第4章处理长文档的技巧 41使用各种视图方式浏览长文档 42在长文档中定位 102 42.1使用快捷键定位文档 103 4.22使用菜单定位文档 103 4.2.3选择浏览对象进行定位 104 4.3合并文档 43.1使用粘贴方法合并文档 43.2使用【插入文件】的方法合并文档 106 44使用样式技巧 44.1什么是样式 107 4.4.2样式的类型 107 44.3如何使用样式 108 444新建样式 44.5先定义后应用样式 l13 44.6先排版后定义样式 l13 447在文档与模板间互相复制样式 l14 44.8保存当前文档的样式 449更改模板的正文样式 l16 44.10快速创建标题样式 l18 4.5创建目录技巧 45.1从标题样式创建目录 l19 4.5.2从其他样式创建目录 120 4.5.3由目录域创建目录 121 4.54创建图表目录 123 4.55创建引文目录 124 4.56更新目录 126 4.5.7解决创建目录后出现的打印错误 127 45.8更改目录中的字体 4.6插入脚注和尾注 46.1插入脚注和尾注 129 4.6.2编辑脚注和尾注 4.7插入题注 4.7.1手动添加题注 4.7.2自动添加题注 135 4.7.3修改题注 48在长文档中查找和替换 4.8.1查找和替换的选项
97 第 4 章 处理长文档的技巧_________________________________________________ 98 4.1 使用各种视图方式浏览长文档 ______________________________________ 98 4.2 在长文档中定位 _________________________________________________ 102 4.2.1 使用快捷键定位文档________________________________________ 103 4.2.2 使用菜单定位文档__________________________________________ 103 4.2.3 选择浏览对象进行定位______________________________________ 104 4.3 合并文档 _______________________________________________________ 104 4.3.1 使用粘贴方法合并文档______________________________________ 104 4.3.2 使用【插入文件】的方法合并文档____________________________ 106 4.4 使用样式技巧 ___________________________________________________ 107 4.4.1 什么是样式________________________________________________ 107 4.4.2 样式的类型________________________________________________ 107 4.4.3 如何使用样式______________________________________________ 108 4.4.4 新建样式__________________________________________________ 109 4.4.5 先定义后应用样式__________________________________________ 113 4.4.6 先排版后定义样式__________________________________________ 113 4.4.7 在文档与模板间互相复制样式________________________________ 114 4.4.8 保存当前文档的样式________________________________________ 115 4.4.9 更改模板的正文样式________________________________________ 116 4.4.10 快速创建标题样式_________________________________________ 118 4.5 创建目录技巧 ___________________________________________________ 118 4.5.1 从标题样式创建目录________________________________________ 119 4.5.2 从其他样式创建目录________________________________________ 120 4.5.3 由目录域创建目录__________________________________________ 121 4.5.4 创建图表目录______________________________________________ 123 4.5.5 创建引文目录______________________________________________ 124 4.5.6 更新目录__________________________________________________ 126 4.5.7 解决创建目录后出现的打印错误______________________________ 127 4.5.8 更改目录中的字体__________________________________________ 128 4.6 插入脚注和尾注 _________________________________________________ 129 4.6.1 插入脚注和尾注____________________________________________ 129 4.6.2 编辑脚注和尾注____________________________________________ 131 4.7 插入题注 _______________________________________________________ 132 4.7.1 手动添加题注______________________________________________ 133 4.7.2 自动添加题注______________________________________________ 135 4.7.3 修改题注__________________________________________________ 136 4.8 在长文档中查找和替换 ___________________________________________ 136 4.8.1 查找和替换的选项__________________________________________ 136
482查找和替换英文文本138 483查找和替换文本格式 484查找并替换多种格式文本 140 48.5把目录的制表位替换为居中 141 486查找和替换特殊字符 143 4.8.7替换文字间的空格符 145 4.88使用通配符查找并替换 146 4.8.9使用宏替换有规则图表题号 第4章处理长文档的技巧 在创建和编辑一个包含多个章节的书和或者包含多个部分的报告的长时,要很好地 组织和维护长文档就成了一个重要的问题。对于一个含有几万字,甚至几十万上百万的 文档,如果用普通的编辑方法,在其中查看特定的内容或对某一部分内容作修改和补充 都将是非常费劲的。如果这个文档是由几个人来公共编辑完成,那将更容易引起很大的 混乱 对于一篇比较长的文档,详细地阅读它并弄清楚他的结构内容,是一件比较繁琐的 事。使用文档视图的方式可以迅速了解文档的结构和内容梗概。如大纲视图可以清晰地 显示文档的结构。用户可以通过各种的文档视图方式来浏览这个文档以把我文档的总体 结构,然后再详细了解文档的各部分 word提供了一系列编辑长文档的功能,正确地使用这些功能,组织和维护长文档就 会变得得心应手,长文档就会变得非常有条理。不但可以独立工作,而且可以和外地的 伙伴通过网络共同编辑一个文档。 41使用各种视图方式浏览长文档 Word是一套“所见即过得”的文字处理软件,用户从屏幕上所看到的文档效果,就 和最终打印出来的效果完全一样,因而深受广大用户的睛睐。为了满足用户在不同情况 下编辑、查看文档效果的需要,Word在“所见即所得”的基础上向用户提供了多种不同 的页面视图方式(普通视图、Web版式视图、页面视图、打印预览、大纲视图),它们各 具特色,各有千秋,分别使用于不同的情况。 页面视图 页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示,此时的显示效果与打印效
98 4.8.2 查找和替换英文文本 138 4.8.3 查找和替换文本格式________________________________________ 139 4.8.4 查找并替换多种格式文本____________________________________ 140 4.8.5 把目录的制表位替换为居中__________________________________ 141 4.8.6 查找和替换特殊字符________________________________________ 143 4.8.7 替换文字间的空格符________________________________________ 145 4.8.8 使用通配符查找并替换______________________________________ 146 4.8.9 使用宏替换有规则图表题号__________________________________ 148 第 4 章 处理长文档的技巧 在创建和编辑一个包含多个章节的书和或者包含多个部分的报告的长时，要很好地 组织和维护长文档就成了一个重要的问题。对于一个含有几万字，甚至几十万上百万的 文档，如果用普通的编辑方法，在其中查看特定的内容或对某一部分内容作修改和补充 都将是非常费劲的。如果这个文档是由几个人来公共编辑完成，那将更容易引起很大的 混乱。 对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清楚他的结构内容，是一件比较繁琐的 事。使用文档视图的方式可以迅速了解文档的结构和内容梗概。如大纲视图可以清晰地 显示文档的结构。用户可以通过各种的文档视图方式来浏览这个文档以把我文档的总体 结构，然后再详细了解文档的各部分 Word 提供了一系列编辑长文档的功能，正确地使用这些功能，组织和维护长文档就 会变得得心应手，长文档就会变得非常有条理。不但可以独立工作，而且可以和外地的 伙伴通过网络共同编辑一个文档。 4.1 使用各种视图方式浏览长文档 Word 是一套“所见即过得”的文字处理软件，用户从屏幕上所看到的文档效果，就 和最终打印出来的效果完全一样，因而深受广大用户的睛睐。为了满足用户在不同情况 下编辑、查看文档效果的需要，Word 在“所见即所得”的基础上向用户提供了多种不同 的页面视图方式（普通视图、Web 版式视图、页面视图、打印预览、大纲视图），它们各 具特色，各有千秋，分别使用于不同的情况。 1．页面视图 页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效
果完全一致,用户可从中看到各种对象(包括页眉、页脚、水印和图形等)在页面中的 实际打印位置,这对于编辑页眉和页脚,调整页边距,以及处理边框、图形对象及分栏 都是很有用的 在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。页面视图 可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。 切换到页面视图的方法是,单击【视图】菜单上的【页面】命令,或按 Alt+ Ctrl+P 组合键可切换到页面视图 2.Web版式视图 Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示 的视图方式(其它几种视图方式均是按页面大小进行显示),这样就避免了Word窗口比 文字宽度要窄,用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面,并且Web版式视 图方式显示字体较大,方便了用户的联机阅读。另外,采用Web版式视图方式时,Word 窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格,称为【文档结构图】,专门用于显示文档结构 的大纲视图,用户只需点击文档的某个大纲主题,即可迅速跳转到文档的相应部分,十 分方便。Web版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致,它不要于用户查看Word 文档内容时使用。Web页预览显示了文档在web浏览器中的外观。 Microsoft word先 保存文档的副本,然后用默认浏览器打开文档。如果Web浏览器没有运行,Word会自 动启动它。也可随时返回Word文档 在Web版式视图中,可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档。在Web版式视图 中,可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本,且图形位置与在Web浏览器中的位置 致 切换到该视图的方法是,单击【视图】菜单中的【web版式】命令可切换到web版 式视图 3.普通视图 普通视图是Word最基本的视图方式,也是Word默认的视图方式,其显示速度相对 较快,因而非常适合于文字的录入阶段。广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及 编辑工作,并对文字格式进行编排。在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。普 通视图可以显示文本格式,但简化了页面的布局,所以可便捷地进行键入和编辑。 在普通视图中,不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为【嵌 于文字所在层】环绕方式的图片 单击【视图】菜单上的【普通】命令,或按Alt+Ctrl+N组合键均可切换到普通视图 方式。 4.大纲视图 对于一个具有多重标题的文档而言,用户往往需要按照文档中标题的层次来查看文 档(如只査看某重标题或查看所有文档等),大纲视图方式则正好可解决这一问题。大纲 视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档,用户可以折叠文档,只查看主标题,或 者扩展文档,查看整个文档的内容,从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。在这
99 果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的 实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象及分栏 都是很有用的。 在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。页面视图 可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。 切换到页面视图的方法是，单击【视图】菜单上的【页面】命令，或按 Alt+Ctrl+ P 组合键可切换到页面视图。 2．Web 版式视图 Web 版式视图方式是 Word 几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示 的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了 Word 窗口比 文字宽度要窄，用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且 Web 版式视 图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。另外，采用 Web 版式视图方式时，Word 窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为【文档结构图】，专门用于显示文档结构 的大纲视图，用户只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十 分方便。Web 版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于用户查看 Word 文档内容时使用。Web 页预览显示了文档在 Web 浏览器中的外观。Microsoft Word 先 保存文档的副本，然后用默认浏览器打开文档。如果 Web 浏览器没有运行，Word 会自 动启动它。也可随时返回 Word 文档。 在 Web 版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的 Web 页或文档。在 Web 版式视图 中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在 Web 浏览器中的位置 一致。 切换到该视图的方法是，单击【视图】菜单中的【Web 版式】命令可切换到 Web 版 式视图。 3．普通视图 普通视图是 Word 最基本的视图方式，也是 Word 默认的视图方式，其显示速度相对 较快，因而非常适合于文字的录入阶段。广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及 编辑工作，并对文字格式进行编排。在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。普 通视图可以显示文本格式，但简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。 在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为【嵌 于文字所在层】环绕方式的图片。 单击【视图】菜单上的【普通】命令，或按 Alt+Ctrl+N 组合键均可切换到普通视图 方式。 4．大纲视图 对于一个具有多重标题的文档而言，用户往往需要按照文档中标题的层次来查看文 档（如只查看某重标题或查看所有文档等），大纲视图方式则正好可解决这一问题。大纲 视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或 者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。在这
种视图方式下,用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文,方便了用户对 文档大纲的修改 采用大纲视图方式显示文档的办法为:执行【视图】菜单中的【大纲】命令,或按 下 Alt+ Ctrl+O组合键在大纲视图中,能查看文档的结构(如图41所示),还可以通过拖 动标题来移动、复制和重新组织文本。还可以通过折叠文档来查看主要标题,或者展开 文档以查看所有标题,以至正文内容。大纲视图还使得主控文档的处理更为方便。主控 文档有助于使较长文档(如有很多部分的报告或多章节的书)的组织和维护更为简单易 行。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。 大纲视图能够显示文档的结构。大纲视图中的缩进和符号并不影响文档在普通视图 中的外观,而且也不会打印出来 使用大纲视图,可以方便地重新调整文档的结构。用户可以在大纲视图中上下移动 标题和文本,从而调整它们的顺序。此外,用户还可以将正文或标题“提升”到更高的 级别或“降低”到更低的级别 要在大纲中提升、降低大纲级别,可以使用【大纲】工具栏上的各个按钮。 5.打印预览视图 打印预览,用于显示打印效果的打印预览(也称“模拟显示”)实际上也是Word文 档视图方式中的一种,它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上,增加了同时 显示文档多个页面内容的功能,这就有助于用户检査文档的布局,并据此编辑或调整文 档格式。在打印预览中,可以通过缩小尺寸显示多页文档。您还可以看到分页符、隐藏 文字以及水印,还可在打印前编辑和改变格式 要切换到打印预览模式,可执行【文件】菜单中的【打印预览】命令,另外按下组 合键 Alt+Ctrl+L也可达到同样的目的。 在打印预览方式下,如果要在打印预览中编辑文本,可以进行下面的操作 (1)可在打印预览状态下显示需要编辑的页面。 (2)单击需要编辑的范围中的文字,Word会放大显示此区域。 3)单击【放大镜】按钮國,鼠标指针会由放大镜形状变成I形,此时即可开始 修改文档,可以像在正常视图一样进行编辑,如图4.1所示 打印预第 242框架口网口类0A 框架是被划成若千个小窗口的浏览器窗口,其中任意一个小窗口 它自己的网页。捕絮是在Ngr2中首先被引进的它的引进使 组织。框架的分割可以分为两种,一种是水平分割,一种是垂直分割 图4在打印预览中编辑文本 4)单击【放大镜】按钮,再单击该文档,可以返回原显示比例 (5)单击【关闭】按钮关闭C)可以退出打印预览,并返回文档的原视图。 100
100 种视图方式下，用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了用户对 文档大纲的修改。 采用大纲视图方式显示文档的办法为：执行【视图】菜单中的【大纲】命令，或按 下 Alt+Ctrl+O 组合键在大纲视图中，能查看文档的结构（如图 4.1 所示），还可以通过拖 动标题来移动、复制和重新组织文本。还可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开 文档以查看所有标题，以至正文内容。大纲视图还使得主控文档的处理更为方便。主控 文档有助于使较长文档（如有很多部分的报告或多章节的书）的组织和维护更为简单易 行。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。 大纲视图能够显示文档的结构。大纲视图中的缩进和符号并不影响文档在普通视图 中的外观，而且也不会打印出来。 使用大纲视图，可以方便地重新调整文档的结构。用户可以在大纲视图中上下移动 标题和文本，从而调整它们的顺序。此外，用户还可以将正文或标题“提升”到更高的 级别或“降低”到更低的级别。 要在大纲中提升、降低大纲级别，可以使用【大纲】工具栏上的各个按钮。 5．打印预览视图 打印预览，用于显示打印效果的打印预览（也称“模拟显示”）实际上也是 Word 文 档视图方式中的一种，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时 显示文档多个页面内容的功能，这就有助于用户检查文档的布局，并据此编辑或调整文 档格式。在打印预览中，可以通过缩小尺寸显示多页文档。您还可以看到分页符、隐藏 文字以及水印，还可在打印前编辑和改变格式。 要切换到打印预览模式，可执行【文件】菜单中的【打印预览】命令，另外按下组 合键 Alt+Ctrl+L 也可达到同样的目的。 在打印预览方式下，如果要在打印预览中编辑文本，可以进行下面的操作： （1）可在打印预览状态下显示需要编辑的页面。 （2）单击需要编辑的范围中的文字，Word 会放大显示此区域。 （3）单击【放大镜】按钮 ，鼠标指针会由放大镜形状变成 I 形，此时即可开始 修改文档，可以像在正常视图一样进行编辑，如图 4.1 所示。 图 4.1 在打印预览中编辑文本 （4）单击【放大镜】按钮，再单击该文档，可以返回原显示比例。 （5）单击【关闭】按钮 可以退出打印预览，并返回文档的原视图
6.文档结构图 “文档结构图”是一个独立的窗格,能够显示文档的标题列表。使用“文档结构图” 可以对整个文档进行浏览,同时还能够跟踪您在文档中的位置。单击“文档结构图”中 的标题后,Word就会跳转到文档中的相应标题,并将其显示在窗口的顶部,同时在“文 档结构图”中突出显示该标题。在【文档结构图】显示时,可看到两类格式的标题,即 内置标题样式(标题1至标题9)或大纲级别段落格式(级别1到级别9)。使用文档结 构图不但可以方便地了解文档的层次结构,还可以快速定位长文档,大大加快阅读和排 版的时间 【文档结构图】将在一个单独的窗格中显示文档标题。可通过【文档结构图】在整 个文档中快速漫游并追踪特定位置。例如,在文档结构图中单击某个标题可立即跳转至 文档中相应位置,如图4.2所示 西弟4章处程长文的技巧de- roxoftWord 口x 文件)编辑①)视图Q)插入①)格式Q)工具①)表格) Da固的国国,电的口國? 日42在长文档中定位 421使用快捷键文档结构图① 422使用菜单定付◆展开①) 23选择[对售 4.2在长文栏 日43合并文 田431使用粘贴方1显示至标要10)用Ward的文档定位功能,可以快速她在长 432使用【插 44什么是+1显标题30用wm时,大多数的燥作只对选中的文本 442样式的类型4显茶至标题4④)选择文本至关重要 443如何使用样叫 444新建样式15显示至标要5⑤)排版过程中灵活使用各种工具,可以使工作 445先定义后应月6显示至标题66) 和查看文档的各个结构框架 446先排版后定习7显示至标题7) 447在文档与模 使用快捷键定位文档 448保存当前文8显示至标题8() 449更改模板的19显示至标题9)r不仅提供了静态的定位操作,而且还能 全部 13行1列录制修订扩展改 图42文档结构图 Word在联机版式视图中自动显示文档结构图,但也可在其他视图中加以显示。切 换到文档结构图方法是在【常用】工具栏中单击【文档结构图】按钮四或单击【视图】 【文档结构图】命令。如要指定跳转至哪一个标题,可以单击【文档结构图】中要指定 地方。此时Word将标题显示于页面上部。在【文档结构图】中,此标题为突出显示 以指明在文档中的位置。 如果要调整【文档结构图】的大小,先将鼠标指针指向窗格右边,当指针变为+形 状时,向左或向右拖动即可。如果标题太长,超出【文档结构图】宽度,请不必调整窗 格大小,只需将指针在标题上稍作停留,即可看到整个标题。 如果要关闭【文档结构图】,则单击【文档结构图】按钮國或双击窗格右边 在【文档结构图】中,可只显示所需标题。例如,要看到文档结构的高级别标题, 可折叠(即隐藏)低级标题。在需要看详细内容时,又可再显示低级标题
101 6．文档结构图 “文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的标题列表。使用“文档结构图” 可以对整个文档进行浏览，同时还能够跟踪您在文档中的位置。单击“文档结构图”中 的标题后，Word 就会跳转到文档中的相应标题，并将其显示在窗口的顶部，同时在“文 档结构图”中突出显示该标题。在【文档结构图】显示时，可看到两类格式的标题，即 内置标题样式（标题 1 至标题 9）或大纲级别段落格式（级别 1 到级别 9）。使用文档结 构图不但可以方便地了解文档的层次结构，还可以快速定位长文档，大大加快阅读和排 版的时间。 【文档结构图】将在一个单独的窗格中显示文档标题。可通过【文档结构图】在整 个文档中快速漫游并追踪特定位置。例如，在文档结构图中单击某个标题可立即跳转至 文档中相应位置，如图 4.2 所示。 图 4.2 文档结构图 Word 在联机版式视图中自动显示文档结构图，但也可在其他视图中加以显示。切 换到文档结构图方法是在【常用】工具栏中单击【文档结构图】按钮 或单击【视图】 |【文档结构图】命令。如要指定跳转至哪一个标题，可以单击【文档结构图】中要指定 地方。此时 Word 将标题显示于页面上部。在【文档结构图】中，此标题为突出显示， 以指明在文档中的位置。 如果要调整【文档结构图】的大小，先将鼠标指针指向窗格右边，当指针变为 形 状时，向左或向右拖动即可。如果标题太长，超出【文档结构图】宽度，请不必调整窗 格大小，只需将指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。 如果要关闭【文档结构图】，则单击【文档结构图】按钮 或双击窗格右边。 在【文档结构图】中，可只显示所需标题。例如，要看到文档结构的高级别标题， 可折叠（即隐藏）低级标题。在需要看详细内容时，又可再显示低级标题