第二节、邀请与被邀 商务交往中,因为各种各样的实际需要,商务人员必须对一定的交往对象发 出约请,邀请对方出席某项活动,或是前来我方作客。这类性质的活动,被商务 礼仪称之为邀约 1、邀约礼仪 在民间,邀约有时还被称为邀请或邀集。站在交际这一角度来看待邀约,它 实质上乃是一咱双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士,前来自己的所 在地或者其他某处地方约会,以及出席某些活动时,他不能仅凭自己的一厢情愿 行事,而是必须取得被邀请方的同意与全伤口。作为邀请者,不能不自量力,无 事无非,自寻烦恼,既麻烦别人,又自讨没趣。作为被邀请者,则需要及早地作 出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者,还是被邀请者,都必须把邀约当 作一种正规的商务约会来看待,对它绝对不可以掉以轻心,大而划之。 对邀请者而言,发出邀请,如同发出一种礼仪性很强的通知一样,不仅要求 力求合乎礼貌,取得被邀请者的良好回应,而且还必须使之符合双方各自的身份, 以及双方之间关系的现状 在一般情况下,邀约有正式与非正式之分。正式的邀约,既讲究礼仪,又要 设法使被邀请者备忘,故此它多采用书面的形式。非正式的邀约,通常是以口头 形式来表现的。相对而言,它要显得随便一些。 正式的邀约,有请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等等 具体形式。它适用于正式的商务交往中。非正式的邀约,也有当面邀约、托人邀 约以及打电话邀约等不同的形式。它多适用于商界人士非正式的接触之中。前者 可统称为书面邀约,后者则可称为口头邀约 根据商务礼仪的规定,在比较正规的商务往来之中,必须以正式的邀约作为 邀约的主要形式。因此,有必要对它作出较为详尽的介绍 在正式邀约的诸形式之中,档次最高,也最为商界人士所常用的当属请柬邀 约。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式,如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、 发布会、单位的开业仪式等等,只有采用请柬邀请佳宾,才会被人视之为与其档 次相称。 请柬又称请帖,它一般由正文与封套两部分组成。不管是上待购买印刷好的 成品,还是自行制作,在格式上行文上,都应当遵守成规。 请柬正文的用纸,大都比较考究。它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例 对折后的左面外侧多为封面,右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用 红色,并标有“请柬”二字。请柬内侧,可以同为红色,可采用其他颜色。但民 间忌讳用黄色与黑色,通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时,应采用钢笔或 毛笔,并选择黑色、蓝色的墨水或墨水汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜 艳的墨水,则不宜采用。 目前,在商务交往中所采用的请柬,基本上都是横式请柬。它的行文,是自 左向右,自上而下地横写的。除此之外,还有一种竖式请柬。它的行文,则是自 上而下的,自右而左地竖写的。作为中国传统文化的一种形式,竖式请柬多用于 民间的传统性交际应酬。因此在这里将它略去不提 在请柬的行文中,通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求 联络方式以及邀请人等项内容
第二节、邀请与被邀 商务交往中，因为各种各样的实际需要，商务人员必须对一定的交往对象发 出约请，邀请对方出席某项活动，或是前来我方作客。这类性质的活动，被商务 礼仪称之为邀约。 1、邀约礼仪 在民间，邀约有时还被称为邀请或邀集。站在交际这一角度来看待邀约，它 实质上乃是一咱双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士，前来自己的所 在地或者其他某处地方约会，以及出席某些活动时，他不能仅凭自己的一厢情愿 行事，而是必须取得被邀请方的同意与全伤口。作为邀请者，不能不自量力，无 事无非，自寻烦恼，既麻烦别人，又自讨没趣。作为被邀请者，则需要及早地作 出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当 作一种正规的商务约会来看待，对它绝对不可以掉以轻心，大而划之。 对邀请者而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知一样，不仅要求 力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身份， 以及双方之间关系的现状。 在一般情况下，邀约有正式与非正式之分。正式的邀约，既讲究礼仪，又要 设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式。非正式的邀约，通常是以口头 形式来表现的。相对而言，它要显得随便一些。 正式的邀约，有请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等等 具体形式。它适用于正式的商务交往中。非正式的邀约，也有当面邀约、托人邀 约以及打电话邀约等不同的形式。它多适用于商界人士非正式的接触之中。前者 可统称为书面邀约，后者则可称为口头邀约。 根据商务礼仪的规定，在比较正规的商务往来之中，必须以正式的邀约作为 邀约的主要形式。因此，有必要对它作出较为详尽的介绍。 在正式邀约的诸形式之中，档次最高，也最为商界人士所常用的当属请柬邀 约。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、 发布会、单位的开业仪式等等，只有采用请柬邀请佳宾，才会被人视之为与其档 次相称。 请柬又称请帖，它一般由正文与封套两部分组成。不管是上待购买印刷好的 成品，还是自行制作，在格式上行文上，都应当遵守成规。 请柬正文的用纸，大都比较考究。它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例， 对折后的左面外侧多为封面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用 红色，并标有“请柬”二字。请柬内侧，可以同为红色，可采用其他颜色。但民 间忌讳用黄色与黑色，通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时，应采用钢笔或 毛笔，并选择黑色、蓝色的墨水或墨水汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜 艳的墨水，则不宜采用。 目前，在商务交往中所采用的请柬，基本上都是横式请柬。它的行文，是自 左向右，自上而下地横写的。除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文，则是自 上而下的，自右而左地竖写的。作为中国传统文化的一种形式，竖式请柬多用于 民间的传统性交际应酬。因此在这里将它略去不提。 在请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、 联络方式以及邀请人等项内容
2、如何接待外宾 关于邀请的方式。 外宾来访,通常要由东道国先发出邀请,这既是礼节,也是一项必要的手续 邀请一般应以书面方式进行,被邀者在接到邀请函后,应及时给予答复,并据此 办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外,也表明被邀请者的身份、访问的性 质以及访问的日期和时间等内容。有时,为了表示客气,也可请被邀者在他认为 方便的时候”来访,或将时间留待以后“另行商定”。有些国家对邀请外国领 导人来访,做出了某些规定。例如,我国规定,应邀来访的国家元首、政府首脑 访华天数一般以5天为限,最长不超过7天。其抵京日期,应避开中方的节假日 和星期天。如因航班等原因实难避开,则抵京当日中方不安排正式活动。 关于接待外宾的费用。国际上比较通行的做法是,来访者的国际旅费由来访 者自己负担,在抵达东道国国境后的住宿交通等,由东道主招待。告别宴会或答 谢宴会的费用,由来访者自理。但费用问题也可由双方通过协商决定。例如,对 某些外宾安排自费来访,东道主除付设宴招待的费用外,全部住宿交通费均由来 访者自行负担。还有的国家因财力所限,对来访代表团有人数限制,或在邀请时, 即言明邀请的人数,超出部分的人员,费用自理。随领导人来访的企业家、记者 等的费用一般自理:专机机组人员的费用,除双方民航有互惠协定外,一般亦应 自理。 关于事前准备工作 为了搞好接待,在外宾抵达以前,就应做好充分的准备工作。首先,要搞清 楚来访外宾或代表团的基本情况。例如,来访外宾的总人数,是否包括主宾和其 他人员的配偶,来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况,这些均可请对方事先 提供。重要国宾来访,其随访人员中,有正式随行人员(或代表团团员)和工作 人员之分,而正式随行人员中有的还是政府的高级官员。此外,有的国家领导人 来访,随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清 楚,以便有关单位做好相应的接待准备。对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是 否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询,必要时,还可向对方索要来访 者的血型资料。拟订来宾访问日程前,还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、 交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间,可经由 民航部门密切掌握。访问日程一般应由东道国道国首先提出。日程草案拟订后 可先将主要内容告知对方,以便听取对方意见,并使对方有所准备。日程安排的 好坏,对访问的成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问,既 要使日程安排符合礼议规格的一般要求,又要避免使人感到所有这类访问都千篇 律 关于日程安排。 在拟订日程草案时,除了遵循通常的礼仪程序以外,还要考虑以下一些因素 1.访问的目的和性质:2.访问者的愿望;3.访问者同东道国的哪些人和事有特殊 的关系;4.访问者过去是否曾经来访过,哪些项目过去已经看过,如何使本次访 问更具特色;5.来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度:6.代表团其他成员 的特殊要求与安排,特别是主宾的夫人,有时可以另行排一些有意义的活动。除 了以上因素以外,主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素,事先应当同有 关的办公室联系好。日程安排的松紧应适当。活动安排太少,让客人有时在宾馆 里无所事事,会感到受冷遇:活动安排太多,又会令客人筋疲力尽。要保持日程 安排适当平衡确非易事。为了让客人在有限的时间内,多看一些东西,多接触
2、如何接待外宾 关于邀请的方式。 外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续。 邀请一般应以书面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此 办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性 质以及访问的日期和时间等内容。有时，为了表示客气，也可请被邀者在他认为 “方便的时候”来访，或将时间留待以后“另行商定”。有些国家对邀请外国领 导人来访，做出了某些规定。例如，我国规定，应邀来访的国家元首、政府首脑 访华天数一般以 5 天为限，最长不超过 7 天。其抵京日期，应避开中方的节假日 和星期天。如因航班等原因实难避开，则抵京当日中方不安排正式活动。 关于接待外宾的费用。国际上比较通行的做法是，来访者的国际旅费由来访 者自己负担，在抵达东道国国境后的住宿交通等，由东道主招待。告别宴会或答 谢宴会的费用，由来访者自理。但费用问题也可由双方通过协商决定。例如，对 某些外宾安排自费来访，东道主除付设宴招待的费用外，全部住宿交通费均由来 访者自行负担。还有的国家因财力所限，对来访代表团有人数限制，或在邀请时， 即言明邀请的人数，超出部分的人员，费用自理。随领导人来访的企业家、记者 等的费用一般自理；专机机组人员的费用，除双方民航有互惠协定外，一般亦应 自理。 关于事前准备工作。 为了搞好接待，在外宾抵达以前，就应做好充分的准备工作。首先，要搞清 楚来访外宾或代表团的基本情况。例如，来访外宾的总人数，是否包括主宾和其 他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先 提供。重要国宾来访，其随访人员中，有正式随行人员（或代表团团员）和工作 人员之分，而正式随行人员中有的还是政府的高级官员。此外，有的国家领导人 来访，随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清 楚，以便有关单位做好相应的接待准备。对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是 否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询，必要时，还可向对方索要来访 者的血型资料。拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、 交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间，可经由 民航部门密切掌握。访问日程一般应由东道国道国首先提出。日程草案拟订后， 可先将主要内容告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备。日程安排的 好坏，对访问的成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问，既 要使日程安排符合礼议规格的一般要求，又要避免使人感到所有这类访问都千篇 一律。 关于日程安排。 在拟订日程草案时，除了遵循通常的礼仪程序以外，还要考虑以下一些因素： 1.访问的目的和性质；2.访问者的愿望；3.访问者同东道国的哪些人和事有特殊 的关系；4.访问者过去是否曾经来访过，哪些项目过去已经看过，如何使本次访 问更具特色；5.来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度；6.代表团其他成员 的特殊要求与安排，特别是主宾的夫人，有时可以另行排一些有意义的活动。除 了以上因素以外，主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素，事先应当同有 关的办公室联系好。日程安排的松紧应适当。活动安排太少，让客人有时在宾馆 里无所事事，会感到受冷遇；活动安排太多，又会令客人筋疲力尽。要保持日程 安排适当平衡确非易事。为了让客人在有限的时间内，多看一些东西，多接触一
些人,常常容易把日程排得太满,没有轻松休息的时间。有些大型代表团来访, 为了达到更好的效果,可以安排他们分组活动。有的次要活动,可以安排代表团 其他成员参加,以减轻主宾的劳累。 关于接待规格 接待规格的高低,体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度,来访者 对于接待规格的高低也往往比较敏感。因此,对于来访客人的接待规格要妥善掌 握。接待规格的高低常常从各方面表现出来。例如,宴会规模的大小,出席宴会 的主方人员的身份:某些礼仪活动的隆重程度等,甚至有时住房和交通工具的安 排,也会被人视为接待规格高低的反映。因此,对于同一级别的国宾,应保持大 体上差不多的接待规格,以免给人以厚此薄彼的感觉。而对于某些在政治上或两 国关系上有特殊需要的国宾给以“破格”的接待,则可能会收到明显的效果。接 待规格虽然可以从多方面反映出来,但领导人的接见尤其重要。由谁接见,谈得 怎么样,都是人们所关注的热点。有时候,东道国的主要领导人不在首都,来宾 亦愿特意去外地会见。所以,在拟订接待计划和安排活动日程时,对领导人的接 见,要给予特别的重视。 关于安全问题。各国对来访外宾,尤其是国宾的安全,都特别重视。有些国 家在重要国宾来访时,采取特别的安全警戒措施。这是因为东道国政府有责任保 证客人在其境内逗留期间的人身安全。按照国际上通常的做法,国宾来访,自入 境之时起,其安全保卫的责任,就落在东道国肩上。东道国政府应同来访国政府 配合,精心制定保护他们的计划,包括警察护送、现场控制、近身保卫、食物品 尝、交通安全以及其他一切必要的技术和预防性措施。礼宾部门在考虑日程和活 动现场的安排时,也应将安全因素考虑在内 关于生活接待。 外宾来访期间的生活接待十分重要。住房、坐车、生活起居,要尽量使其 舒适、方便、安全,饮食应当可口。住地应当选择在环境优美安静的地段,以便 使来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息。国事访问一般以住国宾馆、高级 饭店为多,这些地方设备好,服务周到有经验。也有的国家为了讲究礼仪规格而 安排来宾住在王宫、别墅等地方。元首住地应升来访国的国旗或元首旗。住房的 分配,身边工作人员,如秘书、译员、近身警卫和服务人员等应住在靠近主宾的 房间。对代表团中的高级官员亦应妥善安排。除非不得已的情况,单身汉亦应安 排单独房间,而不要安排单身汉两人合住。住房可由东道主安排分配后,再征求 客人意见;也可将房间位置图提前交给对方,请对方自行安排。常年有外宾居住 的高级宾馆、饭店,都应把搞好生活接待、不断提高服务质量作为其孜孜不倦的 奋斗目标,不但要配备先进的生活设备,而且要有优质的服务。对客人要细致周 到、体贴温馨,于细微处见精神 关于礼品。 国宾来访,一般都要送礼给东道国的领导人和工作人员,东道国亦相应赠 礼答谢。领导人互赠礼品,可在会见时当面赠送,也可通过礼宾工作人员转交: 给一般随行人员和工作人员的礼品,则可由礼宾人员转交。送礼要避免千篇一律, 重复雷同,因此对每次来访国宾的礼物,应有所记载,以备日后查阅。送给来访 国宾的礼物,应争取随专机带走。如无专机,则一般不宜赠送大件易碎难运的礼 品,以便于宾客作为随身行李运走。我国做法是,外国国家元首来访,我驻该国 的大使可以提前或陪同来宾回国,参加接待工作。有时,外国政府首来访,亦可 作此安排。这不但有利于沟通情况,做好接待工作:而且有利于我驻外大使在访
些人，常常容易把日程排得太满，没有轻松休息的时间。有些大型代表团来访， 为了达到更好的效果，可以安排他们分组活动。有的次要活动，可以安排代表团 其他成员参加，以减轻主宾的劳累。 关于接待规格。 接待规格的高低，体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度，来访者 对于接待规格的高低也往往比较敏感。因此，对于来访客人的接待规格要妥善掌 握。接待规格的高低常常从各方面表现出来。例如，宴会规模的大小，出席宴会 的主方人员的身份；某些礼仪活动的隆重程度等，甚至有时住房和交通工具的安 排，也会被人视为接待规格高低的反映。因此，对于同一级别的国宾，应保持大 体上差不多的接待规格，以免给人以厚此薄彼的感觉。而对于某些在政治上或两 国关系上有特殊需要的国宾给以“破格”的接待，则可能会收到明显的效果。接 待规格虽然可以从多方面反映出来，但领导人的接见尤其重要。由谁接见，谈得 怎么样，都是人们所关注的热点。有时候，东道国的主要领导人不在首都，来宾 亦愿特意去外地会见。所以，在拟订接待计划和安排活动日程时，对领导人的接 见，要给予特别的重视。 关于安全问题。各国对来访外宾，尤其是国宾的安全，都特别重视。有些国 家在重要国宾来访时，采取特别的安全警戒措施。这是因为东道国政府有责任保 证客人在其境内逗留期间的人身安全。按照国际上通常的做法，国宾来访，自入 境之时起，其安全保卫的责任，就落在东道国肩上。东道国政府应同来访国政府 配合，精心制定保护他们的计划，包括警察护送、现场控制、近身保卫、食物品 尝、交通安全以及其他一切必要的技术和预防性措施。礼宾部门在考虑日程和活 动现场的安排时，也应将安全因素考虑在内。 关于生活接待。 外宾来访期间的生活接待十分重要。住房、坐车、生活起居，要尽量使其 舒适、方便、安全，饮食应当可口。住地应当选择在环境优美安静的地段，以便 使来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息。国事访问一般以住国宾馆、高级 饭店为多，这些地方设备好，服务周到有经验。也有的国家为了讲究礼仪规格而 安排来宾住在王宫、别墅等地方。元首住地应升来访国的国旗或元首旗。住房的 分配，身边工作人员，如秘书、译员、近身警卫和服务人员等应住在靠近主宾的 房间。对代表团中的高级官员亦应妥善安排。除非不得已的情况，单身汉亦应安 排单独房间，而不要安排单身汉两人合住。住房可由东道主安排分配后，再征求 客人意见；也可将房间位置图提前交给对方，请对方自行安排。常年有外宾居住 的高级宾馆、饭店，都应把搞好生活接待、不断提高服务质量作为其孜孜不倦的 奋斗目标，不但要配备先进的生活设备，而且要有优质的服务。对客人要细致周 到、体贴温馨，于细微处见精神。 关于礼品。 国宾来访，一般都要送礼给东道国的领导人和工作人员，东道国亦相应赠 礼答谢。领导人互赠礼品，可在会见时当面赠送，也可通过礼宾工作人员转交； 给一般随行人员和工作人员的礼品，则可由礼宾人员转交。送礼要避免千篇一律， 重复雷同，因此对每次来访国宾的礼物，应有所记载，以备日后查阅。送给来访 国宾的礼物，应争取随专机带走。如无专机，则一般不宜赠送大件易碎难运的礼 品，以便于宾客作为随身行李运走。我国做法是，外国国家元首来访，我驻该国 的大使可以提前或陪同来宾回国，参加接待工作。有时，外国政府首来访，亦可 作此安排。这不但有利于沟通情况，做好接待工作；而且有利于我驻外大使在访
问结束返馆后,在当地开展工作。这也是符合一般国际礼仪的做法,其他国家也 有类似做法。 关于交通工具。 来访国宾去首都以外的其他城市访问,交通工具一般应由东道国安排。外 国元首、政府首脑一般安排乘坐专机或火车专列,也有乘包机或火车上加挂专用 车厢的。其他一般代表团乘坐班机。公路交通发达的国家,也可视情况乘汽车。 其他。 国家元首、政府首脑去外地,均由政府派其他高级官员陪同前往。当地的 市长、省长举行欢迎宴会,致欢迎词,来访的主宾或其他主要官员答词。省、市 长一般应陪同参观访问。政治性会谈一般在首都举行,个别情况下也有在外地举 行的。接待外宾,特别是接待重要国宾,任务重,时间紧,是一项涉及外事、公 安、交通、民航、首都和外省市等许多单位和人员的综合工程。国家主要领导人 常常亲临参加,亲自主持,并有广泛的群众参与。因此,各国都有一支精明、千 练、经过培训能相互默契配合的接待人员队伍。这也是做好接待工作的一项基本 保证
问结束返馆后，在当地开展工作。这也是符合一般国际礼仪的做法，其他国家也 有类似做法。 关于交通工具。 来访国宾去首都以外的其他城市访问，交通工具一般应由东道国安排。外 国元首、政府首脑一般安排乘坐专机或火车专列，也有乘包机或火车上加挂专用 车厢的。其他一般代表团乘坐班机。公路交通发达的国家，也可视情况乘汽车。 其他。 国家元首、政府首脑去外地，均由政府派其他高级官员陪同前往。当地的 市长、省长举行欢迎宴会，致欢迎词，来访的主宾或其他主要官员答词。省、市 长一般应陪同参观访问。政治性会谈一般在首都举行，个别情况下也有在外地举 行的。接待外宾，特别是接待重要国宾，任务重，时间紧，是一项涉及外事、公 安、交通、民航、首都和外省市等许多单位和人员的综合工程。国家主要领导人 常常亲临参加，亲自主持，并有广泛的群众参与。因此，各国都有一支精明、干 练、经过培训能相互默契配合的接待人员队伍。这也是做好接待工作的一项基本 保证