案例5:百货商店业务管理信息系统 百货商店业务管理信息系统的规模较小,但作为教材的案例仍是篇幅太大。因此,此处仅对系统分 析和系统设计阶段的主要工作加以介绍。在管理信息系统的整个开发过程中,系统分析和系统设计是基础 性的和难度较大的工作阶段,所以,加强对系统分析、系统设计的举例,对巩固和深化所学的知识会有较 大的收益。 、系统开发背景与调查结果 开发背景 某百货商店是一个商业销售组织,该商店的主要业务是从批发或制造厂商处进货,然后再向顾客销 售。按照有关规定,该百货商店在每月需向税务机关交纳一定的税款。该百货商店的全部数据处理都由人 工操作。由于经营的商品品种丰富,每天营业额很大,因此业务人员的工作量十分艰巨。 最近,因百货商店大楼翻建后,营业面积扩大,从而经营品种、范围和数据处理的工作量大大增加, 需要建立一个计算机管理信息系统,以减轻工作人员的劳动强度,提高业务管理水平,适应新的发展。 2.系统调查结果 (1)现行系统的组织结构及工作任 现行系统在商店经理的领导下,设有销售科、采购科和财务科,如图5-1所示。销售科的任务是,接 受顾客的订货单,并进行校验,将不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订货单且仓库有存货 那么就给顾客开发货票,通知顾客到财务科交货款,并修改因顾客购买而改变的库存数据。如果是合格的 订货单但是缺货,那么先留底,然后向采购科发出缺货单。当采购科购买到货后,核对到货单和缺货单, 再给顾客开出发货票。 「经理」 销售科 财务科 图5-1现行系统组织机构 采购科的任务是,将销售科提供的缺货单进行汇总,根据汇总情况和各厂商供货情况,向有关厂商 发出订购单。当供货厂商发来供货单时,对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐, 向销售科发到货通知单并修改库存记录:如果供货单与留底订购单不符,则把供货单退还给供货厂商。 财务科(会计科)的任务是,接到顾客的货款时,给顾客开出收据及发票,通知销售科付货:根据 税务局发来的税单建立付款帐,并付税款:根据供货厂商发来的付款通知单和采购科记录的应付款明细帐, 建立付款明细帐,同时向供货厂商付购货款。无论是收款还是付款之后,都要修改商店的财务总帐。财务 科在完成以上日常账务工作的同时,还要定期编制各种报表向经理汇报,以供经理了解有关情况并据此制 定下阶段的业务计划。 (2)现行系统业务流程及概况 行系统的业务流程情况如图5-2所示。各项业务数据的输入、处理、存储和输出概况见表5-1
案例 5：百货商店业务管理信息系统 百货商店业务管理信息系统的规模较小，但作为教材的案例仍是篇幅太大。因此，此处仅对系统分 析和系统设计阶段的主要工作加以介绍。在管理信息系统的整个开发过程中，系统分析和系统设计是基础 性的和难度较大的工作阶段，所以，加强对系统分析、系统设计的举例，对巩固和深化所学的知识会有较 大的收益。 一、系统开发背景与调查结果 1.开发背景 某百货商店是一个商业销售组织，该商店的主要业务是从批发或制造厂商处进货，然后再向顾客销 售。按照有关规定，该百货商店在每月需向税务机关交纳一定的税款。该百货商店的全部数据处理都由人 工操作。由于经营的商品品种丰富，每天营业额很大，因此业务人员的工作量十分艰巨。 最近，因百货商店大楼翻建后，营业面积扩大，从而经营品种、范围和数据处理的工作量大大增加， 需要建立一个计算机管理信息系统，以减轻工作人员的劳动强度，提高业务管理水平，适应新的发展。 2．系统调查结果 （1）现行系统的组织结构及工作任 务 现行系统在商店经理的领导下，设有销售科、采购科和财务科，如图 5-1 所示。销售科的任务是，接 受顾客的订货单，并进行校验，将不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订货单且仓库有存货， 那么就给顾客开发货票，通知顾客到财务科交货款，并修改因顾客购买而改变的库存数据。如果是合格的 订货单但是缺货，那么先留底，然后向采购科发出缺货单。当采购科购买到货后，核对到货单和缺货单， 再给顾客开出发货票。 图 5-1 现行系统组织机构 采购科的任务是，将销售科提供的缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商 发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐， 向销售科发到货通知单并修改库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。 财务科（会计科）的任务是，接到顾客的货款时，给顾客开出收据及发票，通知销售科付货；根据 税务局发来的税单建立付款帐，并付税款；根据供货厂商发来的付款通知单和采购科记录的应付款明细帐， 建立付款明细帐，同时向供货厂商付购货款。无论是收款还是付款之后，都要修改商店的财务总帐。财务 科在完成以上日常账务工作的同时，还要定期编制各种报表向经理汇报，以供经理了解有关情况并据此制 定下阶段的业务计划。 （2）现行系统业务流程及概况 现行系统的业务流程情况如图 5-2 所示。各项业务数据的输入、处理、存储和输出概况见表 5-1
货款 P3.1 顾客 发票、收据 记收款 明细帐 P2.1 财务S5 合格订单订单检 按厂家 销售 汇总 缺货订单 采购S P3.2 开发票 订|Dl缺货记录 收据 P22 确定 P1.2 订货量 缺货统计 D7款明细帐 S3 P36 编制报表 购单留底 P3.3 修改总 P1.3 采购单 寸比缺货倒货单 P3.6 登记 应付款帐目 编制报表 S3 总帐 P2.3 登记入帐 D9付款明细帐 开发货票 P34 D6进货帐 记付款 修改库存 明细账 P24 S3 核对 付款通P35 供货单 记销售 知单核对 记录 供货厂 应付款 商S2 S5 不合格付款通知单 P36 D销售记录 叫编制报表 叫D3库存文件 经理 税务局 图5-2现行系统业务流程图 表5-1百货商店现行系统概况表
图 5-2 现行系统业务流程图 表 5-1 百货商店现行系统概况表
处理 顾客订货单〔顾客 检验顾客订单,将不合格的订单退还给顾客 货款〔顾客〕 对合格的可供订单,直接开票供货,建立销售记录,修改库存 供货单〔供货厂商〕 如果到货单到,则也可开票供货 货物〔供货厂商 衬缺货订单,则留底后向采购科发缺货单 发票或付款单〔供货厂商 缺货统计,确定订货量向厂商发定单 税单〔税务局 到或时核对供货单,建立进货帐、应付款帐,修改库存,开到货 数据存储: 单收款,开收据和发票,付货款、税款,修改总帐,统计汇总 顾客档案 缺货记录 销售记录 货物单价记录 订货单 输出: 购货应付款明细帐 发货单〔顾客 销售应收款明细帐 付款收据发票〔顾客〕 付款明细帐 采购订货单〔供货厂商 进货登记帐 货款(供货厂商 厂商记录 税款〔税务局 总帐 种统计报表〔经理 库存记录 不合格订单〔顾客 3.系统规划 (1)实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。 (2)销售子系统的订货单处理、缺货处理全部由计算机完成,增加自动登记新顾客数据的功能;货 物售出后,自动建立售货历史记录和修改库存记录。 (3)采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成,核对订货单和修改库存 也用计算机进行。 (4)会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动完成,报表的编制、打印也由计算机完成 二、系统分析 系统目标 (1)实现登记、整理数据,处理核对顾客订货单。 (2)向经理提供各种业务统计报表。 (3)提供各级查询 (4)销售、采购、会计各部门的业务数据处理实现自动化 2.数据流程图 百货商店业务管理系统的顶层数据流程图见图5-3所示,该图表示了百货商店业务信息处理系统与外 部实体之间的信息输入、输出关系,即标定了系统与外界的界面。顶层数据流程图的第一级分解如图5-4, 该图实际上是把图5-3中“百货商店业务处理”框进行细化,根据图5-2现行系统业务流程图所列的处理 功能,初步分解为销售处理、采购处理和会计处理三个子系统。在功能分解的同时,得到了相应的数据存 储(如销售记录、应收款、货物库存、进货帐、应付款帐)和数据流(订单、发货单、缺货单、付款单等)。 上述三个子系统的数据流程图(即二级分解)分别如图5-5、图5-6、图5-7所示。 订货单 货厂 顾客S1'货款收据百货高店供货商82 没货票业务处理税单 税务局 货款 税款
3．系统规划 （1）实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。 （2）销售子系统的订货单处理、缺货处理全部由计算机完成，增加自动登记新顾客数据的功能；货 物售出后，自动建立售货历史记录和修改库存记录。 （3）采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存 也用计算机进行。 （4）会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动完成，报表的编制、打印也由计算机完成。 二、系统分析 1．系统目标 （1）实现登记、整理数据，处理核对顾客订货单。 （2）向经理提供各种业务统计报表。 （3）提供各级查询。 （4）销售、采购、会计各部门的业务数据处理实现自动化。 2．数据流程图 百货商店业务管理系统的顶层数据流程图见图 5-3 所示，该图表示了百货商店业务信息处理系统与外 部实体之间的信息输入、输出关系，即标定了系统与外界的界面。顶层数据流程图的第一级分解如图 5-4， 该图实际上是把图 5-3 中“百货商店业务处理”框进行细化，根据图 5-2 现行系统业务流程图所列的处理 功能，初步分解为销售处理、采购处理和会计处理三个子系统。在功能分解的同时，得到了相应的数据存 储（如销售记录、应收款、货物库存、进货帐、应付款帐）和数据流（订单、发货单、缺货单、付款单等）。 上述三个子系统的数据流程图（即二级分解）分别如图 5-5、图 5-6、图 5-7 所示
图5-3新系统顶层数据流程 货物库存 缺货单P1 订货单 销售处理 发货票 到货单 销售S3 采购s4供货单S2 购处理 销售记录 应收帐款 进货帐 应付帐款 P1 货款 会计处理 付款单 付款收据 货款 税 单 税务局|经理 图5-4系统数据流程图一级分解 图5-5是销售处理功能,实际上是把“销售处理”(图5-4;P1.1框)进行细化。从图中我们知道系 统的外部环境是“顾客”。首先,由顾客(S1)提出订货单(F1)。然后商店从货名文件中得到货名信息(F5) 从顾客文件中得到顾客信息(F47)。如果顾客是老主顾,则商店对订单(F1),货名信息(F5),顾客信息 (F47)进行编辑处理(P1.1.1),从而生成编辑后的订单(F4)。如果是新主顾,除了进行上述处理外, 要生成新顾客信息(F2),并将新顾客信息进登录(P1.1.2),然后登录入顾客文件。图5-5中的其它数据 流和处理以及图5-6、5-7,读者均可以自行随着箭头走一遍,以加深理解
图 5-3 新系统顶层数据流程 图 5-4 系统数据流程图一级分解 图 5-5 是销售处理功能，实际上是把“销售处理”（图 5-4；P1.1 框）进行细化。从图中我们知道系 统的外部环境是“顾客”。首先，由顾客（S1）提出订货单（F1）。然后商店从货名文件中得到货名信息（F5）， 从顾客文件中得到顾客信息（F47）。如果顾客是老主顾，则商店对订单（F1），货名信息（F5），顾客信息 （F47）进行编辑处理（P1.1.1），从而生成编辑后的订单（F4）。如果是新主顾，除了进行上述处理外， 要生成新顾客信息（F2），并将新顾客信息进登录（P1.1.2），然后登录入顾客文件。图 5-5 中的其它数据 流和处理以及图 5-6、5-7，读者均可以自行随着箭头走一遍，以加深理解
P11 F6不合格订单 货名文件 库存文件 F12缺货单 S1F订单 怖辑订单人F4订单「判断、 F1缺货单1暂存缺货单 核对 F25 F47 F7何供订单 登录新[F3顾客文件 对比1F4到货情况 顾客数据 开票、 F55缺货单 F50发货票 修改库存 S3 F10 库存文件 建销售建立收款 记录明细帐 S3 D8销售历史文件D9应收款明细帐 图 级数据流程(销售处理 P1.2.1 F12缺货单货物汇F1 订货物文件D5厂商名录 F16 编发订货18订货单s 单 D3库存文件 货单文件 F20错误供货单 P125 P123 改库存 核对订货,F19供货单 建帐 废到货单4到 F26 进货帐 建应付款LF4b7付款明帐 帐
图 5-5 二级数据流程(销售处理)