(2)在这个对话框找到要合并的第二个文档,双击它,即可将其整个的内容插入到 编辑区域。 (3)将新插入的文档安顿好以后,重复同样的操作,即可将第三个文档也插入进去 依此类推地进行下去 (4)当最后一个要合并的文档插入到编辑区以后,单击【文件】|【保存】进行保 存操作,就可以得到合并出来的大文档。或者使用【另存为】命令,重新命令一个文档。 比较起来,采用这种插入文件的方法来合并文档,它的魅力在于就地取材而立竿见 影。而且还能插入并合并其他Word能够打开的任何文件。所以这是最有效最实用的合 并文档方法 另外,在【工具】菜单上,有一个【比较并合并文档】的命令,其实它并不是真正 用来合并文档用的,他的作有是将当前文档与任何选定的文档进行比较,并给出合并两 篇文档的选项,或以标记显示两者的不同(包括已有的修订或批注)。在些允许用户选择 是否将合并的结果显示在目标文档、当前文档中或新的第三篇文档中。很明显,这明用 作修订用的,在一个文档制作副本之后,进行修改后再作比较,并显示修订前后的不同 之处。 44使用样式技巧 在编排一篇长文档或是一本书时,需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作 如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能,不但很费时间,让人厌烦,更重要的 是,很难使文档格式一直保持一致。这时,就需要使用样式来实现这些功能 44.1什么是样式 那么,什么是样式呢?样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征, 它是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文 本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落,或者段落中选定的字符上。使用 样式定义文档中的各级标题,如标题1、标题2、标题3…标题9,就可以智能化地制 作出文档的标题目录 使用样式能减少许多重复的操作,在短时间内排出高质量的文档。如,用户要一次 改变使用某个样式的所有文字的格式时,只需修改该样式即可。如,标题2样式最初为 “四号、宋体、两端对齐、加粗”,如果用户希望标题2样式为“三号、隶书、居中、常 规”,此时不必重新定义标题2的每一个实例,只需改变标题2样式的属性就可以了 442样式的类型 样式按不同的定义来分,可以分为字符样和段落样式、也可以分为内置样式和自定 义样式
107 （2）在这个对话框找到要合并的第二个文档，双击它，即可将其整个的内容插入到 编辑区域。 （3）将新插入的文档安顿好以后，重复同样的操作，即可将第三个文档也插入进去。 依此类推地进行下去。 （4）当最后一个要合并的文档插入到编辑区以后，单击【文件】|【保存】进行保 存操作，就可以得到合并出来的大文档。 或者使用【另存为】命令，重新命令一个文档。 比较起来，采用这种插入文件的方法来合并文档，它的魅力在于就地取材而立竿见 影。而且还能插入并合并其他 Word 能够打开的任何文件。所以这是最有效最实用的合 并文档方法。 另外，在【工具】菜单上，有一个【比较并合并文档】的命令，其实它并不是真正 用来合并文档用的，他的作有是将当前文档与任何选定的文档进行比较，并给出合并两 篇文档的选项，或以标记显示两者的不同（包括已有的修订或批注）。在些允许用户选择 是否将合并的结果显示在目标文档、当前文档中或新的第三篇文档中。很明显，这明用 作修订用的，在一个文档制作副本之后，进行修改后再作比较，并显示修订前后的不同 之处。 4.4 使用样式技巧 在编排一篇长文档或是一本书时，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作， 如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很费时间，让人厌烦，更重要的 是，很难使文档格式一直保持一致。这时，就需要使用样式来实现这些功能。 4.4.1 什么是样式 那么，什么是样式呢？样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征， 它是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文 本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。使用 样式定义文档中的各级标题，如标题 1、标题 2、标题 3……标题 9，就可以智能化地制 作出文档的标题目录。 使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。如，用户要一次 改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。如，标题 2 样式最初为 “四号、宋体、两端对齐、加粗”，如果用户希望标题 2 样式为“三号、隶书、居中、常 规”，此时不必重新定义标题 2 的每一个实例，只需改变标题 2 样式的属性就可以了。 4.4.2 样式的类型 样式按不同的定义来分，可以分为字符样和段落样式、也可以分为内置样式和自定 义样式
字符样式是指由样式名称来标识的字符格式的组合,它提供字符的字体、字号、字 符间距和特殊效果等。字符样式仅作用于段落中选定的字符 段落样式是指由样式名称来标识的一套字符格式和段落格式。包括字体、制表位、 边框、段落格式等。 Word本身自带了许多样式,称为内置样式。但有时候这些样式不能满足用户的全部 要求,这时可以创建新的样式,称为自定义样式。内置样式和自定义样式在使用和修改 时没有任何区别。但是用户可以删除自定义样式,却不能删除内置样式。 用户可以创建或应用下列类型的样式: (1)段落样式:控制段落外观的所有方面,如文本对齐、制表位、行间距和边框等 也可能包括字符格式。 (2)字符样式:段落内选定文字的外观,如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式 (3)表格样式:可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观 (4)列表样式:可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。 44.3如何使用样式 如果要在文档中使用样式,可以把光标定位在要使用样式的段落中任一位置,如果 要应用多个段落,可以用鼠标选中多个段落然后使用下面的办法可进行应用样式的操作。 (1)用鼠标单击【格式】工具栏中【样式】列表框,然后在打开的下 拉列表框中选取一种样式名,所选择段落就会应用该样式而重排文字和段落的版式 (2)默认的情况下,可以使用如下的快捷键(用户可以自定义)来应用其相应的样 式名 按Ctrl+At+1键,应用标题1 按Ctrl+At+2键,应用标题2 按CtrH+Alt+3键,应用标题3 a按CtH+Alt+n键,应用正文 (3)选择【格式】菜单,然后单击【样式和格式】命令,可以打开如图4.10所示 的对话框,可以在该样式列表框中选择一种适用的样式名,选择之后即可应用该样式了 其中样式名后带符号的表示是“字符样式”,带4符号的表示是段落样式,而带田符 号的表示表格样式
108 字符样式是指由样式名称来标识的字符格式的组合，它提供字符的字体、字号、字 符间距和特殊效果等。字符样式仅作用于段落中选定的字符。 段落样式是指由样式名称来标识的一套字符格式和段落格式。包括字体、制表位、 边框、段落格式等。 Word 本身自带了许多样式，称为内置样式。但有时候这些样式不能满足用户的全部 要求，这时可以创建新的样式，称为自定义样式。内置样式和自定义样式在使用和修改 时没有任何区别。但是用户可以删除自定义样式，却不能删除内置样式。 用户可以创建或应用下列类型的样式： （1）段落样式：控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等， 也可能包括字符格式。 （2）字符样式：段落内选定文字的外观，如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。 （3）表格样式：可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。 （4）列表样式：可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。 4.4.3 如何使用样式 如果要在文档中使用样式，可以把光标定位在要使用样式的段落中任一位置，如果 要应用多个段落，可以用鼠标选中多个段落然后使用下面的办法可进行应用样式的操作。 （1）用鼠标单击【格式】工具栏中【样式】列表框 ，然后在打开的下 拉列表框中选取一种样式名，所选择段落就会应用该样式而重排文字和段落的版式。 （2）默认的情况下，可以使用如下的快捷键（用户可以自定义）来应用其相应的样 式名： 按 Ctrl+Alt+1 键，应用标题 1 按 Ctrl+Alt+2 键，应用标题 2 按 Ctrl+Alt+3 键，应用标题 3 按 Ctrl+Alt+n 键，应用正文 （3）选择【格式】菜单，然后单击【样式和格式】命令，可以打开如图 4.10 所示 的对话框，可以在该样式列表框中选择一种适用的样式名，选择之后即可应用该样式了。 其中样式名后带 符号的表示是“字符样式”，带 符号的表示是段落样式，而带 符 号的表示表格样式
格式设置 所选文的格式 样式图+首行缩进:0字符 新样式 全部显示 全部隐藏 样式标题1+首行 样式标题3+首行乡 厂默认段落字体 样式标丽4+首行缩进:2字 样式标题4+首行 样式标题4+首行篷 样式首行缩进:2字符 始终显示标恩1到31 样式图+首行缩进:0字符 显示洁除格式 口样式项目符号W≡ 项目符号和编号格式①) 示:有效祥式 厂将设置保存到板) 样式①)」 确定 图4.10【样式和格式】任务窗格 4.1l【格式设置】对话框 如果在【显示】框中选择了【所有样式】,则可以单击【有效格式】恢复默认的 视图,单击【正在使用的样式】仅查看文档中出现的格式,单击【自定义】项,可以打 开如图4l1所示【格式设置】对话框,在此对话框中可更详细地定义样式显视视图 如果Word选择【显示】框中的【有效样式】,则文档中可能具有许多外观相 似但不完全相同的重复格式。若要提供更加一致的外观并删除重复的格式,可以检査格 式的一致性。 当按住 Shift键的同时,单击【格式】工具栏中的【样式】列表,就可以看到所 有的样式名称。 44.4新建样式 如果对默认模板中的样式不满意,用户可以使用下面的操作进行自定义新样 (1)如果任务窗格没有打开,可以单击【格式】工具栏上的【样式和格式】命令。 (2)在【样式和格式】任务窗格中,单击【新样式】按钮,打开【新建样式】对话 框,如图4.12所示
109 图 4.10 【样式和格式】任务窗格 4.11 【格式设置】对话框 如果在【显示】框中选择了【所有样式】，则可以单击【有效格式】恢复默认的 视图，单击【正在使用的样式】仅查看文档中出现的格式，单击【自定义】项，可以打 开如图 4.11 所示【格式设置】对话框，在此对话框中可更详细地定义样式显视视图。 如果 Word 选择【显示】框中的【有效样式】，则文档中可能具有许多外观相 似但不完全相同的重复格式。若要提供更加一致的外观并删除重复的格式，可以检查格 式的一致性。 当按住 Shift 键的同时，单击【格式】工具栏中的【样式】列表，就可以看到所 有的样式名称。 4.4.4 新建样式 如果对默认模板中的样式不满意，用户可以使用下面的操作进行自定义新样式。 （1）如果任务窗格没有打开，可以单击【格式】工具栏上的【样式和格式】命令。 （2）在【样式和格式】任务窗格中，单击【新样式】按钮，打开【新建样式】对话 框，如图 4.12 所示
度巧示一 # 中文)楷体2312.候料,轮进首行进 图412【新建样式】对话框 (3)在【名称】框中键入样式的名称,该名称不能与内置样式的名称同名即可,如 “二级标题”。 (4)在【样式类型】列表框中选择新建样式要应用的类型,有【段落】和【字符】 两项选择,单击段落可创建新的段落样式;单击字符可创建新的字符样式。如果要修改 原有样式,则无法使用此选项,因为不能更改原有样式的类型。 (5)在【基于样式】右边的列表框中单击一种样式名,表示选择要使新建或更改样 式格式基于原有的样式,一般选择为【正文】。 (6)在【后续段落样式】列表框中,单击需要Word将其应用于下一段落的样式。 设置段落样式后,如果在用新建或修改样式设置格式的段落的结尾处按 Enter,Word会 将该【后续段落样式】样式应用于后面的段落 (7)在【格式】选项组设置:如,设置中文,“楷体”,“五号”、“倾斜”,西文 Times new roman,“五号”、“倾斜”,段落,“左对齐”“单倍行距”。 (8)选中【添加到模板】复选框,以方便今后也能使用。如选中【自动更新】复选 框,则每当用户手动设置应用了此样式的段落的格式时,都将自动重新定义此样式,同 时Word会更新活动文档中用此样式设置格式的所有段落 以上操作只完成样式的基本设置,如果要使样式有更多的用处,如使用快捷键和定 义标题级别以方便创建目录等,还要单击【格式】按钮,打开如图4.13所示的菜单 制表位T 边框①) 语言0 图文框) 快捷键∝ 格式1 110
110 图 4.12 【新建样式】对话框 （3）在【名称】框中键入样式的名称，该名称不能与内置样式的名称同名即可，如 “二级标题”。 （4）在【样式类型】列表框中选择新建样式要应用的类型，有【段落】和【字符】 两项选择，单击段落可创建新的段落样式；单击字符可创建新的字符样式。如果要修改 原有样式，则无法使用此选项，因为不能更改原有样式的类型。 （5）在【基于样式】右边的列表框中单击一种样式名，表示选择要使新建或更改样 式格式基于原有的样式，一般选择为【正文】。 （6）在【后续段落样式】列表框中，单击需要 Word 将其应用于下一段落的样式。 设置段落样式后，如果在用新建或修改样式设置格式的段落的结尾处按 Enter，Word 会 将该【后续段落样式】样式应用于后面的段落。 （7）在【格式】选项组设置：如，设置中文，“楷体”，“五号”、“倾斜”，西文， Times New Roman，“五号”、“倾斜”，段落，“左对齐”、“单倍行距”。 （8）选中【添加到模板】复选框，以方便今后也能使用。如选中【自动更新】复选 框，则每当用户手动设置应用了此样式的段落的格式时，都将自动重新定义此样式，同 时 Word 会更新活动文档中用此样式设置格式的所有段落。 以上操作只完成样式的基本设置，如果要使样式有更多的用处，如使用快捷键和定 义标题级别以方便创建目录等，还要单击【格式】按钮，打开如图 4.13 所示的菜单
图413样式中的【格式】菜单 继续设置更为具体的步骤,执行下列操作之一: ∝选择【字体】选项,打开【字体】对话框,可以更为具体地设置【字符】的字 体、字号、字形、字体格、字体效果、字体间矩、文字效果等。 ∝选择【段落】选项:将打开【段落】对话框,如图4.14所示 增进和闻距①)|换行和分页①)|中文版式01 对齐方式@):两日大别如:应文文本 0字 厂如果定义了文档网格,则自动调整右缩进① 段前①)行彐 如果定义了文档网格,则与网格对齐 制表位⑦),」 414设置样式的段落格式 在【常规】域中,可以设置段落的【对齐方式】,一般为【左对齐】或【两端对齐】 两种,特别是在【大纲级别】中设置该样式的标题级别,可设置的级别有【正文文本】、 【标题1】~【标题9】,如图4.14所示。 标题样式相当重要,如word的内置样式标题1、标题2、标题3,可用它们在文档 结构图中查看文档的标题材级别,更为重要的是,使用标题可以自动插入一篇文章的目 录。用户除了可以使用内置的标题以外,还可以新建同级别的样式,又或者可以更改内 置的标题样式。如定义该样式的大纲级别为【3级】,那么该样式在创建目录时就为三级 标题的目录,如图415所示。而且该样式在大纲视图或者文档结构图中都可以用三级标 题显示可以看到,如图416所示
111 图 4.13 样式中的【格式】菜单 继续设置更为具体的步骤，执行下列操作之一： 选择【字体】选项，打开【字体】对话框，可以更为具体地设置【字符】的字 体、字号、字形、字体格、字体效果、字体间矩、文字效果等。 选择【段落】选项：将打开【段落】对话框，如图 4.14 所示。 图 4.14 设置样式的段落格式 在【常规】域中，可以设置段落的【对齐方式】，一般为【左对齐】或【两端对齐】 两种，特别是在【大纲级别】中设置该样式的标题级别，可设置的级别有【正文文本】、 【标题 1】~【标题 9】，如图 4.14 所示。 标题样式相当重要，如 Word 的内置样式标题 1、标题 2、标题 3，可用它们在文档 结构图中查看文档的标题材级别，更为重要的是，使用标题可以自动插入一篇文章的目 录。用户除了可以使用内置的标题以外，还可以新建同级别的样式，又或者可以更改内 置的标题样式。如定义该样式的大纲级别为【3 级】，那么该样式在创建目录时就为三级 标题的目录，如图 4.15 所示。而且该样式在大纲视图或者文档结构图中都可以用三级标 题显示可以看到，如图 4.16 所示