要注意秘书人员的气质风度,对上不阿谀奉承,对下不傲慢自大。要自然潇 洒、大方爽朗,翩翩大度。这样的秘书形象,让人感到真诚、正派、可信、可靠 第三节秘书人员的知识结构 秘书工作的特点,决定了秘书人员应该具有渊博的基础知识、扎实的专业知 识和广泛的相关辅助知识 基础知识 秘书人员应具有的基础知识包括这样几大类 1、政治哲学类。主要包括晢学、政治经济学、逻辑学等知识。学习这类知 识,目的在于使秘书人员树立正确的世界观和方法论。这是培养德才兼备的秘书 人员的需要,是秘书才能的灵魂。 2、语言文学类。主要指汉语、文学、艺术、写作等知识,重点是语言知识 和基本写作知识。另外,秘书人员还应该一些美学知识,树立健康的审美观。同 时,还要学习一些心理学知识,了解人的心理活动特点,掌握人的心理活动规律, 提高人际交往与公关的能力。 3、数学统计类。主要指高等数学、管理数学、统计学等知识,这是适应现代 化管理培养新型秘书人员的需要。 4、历史地理类。主要指中国近代史、世界近代史、中国经济地理、本地的近 代历史与地理等知识。 5、法律知识类。主要指法律学概论以及人大、国务院颁布的一系列法律规定 如经济法基础、经济合同法、专利法、中外合资经营企业法实施条例等。 二、专业知识 扎实的专业知识是秘书知识结构中具有职业特征的主要部分,是形成秘书专 业特长的主要知识。没有扎实的专业知识,就不可能做好秘书工作,也不可能成 为一个合格的专业秘书。 秘书的专业知识主要包括两个方面的内容:一方面,是作为所有秘书人员都 应具有的秘书业务知识;另一方面,是秘书人员所在工作部门的专业知识。 秘书业务知识 1)秘书学知识 秘书人员对秘书学要有较深的硏究。秘书学不仅对秘书、秘书部门、秘书工 作等一系列理论建设有较科学全面的论述,而且对秘书专业的实践具有重要的指 导作用。因此,秘书学知识就成为秘书专业知识中的核心部分 (2)秘书写作知识 秘书必须精通公文写作和各类应用文体写作,其写作知识同秘书学一样,是 秘书专业特长的标志,是从事秘书工作的重要技能 (3)文书档案知识 文书档案工作是秘书工作的重要组成部分,秘书人员必须熟练正确地掌握、 运用这项工作的有关知识。要在文书档案管理的综合分析、开发利用上下功夫, 以便更好地为领导者和群众提供各类有价值的信息资料。 (4)调研、信访、会务、人际关系等知识 秘书人员要经常进行调査研究,组织会务,处理来信来访,同上下左右各方 人士打交道,必须熟悉这些相关的知识
16 要注意秘书人员的气质风度，对上不阿谀奉承，对下不傲慢自大。要自然潇 洒、大方爽朗，翩翩大度。这样的秘书形象，让人感到真诚、正派、可信、可靠。 第三节 秘书人员的知识结构 秘书工作的特点，决定了秘书人员应该具有渊博的基础知识、扎实的专业知 识和广泛的相关辅助知识。 一、基础知识 秘书人员应具有的基础知识包括这样几大类： 1、政治哲学类。主要包括哲学、政治经济学、逻辑学等知识。学习这类知 识，目的在于使秘书人员树立正确的世界观和方法论。这是培养德才兼备的秘书 人员的需要，是秘书才能的灵魂。 2、语言文学类。主要指汉语、文学、艺术、写作等知识，重点是语言知识 和基本写作知识。另外，秘书人员还应该一些美学知识，树立健康的审美观。同 时，还要学习一些心理学知识，了解人的心理活动特点，掌握人的心理活动规律， 提高人际交往与公关的能力。 3、数学统计类。主要指高等数学、管理数学、统计学等知识，这是适应现代 化管理培养新型秘书人员的需要。 4、历史地理类。主要指中国近代史、世界近代史、中国经济地理、本地的近 代历史与地理等知识。 5、法律知识类。主要指法律学概论以及人大、国务院颁布的一系列法律规定， 如经济法基础、经济合同法、专利法、中外合资经营企业法实施条例等。 二、专业知识 扎实的专业知识是秘书知识结构中具有职业特征的主要部分，是形成秘书专 业特长的主要知识。没有扎实的专业知识，就不可能做好秘书工作，也不可能成 为一个合格的专业秘书。 秘书的专业知识主要包括两个方面的内容：一方面，是作为所有秘书人员都 应具有的秘书业务知识；另一方面，是秘书人员所在工作部门的专业知识。 1、秘书业务知识 （1）秘书学知识 秘书人员对秘书学要有较深的研究。秘书学不仅对秘书、秘书部门、秘书工 作等一系列理论建设有较科学全面的论述，而且对秘书专业的实践具有重要的指 导作用。因此，秘书学知识就成为秘书专业知识中的核心部分。 （2）秘书写作知识 秘书必须精通公文写作和各类应用文体写作，其写作知识同秘书学一样，是 秘书专业特长的标志，是从事秘书工作的重要技能。 （3）文书档案知识 文书档案工作是秘书工作的重要组成部分，秘书人员必须熟练正确地掌握、 运用这项工作的有关知识。要在文书档案管理的综合分析、开发利用上下功夫， 以便更好地为领导者和群众提供各类有价值的信息资料。 （4）调研、信访、会务、人际关系等知识 秘书人员要经常进行调查研究，组织会务，处理来信来访，同上下左右各方 人士打交道，必须熟悉这些相关的知识
2、秘书所在工作部门的专业知识 秘书人员不仅要熟习秘书业务知识,而且还要熟悉自己所在工作部门的专业 知识,如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识,在工商企业部门工作的 必须具有企业管理知识,在文艺、体育、教育、军事、科学、出版、外事、医疗 等等行业系统工作的秘书都应该分别具有各自的专业基础知识,否则也难以搞好 本职工作 三、相关的辅助知识 如果说基础知识是秘书人员知识结构中的最低层次,专业知识是秘书人员知 识结构中的基本层次,那么相关的辅助知识则是秘书人员知识结构中的较高层 次。秘书人员有了这些知识,就可以更好地发挥作用。相关的辅助知识包括的内 容非常非常的广泛,这里主要讲以下几个方面是内容 1、管理知识 秘书人员虽然不是直接的管理者,但却是管理者的参谋和助手。因此,秘书 人员应该学些行政管理、经营管理方面的知识,学些信息论、系统论、控制论方 面的知识。这些知识在管理工作中的作用日益被人们所重视。秘书人员掌握了这 些知识,对辅助领导工作,提高领导水平是大有帮助的。 2、外语知识 随着我国对外开放步伐的日益加快,秘书人员参与外事活动的机会越来越 多,需要收集和翻译的外文资料也越来越多。这就对秘书人员的外语知识提出了 较高的要求。因此,秘书人员应当掌握一至两门外语。发达国家对秘书人员的外 语水平要求是很高的,我们的秘书人员应该有这样的战略意识,努力提高自己的 外语水平 地方志知识 秘书人员作为领导的助手,应当具有一定的地方志知识。要能够从当地的具 体情况出发,协助领导考虑如何利用本地的自然条件,合理地开发资源,发展地 方经济;如何利用当地的文物古迹、风土人情、民俗习惯,开发旅游资源,提高 本地的知名度,带动本地经济的发展。 4、导游和礼宾接待知识 现在秘书人员陪同内外宾参观游览的机会较多,因而必须掌握一定的导游和 礼宾接待知识。否则,可能会在陪同中出洋相、闹笑话,甚至会贻误工作,影响 交往。 总之,基础知识、专业知识、辅助知识,构成了秘书较理想的知识结构体系 一个合格的秘书,具备以上知识是必不可少的条件。 第四节秘书人员的工作能力 能力是完成一定活动的本领。知识只有转化为能力,对秘书人员才有实际意 义。秘书人员的能力素质,一般应包括以下几个方面: 表达能力 所谓表达能力,是指通过言语、文字、身势等形式沟通思想、交流信息、表 达情感的能力。在秘书人员的能力结构中,表达能力有着重要的地位和作用。可 以说,秘书人员在完成任何一项工作中,都离不开表达能力的运用 秘书人员的表达能力由三个部分构成:
17 2、秘书所在工作部门的专业知识 秘书人员不仅要熟习秘书业务知识，而且还要熟悉自己所在工作部门的专业 知识，如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的 必须具有企业管理知识，在文艺、体育、教育、军事、科学、出版、外事、医疗 等等行业系统工作的秘书都应该分别具有各自的专业基础知识，否则也难以搞好 本职工作。 三、相关的辅助知识 如果说基础知识是秘书人员知识结构中的最低层次，专业知识是秘书人员知 识结构中的基本层次，那么相关的辅助知识则是秘书人员知识结构中的较高层 次。秘书人员有了这些知识，就可以更好地发挥作用。相关的辅助知识包括的内 容非常非常的广泛，这里主要讲以下几个方面是内容： 1、管理知识 秘书人员虽然不是直接的管理者，但却是管理者的参谋和助手。因此，秘书 人员应该学些行政管理、经营管理方面的知识，学些信息论、系统论、控制论方 面的知识。这些知识在管理工作中的作用日益被人们所重视。秘书人员掌握了这 些知识，对辅助领导工作，提高领导水平是大有帮助的。 2、外语知识 随着我国对外开放步伐的日益加快，秘书人员参与外事活动的机会越来越 多，需要收集和翻译的外文资料也越来越多。这就对秘书人员的外语知识提出了 较高的要求。因此，秘书人员应当掌握一至两门外语。发达国家对秘书人员的外 语水平要求是很高的，我们的秘书人员应该有这样的战略意识，努力提高自己的 外语水平。 3、地方志知识 秘书人员作为领导的助手，应当具有一定的地方志知识。要能够从当地的具 体情况出发，协助领导考虑如何利用本地的自然条件，合理地开发资源，发展地 方经济；如何利用当地的文物古迹、风土人情、民俗习惯，开发旅游资源，提高 本地的知名度，带动本地经济的发展。 4、导游和礼宾接待知识 现在秘书人员陪同内外宾参观游览的机会较多，因而必须掌握一定的导游和 礼宾接待知识。否则，可能会在陪同中出洋相、闹笑话，甚至会贻误工作，影响 交往。 总之，基础知识、专业知识、辅助知识，构成了秘书较理想的知识结构体系。 一个合格的秘书，具备以上知识是必不可少的条件。 第四节 秘书人员的工作能力 能力是完成一定活动的本领。知识只有转化为能力，对秘书人员才有实际意 义。秘书人员的能力素质，一般应包括以下几个方面： 一、表达能力 所谓表达能力，是指通过言语、文字、身势等形式沟通思想、交流信息、表 达情感的能力。在秘书人员的能力结构中，表达能力有着重要的地位和作用。可 以说，秘书人员在完成任何一项工作中，都离不开表达能力的运用。 秘书人员的表达能力由三个部分构成：
1、口头表达能力 口头表达能力,简单地说,就是说话的本领。这是秘书表达能力的基本形式 之一。秘书人员汇报情况、提供建议、传达指示、联络接待等等,在大多数情况 下都需要借助于口头表达。口头表达能力的基本要求是:一要条理分明,层次清 楚,使听者易于把握表达者的意思。二要语言生动,风趣幽默,善于抓住听者的 心理。三要思维敏捷,应变性强,随时掌握表达的主动权。因此,秘书人员必须 加强口头表达能力的训练,以练就一口好口才,做到说话目的明确、中心突出, 语言规范、口齿清楚,条理清楚、逻辑性强,语气温和、富有感情,言词得体、 态度从容。 2、书面表达能力 书面表达能力,就是写作能力。这也是秘书人员表达能力的基本形式之 它要求秘书人员不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识,掌握各种文体 的写作技巧,而且还要具备一定的理论修养、政策水平、业务知识、科学的思维 方法,以及理解领导意图和获取信息的能力。书面表达能力是秘书人员的基本能 力之一,也是秘书人员最基本的专业特长。书面表达能力的最基本的要求有两点: 一是逻辑严密,思路清晰,能给人以逻辑是的征服力量。二是要语言准确,概念 清楚,能确切地描绘客观事物的情态状貌,表达作者的思想感情。所以秘书人员 应特别注意加强着方面的训练,努力把自己锻炼成为公文写作的“快手”、“能 手”、“高手”。“快手”就是文思敏捷,行文迅速,有应急应变的能力。“能手” 就是擅长秘书工作中一些常用文体的写作,写作时能做到得心应手。“高手”就 是文字功底深厚,善于画龙点睛,能够锦上添花 3、身势表达能力 身势表达能力,就是运用表情、动作、声音、服饰和距离等非语言手段表达 思想和情感的本领。在人际交往中,身势表达能力是对口头表达能力的重要补充, 能起到强化口头表达的作用。因此,身势表达能力也是秘书人员必须具备的能力 之一。身势表达能力要求恰当、得体,切忌矫揉造作 二、办事能力 所谓办事能力,就是指秘书人员有效地处理各种日常事务的本领。秘书人员 的办事的范围非常广泛,如文书事务、会议事务、信访事务、值班事务、接待事 务、电话事务、生活管理事务以及领导交办的其他事务等。这就要求秘书人员有 较强的办事能力 良好的办事能力包括:首先,要明白职权范围,不越权,讲实效:其次,要 熟悉办事程序,工作中能够区别轻重缓急;再次,要善于交往,能同各种人打交 道;最后,要掌握挡驾艺术,对于那些不必要由领导者亲自接见的来访者和亲自 出面处理的公务,秘书人员要能够巧妙地进行挡驾,以设法减轻领导者的负担。 管理能力 决策与管理是领导者的基本职能。秘书作为领导者的参谋和助手,理应辅助 领导者做好决策和管理中的日常工作。因此,秘书人员必须具备一定的辅助决策 与管理能力,才能称职。秘书人员应从辅助领导决策、计划、沟通、协调、控制 等五个方面来提高自己的组织管理能力。 四、应变能力 所谓应变能力,就是适应变化着的环境和事物、完成原定任务的本领。应变 能力是秘书人员的一种综合能力,属于智慧和才干的范围。有了这种能力,就能 够创造性地做好秘书工作
18 1、口头表达能力 口头表达能力，简单地说，就是说话的本领。这是秘书表达能力的基本形式 之一。秘书人员汇报情况、提供建议、传达指示、联络接待等等，在大多数情况 下都需要借助于口头表达。口头表达能力的基本要求是：一要条理分明，层次清 楚，使听者易于把握表达者的意思。二要语言生动，风趣幽默，善于抓住听者的 心理。三要思维敏捷，应变性强，随时掌握表达的主动权。因此，秘书人员必须 加强口头表达能力的训练，以练就一口好口才，做到说话目的明确、中心突出， 语言规范、口齿清楚，条理清楚、逻辑性强，语气温和、富有感情，言词得体、 态度从容。 2、书面表达能力 书面表达能力，就是写作能力。这也是秘书人员表达能力的基本形式之一。 它要求秘书人员不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识，掌握各种文体 的写作技巧，而且还要具备一定的理论修养、政策水平、业务知识、科学的思维 方法，以及理解领导意图和获取信息的能力。书面表达能力是秘书人员的基本能 力之一，也是秘书人员最基本的专业特长。书面表达能力的最基本的要求有两点： 一是逻辑严密，思路清晰，能给人以逻辑是的征服力量。二是要语言准确，概念 清楚，能确切地描绘客观事物的情态状貌，表达作者的思想感情。所以秘书人员 应特别注意加强着方面的训练，努力把自己锻炼成为公文写作的“快手”、“能 手”、“高手”。“快手”就是文思敏捷，行文迅速，有应急应变的能力。“能手” 就是擅长秘书工作中一些常用文体的写作，写作时能做到得心应手。“高手”就 是文字功底深厚，善于画龙点睛，能够锦上添花。 3、身势表达能力 身势表达能力，就是运用表情、动作、声音、服饰和距离等非语言手段表达 思想和情感的本领。在人际交往中，身势表达能力是对口头表达能力的重要补充， 能起到强化口头表达的作用。因此，身势表达能力也是秘书人员必须具备的能力 之一。身势表达能力要求恰当、得体，切忌矫揉造作。 二、办事能力 所谓办事能力，就是指秘书人员有效地处理各种日常事务的本领。秘书人员 的办事的范围非常广泛，如文书事务、会议事务、信访事务、值班事务、接待事 务、电话事务、生活管理事务以及领导交办的其他事务等。这就要求秘书人员有 较强的办事能力。 良好的办事能力包括：首先，要明白职权范围，不越权，讲实效；其次，要 熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急；再次，要善于交往，能同各种人打交 道；最后，要掌握挡驾艺术，对于那些不必要由领导者亲自接见的来访者和亲自 出面处理的公务，秘书人员要能够巧妙地进行挡驾，以设法减轻领导者的负担。 三、管理能力 决策与管理是领导者的基本职能。秘书作为领导者的参谋和助手，理应辅助 领导者做好决策和管理中的日常工作。因此，秘书人员必须具备一定的辅助决策 与管理能力，才能称职。秘书人员应从辅助领导决策、计划、沟通、协调、控制 等五个方面来提高自己的组织管理能力。 四、应变能力 所谓应变能力，就是适应变化着的环境和事物、完成原定任务的本领。应变 能力是秘书人员的一种综合能力，属于智慧和才干的范围。有了这种能力，就能 够创造性地做好秘书工作
秘书人员的应变能力主要表现在这样几个方面:一是善于观察,能够周密 详尽而又准确地捕捉变化着的新情况、新问题;二是思维敏捷,能够对新情况新 问题迅速作出判断、分析、综合和概括;三是多谋善断,遇事能够拿出办法,采 取对策:;四是预见力强,能够把握事物发展的趋势和可能出现的结果;五是随机 应变,能够在不丧失原则的前提下,灵活变通地处理各种非常性工作。 五、社交能力 所谓社交能力,就是与他人进行社会交往的本领。社交能力是秘书工作能力 的核心部分之一,是秘书人员做好工作的基础和源泉。在现代社会中,随着人际 交往日益广泛深入,秘书人员的社交能力更具有强烈的现实意义 秘书人员要培养和发展自己的社交能力,应该努力做到以下几个方面:一是 要正确认识自己,正确认识他人,学会理解、尊重、谦让和宽容;二是要善于与 同事相处,彼此要相互信任,真诚合作,不要貌合神离,互相利用;三是要讲究 礼貌和仪表,言谈举止和服饰要得体、文雅,做到彬彬有礼;四是要能够根据不 同的交往对象、场合和目的,采取不同的交际手段和方法,讲究交际艺术;五是 当交往中出现纠纷或冲突时,要善于缓和、化解和消除矛盾。 六、操作能力 所谓操作能力,就是掌握和使用与工作有关的设备、工具和技术的本领。由 于秘书工作具有务实性的特点,又直接受到办公日趋自动化的影响,秘书人员必 须有较强的操作能力。这是提高秘书工作质量和效率的重要条件之一。 秘书人员的操作能力,主要是指对于打字机、电话机、电传机、复印机、录 音机、录象机、照相机、文字处理机、和电子计算机等设备的使用和保管,以及 对于书法、速记、编辑、校对等技术的掌握和运用。 第五节秘书人员的职业道德 道德是一种社会意识形态,是人们调整自身及相互关系的思想意识和行为准 则职业道德是同人们的职业活动相联系、具有自身职业特征的道德准则和规范 各行各业都有自己特殊的职业道德规范,如审判员要秉公执法、铁面无私;医生 要救死扶伤、治病救人;教师要诲人不倦、循循善诱;售货员要文明经商、公平 买卖等等。秘书工作的特点,决定了秘书人员必须遵守以下的职业道德 、忠于职守 秘书应该忠于职守,这是秘书首要的职业道德规范。秘书人员忠于职守,大 而言之,是忠于国家、民族和人民的利益;小而言之,是忠于本机关、本单位的 政治、经济利益。秘书人员在领导人身边工作,要办理许多重大而机密的事务, 必须对组织高度负责,对领导忠心耿耿。具体来说,要树立高度的责任感,工作 认真负责,积极主动。不管领导是否在身旁,都应及时主动地工作,按质按量地 完成任务。要甘当助手和配角,甘做无名英雄,既不见风使舵,阳奉阴违,也不 狐假虎威,以首长自居,而是做一个可靠可信赖的人 二、恪守信用 秘书工作严谨慎密,责任重大。秘书人员要忠于职守,必须在工作中、人际 交往中于恪守信用。主要包括会晤、会议安排、组织会议、收发函件、传递文件 都要准时;接受任务如果不能按期完成,必须及时汇报,不能拖延或擅自改变。 恪守信用还包括决不轻易答允别人所托而自己又无力完成的事情,一旦答应就应
19 秘书人员的应变能力主要表现在这样几个方面：一是善于观察，能够周密、 详尽而又准确地捕捉变化着的新情况、新问题；二是思维敏捷，能够对新情况新 问题迅速作出判断、分析、综合和概括；三是多谋善断，遇事能够拿出办法，采 取对策；四是预见力强，能够把握事物发展的趋势和可能出现的结果；五是随机 应变，能够在不丧失原则的前提下，灵活变通地处理各种非常性工作。 五、社交能力 所谓社交能力，就是与他人进行社会交往的本领。社交能力是秘书工作能力 的核心部分之一，是秘书人员做好工作的基础和源泉。在现代社会中，随着人际 交往日益广泛深入，秘书人员的社交能力更具有强烈的现实意义。 秘书人员要培养和发展自己的社交能力，应该努力做到以下几个方面：一是 要正确认识自己，正确认识他人，学会理解、尊重、谦让和宽容；二是要善于与 同事相处，彼此要相互信任，真诚合作，不要貌合神离，互相利用；三是要讲究 礼貌和仪表，言谈举止和服饰要得体、文雅，做到彬彬有礼；四是要能够根据不 同的交往对象、场合和目的，采取不同的交际手段和方法，讲究交际艺术；五是 当交往中出现纠纷或冲突时，要善于缓和、化解和消除矛盾。 六、操作能力 所谓操作能力，就是掌握和使用与工作有关的设备、工具和技术的本领。由 于秘书工作具有务实性的特点，又直接受到办公日趋自动化的影响，秘书人员必 须有较强的操作能力。这是提高秘书工作质量和效率的重要条件之一。 秘书人员的操作能力，主要是指对于打字机、电话机、电传机、复印机、录 音机、录象机、照相机、文字处理机、和电子计算机等设备的使用和保管，以及 对于书法、速记、编辑、校对等技术的掌握和运用。 第五节 秘书人员的职业道德 道德是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系的思想意识和行为准 则。职业道德是同人们的职业活动相联系、具有自身职业特征的道德准则和规范。 各行各业都有自己特殊的职业道德规范，如审判员要秉公执法、铁面无私；医生 要救死扶伤、治病救人；教师要诲人不倦、循循善诱；售货员要文明经商、公平 买卖等等。秘书工作的特点，决定了秘书人员必须遵守以下的职业道德： 一、忠于职守 秘书应该忠于职守，这是秘书首要的职业道德规范。秘书人员忠于职守，大 而言之，是忠于国家、民族和人民的利益；小而言之，是忠于本机关、本单位的 政治、经济利益。秘书人员在领导人身边工作，要办理许多重大而机密的事务， 必须对组织高度负责，对领导忠心耿耿。具体来说，要树立高度的责任感，工作 认真负责，积极主动。不管领导是否在身旁，都应及时主动地工作，按质按量地 完成任务。要甘当助手和配角，甘做无名英雄，既不见风使舵，阳奉阴违，也不 狐假虎威，以首长自居，而是做一个可靠可信赖的人。 二、恪守信用 秘书工作严谨慎密，责任重大。秘书人员要忠于职守，必须在工作中、人际 交往中于恪守信用。主要包括会晤、会议安排、组织会议、收发函件、传递文件 都要准时；接受任务如果不能按期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。 恪守信用还包括决不轻易答允别人所托而自己又无力完成的事情，一旦答应就应
该尽一切力量去办。 三、严守秘密 陈毅同志曾经说过,做秘书嘛,一要能“秘”,二要会“书”。秘书人员接触 的机密文件多,参加的重要会议多,在领导身边的机会多,总而言之,接触机密 多。与其他公务员相比,秘书人员知密早,知密多,知密深。因此,秘书人员往 往是保密重点对象,是一些人打听消息的重要渠道,甚至成为敌人窃取情报的主 要对象。20世纪70年代,西德总理勃兰特的一位秘书是克格勃特务,待发现时 已经使用了10多年。80年代,西德政府的几位部长级领导人的秘书又被查知是 东德特务。秘书失密、泄密的情况,不外乎有意泄密和过失泄密两种类型。前者 属于政治品质问题,后者属于职业道德问题。因此,秘书人员要有极强的保密观 念和保密习惯,严守党和国家的机密,不得泄露或出卖本单位和本部门的经济情 报。秘书人员还应该做到不泄领导尚未决定的关系群众切身利益的事项,不得议 论别人的隐私,以免制造矛盾,破坏团结。 四、普于合作 秘书工作千头万绪,涉及面广,又往往环环相扣,程序紧密相连,故非单枪 匹马所能完成。秘书人员要善于与他人合作,密切配合,步调一致,才能顺利完 成任务。善于合作既要求对同志的尊重和了解,也要求公允地与同事分享胜利的 成果,分担失败的责任。 五、文明礼貌 秘书人员接近领导,在领导成员之间周旋,在各界群众之中活动办事,人们 也常常把秘书人员视为领导的代言人、机关的代表。因此,秘书人员在工作中 定要谦和待人,文明礼貌。一方面,对上级领导要尊敬;另一方面,对下级对群 众要平等。在工作中待人接物一定要文明礼貌,要举止大方、谈吐文雅、面带微 笑。在与人谈话时要注视对方,专心倾听,而不能漫不经心、左顾右盼,不能随 便打断别人的谈话,更不能同时做其他工作。在工作中言谈举止要得体,既不傲 慢、冷漠,又不阿谀、做作。 六、实事求是 秘书人员是领导的耳目和助手,要了解、传递、综合各种信息,并根据实际 情况为领导决策提供建议。因此,秘书人员了解情况要实事求是,要深入调査研 究,对了解的情况要全面细致地进行分析。反映情况要真实准确,既不夸大也不 缩小。传达领导意见要确切,不能掺杂个人意见。发现领导的见解与事实有出入 时,不能随声附和,要敢于秉公直言(但要注意场合)。同时,秘书人员为领导 提供的方案和建议必须切合实际,不能凭空想象。解决问题要扎扎实实,一切从 实际出发,做老实人,说老实话,办老实事。 七、糜洁奉公 秘书人员经常接触领导,与领导的关系密切。因此,秘书要秉公办事,奉公 守法、廉洁自律,不以权谋私,不索受贿赂,尤其是不能借领导的名义批条子 写条子、达电话、拉关系、谋私利。廉洁奉公的秘书既是机关、企事业单位纠正 不正之风的得力干部,又是帮助领导者廉正清明的得力助手。 第六节提高秘书人员素质的途径 提高秘书人员素质的途径有两条,其一是组织途径,其二是个人途径 组织途径
20 该尽一切力量去办。 三、严守秘密 陈毅同志曾经说过，做秘书嘛，一要能“秘”，二要会“书”。秘书人员接触 的机密文件多，参加的重要会议多，在领导身边的机会多，总而言之，接触机密 多。与其他公务员相比，秘书人员知密早，知密多，知密深。因此，秘书人员往 往是保密重点对象，是一些人打听消息的重要渠道，甚至成为敌人窃取情报的主 要对象。20 世纪 70 年代，西德总理勃兰特的一位秘书是克格勃特务，待发现时 已经使用了 10 多年。80 年代，西德政府的几位部长级领导人的秘书又被查知是 东德特务。秘书失密、泄密的情况，不外乎有意泄密和过失泄密两种类型。前者 属于政治品质问题，后者属于职业道德问题。因此，秘书人员要有极强的保密观 念和保密习惯，严守党和国家的机密，不得泄露或出卖本单位和本部门的经济情 报。秘书人员还应该做到不泄领导尚未决定的关系群众切身利益的事项，不得议 论别人的隐私，以免制造矛盾，破坏团结。 四、善于合作 秘书工作千头万绪，涉及面广，又往往环环相扣，程序紧密相连，故非单枪 匹马所能完成。秘书人员要善于与他人合作，密切配合，步调一致，才能顺利完 成任务。善于合作既要求对同志的尊重和了解，也要求公允地与同事分享胜利的 成果，分担失败的责任。 五、文明礼貌 秘书人员接近领导，在领导成员之间周旋，在各界群众之中活动办事，人们 也常常把秘书人员视为领导的代言人、机关的代表。因此，秘书人员在工作中一 定要谦和待人，文明礼貌。一方面，对上级领导要尊敬；另一方面，对下级对群 众要平等。在工作中待人接物一定要文明礼貌，要举止大方、谈吐文雅、面带微 笑。在与人谈话时要注视对方，专心倾听，而不能漫不经心、左顾右盼，不能随 便打断别人的谈话，更不能同时做其他工作。在工作中言谈举止要得体，既不傲 慢、冷漠，又不阿谀、做作。 六、实事求是 秘书人员是领导的耳目和助手，要了解、传递、综合各种信息，并根据实际 情况为领导决策提供建议。因此，秘书人员了解情况要实事求是，要深入调查研 究，对了解的情况要全面细致地进行分析。反映情况要真实准确，既不夸大也不 缩小。传达领导意见要确切，不能掺杂个人意见。发现领导的见解与事实有出入 时，不能随声附和，要敢于秉公直言（但要注意场合）。同时，秘书人员为领导 提供的方案和建议必须切合实际，不能凭空想象。解决问题要扎扎实实，一切从 实际出发，做老实人，说老实话，办老实事。 七、廉洁奉公 秘书人员经常接触领导，与领导的关系密切。因此，秘书要秉公办事，奉公 守法、廉洁自律，不以权谋私，不索受贿赂，尤其是不能借领导的名义批条子、 写条子、达电话、拉关系、谋私利。廉洁奉公的秘书既是机关、企事业单位纠正 不正之风的得力干部，又是帮助领导者廉正清明的得力助手。 第六节 提高秘书人员素质的途径 提高秘书人员素质的途径有两条，其一是组织途径，其二是个人途径。 一、组织途径