公司的各个部门的职能及形成的相关文件表格(略) 第三节秘书工作的徹观环境 微观环境,又叫办公室环境,是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环 境 一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 办公室环境包括 第一、办公室的空间环境,系指房屋建筑与分配,办公空间的大小,家具的布置 第二、办公室的视觉环境,它包括色彩,光线; 第三、办公室的听觉环境,指办公室所处的有益或无益声音; 第四、办公室的空气环境,指由生理空气因素(湿度,温度,空气流通与净化) 造成的办公室的整个气氛 第五、办公室的健康与安全环境。 办公室环境对秘书工作效率的影响可以从以下三点说明: 1.作业方面:办公环境对秘书人员的器官功能,知觉感受,体力消耗,心理反应 都有直接影响,比如光线不足,足以使人的辨别力降低,眼力消耗较大,而生疲倦, 使注意力难以集中,则效率降低。 2.生理方面:环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适宜,会增加秘书的体 力消耗,体力消耗过多则生疲劳,疲劳生则工作兴趣减低。兴趣低,工作效率必随之 递降 3.心理方面:办公环境的不适宜,会引起秘书对工作厌烦的心理反应。这种心理 反应自然降低工作效率。心理厌烦导致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对 工作效率皆有不良影响 办公室环境的管理原则 办公环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计,组织和控制,使其达到最符 合秘书工作的需要,进而提高工作效率,完成组织欲达到的使命。在对办公环境进行 管理的过程中,要坚持以下的原则: 1.方便,即办公室的布局应该力求方便省时,如相关的部门及设备应尽可能安排 在相邻的地方,以避免不必要的穿插迂回,便于工作的协调和同步进行 2.舒适整洁,即无论是办公室,办公桌椅,还是抽屉等,不要放置与办公无关的 东西。办公文具的摆放要井然有序。 3.和谐统一,即办公桌椅,文件柜,办公自动化设备等的大小,格式,颜色等协 调统一,这不仅能增加办公室的美观,而且能强化成员之间的平等观念,创造出和谐 一致的工作环境。 4.安全,即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财物的安全条件 信息,如纸质文件,存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障:电器的电 源,电线,器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等。 三、办公室的空间设计 所谓办公室的空间管理是指组织为节省成本,有效地利用空间,缩短工作流程, 迅速处理信息,提供良好工作环境,并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的 办公室内的布置 办公室空间管理的内容包括: 1.各职能部门的场地设计 2.工作中心的设计 特殊工作中心,指特殊用途或专门业务的工作中心,它包括
21 公司的各个部门的职能及形成的相关文件表格（略） 第三节 秘书工作的微观环境 微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环 境。 一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 办公室环境包括： 第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置； 第二、办公室的视觉环境，它包括色彩，光线； 第三、办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音； 第四、办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，温度，空气流通与净化） 造成的办公室的整个气氛； 第五、办公室的健康与安全环境。 办公室环境对秘书工作效率的影响可以从以下三点说明： 1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受，体力消耗，心理反应 都有直接影响，比如光线不足，足以使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦， 使注意力难以集中，则效率降低。 2.生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适宜，会增加秘书的体 力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之 递降。 3.心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的心理反应。这种心理 反应自然降低工作效率。心理厌烦导致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对 工作效率皆有不良影响。 二、办公室环境的管理原则 办公环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控制，使其达到最符 合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。在对办公环境进行 管理的过程中，要坚持以下的原则： 1.方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的部门及设备应尽可能安排 在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行； 2.舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的 东西。办公文具的摆放要井然有序。 3.和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等的大小，格式，颜色等协 调统一，这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐 一致的工作环境。 4.安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财物的安全条件； 信息，如纸质文件，存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障；电器的电 源，电线，器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等。 三、办公室的空间设计 所谓办公室的空间管理是指组织为节省成本，有效地利用空间，缩短工作流程， 迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的 办公室内的布置。 办公室空间管理的内容包括： 1.各职能部门的场地设计 2.工作中心的设计 特殊工作中心，指特殊用途或专门业务的工作中心，它包括：
(1)接待中心,该中心是公司机关和外界接触的媒介,故布置应井然有序。其设计 要点是:远离公司机关主要部门,以免访客的干扰;放置公司简报或其它阅读资料的 地方,应光线充足以利阅读。 (2)计算机中心,其布置要点:注意适当的湿度和温度,相对湿度为40%—60%之 间,温度在18℃-20℃之间。 3.开放式办公场地的布局 开放式办公场地又叫自由式的聚集办公室。其特点有 (1)没有个人办公室,工作空间的位置通过安排可活动的物件来确定; (2)每次进行工作间布局规划时,并不考虑窗户或其它常规结构的限制,而是以信 息流和工作运转的自然路线所形成的不统一的款式来安排的; (3)工作人员的地位更多地是由分配给他们的任务,而不是由他们的位置来确定 的,如高级管理人员可以有较大的办公室及不同颜色,不同形状的办公桌,除此以外 几乎没有可以看得见的等级标志。 开放式办公室有以下优点 (1)降低能源成本和建筑成本 (2)减少占地面积; (3)降低了重新布局的成本 (4)由于拆除了办公室的隔屏,管理者与被管理者的交往障碍减少了这有利于排除 心理障碍。 办公房间的空间设计 四、办公室的视觉环境管理 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物的颜色和照明。 1.覆盖物,它包括墙壁,天花板,地面,门窗,支柱等上面的覆盖物 (1)有效的使用颜色 (2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁,天花板的颜色协调一致,以保证一个统 的,和谐的环境。 2.照明,指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统 (1)光线的量。光线的量一般用w(瓦)代表。(2)光线的质。(3)光的设计。 五、办公室的听觉环境管理 1.消除噪音的来源 2.用吸音的材料以减少噪音的影响。 3.适量音乐的播放。 六、办公室的空气环境管理 1.温度。2.空气的净化 七、办公室的保健与安全环境 保健,又叫健康保护。办公室的健康环境对秘书人员具有不可忽视的意义和重要 性。秘书人员保持良好的健康的身体,足以促进工作效率的提高。可谓“健全的精神 寓于健全的身体中” 组织应如何推行对秘书人员的保健方法呢?其主要方法有: 1.定期健康检査。2.灌输卫生知识。3.采行疾病预防。4.保持环境整洁。5. 推行健身运动。6.举办康乐活动。 要造成一个安全的环境,就必须在以下方面加强管理: 1.防盗。2.防火。3.防止意外伤亡
22 ⑴接待中心，该中心是公司机关和外界接触的媒介，故布置应井然有序。其设计 要点是：远离公司机关主要部门，以免访客的干扰；放置公司简报或其它阅读资料的 地方，应光线充足以利阅读。 ⑵计算机中心，其布置要点：注意适当的湿度和温度，相对湿度为 40℅—60%之 间，温度在 18℃—20℃之间。 3.开放式办公场地的布局 开放式办公场地又叫自由式的聚集办公室。其特点有： ⑴没有个人办公室，工作空间的位置通过安排可活动的物件来确定； ⑵每次进行工作间布局规划时，并不考虑窗户或其它常规结构的限制，而是以信 息流和工作运转的自然路线所形成的不统一的款式来安排的； ⑶工作人员的地位更多地是由分配给他们的任务，而不是由他们的位置来确定 的，如高级管理人员可以有较大的办公室及不同颜色，不同形状的办公桌，除此以外， 几乎没有可以看得见的等级标志。 开放式办公室有以下优点： ⑴降低能源成本和建筑成本； ⑵减少占地面积； ⑶降低了重新布局的成本； ⑷由于拆除了办公室的隔屏，管理者与被管理者的交往障碍减少了这有利于排除 心理障碍。 4.办公房间的空间设计 四、办公室的视觉环境管理 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物的颜色和照明。 1.覆盖物，它包括墙壁，天花板，地面，门窗，支柱等上面的覆盖物。 ⑴有效的使用颜色。 ⑵地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁，天花板的颜色协调一致，以保证一个统一 的，和谐的环境。 2.照明，指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。 ⑴光线的量。光线的量一般用 w(瓦)代表。⑵ 光线的质。⑶光的设计。 五、办公室的听觉环境管理 1.消除噪音的来源。 2.用吸音的材料以减少噪音的影响。 3.适量音乐的播放。 六、办公室的空气环境管理 1.温度。 2.空气的净化。 七、办公室的保健与安全环境 保健，又叫健康保护。办公室的健康环境对秘书人员具有不可忽视的意义和重要 性。秘书人员保持良好的健康的身体，足以促进工作效率的提高。可谓“健全的精神 寓于健全的身体中”。 组织应如何推行对秘书人员的保健方法呢？其主要方法有： 1.定期健康检查。 2.灌输卫生知识。3.采行疾病预防。 4.保持环境整洁。 5. 推行健身运动。 6.举办康乐活动。 要造成一个安全的环境，就必须在以下方面加强管理： 1.防盗。 2.防火。 3.防止意外伤亡
教师课时授课计划 果程名称 秘书学 课时 序号 授课班级 日期 教学方式讲授 第三章秘书工作环境 任课教师 教学目的: 通过本章学习,了解影响秘书工作的环境有哪些种类,它们是如何 影响秘书工作的效率以及如何适应与改善这些环境。 通过训练,学生能准确地为公司各职位在组织结构图中定位,熟练 掌握商业文件流的程序 、教学要求: 1、熟悉组织结构图的设计 2、熟悉秘书工作的相关商业文件:请价单、询价函件、报价单、订 单、发货单、收货票据、发票 、教学主要内容 (一)组织结构图的设计 (二)商业文件简介 (三)技能训练 1、设计一个详细的组织结构表 2、将职位归入组织结构图中合适的位置 3、模拟训练 四、教学重点 1、组织结构图的设计 五、教学难点 1、秘书工作的相关商业文件:请价单、询价函件、报价单、订单、发 货单、收货票据、发票 第1页
23 教 师 课 时 授 课 计 划 课程名称 秘书学 课时 3 序 号 5 授课班级 日期 教学方式 讲授 课 题 第三章 秘书工作环境 任课教师 一、教学目的： 通过本章学习，了解影响秘书工作的环境有哪些种类，它们是如何 影响秘书工作的效率以及如何适应与改善这些环境。 通过训练，学生能准确地为公司各职位在组织结构图中定位，熟练 掌握商业文件流的程序。 二、教学要求： 1、熟悉组织结构图的设计 2、熟悉秘书工作的相关商业文件：请价单、询价函件、报价单、订 单、发货单、收货票据、发票 三、教学主要内容： （一）组织结构图的设计 （二）商业文件简介 （三）技能训练 1、设计一个详细的组织结构表 2、将职位归入组织结构图中合适的位置 3、模拟训练 四、教学重点： 1、组织结构图的设计 五、教学难点： 1、秘书工作的相关商业文件：请价单、询价函件、报价单、订单、发 货单、收货票据、发票 第 1 页
教师课时授课计划 六、小结 组织结构图的设计,相关商业文件例如请价单、询价函件、报 价单、订单、发货单、收货票据、发票,这些都是作为一名秘书必 须熟悉和熟练掌握的。通过训练,希望大家能准确地为公司各职位 在组织结构图中定位,熟练掌握商业文件流的程序,为日后的工作 做好准备
24 教 师 课 时 授 课 计 划 六、小结： 组织结构图的设计，相关商业文件例如请价单、询价函件、报 价单、订单、发货单、收货票据、发票，这些都是作为一名秘书必 须熟悉和熟练掌握的。通过训练，希望大家能准确地为公司各职位 在组织结构图中定位，熟练掌握商业文件流的程序，为日后的工作 做好准备
第四节阅读资料 组织结构图 商业文件简介 商贸活动中形成各种商业文件(见下图),这些文件在企业部门之间流动,下面 对这些文件加以简单介绍: 买方一 卖方讯价涵件 一价格表←- 报价表 订单 通知单 结帐单 借记通知单 一信用单 结帐单 付款 收据 1.请购单:大华公司的设计部门主管的秘书,所在部门需要购买6块制图板和 直角尺,首先要写好请购单,送往该公司的物资采购部门,这笔交易就开始了。 2.询价函件:大华公司的采购部门接到设计部门的请购单以后,立即向供应制 图板的两三个公司发出了询价函件 询价函件 大华公司致 亲爱的先生 我看到贵公司在电视中刊播的有关办公设备和用具的广告。 如果你肯乐于给我公司6张制图板(规格为470m×650m)的直角尺的报价单, 我将感到非常高兴。请考虑给我公司最优惠的条件及最早的发货日期。 你忠实的主要买主(签名) 大华公司 2004年2月9日 3.报价单 办公设备生产商的销售部接到大华公司的询价单后,向该公司寄去报价单,提供 对方所需要的商品信息 报价单 寄:大华公司 大华公司采购部某某先生: 为了回答您 年月日的询问,我很高兴对下列物品对您报价 木质制图板(尺寸为470m×650mm)和不透明直角尺(650m)均为26元,这个价格 包括我公司货车运送货物的费用。 交货日期:接到订单后的两周 交付方式:交货以后的一个月内以现金实数支付 我们期待着收到您的订单。收到您的订单以后,我们将立即着手办理此事 某某办公设备用具有限公司销售部主管(签名) 4.订单 大华公司采购部的某某先生比较来自不同的办公设备用具公司销售部的报价后 向其中的一个公司发去了订单。 订单 寄自:大华公司,某某市某某街78号 寄往:某某办公设备用具有限公司
25 第四节 阅读资料 一、组织结构图 二、商业文件简介 商贸活动中形成各种商业文件（见下图），这些文件在企业部门之间流动，下面 对这些文件加以简单介绍： 买方---————————卖方 讯价涵件--------------------→ ←———————价格表 ←-————————报价表 订单 ——————————→ ←————————通知单 ←———————————结帐单 ←———————借记通知单 ←——————————信用单 ←————————结帐单 付款 ———————————→ ←————————收据 1.请购单 ：大华公司的设计部门主管的秘书，所在部门需要购买 6 块制图板和 直角尺，首先要写好请购单，送往该公司的物资采购部门，这笔交易就开始了。 2.询价函件 ：大华公司的采购部门接到设计部门的请购单以后，立即向供应制 图板的两三个公司发出了询价函件。 询 价 函 件 大 华 公 司 致 亲爱的先生： 我看到贵公司在电视中刊播的有关办公设备和用具的广告。 如果你肯乐于给我公司 6 张制图板（规格为 470 ㎜×650 ㎜）的直角尺的报价单， 我将感到非常高兴。请考虑给我公司最优惠的条件及最早的发货日期。 你忠实的主要买主（签名） 大华公司 2004 年 2 月 9 日 3.报价单 办公设备生产商的销售部接到大华公司的询价单后，向该公司寄去报价单，提供 对方所需要的商品信息。 报价单 寄：大华公司 大华公司采购部某某先生： 为了回答您 ________年____月____日的询问，我很高兴对下列物品对您报价： 木质制图板（尺寸为 470mm×650mm）和不透明直角尺（650mm）均为 26 元，这个价格 包括我公司货车运送货物的费用。 交货日期：接到订单后的两周 交付方式：交货以后的一个月内以现金实数支付 我们期待着收到您的订单。收到您的订单以后，我们将立即着手办理此事。 某某办公设备用具有限公司销售部主管（签名） 4．订单 大华公司采购部的某某先生比较来自不同的办公设备用具公司销售部的报价后， 向其中的一个公司发去了订单。 订单 _________________________________________________________________________ 寄自：大华公司，某某市某某街 78 号 寄往：某某办公设备用具有限公司