中山大学管理学院《基础会计学》课程开发组 《基础会计学》授课教案 第四讲会计凭证与会计账簿 教学目的及要求 通过本章教学,使学生 1.熟悉会计凭证与会计账簿的含义和种类 2.理解审核凭证与正确填制凭证的重要意义: 3.掌握会计凭证的填制方法; 4.了解会计凭证的传递和保管 5.理解设置和登记账簿对于系统地提供经济信息、加强经济管理的作用 6.熟悉日记账、总分类账、明细分类账的格式、内容和登记方法 7.掌握登记账簿的各种规则,包括错账更正的规则 8.掌握财产清查的内容、方法和会计处理。 学时安排 会计学专业学生:3学时 非会计专业学生:3学时。 授课内容 引子 长野冬奥会申办过程的凭证被全部烧毀;银广夏1998年之前的财务资料丢失:美国安然 司以及为其进行审计的安达信会计师事务所在其假账丑闻被曝光之后都传出了暗中销毁凭证的 内幕。他们为什么要销毁凭证?凭证上通常记载些什么?凭证提供了关于企业真实经济活动的 什么证据? (二) 会计凭证的含义与作用 1、含义:会计凭证是指用以记录经济业务、明确经济责任,并作为记账依据的书面证明 2、作用:(1)会计凭证是反映经济业务的原始资料;(2)会计凭证是会计控制与监督的重 要依据:(3)会计凭证是明确经济责任的书面证明。 3、种类:会计凭证分为原始凭证和记账凭证两大类 (三)原始凭证 1、含义:原始凭证是在交易或事项发生或完成时取得或填制、用来证明交易或事项的发生、 明确经济责任,并作为记帐依据的最初书面证明文件,是会计核算的重要依据。常见的原始凭 证有售货发票,银行支票、汇票、购货定单、收款单、收款收据、材料验收入库单、材料领用 单、产品发运单、销售成本计算表、工资表等 2、基本要素:原始凭证通常应包括以下基本要素 (1)名称,如销货发票、购货发票、限额领料单等 (2)填制日期,通常应该是交易或事项发生的日期 (3)交易双方单位的名称; (4)交易或事项的内容 (5)交易或事项的实物数量和金额; (6)有关经办人员的签名、盖章。 种类:原始凭证按其来源的不同,分为 (1) 自制凭证
中山大学管理学院《基础会计学》课程开发组 《基础会计学》授课教案 第四讲 会计凭证与会计账簿 一、 教学目的及要求 通过本章教学，使学生： 1． 熟悉会计凭证与会计账簿的含义和种类； 2． 理解审核凭证与正确填制凭证的重要意义； 3． 掌握会计凭证的填制方法； 4． 了解会计凭证的传递和保管； 5． 理解设置和登记账簿对于系统地提供经济信息、加强经济管理的作用 6． 熟悉日记账、总分类账、明细分类账的格式、内容和登记方法； 7． 掌握登记账簿的各种规则，包括错账更正的规则； 8． 掌握财产清查的内容、方法和会计处理。 二、 学时安排 会计学专业学生：3 学时； 非会计专业学生：3 学时。 三、 授课内容 （一） 引子 长野冬奥会申办过程的凭证被全部烧毁；银广夏 1998 年之前的财务资料丢失；美国安然公 司以及为其进行审计的安达信会计师事务所在其假账丑闻被曝光之后都传出了暗中销毁凭证的 内幕。他们为什么要销毁凭证？ 凭证上通常记载些什么？凭证提供了关于企业真实经济活动的 什么证据？ （二） 会计凭证的含义与作用 1、含义：会计凭证是指用以记录经济业务、明确经济责任，并作为记账依据的书面证明。 2、作用：（1）会计凭证是反映经济业务的原始资料；（2）会计凭证是会计控制与监督的重 要依据；（3）会计凭证是明确经济责任的书面证明。 3、种类：会计凭证分为原始凭证和记账凭证两大类。 （三） 原始凭证 1、含义：原始凭证是在交易或事项发生或完成时取得或填制、用来证明交易或事项的发生、 明确经济责任， 并作为记帐依据的最初书面证明文件,是会计核算的重要依据。常见的原始凭 证有售货发票，银行支票、汇票、购货定单、收款单、收款收据、材料验收入库单、材料领用 单、产品发运单、销售成本计算表、工资表等。 2、基本要素：原始凭证通常应包括以下基本要素： （1）名称，如销货发票、购货发票、限额领料单等； （2）填制日期，通常应该是交易或事项发生的日期； （3）交易双方单位的名称； （4）交易或事项的内容； (5) 交易或事项的实物数量和金额； （6）有关经办人员的签名、盖章。 3、种类：原始凭证按其来源的不同，分为： （1） 自制凭证：
山大学管理学院《基础会计学》课程开发 外来凭证。 按其填制手续次数不同,分为: (1) 一次凭证: 累计凭证 原始凭证汇总表。 5、填制要求:填制原始凭证应符合以下基本要求: (1)记录真实 (2)内容完整,手续完备 (3)书写清楚、规范 (4)填制及时 6、审核要点:对原始凭证的审核要重点注意以下两个方面: (1)审核原始凭证所反映的经济业务是否合理合法,有无违反制度规定,有无贪污盜窃、 虚报冒领、伪造凭证等违法乱纪行为: (2)审核原始凭证的内容和填制手续是否符合规定的要求。 四)记账凭证 1、含义:记账凭证是由会计人员根据原始凭证按照经济业务的内容、运用复式记账原理填 制并作为记账依据的会计凭证。 2、要素:记账凭证应具备以下基本要素: (1)填制凭证的日期: (2)凭证编号: (3)经济业务摘要 (4)会计科目名称 (5)金额; (6)所附原始凭证张数 (7)填制人签名 (8)稽核人签名等 3、种类:记账凭证按其反映经济业务内容的不同,分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。 其中收款凭证和付款凭证是用来反映现金和银行存款收付业务的凭证,转账凭证是用来记 现金、银行存款等货币资金以外的其他转账业务的记账凭证 4、填制要求:填制记账凭证应符合以下基本要求: (1)格式统一; (2)内容完整 (3)会计科目运用正确 (4)对应关系清楚,避免多借多贷 (4)摘要简练 (5)书写工整规范 (6)编制及时 5、审核要点:审核记账凭证应重点关注: (1)记账凭证是否附有原始凭证; (2)记账凭证的经济内容与所附原始凭证的内容是否相符: (3)会计科目的使用是否正确,同一经济业务所使用的一级科目、二级科目或明细科目是
中山大学管理学院《基础会计学》课程开发组 （2） 外来凭证。 4、 按其填制手续次数不同，分为： （1） 一次凭证； （2） 累计凭证 （3） 原始凭证汇总表。 5、填制要求：填制原始凭证应符合以下基本要求： （1）记录真实； （2）内容完整，手续完备； （3）书写清楚、规范； （4）填制及时。 6、审核要点：对原始凭证的审核要重点注意以下两个方面： （1）审核原始凭证所反映的经济业务是否合理合法，有无违反制度规定，有无贪污盗窃、 虚报冒领、伪造凭证等违法乱纪行为； （2）审核原始凭证的内容和填制手续是否符合规定的要求。 （四）记账凭证 1、含义：记账凭证是由会计人员根据原始凭证按照经济业务的内容、运用复式记账原理填 制并作为记账依据的会计凭证。 2、要素：记账凭证应具备以下基本要素： （1）填制凭证的日期； （2）凭证编号； （3）经济业务摘要； （4）会计科目名称； （5）金额； （6）所附原始凭证张数； （7）填制人签名； （8）稽核人签名等。 3、种类：记账凭证按其反映经济业务内容的不同，分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。 其中收款凭证和付款凭证是用来反映现金和银行存款收付业务的凭证，转账凭证是用来记录除 现金、银行存款等货币资金以外的其他转账业务的记账凭证。 4、填制要求：填制记账凭证应符合以下基本要求： （1）格式统一； （2）内容完整； （3）会计科目运用正确； （4）对应关系清楚，避免多借多贷； （4）摘要简练； （5）书写工整规范； （6）编制及时。 5、审核要点：审核记账凭证应重点关注： （1）记账凭证是否附有原始凭证； （2）记账凭证的经济内容与所附原始凭证的内容是否相符； （3）会计科目的使用是否正确，同一经济业务所使用的一级科目、二级科目或明细科目是
山大学管理学院《基础会计学》课程开发 否口径一致,以便分析对比,取得正确的汇总指标; (4)金额或其他数字的计算和填列是否正确等 6、传递:会计凭证的传递,是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管时止,在本企业 内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。通过会计凭证的传递,一是能够把反映在 会计凭证上有关经济业务完成情况的资料及时地传送到本企业内部各个有关部门:二是能够正 确地组织经济活动,实行会计监督 7、保管:对记账凭证要定期进行分类整理,并按照编号顺序连同所附的原始凭证装订成 册,并在装订线上加贴封签妥善保存。 (五)会计账簿的含义、作用与种类 1、含义:会计账簿是根据审核无误的会计凭证序时、分类、连续、系统、全面、综合地记 录经济业务的簿籍,它是由许多具有专门格式的账页组成的。 2、作用:会计账簿的主要作用包括 (1)设置和登记账簿是取得全面、系统会计信息的重要手段; (2)通过设置和登记账簿,可以为正确地计算费用成本和经营成果提供必要的前提条件 (3)账簿所记载的会计资料,是编制会计报表的主要依据 (4)设置和登记账簿,便于会计工作的分工,便于保存会计信息,为日后查阅提供方便 3、种类: 会计账簿按用途分类,可分为: (1) 序时账簿 分类账簿 备查登记簿 会计账簿按外形分类,可分为: (1) 订本式账簿 活页式账簿 (3) 卡片式账簿. 会计账簿按账页格式分类,可分为: (1) 三栏式账簿: (2) 数量金额式账簿: (3) 多栏式账簿 (六)总分类账 1、含义:总分类账是按照一级会计科目的编号顺序分类开设并登记全部经济业务的账簿 2、格式:总分类账一般采用借、贷、余三栏的订本账 3、登记依据:总分类账登记的依据主要取决于所采用的会计账务处理程序。它可以直接根 据各种记账凭证逐笔进行登记,也可以把各种记账凭证先进行汇总,编制成汇总记账凭证或科 目汇总表后进行登记 (七)明细分类账 1、含义:明细分类账是根据二级会计科目或明细科目设置账户,并根据会计凭证进行明细 登记某一经济业务的账簿。 2、格式:明细分类账的格式主要有以下三种 (1)三栏式明细分类账
中山大学管理学院《基础会计学》课程开发组 否口径一致，以便分析对比，取得正确的汇总指标； （4）金额或其他数字的计算和填列是否正确等。 6、传递：会计凭证的传递，是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管时止，在本企业 内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。通过会计凭证的传递，一是能够把反映在 会计凭证上有关经济业务完成情况的资料及时地传送到本企业内部各个有关部门；二是能够正 确地组织经济活动，实行会计监督。 7、保管： 对记账凭证要定期进行分类整理，并按照编号顺序连同所附的原始凭证装订成 册，并在装订线上加贴封签妥善保存。 （五） 会计账簿的含义、作用与种类 1、含义：会计账簿是根据审核无误的会计凭证序时、分类、连续、系统、全面、综合地记 录经济业务的簿籍，它是由许多具有专门格式的账页组成的。 2、作用：会计账簿的主要作用包括： （1）设置和登记账簿是取得全面、系统会计信息的重要手段； （2）通过设置和登记账簿，可以为正确地计算费用成本和经营成果提供必要的前提条件； （3）账簿所记载的会计资料，是编制会计报表的主要依据； （4）设置和登记账簿，便于会计工作的分工，便于保存会计信息，为日后查阅提供方便。 3、种类： 会计账簿按用途分类，可分为： （1） 序时账簿； （2） 分类账簿； （3） 备查登记簿。 会计账簿按外形分类，可分为： （1） 订本式账簿； （2） 活页式账簿； （3） 卡片式账簿. 会计账簿按账页格式分类，可分为： （1） 三栏式账簿； （2） 数量金额式账簿； （3） 多栏式账簿。 （六）总分类账 1、含义：总分类账是按照一级会计科目的编号顺序分类开设并登记全部经济业务的账簿。 2、格式：总分类账一般采用借、贷、余三栏的订本账。 3、登记依据：总分类账登记的依据主要取决于所采用的会计账务处理程序。它可以直接根 据各种记账凭证逐笔进行登记，也可以把各种记账凭证先进行汇总，编制成汇总记账凭证或科 目汇总表后进行登记。 （七） 明细分类账 1、含义：明细分类账是根据二级会计科目或明细科目设置账户，并根据会计凭证进行明细 登记某一经济业务的账簿。 2、格式：明细分类账的格式主要有以下三种： （1）三栏式明细分类账；
山大学管理学院《基础会计学》课程开发 (2)数量金额式明细分类账: (3)多栏式明细分类账。 (八)启用与登记账簿的规则与要求 1、启用规则:在账簿启用时,要在账簿扉页填列“账簿启用和经管人员一览表”详细载 明:账簿名称,账簿编号,账簿页数,单位名称,账簿册数,启用日期,加盖单位公章以及会 计主管和记账人员私章。更换记账人员时,应办理交接手续,在交接记录内填写交接日期和交 接人员姓名并签章。 2、登记要求:登记账簿应符合以下基本要求 (1)必须用钢笔和蓝、黑墨水书写,红色墨水只能在结账、划线、改错和冲账以及在不设 借贷栏的多栏式账页中登记减少数,以及三栏式账户的余额栏前未印明余额方向的余额栏内登 记负数余额时使用 (2)账簿中书写的文字和数字上面要留适当空距,一般应占格宽的二分之一 (3)按编排的页次逐页、逐行顺序连续登记,不得隔页、跳行登记。(4)不得任意撕毁, 对活页式账簿也不得任意抽换账页。(5)记账必须以审核无误的会计凭证为依据。(6)更正 错误不得采取任意刮擦、挖补、涂改或用退色药水等方法,必须根据错误的具体情况,相应采 用正确的方法予以更正 (九 更正错账的方法 更正错账的方法有以下三种 (1)划线更正法。 适用情况:划线更正法适用于结账前发现账簿上所登记的文字或数字有误而记账凭证并 没有错误的情况 具体方法:在错误的数字和文字上划一红线,表示注销,然后在其上方空白处填写正确 的数字或文字,并在更正处盖章,以表明责任。对错误数字必须全部划销,不得只划销整个数 字中的个别错误数码 (2)红字更正法 适用情况:红字更正法一般适用于下列两种情况: 第一,记账后发现凭证中应借、应贷科目或金额有错误 第二,原记账凭证所用科目没有错,但所填金额大于应记金额; (3)补充登记法。 适用情况:在记账以后发现记账凭证中所用的会计科目没有错,而只是所填的金额少于应 记金额时,可以采用补充更正法进行更正。更正时,可将少记的金额用蓝字填一张与原记账凭 证相同的凭证,据以登记入账,以补记少记的数额 (十)对账 对账就是核对账簿记录。对账主要包括以下三方面内容。 账证核对 账证核对是指各种账簿的记录与有关会计凭证(记账凭证及其所附的原始凭证)的核对 2、账账核对 账账核对是指各种账簿之间有关记录进行互相核对。通过核对做到账账相符。具体核对内容 主要有: 总分类账各账户借方期末余额合计数与贷方期末余额合计数核对相符
中山大学管理学院《基础会计学》课程开发组 （2）数量金额式明细分类账； （3）多栏式明细分类账。 （八） 启用与登记账簿的规则与要求 1、启用规则：在账簿启用时，要在账簿扉页填列“账簿启用和经管人员一览表”详细载 明：账簿名称，账簿编号，账簿页数，单位名称，账簿册数，启用日期，加盖单位公章以及会 计主管和记账人员私章。更换记账人员时，应办理交接手续，在交接记录内填写交接日期和交 接人员姓名并签章。 2、登记要求：登记账簿应符合以下基本要求： （1）必须用钢笔和蓝、黑墨水书写，红色墨水只能在结账、划线、改错和冲账以及在不设 借贷栏的多栏式账页中登记减少数，以及三栏式账户的余额栏前未印明余额方向的余额栏内登 记负数余额时使用； （2）账簿中书写的文字和数字上面要留适当空距，一般应占格宽的二分之一； （3）按编排的页次逐页、逐行顺序连续登记，不得隔页、跳行登记。（4）不得任意撕毁， 对活页式账簿也不得任意抽换账页。（5）记账必须以审核无误的会计凭证为依据。（6）更正 错误不得采取任意刮擦、挖补、涂改或用退色药水等方法，必须根据错误的具体情况，相应采 用正确的方法予以更正。 （九） 更正错账的方法 1、 更正错账的方法有以下三种： （1）划线更正法。 适用情况：划线更正法适用于结账前发现账簿上所登记的文字或数字有误而记账凭证并 没有错误的情况。 具体方法：在错误的数字和文字上划一红线，表示注销，然后在其上方空白处填写正确 的数字或文字，并在更正处盖章，以表明责任。对错误数字必须全部划销，不得只划销整个数 字中的个别错误数码。 （2）红字更正法。 适用情况：红字更正法一般适用于下列两种情况： 第一， 记账后发现凭证中应借、应贷科目或金额有错误； 第二， 原记账凭证所用科目没有错，但所填金额大于应记金额； （3）补充登记法。 适用情况：在记账以后发现记账凭证中所用的会计科目没有错，而只是所填的金额少于应 记金额时，可以采用补充更正法进行更正。更正时，可将少记的金额用蓝字填一张与原记账凭 证相同的凭证，据以登记入账，以补记少记的数额。 （十）对账 对账就是核对账簿记录。对账主要包括以下三方面内容。 1、 账证核对 账证核对是指各种账簿的记录与有关会计凭证(记账凭证及其所附的原始凭证)的核对。 2、账账核对 账账核对是指各种账簿之间有关记录进行互相核对。通过核对做到账账相符。具体核对内容 主要有： (1)总分类账各账户借方期末余额合计数与贷方期末余额合计数核对相符；
山大学管理学院《基础会计学》课程开发 (2)各明细账户的余额合计数,应与其有关总账账户余额相符: (3)现金日记账和银行存款日记账期末余额与有关总分类账户期末余额核对相符 (4)会计部门各种财产物资明细账期末余额与财产物资保管和使用部门的有关财产物资明细 分类账的期末余额核对相符 3、账实核对 账实核对是指各种财产物资的账面结余额与实物结存数额相核对。通过核对,要达到账实 相符。其核对的主要内容有 现金日记账账面余额与库存现金实存数额相核对; 银行存款日记账账面余额与开户银行账目相核对 (3) 各种材料、物资明细分类账账面余额与各种材料、物资的实际盘存数额相核对 (4 各种应收、应付账款明细分类账账面余额与有关债务、债权单位的账目相核对 (十一)财产清查 1、含义:财产清査就是对各项财产物资进行盘点和核对,确定其实存数,查明其账存数与 实存数是否相符的一种专门方法 2、导致账实不符的主要原因: (1)各种材料物资在运输、保管过程中,由于自然升溢或损耗会发生数量和质量上变化。 (2)在财产物资收发时,由于计量、检验不正确会发生品种、数量或质量上的差错。 (3)在财产物资变动时,没有填制会计凭证、登记入账,或者在填制收发凭证、登记账目 时发生了计算上的错误 (4)由于管理不善发生了财产损坏,变质或短缺,以及货币资金、往来账款的差错。 由于不法分子的贪污盗窃等而产生的财产损失。 在结账过程中,由于未达账项或拒付等原因而发生数额不符等等。 3、财产清查的种类 财产清查,按照清查的对象和范围,可以分为 (1) 全面清查 局部清查。 按照清查的时间,可分为 定期清查 不定期清查两种。 4、财产清查的主要内容 (1)固定资产。例如各种机器设备、厂房、建筑物、仪器等。 (2)流动资产。例如原材料、在产品、产成品、低值易耗品、包装物、外存物资和代保 管物资、库存现金、银行存款、应收账款、其他货币资金、在途材料物资等。 (3)流动负债。如短期借款、应付款项等,以及各种账外财产物资等 5、财产清查结果的处理。 对财产清查所发现的实存数与账存数的差异即财产的盘盈、盘亏和各种损失等,要根据实存 账存对比表、现金盘点报告表等清査资料,彻底査明发生差异的性质,认真分析其原因,明确 经济责任,依据有关法令、制度规定,提出处理意见,按照审批权限和程序,报经有关部门审 批后予以处理。 对清查中发现的各项差异,在会计上应分两个步骤进行处理:
中山大学管理学院《基础会计学》课程开发组 (2)各明细账户的余额合计数，应与其有关总账账户余额相符； (3)现金日记账和银行存款日记账期末余额与有关总分类账户期末余额核对相符； (4)会计部门各种财产物资明细账期末余额与财产物资保管和使用部门的有关财产物资明细 分类账的期末余额核对相符； 3、账实核对。 账实核对是指各种财产物资的账面结余额与实物结存数额相核对。通过核对，要达到账实 相符。其核对的主要内容有： （1） 现金日记账账面余额与库存现金实存数额相核对； （2） 银行存款日记账账面余额与开户银行账目相核对； （3） 各种材料、物资明细分类账账面余额与各种材料、物资的实际盘存数额相核对； （4） 各种应收、应付账款明细分类账账面余额与有关债务、债权单位的账目相核对。 （十一）财产清查 1、含义：财产清查就是对各项财产物资进行盘点和核对，确定其实存数，查明其账存数与 实存数是否相符的一种专门方法。 2、导致账实不符的主要原因： (1) 各种材料物资在运输、保管过程中，由于自然升溢或损耗会发生数量和质量上变化。 （2) 在财产物资收发时，由于计量、检验不正确会发生品种、数量或质量上的差错。 (3) 在财产物资变动时，没有填制会计凭证、登记入账，或者在填制收发凭证、登记账目 时发生了计算上的错误。 (4)由于管理不善发生了财产损坏，变质或短缺，以及货币资金、往来账款的差错。 (5) 由于不法分子的贪污盗窃等而产生的财产损失。 (6) 在结账过程中，由于未达账项或拒付等原因而发生数额不符等等。 3、财产清查的种类 财产清查，按照清查的对象和范围，可以分为 （1） 全面清查； （2） 局部清查。 按照清查的时间，可分为： （1） 定期清查； （2） 不定期清查两种。 4、财产清查的主要内容： (1) 固定资产。例如各种机器设备、厂房、建筑物、仪器等。 (2) 流动资产。例如原材料、在产品、产成品、低值易耗品、包装物、外存物资和代保 管物资、库存现金、银行存款、应收账款、其他货币资金、在途材料物资等。 (3) 流动负债。如短期借款、应付款项等，以及各种账外财产物资等等。 5、财产清查结果的处理。 对财产清查所发现的实存数与账存数的差异即财产的盘盈、盘亏和各种损失等，要根据实存 账存对比表、现金盘点报告表等清查资料，彻底查明发生差异的性质，认真分析其原因，明确 经济责任，依据有关法令、制度规定，提出处理意见，按照审批权限和程序，报经有关部门审 批后予以处理。 对清查中发现的各项差异，在会计上应分两个步骤进行处理：