(3)与下段同页。防止在选择段落与其后继段落之间产生分页符。例如当出现标题 与表格分页显示时,可以设置“与下段同页”属性 (4)段前分页。在选择段落前手工插入分页符。 7)首字下沉 首字下沉的本质是将段落的第一个字符转化为图形,在章节的开头显示图形化的字 符。下沉的首字的修改与修改其他图形元素一样。 8)列表 通过为文档添加自动编号或项目符号,并进行悬挂缩进,可以在文档中创建列表。通 过编号和项目符号可以创建3种不同的列表:编号列表、项目符号列表和多级符号列表 如果对一系列段落应用了编号,然后删除或重新排列了其中的段落,Word2003将对 调整后的段落自动更新编号。 项目符号和编号可以在选择多段落后,直接使用工具按钮实现,也可以从“格式”菜 单/“项目符号和编号”命令进行选择或自定义编号和项目符号 自定义的编号可以修改编号样式、起始编号、继续编号等 自定义项目符号可来自于自己创建的图形文件(如BMP、GIF等)。先将图形文件以 GIF、BMP或JPEG文件格式保然后导入为图片项目符号 9)边框和底纹 可以为页面、节、段落、选定的文本、下沉的首字、表格或图片添加边框和底纹。边 框可以是四周,也可以是任一条边。边框由线型、宽度、颜色和阴影组成。 3.节的格式化 节是文档组成的一个特殊单位。文档有4个层次:文字、段落、节和文档本身。节可以 是整个文档,也可以只包括一个段落。使用节可以将对文档的修改限制在节内,可以在偶 数或奇数页面中创建不同的显示版式,对每个节采取不同的页面设置方式。 1)分节 分节有两种方法:节前后各插入一条分节符和通过对页面设置的版面来创建不同的 节 (1)节前后各插入一条分节符,选择“连续”,可以在同一个页面上实现不同的排版 方式。例如在同一页面上不同段落采用不同的分栏 (2)通过对页面设置的版面来创建不同的节。节的类型有
6 （3）与下段同页。防止在选择段落与其后继段落之间产生分页符。例如当出现标题 与表格分页显示时，可以设置“与下段同页”属性。 （4）段前分页。在选择段落前手工插入分页符。 7)首字下沉 首字下沉的本质是将段落的第一个字符转化为图形,在章节的开头显示图形化的字 符。下沉的首字的修改与修改其他图形元素一样。 8)列表 通过为文档添加自动编号或项目符号,并进行悬挂缩进，可以在文档中创建列表。通 过编号和项目符号可以创建3种不同的列表：编号列表、项目符号列表和多级符号列表。 如果对一系列段落应用了编号，然后删除或重新排列了其中的段落，Word 2003将对 调整后的段落自动更新编号。 项目符号和编号可以在选择多段落后,直接使用工具按钮实现，也可以从“格式”菜 单/“项目符号和编号”命令进行选择或自定义编号和项目符号。 自定义的编号可以修改编号样式、起始编号、继续编号等。 自定义项目符号可来自于自己创建的图形文件（如.BMP、GIF等）。先将图形文件以 GIF、BMP或JPEG文件格式保然后导入为图片项目符号。 9)边框和底纹 可以为页面、节、段落、选定的文本、下沉的首字、表格或图片添加边框和底纹。边 框可以是四周,也可以是任一条边。边框由线型、宽度、颜色和阴影组成。 3.节的格式化 节是文档组成的一个特殊单位。文档有4个层次:文字、段落、节和文档本身。节可以 是整个文档，也可以只包括一个段落。使用节可以将对文档的修改限制在节内，可以在偶 数或奇数页面中创建不同的显示版式，对每个节采取不同的页面设置方式。 1）分节 分节有两种方法：节前后各插入一条分节符和通过对页面设置的版面来创建不同的 节。 （1）节前后各插入一条分节符,选择“连续”,可以在同一个页面上实现不同的排版 方式。例如在同一页面上不同段落采用不同的分栏。 （2）通过对页面设置的版面来创建不同的节。节的类型有：
下一页:在下一页的开头创建新节 连续:在插入点开始处创建新节。 偶数页:在偶数页开始创建页。如果当前是偶数页,则插入奇数页 奇数页:在奇数页开始创建页。如果当前是奇数页,则插入偶数页。 2)分栏 分栏是作用于节内的排版,一个节只能有一种分栏方式。若在一个页面上有不同的分 栏,则必须通过插入分节符实现。分栏栏数、栏间距、栏间加分隔线可任意定义。 4.页面的格式化 1)页眉和页脚 页眉包括页码和页眉线,页脚主要为页码。 每节可以有各自的页眉和页脚设置方式,不同节的页眉和页脚设置可以不一样。页眉和 页脚的创建可通过“视图”/“页眉和页脚”命令实现。 2)脚注和尾注 脚注和尾注用于给文档中的文字加注释。脚注显示在页面底端,带有一条分隔线、注释 标记和注释本身。页脚在版心外,脚注在版心内。尾注对文档引用的文献注释,位于文档 的结尾。脚注和尾注表现形式一样,范围不一样,脚注是整页,尾注是全文 脚注和尾注通过“插入”菜单/“引用”命令/“脚注和尾注”添加。 ⊙脚注吧) 页面底端 页启和页脚,页后包括页码和页启 ○尾 能,页脚主要为页码, 转换C 脚注和尾注‘。脚注和尾注用 文档中的的加注释。脚注显示在页面 编号格式Q 2,3 底端,带有一条分隔线、注释标记和 自定义标记QD 注释丰身。页脚在顺心外,脚注在版 位于文档的结尾。 编号方式 连续 位于文档的尾柱4 将更改应用于):整篇文档 位于页面底端的主 匚插入①)匚取消应用 图4-4脚注和尾注对话框 图4-5脚注和尾注示例
7 下一页：在下一页的开头创建新节。 连续：在插入点开始处创建新节。 偶数页：在偶数页开始创建页。如果当前是偶数页，则插入奇数页。 奇数页：在奇数页开始创建页。如果当前是奇数页，则插入偶数页。 2）分栏 分栏是作用于节内的排版,一个节只能有一种分栏方式。若在一个页面上有不同的分 栏，则必须通过插入分节符实现。分栏栏数、栏间距、栏间加分隔线可任意定义。 4.页面的格式化 1)页眉和页脚 页眉包括页码和页眉线，页脚主要为页码。 每节可以有各自的页眉和页脚设置方式,不同节的页眉和页脚设置可以不一样。页眉和 页脚的创建可通过“视图”/“页眉和页脚”命令实现。 2)脚注和尾注 脚注和尾注用于给文档中的文字加注释。脚注显示在页面底端,带有一条分隔线、注释 标记和注释本身。页脚在版心外,脚注在版心内。尾注对文档引用的文献注释，位于文档 的结尾。脚注和尾注表现形式一样,范围不一样,脚注是整页,尾注是全文。 脚注和尾注通过“插入”菜单/“引用”命令/“脚注和尾注”添加。 图4- 5脚注和尾注示例 图4- 4脚注和尾注对话框
3)题注 题注就是给表格、图表、公式或其他项目 添加的编号标签。通过“插入”菜单/“引用” 标签C 命令/“题注”添加题注 题注主中不包含标签C 设置题注后每当插入有关的对象时,Word已新建标签D(删标签)[号0 将自动为其添加题注。下面说明为表格自动添(动播入题)C确定一取 加题注的操作: 图4-6题注对话框 在“自动插入题注”对话框的列表中选择 “ Microsoft word表格”,在“使用标签”选择“表格”,“位置”选择“项目上方”, 单击“确定”。以后,每当插入Word表格时,Word将会自动在表格上方添加题注,并且自 动编号。 4.2.3工具和修饰 1.查找和替换 查找和替换是任何一种文字处理软件必须具备的功能。对于文本中的大量重复性地修 改或替换可以使用此项功能。 查找和替换不仅能査找和替换文本中多处相同的文字,而且能査找和替换带格式的文 本,能用非打印字符和通配符等进行复杂的搜索,还能进行智能査找和替换等。下面通过实 例介绍使用通配符进行替换。 1)使用通配符进行模糊替换 如果想把整篇文档中引号(“”)内的文本全部设置成黑体,可以采用通配符替换的 方实现: (1)用“编辑→替换”命令,打开“査找与替换”对话框,并点击下面的“高级”按钮,再 选中“使用通配符”选项 (2)在“查找内容”框中填入:“*”(*号代表任意字符,?号代表1个字符),点 击“替换为”框,再选择“格式”按钮,并选“字体”选项,在弹岀的“査找字体”对话 框中将字体设置为黑体后确定 (3)单击“全部替换”按钮,即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体 常用的通配符见表4-2
8 3)题注 题注就是给表格、图表、公式或其他项目 添加的编号标签。通过“插入”菜单/“引用” 命令/“题注”添加题注。 设置题注后，每当插入有关的对象时，Word 将自动为其添加题注。下面说明为表格自动添 加题注的操作： 在“自动插入题注”对话框的列表中选择 “Microsoft Word表格”，在“使用标签”选择“表格”，“位置”选择“项目上方”， 单击“确定”。以后，每当插入Word表格时，Word将会自动在表格上方添加题注，并且自 动编号。 4.2.3 工具和修饰 1.查找和替换 查找和替换是任何一种文字处理软件必须具备的功能。对于文本中的大量重复性地修 改或替换可以使用此项功能。 查找和替换不仅能查找和替换文本中多处相同的文字,而且能查找和替换带格式的文 本,能用非打印字符和通配符等进行复杂的搜索,还能进行智能查找和替换等。下面通过实 例介绍使用通配符进行替换。 1）使用通配符进行模糊替换 如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的 方实现： （1）用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再 选中“使用通配符”选项； （2）在“查找内容”框中填入：“*”（*号代表任意字符，？号代表1个字符），点 击“替换为”框，再选择“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话 框中将字体设置为黑体后确定； （3）单击“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体。 常用的通配符见表4-2。 图4- 6 题注对话框
表4-2常用的通配符 通配符 含义 举例 任意单个字符 s?t可查找“sat”和“set” 任意字符串 s*d可查找“sad”和“ started” 任意数字 查找任意数字 任意字母 查找任意字母 [-] 指定范围内任意单个[r-t]ight查找“ right”和“ sight”。必须用 升序来表示该范围 [!x-z]指定范围以外的任意t!a-m]ck查找“tock”和“tuck”,但不查找 单个字符 tack”和“ticl 段落标记(+) 用 Shift+产生的换 2)带格式文本的查找替换 如果想将某一格式的文本替换为其它格式,可以采用如下方法实现: (1)用“编辑→替换”命令,打开“查找与替换”对话框,并点击下面的“高级”按钮。光 标移至“査找内容”框,选择“格式”按钮,并选定要査找的格式进行设置。如果格式设 置错误,可单击“不限定格式(T)”按钮使其变成灰色,清除错误的格式 (2)然后光标移至“替换为”框中,选择“格式”按钮,并选定要替换的格式进行 设置,最后确定; (3)单击“全部替换”按钮,即可将全文中指定的某一格式文本一次性设置为另一格 2.格式刷 使用格式刷可以对已有的格式进行复制。其方法是:选择包含所需复制的格式的文字 单击格式刷按钮,然后用格式刷在需格式化的文字上扫过,这样就可进行格式的复制 若选择包含所需复制的格式的文字后双击格式刷,则格式刷可以反复使用多次,至到 按ESC键使格式刷失效。 可以复制的格式有文字格式、段落格式、制表位、边框和底纹、表格格式、文本 3.邮件合并 邮件合并可以将一次性创建的诸如通知、信件、请柬、公文等大多数内容相同,只是 某些位置如姓名、单位名称、地址不同的文档重复使用,方便、快捷地完成工作
9 表4-2 常用的通配符 通配符 含义 举例 ? 任意单个字符 s?t 可查找“sat”和“set” * 任意字符串 s*d 可查找“sad”和“started” ^# 任意数字 查找任意数字 ^$ 任意字母 查找任意字母 [-] 指定范围内任意单个 字符 [r-t]ight 查找“right”和“sight”。必须用 升序来表示该范围 [!x-z] 指定范围以外的任意 单个字符 t[!a-m]ck 查找“tock”和“tuck”，但不查找 “tack”和“tick” ^p 段落标记 ( ) ^l 用Shift+ 产生的换 行符 2）带格式文本的查找替换 如果想将某一格式的文本替换为其它格式，可以采用如下方法实现： （1）用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮。光 标移至“查找内容”框，选择“格式”按钮，并选定要查找的格式进行设置。如果格式设 置错误，可单击“不限定格式（T）”按钮使其变成灰色，清除错误的格式。 （2）然后光标移至“替换为”框中，选择“格式”按钮，并选定要替换的格式进行 设置，最后确定； （3）单击“全部替换”按钮，即可将全文中指定的某一格式文本一次性设置为另一格 式。 2.格式刷 使用格式刷可以对已有的格式进行复制。其方法是：选择包含所需复制的格式的文字， 单击格式刷按钮，然后用格式刷在需格式化的文字上扫过，这样就可进行格式的复制。 若选择包含所需复制的格式的文字后双击格式刷，则格式刷可以反复使用多次，至到 按ESC键使格式刷失效。 可以复制的格式有文字格式、段落格式、制表位、边框和底纹、表格格式、文本。 3.邮件合并 邮件合并可以将一次性创建的诸如通知、信件、请柬、公文等大多数内容相同，只是 某些位置如姓名、单位名称、地址不同的文档重复使用，方便、快捷地完成工作
邮件合并需要主文档和数据源文档两个部分,邮件合并时从数据源文件中取出数据放 到主文档的“合并域”位置。合并域可被视为是一个变量,其值随着数据源文件中的值的 改变而改变 数据源是包含要合并到文档中的信息的文件。数据源可以是只包含一个表格的Word文 档,但表格的第一行必须包含标题,其他行必须包含要合并的记录:也可以是其它 Excel 工作表中的数据列表或数据库文件中的表;还可以是由制表符或逗号分隔的一行为一条数 据记录,行之间由段落标记分隔的任何文本文件。下面说明实现邮件合并的方法 (1)创建一个主文档,如图4-7所示。保存为“邀请函.doc” (2)创建一个只有一个表格的数据文档,如图4-8所示。保存为“姓名doc” (3)打开主文档,选择“工具”菜单/“信函与邮件”命令的/“显示邮件合并工具栏” 命令,显示邮件合并工具栏,如图49所示。 (4)单击“邮件合并工具栏”上“打开数据源”按钮,打开建立的数据源文件 (5)将光标移至主文档需输入合并域的位置,单击“邮件合并工具栏”上的“插入 域”按钮,插入需要的域。如图4-10 邀请画 张晓玲φ 我公司将于二00五年六月十二日 召开新产品发布会,特邈您参加。 时间:下午2:30 海疆科技股份有限公司 3二+日 图4-7主文档 图4-8数据文档 10
10 邮件合并需要主文档和数据源文档两个部分，邮件合并时从数据源文件中取出数据放 到主文档的“合并域”位置。合并域可被视为是一个变量，其值随着数据源文件中的值的 改变而改变。 数据源是包含要合并到文档中的信息的文件。数据源可以是只包含一个表格的Word文 档，但表格的第一行必须包含标题，其他行必须包含要合并的记录；也可以是其它Excel 工作表中的数据列表或数据库文件中的表；还可以是由制表符或逗号分隔的一行为一条数 据记录，行之间由段落标记分隔的任何文本文件。下面说明实现邮件合并的方法： （1）创建一个主文档，如图4-7所示。保存为“邀请函.doc”； （2）创建一个只有一个表格的数据文档，如图4-8所示。保存为“姓名.doc”； （3）打开主文档，选择“工具”菜单/“信函与邮件”命令的/“显示邮件合并工具栏” 命令，显示邮件合并工具栏，如图4-9所示。 （4）单击“邮件合并工具栏”上“打开数据源”按钮，打开建立的数据源文件。 （5）将光标移至主文档需输入合并域的位置，单击“邮件合并工具栏”上的“插入 域”按钮，插入需要的域。如图4-10。 图4- 7 主文档 图4- 8 数据文档