为 1.5 万元/年；对 于超额完成的业务量，按其 5%记入部门可支配费用。 而税务部门相对来说业务量少，每笔业务也大多以代理纳税，税务咨询为主，相对收入较低； 其业务定额仅为 10 万元。税务部的年度费用则按 10%提取，即年度费用为 1 万元/年； 对于超额完 成的业务量，也是按照 5%的比例提取为可支配的部门费用。 行政后勤部门，财务部和质量检验部是服务于其他部门的，自身并不创造利润，因此这几个部 门的费用都是固定的，而不象上述那些部门，依赖于完成业务定额的多少。但因为分工不同，服务 对象不同，部门的费用也有所不同。质量检验部是审计整个过程中的必然环节，是不可缺少的，另 外在审计工作极为繁忙的季节中，质量检验部同仁也要同舟共济，因此，质检部的部门费用较另外 2 个服务部门来说，是比较多的，年度费用为 1 万元/年；而行政后勤部门和财务部的部门费用都是 5000 元/年。 每个部门的办公费用类别基本为差旅费、办公用品费、餐费、招待费、电话费等。 财务部是收集各部门报销凭证、登记、审核、报销的主管理部门，同时也是对费用进行控制的 部门。在以往的情形下，这种控制是事后的，而不是事前或事中的，这就造成费用可能超支的情况 发生。 本系统的设计思想，是能够对部门的费用申请在计算机网络上进行，对费用进行实时控制和综 合分析处理，信息的统计分析结果能及时地传递到各管理层和决策层，使每个部门领导对本部门的 费用流量心中有数，并且能对超支部分进行限制。 本系统可以提供部门费用预算、各部门费用的使用状况、公司经费分配状况、可用资金余额查 询和上限控制等功能。 本系统应该在辅助实现优化企业管理、降低成本、改善内部费用控制状况和使公司结构合理化 等一系列公司管理目标方面，起到积极的作用。 在进行了以上的办公费用方面的业务分析之后，画出该业务流程图 8-4。 第 9 页 共 27 页