职业经理人十项管理技能训练 (1)分析会前准备情况 表5-5会议分析表 姓名:日期:年月日 实 会议必要性评估 日会议会议‖计划‖际原因必须的目的明目的不可不开 期名目假议用时用分析 确的明确的的 时 有无会议计划、目标、议程,时间安排? 时间和地点是否恰当? 参加人是否适当和必须? (2)分析会议过程 是否准时开会?为什么 是否跑题? 是否按计划进行? 秩序是否正常? 是否有人中途出去? 是否按时结束? (3)会后分析: 会议纪要有没有?发给与会者没有? 会议决议的执行情况 会议必要性评估 以上三步分析,主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分析。 3.会议分析法的启示 (1)根据统计,职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%,如何利用好这20%的时间, 是时间管理的重要环节 (2)职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。 对于自己可以决定是否召开的会议,一定要事先评估开会的必要性 (3)事先准确通知参会人员,即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书 面形式的通知大家会议计划,而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。 (4)严格会议纪律 (5)参加别人召集的会议,可请求召集人确认会议规则,以免浪费时间。 干扰因素分析 1.目的 分析哪些因素干扰了正常的时间安排,以便寻求治理的措施 2.方法 运用《干扰因素分析表》 表5-6千扰因素分析表 姓名:日期:年月日 匚。分析。干扰者排序后果「对策
职业经理人十项管理技能训练 - 26 - （1）分析会前准备情况 表 5-5 会议分析表 姓名：日期：年月日 日 期 会议 名目 会议 倡议 计划 用时 实 际 用 时 原因 分析 会议必要性评估 必须的 目的明 确的 目的不 明确的 可不开 的 有无会议计划、目标、议程，时间安排？ 时间和地点是否恰当？ 参加人是否适当和必须？ （2）分析会议过程 是否准时开会？为什么？ 是否跑题？ 是否按计划进行？ 秩序是否正常？ 是否有人中途出去？ 是否按时结束？ （3）会后分析： 会议纪要有没有？发给与会者没有？ 会议决议的执行情况。 会议必要性评估。 以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分析。 3.会议分析法的启示 （1）根据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的 20%，如何利用好这 20%的时间， 是时间管理的重要环节。 （2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。 对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开会的必要性。 （3）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书 面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。 （4）严格会议纪律。 （5）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。 干扰因素分析 1.目的 分析哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措施。 2.方法 运用《干扰因素分析表》。 表 5-6 干扰因素分析表 姓名：日期：年月日 分析 干扰者 排序 后果 对策
职业经理人十项管理技能训练 干扰因素 缺乏自律 文件杂陈 拖延 不会说不 职责混淆 突然约见 当下想干的事太多 常“救火” 条理不清 计划不周 无效会议 不速之客 电话干扰 (1)列出干扰因素 干扰因素可以分为两大类:一类是实发性干扰,一类是拖延性干扰。 (2)对干扰因素排序 通过对干扰因素的排序,每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。甚至可以找出排在第 位的干扰因素加以克服。每次不要多,但求找出干扰最大的因素,坚决克服掉 (3)对突发性干扰的分析 突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。由于职业经理角色的特殊性,会遇到上 下、左、右全方位的干扰。研究表明,干扰者顺序为: 自己朋友客户同事上司下属 突发性干扰 (4)罗列出干扰所带来的后果 (5)寻求对策 寻求前三位干扰因素的对策,其他则可以缓一步 3.干扰因素分析法的启示 (1)通过对干扰性因素排序,找出最需要克服的因素。 (2)在拖延性干扰中,最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。 因为在拖延性干扰中,许多因素你可能无法把握,但是,你应当可以把握你自己。 (3)在突发性干扰中,最需要克服的是“突然约见 4)都是谁干扰了你的时间安排,偷走了你的时间?不同的人、不同的行业、不同的企业, 可能会有不同的顺序。你一定要清楚,谁对你的干扰最大?下属、上司、同事、客户、朋友,还 是你自己? 【自检】 选择你认为最适合的分析方法,对你的时间利用方式进行分析。 【本讲总结】 本讲主要介绍时间分析的方法。感到特别忙乱的时候,运用不同的时间分析方法对时间进行 分析,以帮助职业经理获得利用时间的合理模式。这是职业经理进行时间管理的重要方法
职业经理人十项管理技能训练 - 27 - 干扰因素 缺乏自律 文件杂陈 拖延 不会说不 职责混淆 突然约见 当下想干的事太多 经常“救火” 条理不清 计划不周 无效会议 不速之客 电话干扰 （1）列出干扰因素 干扰因素可以分为两大类：一类是实发性干扰，一类是拖延性干扰。 （2）对干扰因素排序 通过对干扰因素的排序，每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。甚至可以找出排在第一 位的干扰因素加以克服。每次不要多，但求找出干扰最大的因素，坚决克服掉。 （3）对突发性干扰的分析 突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。由于职业经理角色的特殊性，会遇到上、 下、左、右全方位的干扰。研究表明，干扰者顺序为： （4）罗列出干扰所带来的后果 （5）寻求对策 寻求前三位干扰因素的对策，其他则可以缓一步。 3.干扰因素分析法的启示 （1）通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。 （2）在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。 因为在拖延性干扰中，许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以把握你自己。 （3）在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”。 （4）都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？不同的人、不同的行业、不同的企业， 可能会有不同的顺序。你一定要清楚，谁对你的干扰最大？下属、上司、同事、客户、朋友，还 是你自己？ 【自检】 选择你认为最适合的分析方法，对你的时间利用方式进行分析。 ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ 【本讲总结】 本讲主要介绍时间分析的方法。感到特别忙乱的时候，运用不同的时间分析方法对时间进行 分析，以帮助职业经理获得利用时间的合理模式。这是职业经理进行时间管理的重要方法
职业经理人十项管理技能训练 【心得体会】 第6讲第二象限工作法 【本讲重点】 四象限的工作分类 第二象限工作法 四象限的工作分类 工作的两种划分 1.按工作的紧急程度划分 有些工作特别紧急,需要马上处理,按照优先顺序的原则,紧急的事排在前。有些事不太紧 急或不紧急,可以往后推一推,根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。 【案例】 某销售经理某天工作紧急程度划分: 紧急 不紧急 紧急处理客户投诉 工作总结 意外事故的紧急排除 修改工作流程 客户拜访 处理同事的一些误解 确定明天的广告 辅导下属工作 接待质检人员 安排下一步工作 与同级部门间的协调 销售政策的修改 2.按照重要程度来划分 重要的工作需要花费较多的时间和精力去做,不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去 做。显然,优先顺序原则就是重要的排在前,不重要的排在后 【举例】 销售部经理的某一天工作的重要程度划分 重要工作 不重要工作 销售费用预算计划 些文件和资料的查询 制定部门招聘计划 文件归档 拜访重要客户 应付无关人员 工作报告总结 领用物品 下达指示 报销差旅费 四象限”的工作分类 所有的工作都既有紧急程度的不同,又有重要程度的不同。根据这两个方面,可以将工作分 成四类,如下图所示
职业经理人十项管理技能训练 - 28 - 【心得体会】 ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ 第 6 讲第二象限工作法 【本讲重点】 四象限的工作分类 第二象限工作法 四象限的工作分类 工作的两种划分 1.按工作的紧急程度划分 有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前。有些事不太紧 急或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。 【案例】 某销售经理某天工作紧急程度划分： 紧急 不紧急 紧急处理客户投诉 意外事故的紧急排除 客户拜访 确定明天的广告 接待质检人员 工作总结 修改工作流程 处理同事的一些误解 辅导下属工作 安排下一步工作 与同级部门间的协调 销售政策的修改 2.按照重要程度来划分 重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去 做。显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重要的排在后。 【举例】 销售部经理的某一天工作的重要程度划分： 重要工作 不重要工作 销售费用预算计划 制定部门招聘计划 拜访重要客户 工作报告总结 下达指示 一些文件和资料的查询 文件归档 应付无关人员 领用物品 报销差旅费 “四象限”的工作分类 所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要程度的不同。根据这两个方面，可以将工作分 成四类，如下图所示：
职业经理人十项管理技能训练 不急 重 第|象限 素急 不紧急 重要 重要 第II象限 不重要 紧急 不紧急 不重要 图6-1四象限的工作分类 1.第丨象限:既紧急又重要的事项 紧急是指必须马上做的事项;重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。例如销售 部经理要处理客户投诉。需要职业经理临“急”不乱,能够使顾客对你的解释或处理结果接受和 满意。但是,如果顾客投诉増多,每天都要处理类似事件,则要考虑产品是否出了问题?销售人 员的销售或服务水平是否降低? 2.第象限:重要但是不紧急的事项 例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定,新聘的销售人员的培训等虽然非常重要 但可以拖一段时间。然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成,等到要上交或实施时才 着急去做,就变成第一象限的工作一一既重要又紧急。一般情况下,重要的事项都是可以在一定 的时间内完成的,一般有较充足的时间安排,但是,由于每天忙于琐碎事务,经常把重要的事搁 置起来或认为还有时间,结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻,不仅时间仓促,质量 和效果也不能令人满意 3.第象限:紧急但不重要的事项 销售经理解决客户投诉,上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、电话、会议、 来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有计划性,没有按优先原则排序,所以经常把一些 紧急的事当成重要的事来处理,颠倒了主次 4.第Ⅳ象限:不紧急和不重要的事项 不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力。 【事例】 肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部 门]经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等。 按照优先顺序原则即四象限原理,这些工作事项应为 不紧急 写伴售费用预筐告 写招呐计划 向营销总汇根工作 絢导下属 解决顺客投诉问意 解决某下属奖金问惠 下属请示工作等 接听电话 图6-2“四象限”实例解析 【自检】 运用“四象限”分析法,对你一天时间内的工作进行排序
职业经理人十项管理技能训练 - 29 - 图 6-1 四象限的工作分类 1.第Ⅰ象限：既紧急又重要的事项 紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。例如销售 部经理要处理客户投诉。需要职业经理临“急”不乱，能够使顾客对你的解释或处理结果接受和 满意。但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件，则要考虑产品是否出了问题？销售人 员的销售或服务水平是否降低？ 2.第 II 象限：重要但是不紧急的事项 例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定，新聘的销售人员的培训等虽然非常重要， 但可以拖一段时间。然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要上交或实施时才 着急去做，就变成第一象限的工作——既重要又紧急。一般情况下，重要的事项都是可以在一定 的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，由于每天忙于琐碎事务，经常把重要的事搁 置起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量 和效果也不能令人满意。 3.第 III 象限：紧急但不重要的事项 销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、电话、会议、 来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有计划性，没有按优先原则排序，所以经常把一些 紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了主次。 4.第Ⅳ象限：不紧急和不重要的事项 不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力。 【事例】 肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部 门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等。 按照优先顺序原则即四象限原理，这些工作事项应为： 图 6-2“四象限”实例解析 【自检】 运用“四象限”分析法，对你一天时间内的工作进行排序
职业经理人十项管理技能训练 紫不家音 【本讲总结】 本讲介绍如何运用“四象限”分析法对各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划分 一是重要性,二是紧急性。依据这两个标准,可以把工作划分为四种类型,职业经理应把重心放 在第二象限的工作,也就是优先处理重要但不紧急的事项。 【心得体会】
职业经理人十项管理技能训练 - 30 - 【本讲总结】 本讲介绍如何运用“四象限”分析法对各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划分， 一是重要性，二是紧急性。依据这两个标准，可以把工作划分为四种类型，职业经理应把重心放 在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项。 【心得体会】 ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________