六、前台接待管理流程 1.预约客人来访接待工作流程 前台接待主管 前台接待专员 客人 各职能部门 ①整理当天 知来访者 预约记录 ②确认与提醒 配合 访问事宜 ③来访登记 来访 ④通知被访者 客人等待 ⑤确认来 知相关 ⑥引领会见 准备接待 来访客人 接待来访 ⑦来访信息录入, 审核 送走客户 ⑧存档
21 六、前台接待管理流程 1．预约客人来访接待工作流程 ①整理当天 预约记录 告知来访者 情况 开始 结束 前台接待主管 前台接待专员 客人 各职能部门 ②确认与提醒 访问事宜 ③来访登记 来访 ④通知被访者 客人等待 接待来访 客人 ⑤确认来访 告知相关事宜 准备接待 来访客人 ⑥引领会见 配合 送走客户 ⑦来访信息录入， 审核 记录汇总 ⑧存档
2.来电转接流程 前台接待专员 外部单位人员 各部门或员工 开始 ①听到电话铃响 拨通电话 ②拿起话筒接听 ③倾听来电事由 氾 范围内 围 ④处理 ⑤转接 在单位 明确被访人在否 接电 不 ⑥告知情况 ⑦留言记录 结束
22 2．来电转接流程 开始 拨通电话 结束 前台接待专员 外部单位人员 各部门或员工 ①听到电话铃响 ②拿起话筒接听 ③倾听来电事由 明确被访人在否 ④ 处理 范 范围内 围 外 ⑤转接 接电 在单位 不 在 ⑥告知情况 ⑦留言记录
七、收发文件管理流程 1.信函收发工作流程 行政部经理 前台接待专员 各职能部门 ①接收信函 ②登记 ③分信 否有明确收信人 有接收 无 ⑥寄信 ⑦登记信息 结束
23 七、收发文件管理流程 1．信函收发工作流程 开始 ①接收信函 审核 ②登 记 审核 ③分 信 接 收 ⑤回 信 ⑥寄 信 结束 有 无 ④拆 信 ⑦登记信息 是否有明确收信人 行政部经理 前台接待专员 各职能部门
2.接收信函、快件工作流程 前台接待主管 前台接待专员 各职能部门 外部单位 开始 ①签收 发来信函、文件 ②登记 ③筛选 ⑤记录存档 结束
24 2．接收信函、快件工作流程 开始 ②登 记 ③筛 选 ④分 送 结束 ①签 收 发来信函、文件 接 收 ⑤记录存档 前台接待主管 前台接待专员 各职能部门 外部单位
3.寄送信函、快件工作流程 前台接待主管 前台接待专员 各职能部门 外部单位 开始 ②签收 ①交待寄送信 函、文件事 ③登记 ④联络相应单位 ⑤接到服务要求 处理发送 结束
25 3．寄送信函、快件工作流程 开始 ③登 记 ④联络相应单位 处理发送 结束 前台接待主管 前台接待专员 各职能部门 外部单位 ①交待寄送信 函、文件事宜 ②签 收 ⑤接到服务要求