《秘书学》电子教案.doc_P6-P10

第二节秘书工作秘书工作的原则秘书工作的基本原则,就是准确、迅速、求实、保密。准确准确,是对秘书工作质量的要求。办文要准确,办事要稳妥,情况要属实,主意要慎重。抄写、打印、登记文件,都应反复校对、核实。 2.迅速迅速,是对秘书工作效率的要求。首先,秘书人员必须具有很强的工作责任心要坚决反对拖拉、懒散的工作作风;其次,要建立科学的工作制度,合理地安排各项工作,尽量减少环节,简化程序。此外,还要改善工作手段,尽可能使用先进的技术设备,提高工作效率 3.求实求实,是对秘书工作的基本要求。秘书工作必须尊重客观事实,不仅不能脱离社会实际,而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。 4.保密保密,既是对秘书人员的要求,也是秘书工作的基本原则。秘书工作的内容秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作,也称办公室工作;狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作,即人们通常所说的秘书业务工作广义的秘书工作,其主要内容归纳起来有以下几方面: 第一类是事务性工作,包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排第二类是管理性工作,包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等第三类是沟通支援性工作,包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。三、秘书工作的特点秘书工作的性质与任务,决定了秘书工作具有下列特点 1.从属性从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。第一,秘书工作不能脱离领导而独立存在,秘书工作总是围绕领导工作而开展的,领导工作涉及到哪里,秘书工作的范围就必须延伸到哪里:第二,秘书人员在处理任何问题时,只能根据领导的意图和指示精神办理,不能超越职权范围自作主张、自行其是:第三,秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议,与领导者共同研究各种有关问题,但秘书人员在会上只有发言权,而无表决权 2.被动性秘书机构的辅助地位,决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为: 第一,秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的,是受领导活动的制约和支配的。第二,秘书部门需要处理的许多日常事务工作(如处理来往公文、信件, 接听电话,接待内、外宾,以及处理某些突发事件等),往往预先估计不到,只能随机应变,来了什么文件就处理什么文件,遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作,大都是被动的,却又是秘书人员非干不可的

6 第二节秘书工作一、秘书工作的原则秘书工作的基本原则，就是准确、迅速、求实、保密。 1．准确准确，是对秘书工作质量的要求。办文要准确，办事要稳妥，情况要属实，主意要慎重。抄写、打印、登记文件，都应反复校对、核实。 2．迅速迅速，是对秘书工作效率的要求。首先，秘书人员必须具有很强的工作责任心，要坚决反对拖拉、懒散的工作作风；其次，要建立科学的工作制度，合理地安排各项工作，尽量减少环节，简化程序。此外，还要改善工作手段，尽可能使用先进的技术设备，提高工作效率。 3．求实求实，是对秘书工作的基本要求。秘书工作必须尊重客观事实，不仅不能脱离社会实际，而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。 4．保密保密，既是对秘书人员的要求，也是秘书工作的基本原则。二、秘书工作的内容秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面：第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。三、秘书工作的特点秘书工作的性质与任务，决定了秘书工作具有下列特点： 1．从属性从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。 2．被动性秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为：第一，秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工作（如处理来往公文、信件，接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到，只能随机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的

7 3．事务性秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作 “上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，这两句俏皮话也说明了秘书工作具有事务性的特点。 4．综合性由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。具体表现在以下三方面：第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作。第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责。第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。四、秘书工作的作用现代秘书工作的作用，归纳起来，主要有以下几方面： 1．枢纽作用在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。 2．参谋助手作用领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。 3．形象作用人们常常把秘书部门称为 “关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。讨论： 1、主题：我印象中的秘书和秘书工作是什么？ 2、时间：半小时左右 3、安排：自由发言，总结讨论

第三节阅读资料阅读资料一《毛主席机要秘书高智谈秘书工作》(摘要) 省时,我和罗光禄担任主席的机要秘书,一天二十四小时值班,主要负责为主席筛选和传递文件、报纸、处理信件、接待客人、安排主席会客、召开会议等,有时也照顾主席的饮食起居,任务比较顺利。我觉得跟主席在一起工作,要具备的条件不外乎两条:一是要尽快地适应他,熟悉他的脾性:二是要同他之间产生一种真挚的感情交流,取得他的信任。正如毛主席几次和我说的“在工作上我是主动的,你们是被动的。”我们机要秘书的职责理所当然的就是围绕着他考虑的问题转。凭良心讲,在这方面,我可是动透了脑筋,为了适应他的需要,我特别注意他在每一段时间想什么大的方面一般比较明确,但是具体到哪个省市,哪一件事上,就煞费心思啦。但是这也不是没有规律可循,毛主席所注重的是那些有典型意义、有指导意义的事,是那些在特殊中呈现出一般规律的事。机要秘书的一项重要工作就是为主席提供材料,因此我在阅读、分析、归纳、总结各种报刊、简报、文件和材料时,就特别注意这类问题。努力揣摸毛主席的需要,有时主席喊,估计是要找文件,我就把材料带上去见他,有好多次他要什么,我当场就拿出什么,毛主席很满意。这样我就在被动中获得了一定的主动权。有一次毛主席笑着对我说:“你这个人,是懂得我心理的。”跟随期间, 我们经常陪他外出,到成都、回韶山、上庐山、去天津,我都在他身边。他七次畅游长江,我就陪他游了好几次。要做好随行工作也是不容易的,比如和毛主席外出,途中他多次问我,现在到哪里了?从某地到某地需要多少时间?哪里可以停车?时间长了,我感觉到这是他外出必问的事,就请专列上铁道部的同志为我制作了一张从北京到华东、华中各省市的里程及列车运行时间表。此外,主席外出巡视,为了察看民情, 了解庄稼长势,以及和基层干部谈话等,常常要中途停车。这样为了保证其他列车的正常运行,他的专列必须停在岔道上。而每停一处,毛主席总喜欢询问岔道情况,所以我要他们制表时标明主要岔道,并将其背得烂熟,以后主席再问我这方面的事,我就对答如流了二十四小时都在主席身边,朝夕相处,除了日常工作之外,有时也要照顾主席的生活起居,时间长了就像一家人似的:另一方面,主席对我们很亲切,从来也不随便发脾气,又像长辈对待晚辈一样;同时,我对主席非常敬重,他毕竟是一个领袖个伟人,而我只是他身边的一个服务人员、工作人员。我在主席身边学会了怎样做人, 懂得点道理, (原载《当代秘书》1999年第5期) 阅读资料二《秘书长一一难当的多重角色》湖南邵阳市人大常委会秘书长申季我在五年的秘书长工作实践中深深体会到:秘书长岗位特殊,任务繁重,责任重大,确实难当。秘书长何以难?难就难在他是一个多重性角色:一、领导决策中,秘书长是总参谋长,他既是领导成员,直接参与民主科学决策:又是参谋助手,组织信息调研为正确决策和决策实施服务。如果领导成员较多,彼此不大和洽,秘书长夹在中间,难以调处领导关系。二、在机关工作中,秘书长是总调度,他要负责协调好上上下下、左左右右、里里外外、方方面面的关系。其中同级关系是最难协调的。每每秘书长根据领导集体的决定,向机关内外同级部门交办、查办、催办工作时,若同级

9 第三节阅读资料阅读资料一《毛主席机要秘书高智谈秘书工作》（摘要）当时，我和罗光禄担任主席的机要秘书，一天二十四小时值班，主要负责为主席筛选和传递文件、报纸、处理信件、接待客人、安排主席会客、召开会议等，有时也照顾主席的饮食起居，任务比较顺利。我觉得跟主席在一起工作，要具备的条件不外乎两条：一是要尽快地适应他，熟悉他的脾性；二是要同他之间产生一种真挚的感情交流，取得他的信任。正如毛主席几次和我说的 “在工作上我是主动的，你们是被动的。”我们机要秘书的职责理所当然的就是围绕着他考虑的问题转。凭良心讲，在这方面，我可是动透了脑筋，为了适应他的需要，我特别注意他在每一段时间想什么，大的方面一般比较明确，但是具体到哪个省市，哪一件事上，就煞费心思啦。但是这也不是没有规律可循，毛主席所注重的是那些有典型意义、有指导意义的事，是那些在特殊中呈现出一般规律的事。机要秘书的一项重要工作就是为主席提供材料，因此我在阅读、分析、归纳、总结各种报刊、简报、文件和材料时，就特别注意这类问题。努力揣摸毛主席的需要，有时主席喊，估计是要找文件，我就把材料带上去见他，有好多次他要什么，我当场就拿出什么，毛主席很满意。这样我就在被动中获得了一定的主动权。有一次毛主席笑着对我说：“你这个人，是懂得我心理的。”跟随期间，我们经常陪他外出，到成都、回韶山、上庐山、去天津，我都在他身边。他七次畅游长江，我就陪他游了好几次。要做好随行工作也是不容易的，比如和毛主席外出，途中他多次问我，现在到哪里了 ?从某地到某地需要多少时间?哪里可以停车?时间长了，我感觉到这是他外出必问的事，就请专列上铁道部的同志为我制作了一张从北京到华东、华中各省市的里程及列车运行时间表。此外，主席外出巡视，为了察看民情，了解庄稼长势，以及和基层干部谈话等，常常要中途停车。这样为了保证其他列车的正常运行，他的专列必须停在岔道上。而每停一处，毛主席总喜欢询问岔道情况，所以我要他们制表时标明主要岔道，并将其背得烂熟，以后主席再问我这方面的事，我就对答如流了。二十四小时都在主席身边，朝夕相处，除了日常工作之外，有时也要照顾主席的生活起居，时间长了就像一家人似的；另一方面，主席对我们很亲切，从来也不随便发脾气，又像长辈对待晚辈一样；同时，我对主席非常敬重，他毕竟是一个领袖、一个伟人，而我只是他身边的一个服务人员、工作人员。我在主席身边学会了怎样做人，懂得点道理。 (原载《当代秘书》1999 年第 5 期) 阅读资料二《秘书长 ——难当的多重角色》湖南邵阳市人大常委会秘书长申季我在五年的秘书长工作实践中深深体会到：秘书长岗位特殊，任务繁重，责任重大，确实难当。秘书长何以难？难就难在他是一个多重性角色：一、领导决策中，秘书长是总参谋长，他既是领导成员，直接参与民主科学决策；又是参谋助手，组织信息调研为正确决策和决策实施服务。如果领导成员较多，彼此不大和洽，秘书长夹在中间，难以调处领导关系。二、在机关工作中，秘书长是总调度，他要负责协调好上上下下、左左右右、里里外外、方方面面的关系。其中同级关系是最难协调的。每每秘书长根据领导集体的决定，向机关内外同级部门交办、查办、催办工作时，若同级

不予合作,甚至顶着不办,秘书长常常处在左右为难的境地。三、在后勤供给中,秘书长是总管家。后勤供给包括许多方面:安排吃、住、行、用、医;处理幼、老、病退、死等问题,在当前人、财、物不够充裕的情况下,是难以满足每个人的多方需求的。四、在机关自身建设中,秘书长是总负责人,他要负责整个机关的思想、组织业务、制度等方面的建设,要从严理政,科学管理,切实把机关各项建设抓好。秘书长的工作千头万绪,紧张繁忙,每每尽了最大努力,也难以把各种工作办得十全十美; 许多工作即使做好了,也会有人不满意秘书长确实难当!但是,做人做事我只本着一个信念:只要站得正、走得直,少说空话、多干实事,就可以克服困难收到实效。我是秉着“参与政务,管理事务搞好服务”的宗旨开展工作的。一、参与政务。在一个机关里,政务与事务是相互促进的有机整体。政务搞好了,可以带动事务的开展;事务搞好了,又可以直接促进政务工作的成效。作为市人大常委会秘书长,更要重视政务。这是因为地方国家权力机关行使决定、监督和任免三权,都是属于重大政务。故市人大常委秘书长要强化参与意识,要把参与政务作为首要职责和第一位工作来抓。二、管理事务。事务工作主要包括文书事务和生活事务。管好事务,这是为保证机关正常、高效率地进行职能活动, 创造和提供最佳状态的生活和工作条件。只有高质量地做好事务工作,才能使整个机关正常运转。不能把事务工作看成是小事:即使是小事,有时小事办不好也会误大事。三、搞好服务。秘书长是秘书部门的头,秘书部门的工作指导思想是三服务,地方国家权力机关的秘书部门三服务是:(一)为三会(人大会、常委会、主任会)会议服务:(二)为人大代表和人大常委会组成人员依法行使职权服务;(三)为本机关和上下级人大服务。秘书长要树立主动服务和超前服务思想,要以全心全意、忠心耿耿、任劳任怨、无私奉献精神去领导好“三服务”工作。总之,秘书长工作要学会弹钢琴的工作艺术,十个指头协调动作,既要分清主次,紧紧抓住政务这条主线:又要统筹兼顾,管好事务,搞好服务 (原载《秘书之友》1995年第6期) 阅读资料三《一字值千金》中国有句成语,叫作一字千金,极言文章价值的高贵,难易一字。此乃文坛佳话, 并非实指。然而在现实生活中却确实存在因文字水平欠佳,或疏忽大意,写错(打错) 写漏(打漏)一字而造成巨大经济损失,甚至不可弥补的损失的憾事。据报刊载: 2000年5月,澳门邮电局举行记者招待会,介绍即将发行的《文学与人物——西游记》新邮品事宜。会上有记者发现,一套共六枚的新邮票中,面值三元五角的邮票,小题应为“佛祖镇悟空”,但邮票上的“佛”字错为“”字。随后澳门邮电局宣布延迟《文学与人物—一西游记》邮品发行日期。由于在准备发行前夕才发现此问题,可能使已印好的七十五万套邮品就此报废新疆吐鲁番市城市建设局市容环境卫生管理处(甲方)同一个体户(乙方)于1998 年9月15日签订了一份合同。合同第一条规定:甲方将一幢临街楼房租给乙方,租期5年,租金第1年交113000元,后4年交130000元。合同签订后乙方将第1年的租金一次交清。2001年初,甲方找到乙方说:房屋出租合同中后4年租金130000元这句话中少了一个“年”字,应改为后4年年交13000元。乙方坚决不同意加“年” 。2001年6月5日甲方将乙方告上法庭。吐鲁番市人民法院一审判决甲方胜诉。乙方不服此判决,于2001年9月22日向吐鲁番地区中级人民法院上诉。吐鲁番地区中级人民法院于2001年12月做出终审判决,因甲方未在法定期限一年内提起诉讼,请

10 不予合作，甚至顶着不办，秘书长常常处在左右为难的境地。三、在后勤供给中，秘书长是总管家。后勤供给包括许多方面：安排吃、住、行、用、医；处理幼、老、病、退、死等问题，在当前人、财、物不够充裕的情况下，是难以满足每个人的多方需求的。四、在机关自身建设中，秘书长是总负责人，他要负责整个机关的思想、组织、业务、制度等方面的建设，要从严理政，科学管理，切实把机关各项建设抓好。秘书长的工作千头万绪，紧张繁忙，每每尽了最大努力，也难以把各种工作办得十全十美；许多工作即使做好了，也会有人不满意。秘书长确实难当！但是，做人做事我只本着一个信念：只要站得正、走得直，少说空话、多干实事，就可以克服困难收到实效。我是秉着 “参与政务，管理事务，搞好服务”的宗旨开展工作的。一、参与政务。在一个机关里，政务与事务是相互促进的有机整体。政务搞好了，可以带动事务的开展；事务搞好了，又可以直接促进政务工作的成效。作为市人大常委会秘书长，更要重视政务。这是因为地方国家权力机关行使决定、监督和任免三权，都是属于重大政务。故市人大常委秘书长要强化参与意识，要把参与政务作为首要职责和第一位工作来抓。二、管理事务。事务工作主要包括文书事务和生活事务。管好事务，这是为保证机关正常、高效率地进行职能活动，创造和提供最佳状态的生活和工作条件。只有高质量地做好事务工作，才能使整个机关正常运转。不能把事务工作看成是小事：即使是小事，有时小事办不好也会误大事。三、搞好服务。秘书长是秘书部门的头，秘书部门的工作指导思想是三服务，地方国家权力机关的秘书部门三服务是：（一）为三会（人大会、常委会、主任会）会议服务；（二）为人大代表和人大常委会组成人员依法行使职权服务；（三）为本机关和上下级人大服务。秘书长要树立主动服务和超前服务思想，要以全心全意、忠心耿耿、任劳任怨、无私奉献精神去领导好“三服务”工作。总之，秘书长工作要学会弹钢琴的工作艺术，十个指头协调动作，既要分清主次，紧紧抓住政务这条主线；又要统筹兼顾，管好事务，搞好服务。（原载《秘书之友》 1995 年第 6 期）阅读资料三《一字值千金》中国有句成语，叫作一字千金，极言文章价值的高贵，难易一字。此乃文坛佳话，并非实指。然而在现实生活中却确实存在因文字水平欠佳，或疏忽大意，写错（打错）写漏（打漏）一字而造成巨大经济损失，甚至不可弥补的损失的憾事。据报刊载： 2000 年 5 月，澳门邮电局举行记者招待会，介绍即将发行的《文学与人物——西游记》新邮品事宜。会上有记者发现，一套共六枚的新邮票中，面值三元五角的邮票，小题应为“佛祖镇悟空”，但邮票上的“佛”字错为“ ”字。随后澳门邮电局宣布延迟《文学与人物——西游记》邮品发行日期。由于在准备发行前夕才发现此问题，可能使已印好的七十五万套邮品就此报废。新疆吐鲁番市城市建设局市容环境卫生管理处（甲方）同一个体户（乙方）于 1998 年 9 月 15 日签订了一份合同。合同第一条规定：甲方将一幢临街楼房租给乙方，租期 5 年，租金第 1 年交 113000 元，后 4 年交 130000 元。合同签订后乙方将第 1 年的租金一次交清。2001 年初，甲方找到乙方说：房屋出租合同中后 4 年租金 130000 元这句话中少了一个“年”字，应改为后 4 年年交 130000 元。乙方坚决不同意加“年” 字。2001 年 6 月 5 日甲方将乙方告上法庭。吐鲁番市人民法院一审判决甲方胜诉。乙方不服此判决，于 2001 年 9 月 22 日向吐鲁番地区中级人民法院上诉。吐鲁番地区中级人民法院于 2001 年 12 月做出终审判决，因甲方未在法定期限一年内提起诉讼，请