可见,不管是编制哪一类记账凭证,必须要注意以下几点: 要正确使用会计科目。在填制记账凭证时,必须按照会计制度规定的账 户名称填写,而不能以账户的代号或简称来代替,更不能随意改动每一会计科目 的核算内容。 2.所附原始凭证的张数必须注明并相符,以便复核和查阅。若根据同一张 原始凭证填制两张或两张以上记账凭证,则应在未附原始凭证的记账凭证上加以 注明,以便于复核。 3.记账凭证必须连续编号。若一笔经济业务需要填制多张记账凭证,可采 用分数编号。 (四)记账凭证的审核 为保证账簿记录的正确性及监督款项的收付,除编制记账凭证的人员应认真 负责、正确填制、加强自审外,还应建立专人审核制度对记账凭证进行审核。如 前所述,记账凭证是根据审核后的合法的原始凭证填制的。因此,记账凭证的审 核,除了要对原始凭证进行复审外,还应注意以下几点 1.记账凭证是否附有原始凭证。所附原始凭证的内容和张数是否与记账凭 证相符;所附原始凭证的经济内容应与记账凭证核对一致。 2.记账凭证的应借、应贷的账户名称和金额是否正确。账户对应关系是否 清晰;借贷方金额是否相等;总账科目金额和所属明细科目金额是否相等;所用 的账户名称、账户的核算内容,必须符合会计制度的规定 3.记账凭证的填制内容是否全面。如日期、凭证编号、二级和明细科目 附件张数以及有关人员是否签名或盖章 审核中如发现差错,应査明原因及时处理和更正。只有经过审核无误的记账 凭证,才能据以登记账簿 四、会计凭证的管理 (一)会计凭证的传递 会计凭证的传递是指会计凭证从编制、办理业务手续、审核、整理、记账, 到装订保管的过程中,在有关单位和人员之间传送的顺序、时间和衔接手续。 各种原始凭证,其所记录的经济业务内容不同,所以办理会计手续的程序和 占用时间也不同。实际工作中,每种会计凭证的传递程序和在各环节上的停留时 间都应该有所规定。 正确地组织会计凭证的传递,对于及时地反映和控制经济业务的发生与完成 情况,合理地组织会计核算与强化经济责任,使经济活动得以顺利实现,具有重 要意义。科学的传递程序,应使会计凭证沿着最快捷、最合理的流向运行。因此, 制定会计凭证传递程序时,应该注意以下几点 1.要根据经济业务的特点、企业内部机构的设置和人员分工情况以及经营
可见，不管是编制哪一类记账凭证，必须要注意以下几点： 1. 要正确使用会计科目。在填制记账凭证时，必须按照会计制度规定的账 户名称填写，而不能以账户的代号或简称来代替，更不能随意改动每一会计科目 的核算内容。 2. 所附原始凭证的张数必须注明并相符，以便复核和查阅。若根据同一张 原始凭证填制两张或两张以上记账凭证，则应在未附原始凭证的记账凭证上加以 注明，以便于复核。 3. 记账凭证必须连续编号。若一笔经济业务需要填制多张记账凭证，可采 用分数编号。 （四）记账凭证的审核 为保证账簿记录的正确性及监督款项的收付，除编制记账凭证的人员应认真 负责、正确填制、加强自审外，还应建立专人审核制度对记账凭证进行审核。如 前所述，记账凭证是根据审核后的合法的原始凭证填制的。因此，记账凭证的审 核，除了要对原始凭证进行复审外，还应注意以下几点： 1. 记账凭证是否附有原始凭证。所附原始凭证的内容和张数是否与记账凭 证相符；所附原始凭证的经济内容应与记账凭证核对一致。 2. 记账凭证的应借、应贷的账户名称和金额是否正确。账户对应关系是否 清晰；借贷方金额是否相等；总账科目金额和所属明细科目金额是否相等；所用 的账户名称、账户的核算内容，必须符合会计制度的规定。 3. 记账凭证的填制内容是否全面。如日期、凭证编号、二级和明细科目、 附件张数以及有关人员是否签名或盖章。 审核中如发现差错，应查明原因及时处理和更正。只有经过审核无误的记账 凭证，才能据以登记账簿。 四、会计凭证的管理 （一）会计凭证的传递 会计凭证的传递是指会计凭证从编制、办理业务手续、审核、整理、记账， 到装订保管的过程中，在有关单位和人员之间传送的顺序、时间和衔接手续。 各种原始凭证，其所记录的经济业务内容不同，所以办理会计手续的程序和 占用时间也不同。实际工作中，每种会计凭证的传递程序和在各环节上的停留时 间都应该有所规定。 正确地组织会计凭证的传递，对于及时地反映和控制经济业务的发生与完成 情况，合理地组织会计核算与强化经济责任，使经济活动得以顺利实现，具有重 要意义。科学的传递程序，应使会计凭证沿着最快捷、最合理的流向运行。因此， 制定会计凭证传递程序时，应该注意以下几点： 1. 要根据经济业务的特点、企业内部机构的设置和人员分工情况以及经营
管理上的需要,恰当地规定各种会计凭证的联数与所须流经的必要环节。即,既 要保证会计凭证经过必要的环节进行处理和审核,又要尽量避免重复和繁琐 2.要根据有关部门与经办人员对经济业务办理必要手续的需要,确定会计 凭证在各个环节停留的时间,保证经济业务手续的完成。但同时又要防止在各个 流经环节出现过多的、不必要的耽搁。这样就能使会计凭证以最快、最合理的速 度进行传递。 3.建立严格的会计凭证交接和签收制度。为了保证会计凭证的安全与完整 在各个环节中都应该指定专门的人员办理交接手续,做到责任明确,手续齐全、 严密。 例如,对于材料收入业务的凭证传递,应该明确规定:凭证应设置几联;各 联分别传送到什么部门:材料运进企业后需要多少时间验收入库;由谁负责填制 收料凭证;何时将收料凭证送到会计部门及其业务部门;会计部门收到后应由谁 负责审核;由谁和在何时编制记账凭证与登记账簿;由谁负责整理和保管凭证等 这样就可以把材料收入业务从验收入库到登记入账为止的全部工作,在本企业内 部进行分工协作,共同完成 (二)会计凭证的保管 会计凭证作为反映经济业务、监督经济业务、明确经济责任和登记账簿的依 据的书面文件,对于本单位、主管部门和其他单位加强企业管理和会计监督都是 非常重要的。因此,会计人员要加强会计凭证的保管。 1.会计凭证的日常保管 (1)会计凭证应及时传递,不得积压;登记完毕后,应按照分类和编号顺 序保管,不得散乱和丢失 (2)对于各种记账凭证,应连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表,按照 编号顺序折叠整齐。 (3)原始凭证不得外借,其他单位如因特殊原因要使用原始凭证时,经本 单位领导批准后可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件,应在专设的登记簿 上登记,并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。 (4)从外单位取得的原始凭证若有遗失,应取得原签发单位盖有公章的证 明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位负责人批准后才能代作 原始凭证。确实无法取得证明的,如火车票等,须由当事人写出详细情况,并由 经办单位负责人批准后方能代作原始凭证。 2.会计凭证的归档保管 会计凭证是重要的经济档案和历史资料。企业对于会计凭证,应当在完成经 济业务手续和记账之后,按规定的归档制度,形成会计档案,并妥善保管,以便 随时查阅
管理上的需要，恰当地规定各种会计凭证的联数与所须流经的必要环节。即，既 要保证会计凭证经过必要的环节进行处理和审核，又要尽量避免重复和繁琐。 2. 要根据有关部门与经办人员对经济业务办理必要手续的需要，确定会计 凭证在各个环节停留的时间，保证经济业务手续的完成。但同时又要防止在各个 流经环节出现过多的、不必要的耽搁。这样就能使会计凭证以最快、最合理的速 度进行传递。 3. 建立严格的会计凭证交接和签收制度。为了保证会计凭证的安全与完整， 在各个环节中都应该指定专门的人员办理交接手续，做到责任明确，手续齐全、 严密。 例如，对于材料收入业务的凭证传递，应该明确规定：凭证应设置几联；各 联分别传送到什么部门；材料运进企业后需要多少时间验收入库；由谁负责填制 收料凭证；何时将收料凭证送到会计部门及其业务部门；会计部门收到后应由谁 负责审核；由谁和在何时编制记账凭证与登记账簿；由谁负责整理和保管凭证等。 这样就可以把材料收入业务从验收入库到登记入账为止的全部工作，在本企业内 部进行分工协作，共同完成。 （二）会计凭证的保管 会计凭证作为反映经济业务、监督经济业务、明确经济责任和登记账簿的依 据的书面文件，对于本单位、主管部门和其他单位加强企业管理和会计监督都是 非常重要的。因此，会计人员要加强会计凭证的保管。 1. 会计凭证的日常保管 （1）会计凭证应及时传递，不得积压；登记完毕后，应按照分类和编号顺 序保管，不得散乱和丢失。 （2）对于各种记账凭证，应连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，按照 编号顺序折叠整齐。 （3）原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因要使用原始凭证时，经本 单位领导批准后可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件，应在专设的登记簿 上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。 （4）从外单位取得的原始凭证若有遗失，应取得原签发单位盖有公章的证 明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后才能代作 原始凭证。确实无法取得证明的，如火车票等，须由当事人写出详细情况，并由 经办单位负责人批准后方能代作原始凭证。 2. 会计凭证的归档保管 会计凭证是重要的经济档案和历史资料。企业对于会计凭证，应当在完成经 济业务手续和记账之后，按规定的归档制度，形成会计档案，并妥善保管，以便 随时查阅
对于会计凭证的保管,既要做到会计凭证的安全和完整,又要便于日后查阅 会计凭证归档保管的主要方法和要求是: (1)每月记账完毕,应将本月各种记账凭证按编号顺序连同所附原始凭证, 定期装订成册。为便于以后查阅,每册都应加具封面,并载明相关信息。为防止 任意拆装,封面装订线处要加贴封签,并由会计主管人员盖章。 (2)若一个月内凭证过多,可分册进行装订。如果某些记账凭证所附原始 凭证数量过多,则可单独装订保管,但应在封面上加以说明。对于重要的原始凭 证,如合同、押金收据等以及今后随时需抽出利用的原始凭证,可另行装订,并 在记账凭证中说明。 (3)装订成册的会计凭证应集中保管,并指定专人负责。如需查阅时,应 按规定办理手续。 (4)会计凭证的保管期限和销毁手续,必须严格执行会计制度规定 第三节会计账簿 账簿的意义与种类 (一)账簿的概念和意义 如前所述,会计凭证在会计工作中有着极为重要的作用,然而,应注意的是 会计凭证也存在着明显的缺陷。首先,从外表形式看,会计凭证一般采用活页式, 经常翻阅容易破损和丢失,特别是原始凭证,其外形尺寸大小、纸质各不相同, 不便于经常使用;其次,从内容看,一般每张会计凭证只记录一笔业务,只能反 映一笔业务所引起资金增减的变化,无法反映资金的结存情况;最后,从登记方 法看,多数会计凭证是一次登记完毕,就会计凭证本身无法对企业所发生的全部 业务进行全面、系统、连续的反映。因此,为了全面、系统、连续地反映企业的 资金运动,有必要设置账簿。 账簿,是指由一定格式、互有联系的账页组成,以审核无误的会计凭证为依 据,用来序时地、分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍(或称账本)。 账簿与账户之间,存在着既有区别又有联系的关系。账户是在账簿中按照规 定的会计科目开设的户头,用来反映某一会计科目所要核算的经济内容。而账簿 是按照账户归类反映各项经济业务,可以提供总括与详细的核算指标。我们可以 认为账簿是账户的外表形式,而账户记录则是账簿的内容。所以两者是内容和形 式的关系。我们也可以把账簿理解成积累、储存经济活动信息的数据库。 通常说的记账就是根据记账凭证所确定的会计分录,在账簿中按账户进行登 记。设置与登记账簿是会计工作的一个重要环节,也是一种基本的会计核算方法。 账簿对全面反映经济活动,加强经济核算,提高企业经济效益具有极为重要
对于会计凭证的保管，既要做到会计凭证的安全和完整，又要便于日后查阅。 会计凭证归档保管的主要方法和要求是： （1）每月记账完毕，应将本月各种记账凭证按编号顺序连同所附原始凭证， 定期装订成册。为便于以后查阅，每册都应加具封面，并载明相关信息。为防止 任意拆装，封面装订线处要加贴封签，并由会计主管人员盖章。 （2）若一个月内凭证过多，可分册进行装订。如果某些记账凭证所附原始 凭证数量过多，则可单独装订保管，但应在封面上加以说明。对于重要的原始凭 证，如合同、押金收据等以及今后随时需抽出利用的原始凭证，可另行装订，并 在记账凭证中说明。 （3）装订成册的会计凭证应集中保管，并指定专人负责。如需查阅时，应 按规定办理手续。 （4）会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格执行会计制度规定。 第三节 会计账簿 一、账簿的意义与种类 （一）账簿的概念和意义 如前所述，会计凭证在会计工作中有着极为重要的作用，然而，应注意的是 会计凭证也存在着明显的缺陷。首先，从外表形式看，会计凭证一般采用活页式， 经常翻阅容易破损和丢失，特别是原始凭证，其外形尺寸大小、纸质各不相同， 不便于经常使用；其次，从内容看，一般每张会计凭证只记录一笔业务，只能反 映一笔业务所引起资金增减的变化，无法反映资金的结存情况；最后，从登记方 法看，多数会计凭证是一次登记完毕，就会计凭证本身无法对企业所发生的全部 业务进行全面、系统、连续的反映。因此，为了全面、系统、连续地反映企业的 资金运动，有必要设置账簿。 账簿，是指由一定格式、互有联系的账页组成，以审核无误的会计凭证为依 据，用来序时地、分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍（或称账本）。 账簿与账户之间，存在着既有区别又有联系的关系。账户是在账簿中按照规 定的会计科目开设的户头，用来反映某一会计科目所要核算的经济内容。而账簿 是按照账户归类反映各项经济业务，可以提供总括与详细的核算指标。我们可以 认为账簿是账户的外表形式，而账户记录则是账簿的内容。所以两者是内容和形 式的关系。我们也可以把账簿理解成积累、储存经济活动信息的数据库。 通常说的记账就是根据记账凭证所确定的会计分录，在账簿中按账户进行登 记。设置与登记账簿是会计工作的一个重要环节，也是一种基本的会计核算方法。 账簿对全面反映经济活动，加强经济核算，提高企业经济效益具有极为重要
的作用,主要表现为以下几个方面: 1.能提供全面、系统的会计信息 如前所述,账簿克服了凭证缺陷。设置账簿,并在账簿中进行登记,有利于 全面地、系统地记录和反映企业生产经营活动的情况,能将大量而分散的核算资 料进行归类整理。 2.能帮助企业加强经营管理 账簿反映的资料比会计凭证系统,比会计账户全面,利用账簿记录,可以提 供各项会计要素的增减变动情况,可以考核费用、成本和利润计划的完成情况, 揭露企业生产经营活动中存在的问题;根据账簿开展会计分析和会计检查,以加 强经营管理,提高企业的经济效益。如某企业管理者针对去年企业管理费用居髙 不下的情况提出控制费用的方法,这时,管理者首先要仔细阅读的便是企业去年 及前几年的管理费用明细账,分析具体导致管理费用增加的因素才能对症下药 提出改进措施。 3.能够加强岗位责任制 通过账簿的设置和登记,可以明确有关部门、单位或个人的经济责任。例如, “固定资产”账户的总分类核算及其明细核算,核算各类固定资产的增减变化和 结存情况,并由固定资产使用部门承担其经济责任;“原材料”账户的总分类核 算及其明细核算,核算库存材料的増减变化和结存情况,并由有关材料的采购和 保管部门承担其经济责任。加强岗位责任制,可以促进有关人员改进工作,提高 效率,加强资产管理。 4.能够保护企业财产的安全和完整 企业对其财产会定期或不定期地进行清査盘点,确定其实有数量,并与各财 产的账簿结存资料进行核对。如账实不符,应查明原因及时处理。所以通过对财 产设置账簿并记录,会计期末把记录的结果与实物相核对,处理盈亏,就可保护 企业财产的安全和完整。 5.能为编制会计报表提供依据 会计报表不可能直接根据凭证编制,而是以一定的账簿资料为依据。因此, 会计报表中的指标是否真实,会计报表编制能否及时,都与账簿设置和登记的质 量有密切关系。 另外,账簿又是企业的重要经济档案。设置账簿,有利于保存资料,以供日 后查考。所以,任一企业都应当根据具体情况和实际需要设置必要的账簿,并认 真做好记账工作。 二)账簿的种类 为了全面、系统、连续地记录经济业务,必须设置各种不同的账簿。不同的 账簿,其用途、形式、内容和方法各不相同。账簿的种类见图3-3:
的作用，主要表现为以下几个方面： 1. 能提供全面、系统的会计信息 如前所述，账簿克服了凭证缺陷。设置账簿，并在账簿中进行登记，有利于 全面地、系统地记录和反映企业生产经营活动的情况，能将大量而分散的核算资 料进行归类整理。 2. 能帮助企业加强经营管理 账簿反映的资料比会计凭证系统，比会计账户全面，利用账簿记录，可以提 供各项会计要素的增减变动情况，可以考核费用、成本和利润计划的完成情况， 揭露企业生产经营活动中存在的问题；根据账簿开展会计分析和会计检查，以加 强经营管理，提高企业的经济效益。如某企业管理者针对去年企业管理费用居高 不下的情况提出控制费用的方法，这时，管理者首先要仔细阅读的便是企业去年 及前几年的管理费用明细账，分析具体导致管理费用增加的因素才能对症下药， 提出改进措施。 3. 能够加强岗位责任制 通过账簿的设置和登记，可以明确有关部门、单位或个人的经济责任。例如， “固定资产”账户的总分类核算及其明细核算，核算各类固定资产的增减变化和 结存情况，并由固定资产使用部门承担其经济责任；“原材料”账户的总分类核 算及其明细核算，核算库存材料的增减变化和结存情况，并由有关材料的采购和 保管部门承担其经济责任。加强岗位责任制，可以促进有关人员改进工作，提高 效率，加强资产管理。 4. 能够保护企业财产的安全和完整 企业对其财产会定期或不定期地进行清查盘点，确定其实有数量，并与各财 产的账簿结存资料进行核对。如账实不符，应查明原因及时处理。所以通过对财 产设置账簿并记录，会计期末把记录的结果与实物相核对，处理盈亏，就可保护 企业财产的安全和完整。 5. 能为编制会计报表提供依据 会计报表不可能直接根据凭证编制，而是以一定的账簿资料为依据。因此， 会计报表中的指标是否真实，会计报表编制能否及时，都与账簿设置和登记的质 量有密切关系。 另外，账簿又是企业的重要经济档案。设置账簿，有利于保存资料，以供日 后查考。所以，任一企业都应当根据具体情况和实际需要设置必要的账簿，并认 真做好记账工作。 （二）账簿的种类 为了全面、系统、连续地记录经济业务，必须设置各种不同的账簿。不同的 账簿，其用途、形式、内容和方法各不相同。账簿的种类见图 3-3：
按用途分分类账{总分类 序时账 普通日记账 特种日记 明细分类账 备査账 日记总账 订本式 按外表形式分活页式 卡片式 三栏式 按账页格式分多栏式 数量金额式 图3-3账簿分类图 1.账簿按不同用途分类 (1)序时账。也称日记账,它是按各项经济业务发生时间的先后顺序进行 逐日逐笔登记经济业务的账簿。在实际工作中,它是按照记账凭证的先后顺序 即按照凭证号码的先后顺序进行登记的。日记账按其记录的经济业务内容的不同 又分为普通日记账和特种日记账。 ①普通日记账。也称为通用日记账,是用来登记全部经济业务发生情况的日 记账。在普通日记账中,根据全部经济业务及其发生时间的先后顺序,逐日逐项 编制会计分录,因此这种日记账又称为分录日记账或分录簿。 ②特种日记账。是用来登记某一类经济业务发生情况的日记账。将某一类经 济业务按其发生的先后顺序记入账簿中,以反映和监督某一类经济业务的发生及 由此引起的某类资金增减变动和结存情况。如各单位为加强库存现金和银行存款 的管理,需要专门设置“库存现金日记账”和“银行存款日记账”记录库存现金 和银行存款的收、付款业务及其结存情况。又如商品流通企业为加强商品购销的 管理,也可设置“购货日记账”和“销货日记账”。 (2)分类账。分类账簿是对各项经济业务按账户进行分类登记的账簿。分 类账簿可提供会计要素具体项目的增减变动资料,以及经营过程的资料。分类账 簿按记账内容详细程度不同,又分为总分类账和明细分类账。 ①总分类账。简称“总账”,是根据总分类科目开设的,集中反映会计主体 全部业务的会计账簿。总分类账既可集中反映全部资金总括的变化情况,也可反 映不同种类的资金在变化中所造成的相互影响以及它们之间的相互关系。它是
数量金额式 多栏式 三栏式 按账页格式分 卡片式 活页式 订本式 按外表形式分 日记总账 备查账 明细分类账 总分类账 分类账 特种日记账 普通日记账 序时账 按用途分 图 3-3 账簿分类图 1. 账簿按不同用途分类 （1）序时账。也称日记账，它是按各项经济业务发生时间的先后顺序进行 逐日逐笔登记经济业务的账簿。在实际工作中，它是按照记账凭证的先后顺序， 即按照凭证号码的先后顺序进行登记的。日记账按其记录的经济业务内容的不同 又分为普通日记账和特种日记账。 ○1 普通日记账。也称为通用日记账，是用来登记全部经济业务发生情况的日 记账。在普通日记账中，根据全部经济业务及其发生时间的先后顺序，逐日逐项 编制会计分录，因此这种日记账又称为分录日记账或分录簿。 ○2 特种日记账。是用来登记某一类经济业务发生情况的日记账。将某一类经 济业务按其发生的先后顺序记入账簿中，以反映和监督某一类经济业务的发生及 由此引起的某类资金增减变动和结存情况。如各单位为加强库存现金和银行存款 的管理，需要专门设置“库存现金日记账”和“银行存款日记账”记录库存现金 和银行存款的收、付款业务及其结存情况。又如商品流通企业为加强商品购销的 管理，也可设置“购货日记账”和“销货日记账”。 （2）分类账。分类账簿是对各项经济业务按账户进行分类登记的账簿。分 类账簿可提供会计要素具体项目的增减变动资料，以及经营过程的资料。分类账 簿按记账内容详细程度不同，又分为总分类账和明细分类账。 ○1 总分类账。简称“总账”，是根据总分类科目开设的，集中反映会计主体 全部业务的会计账簿。总分类账既可集中反映全部资金总括的变化情况，也可反 映不同种类的资金在变化中所造成的相互影响以及它们之间的相互关系。它是一