第四章办公信息处理(6学时) 现代办公信息形式多种多样,它包括文字、表格、图形、图像、声音、动画、视频等。 本章主要介绍几种各种常用的办公软件的应用,处理相关的办公信息,解决实现工作中的 4.1办公信息处理综述 所谓办公信息,是指办公业务所涉及到的各种活动的属性和特征。办公信息通常以文 字、声音、图形、图像、视频等多种形式来表现。如个人的年终总结,某部门向上级机关 上报的统计图表,参加会议的演讲文稿等 4.1.1办公信息处理 办公信息处理是对办公原始数据的加工或再加工。现在所说的办公信息处理其实都是 指办公自动化(0A)。因此办公信息处理是在计算机硬、软件和网络的支持下,对现代办 公所涉及的信息进行收集、存储、分析、加工、传输、并应用。例如,对公文处理往往包 括接受、登记、印刷、交换、统计、归档等环节。办公信息处理是整个办公活动的主要业 务特征,经过处理后,可以提高信息的利用价值,提供较多的决策方案,提高决策的质量 4.1.2办公信息处理软件与设备 随着新技术、新产品的出现,办公信息处理软件也随之发展。办公信息处理的软件 大致可分为三大类。第一类是用于事务处理的办公集成软件,包括文字处理(Word)、电 子表格处理( Excel)、演示文稿处理( Powerpoint)等工具软件;第二类是用于数据管理和 处理的软件,如数据库管理系统 ACcESS、VFP等:第三类是用于数据通信的通信软件,如电 子邮件( Outlook)、网络电话( internet phone)等。 办公信息处理的设备除了包括传统意义上的办公设备,如传真机、程控电话机、复印机、 粉碎机外,最主要的设备是计算机以及计算机网络。 计算机包括计算机本身及其相应的外部设备:如打印机、扫描仪、投影机、耳麦、音 响、刻录机等 计算机网络是将分布在不同区域的计算机通过通信线路和通信设备连接,并在一定协 议支持下实现信息的传输和共享的系统。它包括网卡或调制解调器、通信线路和支持网络 通信的专用网络互连设备、服务器等。 4.2Word2003文字处理软件 Word2003是文字处理软件,用来进行文字的录入、修改、排版和输出等一整套工作, Word2003在原有基础上增加了以下的新特性 1.阅读版式视图 阅读版式视图更加便于文档的阅读。文字更大,每一行会更短,所有页面大小将与显示 器屏幕相适应。可以通过一个缩略图视图快速访问指定页。 2.合并和审阅功能增强
1 第四章 办公信息处理（6学时） 现代办公信息形式多种多样，它包括文字、表格、图形、图像、声音、动画、视频等。 本章主要介绍几种各种常用的办公软件的应用，处理相关的办公信息，解决实现工作中的 问题。 4.1 办公信息处理综述 所谓办公信息，是指办公业务所涉及到的各种活动的属性和特征。办公信息通常以文 字、声音、图形、图像、视频等多种形式来表现。如个人的年终总结，某部门向上级机关 上报的统计图表，参加会议的演讲文稿等。 4.1.1 办公信息处理 办公信息处理是对办公原始数据的加工或再加工。现在所说的办公信息处理其实都是 指办公自动化（OA）。因此办公信息处理是在计算机硬、软件和网络的支持下,对现代办 公所涉及的信息进行收集、存储、分析、加工、传输、并应用。例如,对公文处理往往包 括接受、登记、印刷、交换、统计、归档等环节。办公信息处理是整个办公活动的主要业 务特征,经过处理后,可以提高信息的利用价值,提供较多的决策方案,提高决策的质量。 4.1.2 办公信息处理软件与设备 随着新技术、新产品的出现，办公信息处理软件也随之发展。办公信息处理的软件 大致可分为三大类。第一类是用于事务处理的办公集成软件,包括文字处理（Word）、电 子表格处理(Excel)、演示文稿处理(PowerPoint)等工具软件；第二类是用于数据管理和 处理的软件,如数据库管理系统ACCESS、VFP等；第三类是用于数据通信的通信软件，如电 子邮件(Outlook)、网络电话（internet phone)等。 办公信息处理的设备除了包括传统意义上的办公设备,如传真机、程控电话机、复印机、 粉碎机外，最主要的设备是计算机以及计算机网络。 计算机包括计算机本身及其相应的外部设备：如打印机、扫描仪、投影机、耳麦、音 响、刻录机等。 计算机网络是将分布在不同区域的计算机通过通信线路和通信设备连接，并在一定协 议支持下实现信息的传输和共享的系统。它包括网卡或调制解调器、通信线路和支持网络 通信的专用网络互连设备、服务器等。 4.2 Word 2003文字处理软件 Word 2003是文字处理软件,用来进行文字的录入、修改、排版和输出等一整套工作。 Word 2003在原有基础上增加了以下的新特性: 1.阅读版式视图。 阅读版式视图更加便于文档的阅读。文字更大,每一行会更短,所有页面大小将与显示 器屏幕相适应。可以通过一个缩略图视图快速访问指定页。 2.合并和审阅功能增强
3.格式及样式的编辑限制。 在Word2003中通过锁定样式和可编辑范围限制功能保护文档的修改。可以指定文档中 的某一段内容由特定的人员编辑,以防止读者修改其内容,或者可以将整个文档更改为只读 属性,使专门人员才能对其进行修改。同时,还可以保护文档的格式及样式 4.2.1文档创建和文本编辑 1.文档的创建和保存 文档的创建就是建立一个新的word文件 文档的保存就是将该文件指定一个文件名,并将文件保存在外存的指定的位置,当需 要再次使用该文件时可按名存取 2文档信息的输入 选择一种合适的输入法,并选择相应的输入状态(插入或改写)进行文字的输入。当 输入完后,系统自动会转行,当一个段落结束后,按 Enter键结東本段落的输入,进入 下一段落信息的输入。 在文字录入时,可以使用 Windows提供的所有输入方法来输入信息,如果需要输入 些符号或特殊符号时,可以通过菜单命令“插入(①/符号(S)”的方法进行。 3文档的编辑 文档的编辑主要是对文本内容进行修改、删除、移动、复制、撤消、恢复等操作。文 档编辑时要注意将光标定位在修改的位置。 在进行复制、移动操作时,需选择操作的文本,然后通过拖放的方法(CTRL+C或CTRL+X 与CTRL+V配合)或剪贴板的方法实现文本的复制或移动 剪贴板是计算机中暂时存放内容的区域,允许存储从不同程序复制和剪切而来的多个 条目,可存储24个条目。选择菜单命令“编辑/ Office剪切板”或按两次CTRL+C,可打开 剪贴板窗口。单击剪贴板任务窗格中的“单击要粘贴的项目”列表框中的项目,即可把该 项目内容粘贴到当前光标所在位置。 撤销是对误操作文本的补救,撤销操作可以向上追溯100步 并排比较 之多,也可只撤销其中的某几步。恢复是当撤销后感觉还不如不|关闭并排比较 撤销时,可使用的操作。 图4-1并排比较工具 Word2003提供了把两个文档并排进行比较的功能。先打开 两个文档,然后从一个文档的“窗口”菜单中,选择“并排比较”命令。如果只打开了两个文
2 3.格式及样式的编辑限制。 在Word 2003中通过锁定样式和可编辑范围限制功能保护文档的修改。可以指定文档中 的某一段内容由特定的人员编辑,以防止读者修改其内容,或者可以将整个文档更改为只读 属性,使专门人员才能对其进行修改。同时,还可以保护文档的格式及样式。 4.2.1 文档创建和文本编辑 1. 文档的创建和保存 文档的创建就是建立一个新的Word文件。. 文档的保存就是将该文件指定一个文件名，并将文件保存在外存的指定的位置，当需 要再次使用该文件时可按名存取。 2.文档信息的输入 选择一种合适的输入法,并选择相应的输入状态（插入或改写）进行文字的输入。当 一行输入完后,系统自动会转行，当一个段落结束后,按Enter键结束本段落的输入，进入 下一段落信息的输入。 在文字录入时，可以使用Windows提供的所有输入方法来输入信息，如果需要输入一 些符号或特殊符号时，可以通过菜单命令“插入(I)/ 符号(S)”的方法进行。 3.文档的编辑 文档的编辑主要是对文本内容进行修改、删除、移动、复制、撤消、恢复等操作。文 档编辑时要注意将光标定位在修改的位置。 在进行复制、移动操作时，需选择操作的文本，然后通过拖放的方法（CTRL+C或CTRL+X 与CTRL+V配合）或剪贴板的方法实现文本的复制或移动。 剪贴板是计算机中暂时存放内容的区域，允许存储从不同程序复制和剪切而来的多个 条目，可存储24个条目。选择菜单命令“编辑/Office剪切板”或按两次CTRL+C，可打开 剪贴板窗口。单击剪贴板任务窗格中的“单击要粘贴的项目”列表框中的项目，即可把该 项目内容粘贴到当前光标所在位置。 撤销是对误操作文本的补救，撤销操作可以向上追溯100步 之多,也可只撤销其中的某几步。恢复是当撤销后感觉还不如不 撤销时,可使用的操作。 Word 2003提供了把两个文档并排进行比较的功能。先打开 两个文档，然后从一个文档的“窗口”菜单中，选择“并排比较”命令。如果只打开了两个文 图4- 1 并排比较工具
档,则该命令自动比较这两个文档。如果同时打开了三个以上的文档,则必须选择一个与 当前文档作比较。接着会出现一个如右图4-1所示的活动工具栏。工具栏上有两个按键 当按下左键时,两个文档将会同时滚动;按下右按键则回到开始比较时光标所处位置 4.2.2排版和格式化 1.文字的格式化 文字的格式化通常包括对文字的字体、字型、大小、颜色、画线等进行的设置 1)字体、字型和字号 字型是字的形状。有常规、倾斜、加粗、粗斜4种。 字号是字的大小规格。有两种标准:号数制和点磅制。中文一般采用号制,西文则采用 磅制。号制是初号最大,八号最小:磅制是数字越大字越大。字号可在字号组合框中进行 选择,也可以在组合框中输入一个磅值(如46)。表4-1列出了字号的大小 表4-1字号的大小 字号 厘米 字号 厘米字号厘米字号 厘米 初号12.671二号 7.397 四号 4.931 六号 2.808 小初1.095小三|6.369小 4.246 小六 2.465 9.657 五号3.698七号2.123 8.424 小三 小五 3.150 八号 磅制是以点为单位的计数方法,1磅=1/72英寸(1英寸=25.4m),则1磅=0.3528mm. 同学们可根据这一换算关系了解磅值与号制之间的关系。 2)文字效果的其他设置 可以对文字设置着重号、上标、下标、阴影、空心、阳文、阴文,可以对文字颜色、 下划线颜色进行设置。 3)控制字符的间距 (1)缩放:对所选字符进行水平方向的扩展或压缩。 (2)间距:字符间距的加宽和紧缩 (3)字符位置的提升或降低:字符位置的提升或降低是相对于文本基线而言。提升 或降低以磅值计
3 档，则该命令自动比较这两个文档。如果同时打开了三个以上的文档，则必须选择一个与 当前文档作比较。接着会出现一个如右图4-1所示的活动工具栏。工具栏上有两个按键， 当按下左键时，两个文档将会同时滚动；按下右按键则回到开始比较时光标所处位置。 4.2.2 排版和格式化 1.文字的格式化 文字的格式化通常包括对文字的字体、字型、大小、颜色、画线等进行的设置。 1)字体、字型和字号 字型是字的形状。有常规、倾斜、加粗、粗斜4种。 字号是字的大小规格。有两种标准:号数制和点磅制。中文一般采用号制,西文则采用 磅制。号制是初号最大,八号最小；磅制是数字越大字越大。字号可在字号组合框中进行 选择，也可以在组合框中输入一个磅值（如46）。表4-1列出了字号的大小。 表4-1 字号的大小 字号 厘米 字号 厘米 字号 厘米 字号 厘米 初号 12.671 二号 7.397 四号 4.931 六号 2.808 小初 11.095 小二 6.369 小四 4.246 小六 2.465 一号 9.657 三号 5.547 五号 3.698 七号 2.123 小一 8.424 小三 - 小五 3.150 八号 - 磅制是以点为单位的计数方法，1磅=1/72英寸（1英寸=25.4mm），则1磅=0.3528mm. 同学们可根据这一换算关系了解磅值与号制之间的关系。 2)文字效果的其他设置 可以对文字设置着重号、上标、下标、阴影、空心、阳文、阴文，可以对文字颜色、 下划线颜色进行设置。 3)控制字符的间距 （1）缩放：对所选字符进行水平方向的扩展或压缩。 （2）间距：字符间距的加宽和紧缩。 （3）字符位置的提升或降低：字符位置的提升或降低是相对于文本基线而言。提升 或降低以磅值计
4)文字的动态效果 文字的动态效果只在屏幕显示时有效,打印不起作用 5)文字的突出显示 “其他格式”工具栏最左边一个按钮用于突出显示文字,如图4-2所示。使用该按钮 可快速地为文字添加不同颜色的背景,以突出显示重要信息 其恼格式 ·—二目 无 突出显示(突出显示 □■口 图4-2文字突出显示按钮 2.段落的格式化 1)段落对齐 段落对齐有左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐5种。 (1)左对齐:用于标题、正文的对齐。 (2)右对齐:用于落款、日期的对齐 (3)居中对齐:用于标题、说明的对齐。 (4)两端对齐:用于分栏文本的对齐 (5)分散对齐:用于标题的对齐 2)缩进 缩进的方式有首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进4种,可采用标尺或菜单实现缩 进。当按下Alt键在标尺上拖动缩进按钮时,可显示缩进的准确数字。 (1)首行缩进是指一段的首行从左边界向右缩进2个中文字体或多个字符,其余各行 均从左边界处开始排。标准文本的首行一般都缩进2个中文字体 (2)悬挂缩进是指一段的首行从左边界开始排,其余各行均缩进相同的字符。 (3)左缩进是指从左边界缩进整个段落。若取负值,则超出版心的左边界(只用于偶 数页) (4)右缩进是指从右边界缩进整个段落。若取负值,则超出版心的右边界(只用于奇 偶数页)
4 4)文字的动态效果 文字的动态效果只在屏幕显示时有效，打印不起作用。 5)文字的突出显示 “其他格式”工具栏最左边一个按钮用于突出显示文字，如图4-2 所示。使用该按钮 可快速地为文字添加不同颜色的背景，以突出显示重要信息。 2.段落的格式化 1) 段落对齐 段落对齐有左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐5种。 （1）左对齐：用于标题、正文的对齐。 （2）右对齐：用于落款、日期的对齐。 （3）居中对齐：用于标题、说明的对齐。 （4）两端对齐：用于分栏文本的对齐。 （5）分散对齐：用于标题的对齐。 2)缩进 缩进的方式有首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进4种，可采用标尺或菜单实现缩 进。当按下Alt键在标尺上拖动缩进按钮时，可显示缩进的准确数字。 （1）首行缩进是指一段的首行从左边界向右缩进2个中文字体或多个字符,其余各行 均从左边界处开始排。标准文本的首行一般都缩进2个中文字体。 （2）悬挂缩进是指一段的首行从左边界开始排,其余各行均缩进相同的字符。 （3）左缩进是指从左边界缩进整个段落。若取负值,则超出版心的左边界(只用于偶 数页)。 （4）右缩进是指从右边界缩进整个段落。若取负值,则超出版心的右边界(只用于奇 偶数页)。 图4- 2 文字突出显示按钮
3)行距 每行字之间的距离称为行距。无论一行有多少大小不同的字号,总是以字最高点与上 行字基线为行距;行高是相邻两行字基线之间的距离。行距一般以字高为单位,用字高的 倍数来表示。行高=字高+行距。书籍的行高为1.5字高。 行距有单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、多倍行距、固定行距、最小值等 单倍行距是标准行距,行高为1.5字高,则行距为0.5字高 1.5倍行距表示标准标准行距的1.5倍,那么行高为1.5*1.5=2.25字高,则行距为1 字高 2倍行距、多倍行距的计算方法同 固定行距是强制指定行高,而不管该行有多大尺寸的文本或图形。所以当固定行距小 于该行的最大文本的字高时,有的文本会裁剪,不能正常显示 Word2003提供了调整行距的工具按钮与组合键。要通过工具按钮调整行间距,首先 打开“其他格式”工具栏,如图4-3所示,在工具栏中有3个调整行距的按钮,分别为单倍 行距、1.5倍行距、2倍行距 其他格式 奖曲回=E 1.5倍行 图4-3其他格式工具栏 4)段前段后间距 调整段前段后间距,使段落周围添加或紧缩空白,提高文档的可读性。 5)制表位 制表位是在文档中产生制表信息,按列对齐数据。制表符有5个:左对齐、居中对齐 右对齐、小数点对齐和竖线对齐。可以在标尺上或使用莱单命令设置制表符 6)换行和分页 (1)孤行控制。防止段落最后一行文本显示在下一页的顶部,或段落首行文本显示在 上一页的底部 (2)段中不分页。防止在一个段落中插入分页符。如果碰到分页符,则自动将整段移 到下一页,以保证整个段落在视角上的完整
5 3)行距 每行字之间的距离称为行距。无论一行有多少大小不同的字号,总是以字最高点与上 行字基线为行距；行高是相邻两行字基线之间的距离。行距一般以字高为单位，用字高的 倍数来表示。行高=字高+行距。书籍的行高为1.5字高。 行距有单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、多倍行距、固定行距、最小值等。 单倍行距是标准行距，行高为1.5字高，则行距为0.5字高。 1.5倍行距表示标准标准行距的1.5倍，那么行高为1.5*1.5=2.25字高,则行距为1.25 字高。 2倍行距、多倍行距的计算方法同上。 固定行距是强制指定行高，而不管该行有多大尺寸的文本或图形。所以当固定行距小 于该行的最大文本的字高时，有的文本会裁剪，不能正常显示。 Word 2003提供了调整行距的工具按钮与组合键。要通过工具按钮调整行间距，首先 打开“其他格式”工具栏，如图4-3所示，在工具栏中有3个调整行距的按钮，分别为单倍 行距、1.5倍行距、2倍行距。 4)段前段后间距 调整段前段后间距,使段落周围添加或紧缩空白,提高文档的可读性。 5)制表位 制表位是在文档中产生制表信息,按列对齐数据。制表符有5个:左对齐、居中对齐、 右对齐、小数点对齐和竖线对齐。可以在标尺上或使用莱单命令设置制表符。 6)换行和分页 （1）孤行控制。防止段落最后一行文本显示在下一页的顶部,或段落首行文本显示在 上一页的底部。 （2）段中不分页。防止在一个段落中插入分页符。如果碰到分页符,则自动将整段移 到下一页，以保证整个段落在视角上的完整。 图4- 3 其他格式工具栏