6.3.3生态环境监测业务软件系统、系统使用维护手册等,在软件系统验收完毕后3个月内 归档 6.4文件材料的归档份数 般纸质文件归档1份,重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数:电子文件 可采用在线或离线方式归档,并至少储存备份2套 65文件材料的归档手续 所有归档文件材料收集、整理完毕后,由承办部门(承办人)填写归档移交清单(见附录 B),经档案部门审核验收、清点无误后,办理移交手续。归档移交清单永久保存。 7文件材料的整理 7.1文件材料整理应遵循文件材料的形成规律,保持卷内文件材料的有机联系和案卷成套系 7.2文件材料整理时一般应按不同保管期限分别组卷,有机联系的文件材料不能分开,保管 期限按照卷内文件的最长保管期限确定。 7.3文件材料根据不同内容性质选择“年度一问题”“年度一区域一项目”“年度一行业 机构一项目”进行组卷 7.4跨年度的文件材料在文件办结年度归档:长远规划、两年以上的总结、年报、年鉴及回 顾性的文件材料按文件材料产生的年度归档 7.5卷内文件材料的排序 7.5.1文件材料按产生时间或重要程度排序,文字在前、图样在后;正文在前,附件在后 正本在前,定稿(包括重要文件的历次修改稿)在后:不同文字的文本,无特殊规定的,汉 文文本在前,少数民族文字文本在后:中文文本在前,外文文本在后。 7.5.2生态环境监测数据类文件材料按“项目一时间”或“时间一项目”排序 7.6卷内文件材料应按排列顺序,依次编写件号及页号。装订的案卷卷内文件材料均在有效 书写内容页面的右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在右下角、背面在左下角编号, 页号均从1开始:不装订的案卷,以件为单位编写页号,已有页号的文件可不再重新编写页号, 应逐件在每份文件的首页上方空白处加盖档号章。 7.7每个案卷应编写卷内目录,并填写卷内备考表(卷内目录、卷内备考表不编写页号)。 7.8案卷编目式样见附录C。 7.8.1案卷目录式样见附录C图C1。 7.8.2卷内目录式样见附录C图C2 7.8.3卷内备考表式样见附录C图C3 7.8.4在编制档案目录时,应对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录,以便检索。著 录项一般包括题名与责任者项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体类型及形 态项、技术参数项、附注与提要项、排检与编号项等。生态环境监测档案著录按HJ/I9有关 规定执行
3 6.3.3 生态环境监测业务软件系统、系统使用维护手册等，在软件系统验收完毕后3个月内 归档。 6.4 文件材料的归档份数 一般纸质文件归档1份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数；电子文件 可采用在线或离线方式归档，并至少储存备份2套。 6.5 文件材料的归档手续 所有归档文件材料收集、整理完毕后，由承办部门(承办人)填写归档移交清单（见附录 B），经档案部门审核验收、清点无误后，办理移交手续。归档移交清单永久保存。 7 文件材料的整理 7.1 文件材料整理应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系和案卷成套系 统。 7.2 文件材料整理时一般应按不同保管期限分别组卷，有机联系的文件材料不能分开，保管 期限按照卷内文件的最长保管期限确定。 7.3 文件材料根据不同内容性质选择“年度—问题”“年度—区域—项目”“年度—行业— 机构—项目”进行组卷。 7.4 跨年度的文件材料在文件办结年度归档；长远规划、两年以上的总结、年报、年鉴及回 顾性的文件材料按文件材料产生的年度归档。 7.5 卷内文件材料的排序 7.5.1 文件材料按产生时间或重要程度排序，文字在前、图样在后；正文在前，附件在后； 正本在前，定稿（包括重要文件的历次修改稿）在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉 文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。 7.5.2 生态环境监测数据类文件材料按“项目—时间”或“时间—项目”排序。 7.6 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写件号及页号。装订的案卷卷内文件材料均在有效 书写内容页面的右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编号， 页号均从1开始；不装订的案卷，以件为单位编写页号，已有页号的文件可不再重新编写页号， 应逐件在每份文件的首页上方空白处加盖档号章。 7.7 每个案卷应编写卷内目录，并填写卷内备考表（卷内目录、卷内备考表不编写页号）。 7.8 案卷编目式样见附录 C。 7.8.1 案卷目录式样见附录C图C.1。 7.8.2 卷内目录式样见附录C图C.2。 7.8.3 卷内备考表式样见附录C图C.3。 7.8.4 在编制档案目录时，应对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录，以便检索。著 录项一般包括题名与责任者项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体类型及形 态项、技术参数项、附注与提要项、排检与编号项等。生态环境监测档案著录按HJ/T 9有关 规定执行
7.9案卷的分类与编号 7.9.1生态环境监测档案的编号由全宗号、目录号(或分类号)、案卷号构成,示例如下: XXXX-XX (SAXX)XXX 案卷号(案卷排列顺序) 分类号(生态环境监测档案分类) 目录号(案卷所属目录代码) 全宗号(向档案馆移交档案时由档案馆给定) 7.9.2整理时,按HJ/T7进行分类,适当控制在2~3级类目,以实现方便保管和查找利用 的目的 7.10照片档案整理 7.10.1(纸质)照片档案一般包括照片、底片和文字说明三部分:数码照片档案一般包括照 片(含EXIF信息)和文字说明两部分。 7.10.2对反映同一内容的若干张照片,应选择其中具有代表性和典型性的一组(或一张)照 片归档,归档照片应能反映该项活动的全貌,且主题鲜明,图像(影像)清晰、完整 7.10.3照片归档的文字说明应综合应用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素,概 括该组(张)照片所反映的主要内容 7.104照片整理应根据不同事由,保持照片所反映内容的有机联系,按“保管期限一年度一 照片组一张号”排列。 7.10.5(纸质)照片整理参照GBIl1821的规定:数码照片整理可参照DAI50的规定 8档案的保管与鉴定 8.1生态环境监测档案的保管与鉴定参照《环境保护档案管理办法》有关规定执行。 8.2生态环境监测档案按保管期限分为永久、定期(定期分为30年和10年),详见附录A 8.3涉密档案的管理,按照《中华人民共和国保守国家秘密法》执行。 8.4定期对室存生态环境监测档案进行鉴定,对保管期限和密级需调整的案卷,进行调整。 8.5档案鉴定必须成立鉴定工作小组,由分管档案工作的单位负责人,办公厅(室)负责人 档案部门、承办部门和保密部门负责人及经办人员组成。经档案鉴定小组鉴定无保存价值的档 案,须编制鉴定工作报告并建立档案销毁清册,一式两份,一份送上级主管部门备案,一份由 本单位永久保存。 8.6待销毁档案须由鉴定工作小组成员签字后方可销毁 8.7生态环境监测档案的销毁由档案部门组织实施,销毁工作由本单位档案部门及保密部门 人员(2人以上)进行现场监督,并在销毁清册上签字。未履行鉴定和审批手续,严禁销毁。 8.8电子档案和档案数字复制件需要销毁的,除在指定场所销毁离线存储介质外,还应当确 保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件 元数据。电子档案管理系统应在管理过程元数据、审计日志中自动记录鉴定销毁活动 8.9涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》
4 7.9 案卷的分类与编号 7.9.1 生态环境监测档案的编号由全宗号、目录号（或分类号）、案卷号构成，示例如下： XXXX-XX（SAXX）-XXX 案卷号（案卷排列顺序） 分类号（生态环境监测档案分类） 目录号（案卷所属目录代码） 全宗号（向档案馆移交档案时由档案馆给定） 7.9.2 整理时，按 HJ/T 7 进行分类，适当控制在 2～3 级类目，以实现方便保管和查找利用 的目的。 7.10 照片档案整理 7.10.1 （纸质）照片档案一般包括照片、底片和文字说明三部分；数码照片档案一般包括照 片（含 EXIF 信息）和文字说明两部分。 7.10.2 对反映同一内容的若干张照片，应选择其中具有代表性和典型性的一组（或一张）照 片归档，归档照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，图像（影像）清晰、完整。 7.10.3 照片归档的文字说明应综合应用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概 括该组（张）照片所反映的主要内容。 7.10.4 照片整理应根据不同事由，保持照片所反映内容的有机联系，按“保管期限—年度— 照片组—张号”排列。 7.10.5 （纸质）照片整理参照 GB/T 11821 的规定；数码照片整理可参照 DA/T50 的规定。 8 档案的保管与鉴定 8.1 生态环境监测档案的保管与鉴定参照《环境保护档案管理办法》有关规定执行。 8.2 生态环境监测档案按保管期限分为永久、定期（定期分为 30 年和 10 年），详见附录 A。 8.3 涉密档案的管理，按照《中华人民共和国保守国家秘密法》执行。 8.4 定期对室存生态环境监测档案进行鉴定，对保管期限和密级需调整的案卷，进行调整。 8.5 档案鉴定必须成立鉴定工作小组，由分管档案工作的单位负责人，办公厅（室）负责人 档案部门、承办部门和保密部门负责人及经办人员组成。经档案鉴定小组鉴定无保存价值的档 案，须编制鉴定工作报告并建立档案销毁清册，一式两份，一份送上级主管部门备案，一份由 本单位永久保存。 8.6 待销毁档案须由鉴定工作小组成员签字后方可销毁。 8.7 生态环境监测档案的销毁由档案部门组织实施，销毁工作由本单位档案部门及保密部门 人员（2 人以上）进行现场监督，并在销毁清册上签字。未履行鉴定和审批手续，严禁销毁。 8.8 电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确 保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件 元数据。电子档案管理系统应在管理过程元数据、审计日志中自动记录鉴定销毁活动。 8.9 涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》