提高秘书人员的素质意义重大,首先不能视为个人行为,而是一个组织管理 问题。否则,采取放任的态度,不可能提髙秘书人员队伍的整体素质。从组织管 理上说,应提供以下主要组织途径 l、优化组织氛围 实践证明,人才成长与环境密切相关。组织环境恶劣,会压抑人才,甚至摧 残人才。只有竞争与合作并重的组织氛围,才最有利于各类人才的成长。因为, 竞争意味着优胜劣汰,这是工作动力的源泉。但是,组织的本质是人的合作系统, 如果只讲竞争,不讲合作,竞争就会变成内耗式的争斗。因此,组织不仅应形成 竞争机制,还要形成合作机制 2、提供成长机会 作为组织部门来说,首先要重视对秘书人员的岗前培训、在岗培训和资格培 训工作,为秘书人员提高素质奠定理论基础。其次,是要提供轮岗机会,以扩大 视野,丰富经验。再次,是提供“加担子”的机会,其中包括临时“压担子”和 提供合理晋升的机会。 3、加强工作领导 帮助秘书人员提高素质,也是领导者的责任。因此,领导者要加强对秘书工 作的领导。要做好秘书人员的思想工作,注意对秘书工作进行具体的业务指导, 同时要注意发扬民主,重视吸收、转化秘书工作的成果,以产生秘书人员不断努 力提高素质的联动效应。 二、个人途径 组织培养只是秘书成才的外部条件。秘书人员的主观努力才是提高自身素质 的关键。因此,秘书人员必须注重自我培养,以不断完善自我、超越自我。 l、勤于学习,完善知识结构 知识是发展智力和能力的基础与工具。用培根的话来说,“知识就是力量”。 在“知识爆炸”和面临知识经济挑战的当代,“终身教育”势在必行。因此,秘 书人员必须从工作需要出发,勤奋学习,加紧“充电”。学习的内容,既包括理 论知识,也包括其他秘书人员的工作经验。学习的形式,既可以接受学历教育或 在职培训,也可以是自学。秘书人员要有强烈的求知欲望,浓厚的学习兴趣,高 昂的学习热情和良好的学习习惯,同时也要制定周密的学习计划,不断改进学习 方法 2、巧于思考,强化认识能力 秘书人员能力素质的核心是认识能力,“能说会写”实际是以“会想”为前 提的。而在秘书人员的认识能力中,思维能力比感知能力更为重要。大量事实证 明,一般人思维有效性的决定因素,常常不是在智商上的差别,而是思维方法的 正确与否。因此,秘书人员提高认识能力的重点应当是对思维方法的学习与训练 使之内化为自己的思维能力。有关的思维方法主要有:正向思维与逆向思维、发 散思维与聚敛思维、求同思维与求异思维、系统思维与全息思维、纵向思维与横 向思维、静态思维与动态思维、再现思维与创造思维等。总之,关键是要打破思 维定势,使思维方法灵活多样。为此,不仅要勤学,更要苦练,养成做“脑操” 的习惯。 3、善于修养,优化心理素质 在我国,秘书人员的工作繁重,特别要谨慎处理各种复杂的人际关系,忍受 许多无形的压力,若不注意调整心态,就会导致心理失调和心理疾病。有的人说 秘书人员是“政治上的红人,工作上的忙人,生活上的穷人,身体上的病人”是
21 提高秘书人员的素质意义重大，首先不能视为个人行为，而是一个组织管理 问题。否则，采取放任的态度，不可能提高秘书人员队伍的整体素质。从组织管 理上说，应提供以下主要组织途径。 1、优化组织氛围 实践证明，人才成长与环境密切相关。组织环境恶劣，会压抑人才，甚至摧 残人才。只有竞争与合作并重的组织氛围，才最有利于各类人才的成长。因为， 竞争意味着优胜劣汰，这是工作动力的源泉。但是，组织的本质是人的合作系统， 如果只讲竞争，不讲合作，竞争就会变成内耗式的争斗。因此，组织不仅应形成 竞争机制，还要形成合作机制。 2、提供成长机会 作为组织部门来说，首先要重视对秘书人员的岗前培训、在岗培训和资格培 训工作，为秘书人员提高素质奠定理论基础。其次，是要提供轮岗机会，以扩大 视野，丰富经验。再次，是提供“加担子”的机会，其中包括临时“压担子”和 提供合理晋升的机会。 3、加强工作领导 帮助秘书人员提高素质，也是领导者的责任。因此，领导者要加强对秘书工 作的领导。要做好秘书人员的思想工作，注意对秘书工作进行具体的业务指导， 同时要注意发扬民主，重视吸收、转化秘书工作的成果，以产生秘书人员不断努 力提高素质的联动效应。 二、个人途径 组织培养只是秘书成才的外部条件。秘书人员的主观努力才是提高自身素质 的关键。因此，秘书人员必须注重自我培养，以不断完善自我、超越自我。 1、勤于学习，完善知识结构 知识是发展智力和能力的基础与工具。用培根的话来说，“知识就是力量”。 在“知识爆炸”和面临知识经济挑战的当代，“终身教育”势在必行。因此，秘 书人员必须从工作需要出发，勤奋学习，加紧“充电”。学习的内容，既包括理 论知识，也包括其他秘书人员的工作经验。学习的形式，既可以接受学历教育或 在职培训，也可以是自学。秘书人员要有强烈的求知欲望，浓厚的学习兴趣，高 昂的学习热情和良好的学习习惯，同时也要制定周密的学习计划，不断改进学习 方法。 2、巧于思考，强化认识能力 秘书人员能力素质的核心是认识能力，“能说会写”实际是以“会想”为前 提的。而在秘书人员的认识能力中，思维能力比感知能力更为重要。大量事实证 明，一般人思维有效性的决定因素，常常不是在智商上的差别，而是思维方法的 正确与否。因此，秘书人员提高认识能力的重点应当是对思维方法的学习与训练， 使之内化为自己的思维能力。有关的思维方法主要有：正向思维与逆向思维、发 散思维与聚敛思维、求同思维与求异思维、系统思维与全息思维、纵向思维与横 向思维、静态思维与动态思维、再现思维与创造思维等。总之，关键是要打破思 维定势，使思维方法灵活多样。为此，不仅要勤学，更要苦练，养成做“脑操” 的习惯。 3、善于修养，优化心理素质 在我国，秘书人员的工作繁重，特别要谨慎处理各种复杂的人际关系，忍受 许多无形的压力，若不注意调整心态，就会导致心理失调和心理疾病。有的人说 秘书人员是“政治上的红人，工作上的忙人，生活上的穷人，身体上的病人”是
有一定的道理的。因此,秘书人员必须善于修养,不断优化心理素质,尤其是要 注意心理健康,重点克服焦虑、压抑、厌烦、急躁、自卑、嫉妒等心理障碍 4、勇于实践,不断总结提高 实践是提高素质的最重要的途径。因为,各种素质只有在实践中才能体现出 来,并不断磨练提高,其中知识素质只有通过实践才能转化为能力素质。“学 而不思则罔,思而不学则殆。”实际上,思而不干、学而不练也不行。毛泽东说 得好:“读书是学习,使用也是学习,而且是更重要的学习”。但是,对于提高素 质来说,“只干不想”的实践只会事半功倍,简单重复的实践也不会有好结果。 因此,秘书人员只有勇于实践,敢于实践,并善于总结经验教训,才能不断提髙 自身的素质。 ★复习与练习 关键术语 政治修养情感意志修养知识结构工作能力职业道德 练习题 选择题(不定项) 1.秘书人员的政治修养包括(ABCD) A.要有坚持“四项基本原则”和改革开放的信念 B.要具有强烈的事业心 C.要有较高的思想理论水平 D.要有“三服务”的信念 2.秘书人员的意志修养,主要体现在培养秘书人员的(ABCD) 自觉性B.果断性 C.坚韧性 自控性 3.秘书专业知识的核心部分是(B) A.秘书写作知识 B.秘书学知识 C.文书档案知识 D.信访调研知识 4.秘书人员的知识结构中,属于较高层次的是(C) A.秘书基础知识 B.秘书专业知识 C.相关辅助知识 D.公文写作知识 5.秘书人员最基本的专业特长是(D) A.口头表达能力 B.身势表达能力 C.情感表达能力 D.书面表达能力 6.在下列各项中,属于秘书人员工作能力的有(ABC) A.办事能力 B.应变能力 C.操作能力 D.执政能力 7.秘书人员忠于职守,包括(AB) A.忠于国家、民族和人民的利益 B.忠于本机关、本单位的利益 C.忠于领导人个人的利益 D.忠于秘书自己个人的利益 8.秘书人员提高自身素质的关键是(D) A.组织培养 B.领导重视
22 有一定的道理的。因此，秘书人员必须善于修养，不断优化心理素质，尤其是要 注意心理健康，重点克服焦虑、压抑、厌烦、急躁、自卑、嫉妒等心理障碍。 4、勇于实践，不断总结提高 实践是提高素质的最重要的途径。因为，各种素质只有在实践中才能体现出 来，并不断磨练提高，其中知识素质只有通过实践才能转化为能力素质。 “学 而不思则罔，思而不学则殆。”实际上，思而不干、学而不练也不行。毛泽东说 得好：“读书是学习，使用也是学习，而且是更重要的学习”。但是，对于提高素 质来说，“只干不想”的实践只会事半功倍，简单重复的实践也不会有好结果。 因此，秘书人员只有勇于实践，敢于实践，并善于总结经验教训，才能不断提高 自身的素质。 ★复习与练习 关键术语 政治修养 情感意志修养 知识结构 工作能力 职业道德 练习题 一．选择题（不定项） 1．秘书人员的政治修养包括 (ABCD) A．要有坚持“四项基本原则”和改革开放的信念 B．要具有强烈的事业心 C．要有较高的思想理论水平 D．要有“三服务”的信念 2．秘书人员的意志修养，主要体现在培养秘书人员的 (ABCD) A．自觉性 B．果断性 C．坚韧性 D．自控性 3．秘书专业知识的核心部分是 （B） A．秘书写作知识 B．秘书学知识 C．文书档案知识 D．信访调研知识 4．秘书人员的知识结构中, 属于较高层次的是 (C) A．秘书基础知识 B．秘书专业知识 C．相关辅助知识 D．公文写作知识 5．秘书人员最基本的专业特长是 (D) A．口头表达能力 B．身势表达能力 C．情感表达能力 D．书面表达能力 6．在下列各项中，属于秘书人员工作能力的有 （ABC） A．办事能力 B．应变能力 C．操作能力 D．执政能力 7．秘书人员忠于职守，包括 （AB） A．忠于国家、民族和人民的利益 B．忠于本机关、本单位的利益 C．忠于领导人个人的利益 D．忠于秘书自己个人的利益 8．秘书人员提高自身素质的关键是 （D） A．组织培养 B．领导重视
C.工作机遇 D.主观努力 判断题 1.秘书人员在情感修养方面要做到内向与外向相结合(对) 问答题 1.为什么要建立合理的秘书人员知识结构? 2.秘书人员工作能力包括哪些内容?怎样培养秘书人员的工作能力? 3.秘书人员职业道德包括哪些内容?如何培养秘书人员具有这些道德素 第三章秘书工作的管理 由于秘书工作的特殊地位和作用,所以秘书人员的工作好坏对领导部门和领 导者的工作有着至关重要的影响。因此,必须加强对秘书工作的管理,使秘书人 员的活动符合制度化、规范化的要求。 ★目的要求 通过本章内容的学习,了解秘书工作是管理工作的一部分;作为管理工作, 客观上要有一个评价标准。在此基础上,进一步了解秘书管理工作的原则、内容。 ★重点问题 1.评价秘书工作的客观标准 2.秘书管理工作的基本原则 秘书管理工作的具体内容 第一节评价秘书工作的标准 秘书工作是管理工作的一部分。管理工作是人类的一种活动,而人类的活动 是有意识有目标有效果的活动。通过一定的有意识活动,追求活动目标,获得 定的活动效果,是人类一切活动的共同的根本特点,秘书工作自然也不例外。因 此,有效性是评价秘书工作的标准。 也有人说,应以领导满意不满意作为评价秘书工作的标准。诚然,从秘书工 作主要是为领导工作服务这个意义上说,它有一定的道理,但从秘书工作作为 门科学来看,这种说法值得商榷。因为: 第一,秘书工作具有从属性,同时也具有独立性。对于领导者的工作,秘书 工作处于从属地位,秘书人员必须按照领导者的要求进行工作,但同时秘书人员 又受一定组织的领导,他的工作不仅要让领导满意,而且要让组织满意。 第二,秘书人员与领导者之间除了存在从属关系外,还存在制约关系。秘书 工作有一定的规章制度,它们规范着秘书的行为,制约着秘书和领导的关系。秘 书人员只能在不违反这些制度的前提下为领导服务,违反了,就会犯错误
23 C．工作机遇 D．主观努力 二、判断题 1．秘书人员在情感修养方面要做到内向与外向相结合（对） 三、问答题 1．为什么要建立合理的秘书人员知识结构？ 2．秘书人员工作能力包括哪些内容？怎样培养秘书人员的工作能力？ 3．秘书人员职业道德包括哪些内容？如何培养秘书人员具有这些道德素 养？ 第 三 章 秘书工作的管理 由于秘书工作的特殊地位和作用，所以秘书人员的工作好坏对领导部门和领 导者的工作有着至关重要的影响。因此，必须加强对秘书工作的管理，使秘书人 员的活动符合制度化、规范化的要求。 —————————————————————————————————— ★目的要求 通过本章内容的学习，了解秘书工作是管理工作的一部分；作为管理工作， 客观上要有一个评价标准。在此基础上，进一步了解秘书管理工作的原则、内容。 ★重点问题 1．评价秘书工作的客观标准 2．秘书管理工作的基本原则 3．秘书管理工作的具体内容 _____________________________________________________________________ 第一节 评价秘书工作的标准 秘书工作是管理工作的一部分。管理工作是人类的一种活动，而人类的活动 是有意识有目标有效果的活动。通过一定的有意识活动，追求活动目标，获得一 定的活动效果，是人类一切活动的共同的根本特点，秘书工作自然也不例外。因 此，有效性是评价秘书工作的标准。 也有人说，应以领导满意不满意作为评价秘书工作的标准。诚然，从秘书工 作主要是为领导工作服务这个意义上说，它有一定的道理，但从秘书工作作为一 门科学来看，这种说法值得商榷。因为： 第一，秘书工作具有从属性，同时也具有独立性。对于领导者的工作，秘书 工作处于从属地位，秘书人员必须按照领导者的要求进行工作，但同时秘书人员 又受一定组织的领导，他的工作不仅要让领导满意，而且要让组织满意。 第二，秘书人员与领导者之间除了存在从属关系外，还存在制约关系。秘书 工作有一定的规章制度，它们规范着秘书的行为，制约着秘书和领导的关系。秘 书人员只能在不违反这些制度的前提下为领导服务，违反了，就会犯错误
第三,不同的领导由于各自的素质、阅历、水平、习惯乃至性格的差异,对 秘书工作的要求会有所不同,若以领导是否满意作为评价秘书工作的标准,难免 带有主观随意性。有时会出现秘书工作做得很好而领导却不满意的情况 第四,虽然绝大部分领导是好的,但也有错误的。遇到好的领导,工作容易 令他们满意。但若遇上有错误的领导,听任对方不讲原则,就会给工作带来危害。 秘书工作的有效性是一个综合指标,它包括效益和效率两个部分。效益是对 质的方面的要求,效率是对量的方面的要求。前者是方向和核心,后者是基础和 保证,两者相辅相成,缺一不可。秘书工作本身并不直接反映出效益,对其效益 性,不可能直接从其活动结果上加以衡量或计算,而只能通过秘书部门所处的 定组织或一定的组织层次的整体目标实现的程度来计算或衡量。又由于影响整体 目标实现程度的部门不光是秘书部门,首先是领导者,还有其他部门,故这种计 算和衡量必须采取综合起来进行考虑的方法。秘书工作主要是办事,秘书工作的 效率主要体现在办事效率上。 第二节秘书工作管理的原则 、因事设职、因职求人的原则 所谓因事设职,是指设立秘书工作职位,包括确定职位的数量、类别、层次 都必须根据实际需要。我们知道,职位是工作职责的载体,职责是职位的客观依 据。只有实行因事设职的原则,才能避免滥设职位、人浮于事、忙闲不均、名实 不符、劳酬失衡等弊端 贯彻因事设职的原则,必须实行职位分析或职位分类。进行职位分析,是在 职位调査的基础上分析、检查职位有无组织所需要的各种职责,防止出现“虚职”; 二是要测评职位的工作量是否饱满,任务不饱满的要考虑合并职位;三是要测评 职位层次与其责任大小、难易程度和所需资格是否相当,不相称的要调整级别层 次。进行职位分类,则以工作分析为基础,进一步对若干职位进行综合评价,根 据工作性质是否相同或接近,实行统一归类管理;根据职位的责任轻重、难易程 度和所需资格是否相同相近,实行统一归级、归等管理;再制定职位说明书、职 级规范、职等规范等规范性文件,以实现规范化管理。 所谓因职求人,是指在秘书人员的任用上,必须按照具体职位的任职条件, 进行择优任用。秘书职位的工作性质、难易程度和责任大小是有区别的,其任职 资格也应因职而定;而人的素质也各不相同,各有长短。只有按具体职位的任职 资格任用素质合格的秘书人员,才能保证职责任务能够顺利完成。在一般情况下, 人员素质应与任职资格平衡一致或素质略高一点。如果素质低于或过高于任职资 格,就会出现无法履行职责,或者浪费人力资源和不安心工作等问题。贯彻因职 求人的原则,首先必须实行科学、严格的考试、考核制度、择优录用晋升的制度 和试用期制度,其核心是重能力、比实绩的竞争机制。其次,任用工作人员要注 意扬长避短、适才适用,不可降低任职要求,也不应求全责备 因事设职、因职求人的原则要求以事为中心,反映了合理设置职位和任用人 员的客观规律。如果违反了规律,搞因人设职,就会制造诸多矛盾和弊端。 二、制度规范、权责一致的原则 所谓制度规范,是指管理必须高度重视制度建设,努力实现管理制度化、规 范化。我们知道,在管理活动中,制度问题是决定的因素。正如邓小平同志所说 的那样,相对与领导人素质来说,“组织制度、工作制度等方面的问题更为重要
24 第三，不同的领导由于各自的素质、阅历、水平、习惯乃至性格的差异，对 秘书工作的要求会有所不同，若以领导是否满意作为评价秘书工作的标准，难免 带有主观随意性。有时会出现秘书工作做得很好而领导却不满意的情况。 第四，虽然绝大部分领导是好的，但也有错误的。遇到好的领导，工作容易 令他们满意。但若遇上有错误的领导，听任对方不讲原则，就会给工作带来危害。 秘书工作的有效性是一个综合指标，它包括效益和效率两个部分。效益是对 质的方面的要求，效率是对量的方面的要求。前者是方向和核心，后者是基础和 保证，两者相辅相成，缺一不可。秘书工作本身并不直接反映出效益，对其效益 性，不可能直接从其活动结果上加以衡量或计算，而只能通过秘书部门所处的一 定组织或一定的组织层次的整体目标实现的程度来计算或衡量。又由于影响整体 目标实现程度的部门不光是秘书部门，首先是领导者，还有其他部门，故这种计 算和衡量必须采取综合起来进行考虑的方法。秘书工作主要是办事，秘书工作的 效率主要体现在办事效率上。 第二节 秘书工作管理的原则 一、因事设职、因职求人的原则 所谓因事设职，是指设立秘书工作职位，包括确定职位的数量、类别、层次， 都必须根据实际需要。我们知道，职位是工作职责的载体，职责是职位的客观依 据。只有实行因事设职的原则，才能避免滥设职位、人浮于事、忙闲不均、名实 不符、劳酬失衡等弊端。 贯彻因事设职的原则，必须实行职位分析或职位分类。进行职位分析，是在 职位调查的基础上分析、检查职位有无组织所需要的各种职责，防止出现“虚职”； 二是要测评职位的工作量是否饱满，任务不饱满的要考虑合并职位；三是要测评 职位层次与其责任大小、难易程度和所需资格是否相当，不相称的要调整级别层 次。进行职位分类，则以工作分析为基础，进一步对若干职位进行综合评价，根 据工作性质是否相同或接近，实行统一归类管理；根据职位的责任轻重、难易程 度和所需资格是否相同相近，实行统一归级、归等管理；再制定职位说明书、职 级规范、职等规范等规范性文件，以实现规范化管理。 所谓因职求人，是指在秘书人员的任用上，必须按照具体职位的任职条件， 进行择优任用。秘书职位的工作性质、难易程度和责任大小是有区别的，其任职 资格也应因职而定；而人的素质也各不相同，各有长短。只有按具体职位的任职 资格任用素质合格的秘书人员，才能保证职责任务能够顺利完成。在一般情况下， 人员素质应与任职资格平衡一致或素质略高一点。如果素质低于或过高于任职资 格，就会出现无法履行职责，或者浪费人力资源和不安心工作等问题。贯彻因职 求人的原则，首先必须实行科学、严格的考试、考核制度、择优录用晋升的制度 和试用期制度，其核心是重能力、比实绩的竞争机制。其次，任用工作人员要注 意扬长避短、适才适用，不可降低任职要求，也不应求全责备。 因事设职、因职求人的原则要求以事为中心，反映了合理设置职位和任用人 员的客观规律。如果违反了规律，搞因人设职，就会制造诸多矛盾和弊端。 二、制度规范、权责一致的原则 所谓制度规范，是指管理必须高度重视制度建设，努力实现管理制度化、规 范化。我们知道，在管理活动中，制度问题是决定的因素。正如邓小平同志所说 的那样，相对与领导人素质来说，“组织制度、工作制度等方面的问题更为重要
这些方面的制度好可以使坏人无法任意横行,制度不好可以使好人无法充分做好 事,甚至会走向反面”。同时,只有对人的行为管理实行制度化规范化,才会有 稳定的管理秩序和良好的工作效率。 要贯彻制度规范的原则,首先要求领导者和秘书人员都要重视观念的转变, 努力克服中国传统的人治管理观的负影响。其次,要重视建立和完善各项规章 度,使秘书工作有章可循。再次,要严格执行各项规章制度,做到制度面前人人 平不允许有特殊人物,不搞下不为例,以树立制度管理的绝对权威。 所谓权责一致,是指每个组织单元的职能、责任应与其权力对等平衡,不畸 轻畸重。如果权小于责,必然导致效率低下;反之,则会导致滥用权力。贯彻权 责一致的原则,首先要以合理设置职位和编写职位说明书为基础,以明确责权并 使之相对稳定为前提,决不能让领导者把权力当作个人所有物随意支配。其次, 要实行因事配权、因权配责的办法,以工作需要为依据配置权力和责任。再次, 在实践中要注意发现问题,并通过修改职位说明书的形式合理调整其责权规定。 最后,应建立有效的权力制约和监督机制,及时纠正和惩处失职行为和越权行为。 三、目标导向、重在激励的原则 目标导向、重在激励,是指在合理设置职位和制度化管理的基础上,要注意 发挥目标管理在管理中的作用,并注意通过激励手段不断激发秘书人员的工作积 极性的原则。 在实际工作中,有无工作目标或目标正确与否是决定工作绩效的决定性因 素,也是影响工作积极性的重要因素。如果缺乏明确的目标导向甚至目标错误, 秘书人员的工作必将毫无绩效可言,最终会严重挫伤他们的积极性。要贯彻目标 导向原则,关键是要科学地确立工作目标。为此,必须注意充分发扬民主,努力 将组织需要同个人意愿结合起来,将挑战性和可行性结合起来,不能将目标管理 变成指令性计划管理。在秘书部门中,由于单个秘书人员的工作目标较难于量化, 因此,秘书工作的目标应以定性和群体目标为主,以利于考核和协作。其次,在 目标实施过程中,管理重点是充分调动秘书人员的积极性和主动性,及时给予指 导帮助,并注重反馈和必要的控制。再次,要努力实现目标考核的科学化,根据 考核结果严格奖惩,并认真总结经验教训,以便扬长避短,形成良性循环。 奖励机制是提高秘书工作绩效的重要因素。要贯彻这一原则,首先必须以适 当的物质激励为前提,这主要涉及工资制度的合理化。其次,对秘书人员要以精 神激励为主,其中包括做好思想政治工作、提供培训机会、给予精神奖励、晋升 职务等等。再次,要注意激励的针对性和时效性 四、协调一致、整体效能原则 协调一致、整体效能原则,是指管理秘书活动要站在全局的高度,注意预防 和解决整体与局部、局部与局部、内部与外部的各种矛盾,并做到目标统一、指 挥统一、结构合理、运行协调,将提高整体工作的效能作为管理的出发点和落脚 点 要贯彻协调一致的原则,首先要对组织目标进行合理分解,并加强计划协调 坚持单一领导和逐级指挥,以防范与未然,尽量减少以后的协调工作量。其次, 发现问题要及时协调、对症下药。再次,要坚持局部利益服从整体利益、下级服 从上级,同时也要注意兼顾局部利益。此外,还要注意总结经验,完善制度。 要贯彻整体效能原则,第一要优化秘书结机构及其职位结构,使其职能需要 与实际力量相匹配。第二是任用人员时注意优化人员结构,实现知识、能力和气 质等方面的优势互补。第三,工作要分轻重缓急,掌握节奏,重点任务要注意充
25 这些方面的制度好可以使坏人无法任意横行，制度不好可以使好人无法充分做好 事，甚至会走向反面”。同时，只有对人的行为管理实行制度化规范化，才会有 稳定的管理秩序和良好的工作效率。 要贯彻制度规范的原则，首先要求领导者和秘书人员都要重视观念的转变， 努力克服中国传统的人治管理观的负影响。其次，要重视建立和完善各项规章制 度，使秘书工作有章可循。再次，要严格执行各项规章制度，做到制度面前人人 平不允许有特殊人物，不搞下不为例，以树立制度管理的绝对权威。 所谓权责一致，是指每个组织单元的职能、责任应与其权力对等平衡，不畸 轻畸重。如果权小于责，必然导致效率低下；反之，则会导致滥用权力。贯彻权 责一致的原则，首先要以合理设置职位和编写职位说明书为基础，以明确责权并 使之相对稳定为前提，决不能让领导者把权力当作个人所有物随意支配。其次， 要实行因事配权、因权配责的办法，以工作需要为依据配置权力和责任。再次， 在实践中要注意发现问题，并通过修改职位说明书的形式合理调整其责权规定。 最后，应建立有效的权力制约和监督机制，及时纠正和惩处失职行为和越权行为。 三、目标导向、重在激励的原则 目标导向、重在激励，是指在合理设置职位和制度化管理的基础上，要注意 发挥目标管理在管理中的作用，并注意通过激励手段不断激发秘书人员的工作积 极性的原则。 在实际工作中，有无工作目标或目标正确与否是决定工作绩效的决定性因 素，也是影响工作积极性的重要因素。如果缺乏明确的目标导向甚至目标错误， 秘书人员的工作必将毫无绩效可言，最终会严重挫伤他们的积极性。要贯彻目标 导向原则，关键是要科学地确立工作目标。为此，必须注意充分发扬民主，努力 将组织需要同个人意愿结合起来，将挑战性和可行性结合起来，不能将目标管理 变成指令性计划管理。在秘书部门中，由于单个秘书人员的工作目标较难于量化， 因此，秘书工作的目标应以定性和群体目标为主，以利于考核和协作。其次，在 目标实施过程中，管理重点是充分调动秘书人员的积极性和主动性，及时给予指 导帮助，并注重反馈和必要的控制。再次，要努力实现目标考核的科学化，根据 考核结果严格奖惩，并认真总结经验教训，以便扬长避短，形成良性循环。 奖励机制是提高秘书工作绩效的重要因素。要贯彻这一原则，首先必须以适 当的物质激励为前提，这主要涉及工资制度的合理化。其次，对秘书人员要以精 神激励为主，其中包括做好思想政治工作、提供培训机会、给予精神奖励、晋升 职务等等。再次，要注意激励的针对性和时效性。 四、协调一致、整体效能原则 协调一致、整体效能原则，是指管理秘书活动要站在全局的高度，注意预防 和解决整体与局部、局部与局部、内部与外部的各种矛盾，并做到目标统一、指 挥统一、结构合理、运行协调，将提高整体工作的效能作为管理的出发点和落脚 点。 要贯彻协调一致的原则，首先要对组织目标进行合理分解，并加强计划协调， 坚持单一领导和逐级指挥，以防范与未然，尽量减少以后的协调工作量。其次， 发现问题要及时协调、对症下药。再次，要坚持局部利益服从整体利益、下级服 从上级，同时也要注意兼顾局部利益。此外，还要注意总结经验，完善制度。 要贯彻整体效能原则，第一要优化秘书结机构及其职位结构，使其职能需要 与实际力量相匹配。第二是任用人员时注意优化人员结构，实现知识、能力和气 质等方面的优势互补。第三，工作要分轻重缓急，掌握节奏，重点任务要注意充