展开) 22分割文档 2.21分割文档 2.2为文档减肥 5660 日22分丢1显示至标题1①) 3主控文档 222显示至标题2②) 18a23主3显示至标题3) 2.3.1创建主控文档 32在主控文档中继续插入子文档 33展开和折叠子文档 哥235示至标题5) 34重命名子文档 母236显示至标题60) 2.3.5重新排列子文档 23 236合并和拆分子文 23 8显示至标题8@) 237将子文档转换为主控文档的一部分 24 23:9显示至标题9( 2.3.8使用主控文档技巧 图415定义为三级标题后生成的目录图416在文档结构图中查看三级标题 单击【制表位】选项,可以设置该样式的制表位位置、制表位对齐方式以及制 表位前导符等 ∝如果需要,可以单击【边框】选项,用来设置该样式的边框与底纹等 ∝单击【编号】选项,可以为该样式设置自动编号、项目符号、多级符号等 ∝单击【语言】选项,可以设置该样式的语言选项和是否检查拼写和语法 ∝单击【图文框】选项,可为样式添加图文框,并设置图文框选项 ∝单击【快捷键】选项,可以打开如图417所示的对【自定义键盘】对话框。 自定义键盘 指定命 指定鍵盘 目前指定到 标题3样式 Nornal det 正文+字体:件中文)华文组压欧认)和ia,小三定 行距,段落间距段 L指定丛)由部正」 417定义样式的快捷键 此时把光标定位在【请按新快捷键】下边的输入框中,然后在键盘上同时按下几个 需要指定的快捷键(一般要使用三个以上的键,以免快捷键重复),如同时按下At、Ctr Shift和3键,那么该输入框中就显示为 Alt+ Ctrl+ Shift+3,如图417所示。接着单击【指 定】按钮,快捷键At+Ctrl+ Shift-+3就会移到【当前快捷键】列表框中去。最后单击【关 闭】按钮返回【新建样式】窗口。到此,新建的样式就大功告成了 在这里,新建或修改标题样式中的快捷键有一个技巧:定义快捷键时,标题1一般
112 图 4.15 定义为三级标题后生成的目录 图 4.16 在文档结构图中查看三级标题 单击【制表位】选项，可以设置该样式的制表位位置、制表位对齐方式以及制 表位前导符等。 如果需要，可以单击【边框】选项，用来设置该样式的边框与底纹等。 单击【编号】选项，可以为该样式设置自动编号、项目符号、多级符号等。 单击【语言】选项，可以设置该样式的语言选项和是否检查拼写和语法。 单击【图文框】选项，可为样式添加图文框，并设置图文框选项。 单击【快捷键】选项，可以打开如图 4.17 所示的对【自定义键盘】对话框。 4.17 定义样式的快捷键 此时把光标定位在【请按新快捷键】下边的输入框中，然后在键盘上同时按下几个 需要指定的快捷键（一般要使用三个以上的键，以免快捷键重复），如同时按下 Alt、Ctrl\ Shift 和 3 键，那么该输入框中就显示为 Alt+Ctrl+Shift+3，如图 4.17 所示。接着单击【指 定】按钮，快捷键 Alt+Ctrl+Shift+3 就会移到【当前快捷键】列表框中去。最后单击【关 闭】按钮返回【新建样式】窗口。到此，新建的样式就大功告成了。 在这里，新建或修改标题样式中的快捷键有一个技巧：定义快捷键时，标题 1 一般
用快捷键 Alt+Ctrl+ Shift+1,标题2用快捷键 Alt+ Ctrl+Shif+2,标题3一般用快捷键 Alt+Ctrl+ Shift+3,依此类推,既避免键盘上按键重复,又方便记忆 提示:如果要使用已经设置为列表样式、段落样式或字符样式的基础的文本,请选 中它,然后基于选定文本的格式和其他属性新建样式 44.5先定义后应用样式 应用了一个样式之后,可能需要对其中的某些属性进行修改。修改样式有两种方法, 种是先修改应用了该样式的文本,再利用该文本修改样式,另一种是直接利用【样式】 对话框修改样式。 先定义后应用,就是利用更改的文本修改样式,操作步骤如下 (1)选择【格式】|【样式和格式】命令,打开【样式和格式】任务窗格 (2)在任务窗格中单击要进行修改的样式,此时会弹出如图418所示的一个菜单, 选择其中的【修改】选项。 +样式和格式 所选文字的格式 标题3 选择所有1实例) 口标题3 标题4 新样式Q 洁除格式 材升 标题2 显示:有效格式 图418选择修改样式 此后的操作与新建样式的操作是相同的,就不述说了。这里只有两点应注意 a如果是自定义的样式,可以更改样式名。只要在【名称】文本框内输入新的样 式名即可。如果是word2002的内置样式,则已有样式名不能被去掉,只能在已有样式 名后加备注。 a如果选中【自动更新】复选框,则无论何时用户将人工格式应用于设置的此样 式的任何段落,都自动重新定义该样式。同时Word将自动更新当前文档中应用了此样 式的所有段落,所以一般尽量不要选中【自动更新】选框 44.6先排版后定义样式 直接利用【样式】对话框修改样式的方法是: (1)选定应用的该样式的文本。此时,该样式的名称显示在【格式】工具栏的【样 式】列表框国式面行中 (2)按照通常的方法对文本进行排版。例如,通过【格式】|【字体】或【段落】
113 用快捷键 Alt+Ctrl+Shift+1，标题 2 用快捷键 Alt+Ctrl+Shift+2，标题 3 一般用快捷键 Alt+Ctrl+Shift+3，依此类推，既避免键盘上按键重复，又方便记忆。 提示：如果要使用已经设置为列表样式、段落样式或字符样式的基础的文本，请选 中它，然后基于选定文本的格式和其他属性新建样式。 4.4.5 先定义后应用样式 应用了一个样式之后，可能需要对其中的某些属性进行修改。修改样式有两种方法， 一种是先修改应用了该样式的文本，再利用该文本修改样式，另一种是直接利用【样式】 对话框修改样式。 先定义后应用，就是利用更改的文本修改样式，操作步骤如下： （1）选择【格式】|【样式和格式】命令，打开【样式和格式】任务窗格。 （2）在任务窗格中单击要进行修改的样式，此时会弹出如图 4.18 所示的一个菜单， 选择其中的【修改】选项。 图 4.18 选择修改样式 此后的操作与新建样式的操作是相同的，就不述说了。这里只有两点应注意： 如果是自定义的样式，可以更改样式名。只要在【名称】文本框内输入新的样 式名即可。如果是 Word 2002 的内置样式，则已有样式名不能被去掉，只能在已有样式 名后加备注。 如果选中【自动更新】复选框，则无论何时用户将人工格式应用于设置的此样 式的任何段落，都自动重新定义该样式。同时 Word 将自动更新当前文档中应用了此样 式的所有段落，所以一般尽量不要选中【自动更新】选框。 4.4.6 先排版后定义样式 直接利用【样式】对话框修改样式的方法是： （1）选定应用的该样式的文本。此时，该样式的名称显示在【格式】工具栏的【样 式】列表框 中。 （2）按照通常的方法对文本进行排版。例如，通过【格式】|【字体】或【段落】
等命令设置段落的字体和段落间距等。 (3)单击【格式】工具栏的【样式】列表框,Word将高亮显示该样式的名称,按 回车键进行确认。此时将出现【更改样式】对话框,询问是否重新定义样式,如图419 所示的【修改样式】对话框 样式:提示与技巧 G更新样式,以反唤最近所做更改QD 厂从现在开始自动更新样式①) 图419【修改样式】对话框 (4)选择【更新样式,以反映最近所做修改】项 (5)如果选择【将样式的格式重新应用于所选内容】复选框,那么将所选内容的格 式恢复为原样式定义的格式。 (5)如果选中【从现在开始自动更新样式】复选框,则在不显示此对话框的情况下 自动更改样式定义,以符合当前所选内容的格式。若要关闭自动更新,可单击【格式】 菜单中的【样式和格式】,选择一种样式,单击【更改】,再清除【自动更新】复选框 修改样式的操作充分显示了使用样式的优点,因为修改了样式后,所有应用了该样 式的文本格式都会作相应的变化,大大提高了编辑、排版的工作效率。如果用户文档中 有十几个甚至几十个“技巧与提示”的样式,如果一个一个地修改,就要改几十次,而 使用样式只需修改一次就得了 44.7在文档与模板间互相复制样式 有的用户也许会问,在普通模板中的样式如何应用到已有文档中去?这样就不用再 在该文档中定义相同的样式了 用户不但在普通模板中的样式如何应用到己有文档中去,而且,其它任何一个文档 的样式既可以复制到 Normal文档中去,也可以复制到任意一个文档中去。操作如下 (1)单击【工具】菜单中的【模板和加载项】命令 (2)单击【管理器】按钮,再单击【样式】选项卡。打开如图420所示的【管理 器】对话框 (3)左边窗口是当前活动文档的所有样式,右边窗口是 Normal(共用模板)所有 样式,如要从活动文档中把样式复制到模板,可以从左边窗口中选择需要复制的样式, 然后【复制】按钮;如要从模板中把样式复制到当前活动文档中,可以从右边窗口选择 需要的样式名,然后单击【复制】按钮。如要删除该样式,可以单击【删除】按钮,如 要更改样式名称,可以单击【重命名】按钮,然后在打开的【重命名】对话框中输入新 名称即可
114 等命令设置段落的字体和段落间距等。 （3）单击【格式】工具栏的【样式】列表框，Word 将高亮显示该样式的名称，按 回车键进行确认。此时将出现【更改样式】对话框，询问是否重新定义样式，如图 4.19 所示的【修改样式】对话框。 图 4.19 【修改样式】对话框 （4）选择【更新样式，以反映最近所做修改】项。 （5）如果选择【将样式的格式重新应用于所选内容】复选框，那么将所选内容的格 式恢复为原样式定义的格式。 （5）如果选中【从现在开始自动更新样式】复选框，则在不显示此对话框的情况下 自动更改样式定义，以符合当前所选内容的格式。若要关闭自动更新，可单击【格式】 菜单中的【样式和格式】，选择一种样式，单击【更改】，再清除【自动更新】复选框。 修改样式的操作充分显示了使用样式的优点，因为修改了样式后，所有应用了该样 式的文本格式都会作相应的变化，大大提高了编辑、排版的工作效率。如果用户文档中 有十几个甚至几十个“技巧与提示”的样式，如果一个一个地修改，就要改几十次，而 使用样式只需修改一次就得了。 4.4.7 在文档与模板间互相复制样式 有的用户也许会问，在普通模板中的样式如何应用到已有文档中去？这样就不用再 在该文档中定义相同的样式了。 用户不但在普通模板中的样式如何应用到已有文档中去，而且，其它任何一个文档 的样式既可以复制到 Normal 文档中去，也可以复制到任意一个文档中去。操作如下： （1）单击【工具】菜单中的【模板和加载项】命令。 （2）单击【管理器】按钮，再单击【样式】选项卡。打开如图 4.20 所示的【管理 器】对话框。 （3）左边窗口是当前活动文档的所有样式，右边窗口是 Normal（共用模板）所有 样式，如要从活动文档中把样式复制到模板，可以从左边窗口中选择需要复制的样式， 然后【复制】按钮；如要从模板中把样式复制到当前活动文档中，可以从右边窗口选择 需要的样式名，然后单击【复制】按钮。如要删除该样式，可以单击【删除】按钮，如 要更改样式名称，可以单击【重命名】按钮，然后在打开的【重命名】对话框中输入新 名称即可
样式)|自动图文集)|工具栏①D)|宏方案项) 在第1章任务窗格的高级使用2中①) 到 Normal o 3 落字体 册除)」 样式的有效范围 样式的有效范围①) 第1章任务窗格的高级使用2∝裆) ormal.dot〔共用模板) 关闭文件() 正文+宇体:(中文)楷体G2312,倾刹,缩进:首行缩进:2字符 兰门 图4.20【管理器】对话框 (4)若要将样式复制到不同的模板或文件,或从不同模板或文件复制样式,可以单 击【关闭文件】以关闭活动文档及其附属模板,或关闭 Normal模板。然后单击【打开 文件】,打开所需的模板或文件。例如,需要在当前活动模板中使用其他模板的样式,可 以单击右边窗口的【关闭文件】按钮。此时【关闭文件】按钮又变成了【打开文件】按 钮。单击【打开文件】按钮,此时打开一个【打开】对话框,在此对话框中选择基于其 他模板的样式,如“技巧与提示模板”。单击打开按钮之后,就可以在【管理器】窗口中 进行样式互相复制了 44.8保存当前文档的样式 保存当前文档的样式实际上就是保存文档的模板,那么什么是模板呢? 其实用户在排版过程中就时刻都在使用模板,模板是一类特殊性的文档,它可以提 供完成最终文档所需的基本工具。使用模板可以快速创建所需要文档主要框架。在Word 中,每一篇文档都是在模板的基础上建立的。Word默认使用的模板是( Normal dot)。它 在C: \WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates目录下。如果在这个目录下没法找 到模板文件,可以使用 Windows的“搜索”办法,在“搜索”的文件名中键入“*dot” 然后单击【立即搜索】按钮即可。 如果要把当前活动文档保存为模板文件,并且可以让其他文档使用该模板的样式 方法很简单,只要在在当前活动文档中单击菜单中的【文件】|【另存为】命令,或者按 快捷键F12,打开如图421所示的【另存为】对话框,在该对话框的【保存类型】中选 择【文件模板】项,此时该文件会自动选择保存到 C: WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates目录下。再在【文件名】输入框中输入模板名称,最后单击【保 存】按钮即可。当用户在【管理器】中打开【模板文件】时就会在如图421所示的【打 开】对话框中看到所保存的模板文件。 l15
115 图 4.20 【管理器】对话框 （4）若要将样式复制到不同的模板或文件，或从不同模板或文件复制样式，可以单 击【关闭文件】以关闭活动文档及其附属模板，或关闭 Normal 模板。然后单击【打开 文件】，打开所需的模板或文件。例如，需要在当前活动模板中使用其他模板的样式，可 以单击右边窗口的【关闭文件】按钮。此时【关闭文件】按钮又变成了【打开文件】按 钮。单击【打开文件】按钮，此时打开一个【打开】对话框，在此对话框中选择基于其 他模板的样式，如“技巧与提示模板”。单击打开按钮之后，就可以在【管理器】窗口中 进行样式互相复制了。 4.4.8 保存当前文档的样式 保存当前文档的样式实际上就是保存文档的模板，那么什么是模板呢？ 其实用户在排版过程中就时刻都在使用模板，模板是一类特殊性的文档，它可以提 供完成最终文档所需的基本工具。使用模板可以快速创建所需要文档主要框架。在 Word 中，每一篇文档都是在模板的基础上建立的。Word 默认使用的模板是（Normal.dot）。它 在 C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates 目录下。如果在这个目录下没法找 到模板文件，可以使用 Windows 的“搜索”办法，在“搜索”的文件名中键入“*.dot”， 然后单击【立即搜索】按钮即可。 如果要把当前活动文档保存为模板文件，并且可以让其他文档使用该模板的样式， 方法很简单，只要在在当前活动文档中单击菜单中的【文件】|【另存为】命令，或者按 快捷键 F12，打开如图 4.21 所示的【另存为】对话框，在该对话框的【保存类型】中选 择 【 文 件 模 板 】项 ， 此 时 该 文件 会 自 动 选择 保 存 到 C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates 目录下。再在【文件名】输入框中输入模板名称，最后单击【保 存】按钮即可。当用户在【管理器】中打开【模板文件】时就会在如图 4.21 所示的【打 开】对话框中看到所保存的模板文件