第|章 Powerpoint简介 活跃于讲坛之上,但技术进步已使提供多种其他类型的演示文稿成为可能, PowerPoint紧跟技术 发展的脚步。下面列出了最常用的 Power Point格式 展台:对于现场演示文稿, Power Point可帮助演讲者强调要点,这是使用投影幻灯片 35mm的幻灯片或基于计算机的演示实现的 +信息亭演示:自运行的演示文稿,在无人值守的地方提供信息。您很可能见过此类演示 文稿,比如说酒店大厅中列出会议时间和空余房间的演示文稿,以及商业展示亭中的销 售演示文稿 + Internet格式:使用 Power Point可以创建演示文稿,利用 Microsoft NetMeeting这样的 程序通过网络或 Internet进行现场演示,所有参与者都在其各自的计算机上观看演示 甚至可以在Web站点上存储一份自运行或交互式演示文稿,使之可供大众下载并在PC 上运行 开始制作第一份 Power Point演示文稿时,可能难以确定应该使用哪种交付方式。但在素材上 付出大量劳动之前,最好先确定演示文稿的格式,因为每种媒体的目标听众的需求是不同的 又参考:在第2章中可以找到关于规划演示文稿的更多内容 大多数人把 Power Point和销售演示文稿联系起来,但 PowerPoint对于从事其他工作的人同样 有用。下面的几个小节将举例说明像我们一样的普通人是如何在日常工作中应用 Power Point的 1.1.1销售 使用 Power Point销售商品和服务的人要比将其用于其他目的的人多得多。如果销售人员能以 台笔记本电脑和一份 Power Point演示文稿武装自己,必将给世界各地的客户留下深刻的印象 图1.1显示了示例销售演示文稿中的一张幻灯片 WHY BUY FROM VALUE-TECI s Top-quality products 24-hour on-site consulting for 2 years Trade-in allowance 图1.1 PowerPoint在为潜在客户展示信息时提供了无与匹敌的灵活性 在销售中应用 Power Point的可能方式包括 ◆销售人员展示并主持,与客户面对面地现场演示文稿:这是一种传统的销售方式,大多 数人都比较熟悉 ◆自运行的演示文稿,按指定时间间隔翻页,这样路人就可以随意阅读或忽略它。此类演
使用 PowerPoint的人及原因 示文稿非常适于在商业展示亭中吸引人们的注意 用户交互式产品信息演示,通过CD或磁盘分发。潜在客户可在自己的PC上随意浏览这 样的演示:这种方式成本低廉,因为可以创建一份演示文稿,然后通过邮件将其分发给 多位客户 交叉参考:参阅第20章,了解如何控制现场演示,第21章介绍如何创建自运 行的演示文稿。第22章说明如何创建用户交互式演示文稿 1.1.2市场营销 销售与市场营销之间的差异有时几乎可以忽略不计,但市场营销通常指的是在媒体上定 位一种产品,而不是将其展示给特定的公司或个人,市场营销代表常常要撰写广告词,为印 刷广告生成可付印的正式版式,设计市场营销宣传单和柜台展示,以及制作其他创新的销售 材料 PowerPoint本身并非绘图程序,它也无法取代那些专业的绘图程序但是,通过结合使用omce 2007剪贴画收藏集、绘图工具以及一些精心选择的字体与边框,市场营销人员完全可以在 Power Point中创作出非常有用的设计。图1.2给出了一个示例,第12章将深入介绍剪贴画 wrought by Computer glitches Don't despair! 时邮地。 pr youte 图1.2尽管无法取代专业广告公司使用的工具,但 Powerpoint完全可以生成可付印的正式营销材料 1.1.3人力资源 人力资源人员往往会发现自己要向新员工做演示,以解释公司的政策和福利。一份设计出色 富于吸引力的演示文稿会使新员工对签约公司产生良好的印象,开个好头 对于人力资源专家来说, PowerPoint中最有帮助的一项功能就是组织结构图工具,利用它 可轻松地以图形方式显示公司的结构,在必要时,只需轻击几下鼠标就能完成更改。图1.3显示 了一张 Power Point幻灯片中的组织结构图。也可以创建许多其他类型的图表,第11章将介绍组 织结构图和其他图表
第|章 PowerPoint简介 Compu- Tech International 图1.3 Microsd的组织结构图帮助您轻松在 PowerPoint内创建组织图 1.1.4教育与培训 大多数培训课都包含一个演讲部分,讲师会概述总体工作规程和公司政策。通常,培训的这 部分完成后就是具体的实际训练。 Power Point对后者帮助不大,但能使课程的演讲部分更为顺 利地进行 使用第三方扫描程序或 Windows中的“扫描仪和照相机向导”,可以扫描打算教学生使用的 对象的图表和图纸,还可以使用计算机生成的图像(如屏幕快照)来教授有关软件方面的知识。 Power Point的交互式控件还允许创建小测验,学生可在屏幕上作测验来检验其学习情况。可 对测验进行设置,使之根据学生单击的按钮显示“Yes, you are correct!”或“Sory, try again”。参 见图14。第21章和本书最后 Project Lab部分的实验4将详细解释此过程 12 Which iRQ does COM2 use? IRQ 3 for InterOp民ea 图1.4使用 PowerPoint中的用户交互式小测验测试学生的知识
12 Powerpoint2007的新增功能 1.1.5旅馆和饭店管理 旅馆和饭店等服务性组织往往需要向其客户通知各种情况,但需要采用不会引人反感的方 式,使信息可为那些正寻找它们的人轻松获得,而不会打扰其他人,例如,一家会议中心旅馆 可能会提供会议室中即将举办的会议的清单,一家饭店可能会在等待区的显示屏上显示当日特 价菜的图片。 在此类无人值守的场景中,自运行(信息亭)演示文稿是最适用的。通常情况下,计算机的 机箱和键盘对路人是隐藏起来的,由监视器显示信息 交叉参考:第21章介绍了信息亭的更多内容 1.1.6俱乐部和社团 许多非营利性俱乐部和社团(比如教堂和青年活动中心)的运营方式与营利型企业的方式几 乎相同,同样也需要销售、市场营销和信息材料。但俱乐部和社团往往还有着特殊的需求,例如 表彰顺利完成某项工作的志愿者。 Power Point提供了一个证书模板,正是此时的理想选择。图1.5 显示了 Power Point中生成的一份证书 Center for Cultural studies CERTIFICATE OF EXCELLENCE Ashley Hempen outondno savce anatoly Extend tyy the hoxd of Rectors 图1.5使用 PowerPoint可以轻松创建证书和奖状 1.2 PowerPoint2007的新增功能 与Omce2007套件中的其他程序类似, Power Point2007对其用户界面进行了创新。尽管在 掌握以后使用起来非常方便,但即便是对之前版本有着丰富经验的用户,可能也需要一些帮助才 能顺利开始使用。这里简要列举了将遇到的新增功能
第|章 Powerpoint简介 12.1选项卡和功能区 Power Point2007拼弃了复杂的菜单系统,依靠一种带有多个选项卡页面(称为选项卡)的图 形化功能区,每个选项卡就像是一个工具栏,带有可供选择或打开的按钮和列表 选项卡不像早期版本中的工具栏那样易于自定义,但快速访问工具栏为希望随时保持可用的 按钮或快捷方式提供了一个容身之所。几乎可向快速访问工具栏添加任何按钮或命令,只需右键 单击要添加的内容并选择“添加到快速访问工具栏”即可,参见图1.6 活动洗項卡快谏访回工具样 + 小空1· Miron iTrwercent 日山.A△那 图16功能区及其命令组的选项卡页面使用户能够选择命令并应用格式 1.22 Office菜单 个菜单得到保留:“ Microsoft office”菜单(本书中简称为 Office菜单)。单击屏幕左上角 的圆形大按钮—“ Microsoft office”按钮(本书中简称为O∥ce按钮)即可访问此菜单,参见 图 Omce按钮 2 Labor. ppt H可 另神为A 天元 心向 图1.7单击" office按钮”将打开一个命令菜单,类似于 PowerPoint早期版本的“文件“菜单中的内容 omce菜单上的命令用于处理文件本身:保存、打印、打开、关闭,等等。在早期版本的 PowerPoint 中,这些命令位于“文件”菜单上(实际上,有些人依然将Omce菜单称为“文件菜单”)