从计算机在化学中的应用一第二章中文Office20002.4.文档管理2.4.1保存文档首次保存某个文档时，必须给它指定一个名字，并且要决定把它保存到什么位置。选择“文件”菜单中的“保存”命令（Ctrl+S，或“常用”工具栏中的“保存”按钮“”），或者选择“文件”菜单中的“另存为”命令时，会出现“另存为”对话框。在“文件名”文本框中输入一个新文件名。也可以输入包含有盘符和路径的文件名。默认情况下，Word将文档保存在myDocument文件夹中。如果要更改路径，可以单击“保存位置”框右边的箭头，从下拉列表中选择不同的文件夹。单击“保存”按钮，则可保存Word文件。保存已命名的文件，可以选择“文件”菜单中的“保存”命令(Ctrl+S，或“常用”工具栏中的“保存”按钮)。欲保存为其它文档格式，可以选择“文件”菜单中的“另存为”命令，会出现“另存为”对话框。单击“保存类型”列表框右边的下箭头，可以选择“纯文本”，“带分行符的纯文本”，“RTF”格式等。Word可以自动保存文档，运行“工具”菜单中的“选项”命令，打开对话框，在“保存”标签下可以设置保存的性质，默认为每隔10分钟自动保存到一个临时文件中，编辑结束后仍然需要使用“保存”命令。这样设置的好处是在编辑文档时如突然断电，可以在重新打开Word时恢复最后一次自动保存的内容。2.4.2创建新文档“文件”菜单中的“新建”命令，出现新建对话框，可以选择模板建立一个新文档。如使用“常用”工具拦的“新建”按钮“”，则产生以标准(Normal)模板建立的空文档。。2.4.3关闭文档“文件”菜单中选择“关闭”命令或单击文档窗口的关闭按钮。2.4.4打开文档“文件”菜单中选择“打开”命令(Ctrl+O)，或单击“打开”按钮“”。激活“打开”对话框，使用此对话框可以选择打开各种格式的文档，可以在此对话框对文件进行预览或查找文件，管理文件等（包括复制、移动和删除等）。2.4.5在打开的文档中插入另一个文档“插入”菜单中选择“文件”命令，打开“插入文件”对话框，选择要插入的文件类型、名称等可以插入Word文档或其他格式的文档。提倡使用此方法打开非“.Doc”2-11
Office 2000 2-11 2.4. 2.4.1 (Ctrl+S ) Word my Document Word (Ctrl+S ) RTF Word 10 Word 2.4.2 (Normal) 2.4.3 2.4.4 (Ctrl+O) ( ) 2.4.5 Word .Doc
从计算机在化学中的应用一第二章中文Ofice2000格式的文档。避免文件扩展名的混乱。2.4.6视图方式Word允许用不同的视图方式来查看文档：“普通”、“页面”、“Web版式”和“大纲”。用普通视图方式可以在文档中键入、编辑以及设置格式等操作；如果插入图形或进行分栏处理时，需要用页面视图方式来定位；要查看文档结构或在长文档中快速移动文学时，可以考患在大纲方式下操作：要将一个长文档分成数个文件，可以使用主控文档视图：如果想在屏幕上看到更多的文档，可以考虑使用全屏显示方式如果想在打印前知道打印结果，可以用打印预览方式。普通视图是最常用的方式，在该方式下，可以键入、编辑和设置格式等，为了加快编辑的速度，普通视图也简化了部分页面布局，例如，看不到页眉、页脚以及分栏的效果。如果想切换到普通视图方式，可以选择“视图”菜单中的“普通”命令或单击水平滚动条左端的“普通视图”按钮。页面视图可以查看各种对象在页面上的确切打印位置。该视图在编辑页眉和页脚、调整页边距、设置分栏、绘制图形对象以及利用图文框工作时很有用。在页面方式下，计算机运行速度可能稍慢一些，但它有助于了解文档排版的外观和最终排版结果。如果想切换到普通视图方式，可以选择“视图”菜单中的“页面”命令或单击水平滚动条左端的“页面视图”按钮回在全屏显示视图方式中，标题栏、菜单栏、工具栏等均被隐藏起来，在此方式下可以输入编辑文本，也可以选则常用的键盘命令。也可以用AIt+F等打开下拉菜单。如想返回普通或页面视图方式，可以单击屏幕右下角的关闭全屏显示的按钮。当然，也可以按Alt+V打开视图菜单，从视图菜单中再次选择“全屏显示命令”。打印预览可以按缩小比例显示文档，以便在屏幕中看到一页或多页文档的外观可以单击常用工具栏中的“打印预览”按钮或选择“文件”菜单中的“打印预览”命令。可以通过“常用”工具栏的“显示比例”框或视图菜单中“显示比例”命令改变屏幕显示比例。2.4.7预览文档单击打印预览按钮可显示打印文档的外观。2.4.8打印文档单击打印按钮可打印整个文档，若希望调整打印参数，需要使用文件：打印命令打开“打印”对话框来设置。打印机的变化会使文档的格式发生改变，因此比较复杂的文档应使用目标打印机进行排版。2-12
Office 2000 2-12 2.4.6 Word Web Alt+F Alt+V 2.4.7 2.4.8 :