China-s &o. coM 16商务与管理沟通 习新技术,培养新习惯和态度嘛 只有限时,没有指导 学校布置的作业,明明白白,有时还写成白纸黑字。工作中很少有人清楚地指明文件 中应包含哪些内容。这种过渡容易让人感到迷失。一位见习医生说:我比想象的还要不知 所措……因为早已习惯了由教授们告诉我他们希望我在报告中写什么……工作中的人们从 来不花时间和我讨论这些,他们只把任务放在我的桌上,附上短短的留言告诉我应该完成 的时间 资料来源: Chris m. Anson and l. Lee Forsberg,“ Moving Beyond the Academic Community, Written Communication 7, no. 3(April 1990): 211 通用电气公司的总裁杰克·韦尔奇( Jack Welch)是当代公认能出色应对企业变化的杰出领 导。他说: 人人都时刻处在不断的变化之中,想要维持现状是不可能的。总有从外国流入的新产 品,或者消费者的口味发生了变化,要么就是价格体系调整了,甚至是发生了重大的技术 突破。假如不能快速反映、适应,就十分被动了。这些对全世界的各行各业都是适用的。← 没有哪一个学位课程或MBA科目可以教会你今后一生的工作中需要的所有知识—这就是 因为高速的变化。要不断吸收新概念,审慎地看待周围形势和各种选择,遇到新情况时要想 想,是否要用新的办法应对。不管怎样,多掌握些本领对你一生都会有帮助的:批判性思维, 计算机知识,解决问题的能力,写、说沟通能力和与他人良好共事的能力等 1.9理解与分析商务沟通的具体情境 优秀的通信人员既知道传递信息的各种方式又十分注意通信内容 自问下面这些问题 什么是最重要的一沟通对象是谁?不仅要考虑你个人的要求,也要顾及上司和读者。想 让信息传送得最有效,就必须对方方面面考虑周全——股东,客户和管理层等等。沟通与各方 的利害关系越大,越要考虑得全面—除了客观事实之外,还要顾及各方人士的感情因素 应不应该沟通?有时,特别是你刚刚走马上任时,沉默往往是最佳策略,但要把握那些能 学习新东西、产生影响和证实自己的机会。要利用交流促进个人事业发展。 使用什么沟通方式?公文和书面报告显得正规,但你要对沟通的信息把握有度。发电子邮 件、打电话或顺访人家的办公室就不太正式。口头方式较适合于集体讨论决策的场合,误解可 以较快地消除。这种方式看似比较私人化。实际上,沟通往往可以是多层次和多形式的。 沟通什么内容?信息的内容有时不必那么显露。说到多细致为好?要不要把对方已知的信 息重复一下呢?问题的答案要看使用什么种类的公文、沟通目的、企业文化等具体情况而定。 这些完全取决于个人,而没有一定之规 沟通的技巧是什么?什么在先,什么在后,如何把问题讲清楚?沟通时的用词也会对对方 的反应产生影响 1.10如何解决商务沟通中的问题 商务沟通遇到问题时,解决办法要既能解决企业问题,又能满足有关各方的心理需要。下面 介绍的各项策略不仅适用于本书列举的问题,而且对你在实际工作中遇到的困难也是有帮助的
习新技术，培养新习惯和态度嘛。 只有限时，没有指导 学校布置的作业，明明白白，有时还写成白纸黑字。工作中很少有人清楚地指明文件 中应包含哪些内容。这种过渡容易让人感到迷失。一位见习医生说：我比想象的还要不知 所措……因为早已习惯了由教授们告诉我他们希望我在报告中写什么……工作中的人们从 来不花时间和我讨论这些，他们只把任务放在我的桌上，附上短短的留言告诉我应该完成 的时间。 资料来源： Chris M.Anson and L. Lee Forsberg，“Moving Beyond the Academic C o m m u n i t y, ” Written Communication 7, no.3(April 1990): 211 . 通用电气公司的总裁杰克·韦尔奇（ Jack We l c h）是当代公认能出色应对企业变化的杰出领 导。他说： 人人都时刻处在不断的变化之中，想要维持现状是不可能的。总有从外国流入的新产 品，或者消费者的口味发生了变化，要么就是价格体系调整了， 甚至是发生了重大的技术 突破。假如不能快速反映、适应，就十分被动了。这些对全世界的各行各业都是适用的。 4 0 没有哪一个学位课程或 M B A科目可以教会你今后一生的工作中需要的所有知识—这就是 因为高速的变化。要不断吸收新概念，审慎地看待周围形势和各种选择，遇到新情况时要想一 想，是否要用新的办法应对。不管怎样，多掌握些本领对你一生都会有帮助的：批判性思维， 计算机知识，解决问题的能力，写、说沟通能力和与他人良好共事的能力等。 1.9 理解与分析商务沟通的具体情境 优秀的通信人员既知道传递信息的各种方式又十分注意通信内容。 自问下面这些问题： • 什么是最重要的—沟通对象是谁？不仅要考虑你个人的要求，也要顾及上司和读者。想 让信息传送得最有效，就必须对方方面面考虑周全—股东，客户和管理层等等。沟通与各方 的利害关系越大，越要考虑得全面—除了客观事实之外，还要顾及各方人士的感情因素。 • 应不应该沟通？有时，特别是你刚刚走马上任时，沉默往往是最佳策略，但要把握那些能 学习新东西、产生影响和证实自己的机会。要利用交流促进个人事业发展。 • 使用什么沟通方式？公文和书面报告显得正规，但你要对沟通的信息把握有度。发电子邮 件、打电话或顺访人家的办公室就不太正式。口头方式较适合于集体讨论决策的场合，误解可 以较快地消除。这种方式看似比较私人化。实际上，沟通往往可以是多层次和多形式的。 • 沟通什么内容？信息的内容有时不必那么显露。说到多细致为好？要不要把对方已知的信 息重复一下呢？问题的答案要看使用什么种类的公文、沟通目的、企业文化等具体情况而定。 这些完全取决于个人，而没有一定之规。 • 沟通的技巧是什么？什么在先，什么在后，如何把问题讲清楚？沟通时的用词也会对对方 的反应产生影响。 1.10 如何解决商务沟通中的问题 商务沟通遇到问题时，解决办法要既能解决企业问题，又能满足有关各方的心理需要。下面 介绍的各项策略不仅适用于本书列举的问题，而且对你在实际工作中遇到的困难也是有帮助的。 改16 商务与管理沟通 下载
China-sub.com 下载 第1章商务沟通、管理与成功17 ·了解情况。事实是什么?从所获得的信息中你能推断出什么?还有哪些额外信息有助于了 解情况?哪里可以得到这些额外信息? 用表1-4中分析调查的6个问题分析一下沟通对象、沟通目的和具体情况。就像演戏时利 用剧本分析角色性格那样,将自己设身处地,置身于情境之中,分析得越真实越好。 集思广益解决问题。除非问题极其简单,否则解决办法常常不是惟一的。首先想到的不· 定就是最佳的办法。有意识地多找几种,然后针对具体的沟通对象和目的,确定哪一种最为有效 增加信息时,先征得许可。如果你想在本书提出问题的基础上增加信息或事实,那些信息 必须做到:1)真实,2)与企业运作方式相吻合,3)没有改变问题的实质。如果是就你自己的独到 见解而提出的问题,写之前最好先请示一下上级。 有时你可能想把信息内容改变得不符合实情。比如,事实是10月份写的信,你却想改为4月 份发出的。这时,必须要征得上级的许可。 本书介绍的方法均不允许改变事实本身。也就是说,如果已经是10月份了,不可以因为4月 份可能会更好地照顾到读者利益而假装信是4月份发的。但企业的有些习惯做法,特别是无助 达到沟通效果的,是完全可以改变的。只有与你的上司达成共识,才能使你那些标新立意的做 法为企业所接收 形成高效沟通的过程 首先要回答表14列出的6个分析性问题 根据具体的沟通对象、目的和情形,组织信息 把公文设计得悦目 行文风格要友好、专业和积极 公文语言要规范,名字和数字要准确 运用反馈信息增加文稿的针对性。 1.10.1分析情境需回答的6个问题 表1-4中列出的6个问题有助于分析读者,搞清目的和上下文情境等 交流的对象是谁?沟通对象的哪些特点与此次沟通有关?如果沟通对象为一人以上的人 群,成员间有哪些差异? 他们对你谈论的话题了解多少?他们会怎样反应?读者的特点中有些与此次沟通关系不大 所以集中关注那些相关的特点。只要是与人群沟通(比如写给全体员工的备忘录),设法认识到人 群中人与人之间在经济、文化、经历等方面的差异,这会影响他们对你所传递信息的反应。 2.写作目的是什么? 怎样传递信息才能帮助解决企业的问题?怎样才能同时满足个人需求?你希望读者怎么反 应、理解和感受?把所有大的、小的目的全部列出来。具体、准确地写下你想让读者知道什么, 干什么或想什么。详细设计出你想树立的企业和个人的形象是什么样的? 就算是一次很简单的沟通也会包含多个相关目的:宣布一个新的方案,介绍该方案的规定 和条款,令读者感到它是一个好方案,企业关心他们的利益,而且你是位颇具素质的撰稿人和 管理人员 3.沟通中必须包含哪些信息? 把要包含的信息列成点写下来:审核草稿是否涵盖全面。如果对其中一两个事实是否要写 进去没把握,必须请教上级。 内容中非强调的部分写在段落中间,语言越简洁越好 4.如何才能获得读者的同意和支持?哪些因素或利益能说服读者支持你? 用集思广益的办法总结出你决策的理由、逻辑和听从你的建议后的好处。这些理由或好处 不一定是金钱形式的。例如,可以简化其工作或使其工作更愉快,对读者也可能是一个非常大 的好处。一条有说服力、内容充实的信息,至少要列出5个以上的好处。实际写作中,尽量列举
• 了解情况。事实是什么？从所获得的信息中你能推断出什么？还有哪些额外信息有助于了 解情况？哪里可以得到这些额外信息？ • 运用表1 - 4中分析调查的6个问题分析一下沟通对象、沟通目的和具体情况。就像演戏时利 用剧本分析角色性格那样，将自己设身处地，置身于情境之中，分析得越真实越好。 • 集思广益解决问题。除非问题极其简单，否则解决办法常常不是惟一的。首先想到的不一 定就是最佳的办法。有意识地多找几种，然后针对具体的沟通对象和目的，确定哪一种最为有效。 • 增加信息时，先征得许可。如果你想在本书提出问题的基础上增加信息或事实，那些信息 必须做到：1 )真实，2 )与企业运作方式相吻合， 3 )没有改变问题的实质。如果是就你自己的独到 见解而提出的问题，写之前最好先请示一下上级。 有时你可能想把信息内容改变得不符合实情。比如，事实是 1 0月份写的信，你却想改为 4月 份发出的。这时，必须要征得上级的许可。 本书介绍的方法均不允许改变事实本身。也就是说，如果已经是 1 0月份了，不可以因为4月 份可能会更好地照顾到读者利益而假装信是 4月份发的。但企业的有些习惯做法，特别是无助于 达到沟通效果的，是完全可以改变的。只有与你的上司达成共识，才能使你那些标新立意的做 法为企业所接收。 形成高效沟通的过程：4 1 首先要回答表1 - 4列出的6个分析性问题。 根据具体的沟通对象、目的和情形，组织信息。 把公文设计得悦目。 行文风格要友好、专业和积极。 公文语言要规范，名字和数字要准确。 运用反馈信息增加文稿的针对性。 1.10.1 分析情境需回答的6个问题 表1 - 4中列出的6个问题有助于分析读者，搞清目的和上下文情境等。 1. 交流的对象是谁？沟通对象的哪些特点与此次沟通有关？如果沟通对象为一人以上的人 群，成员间有哪些差异？ 他们对你谈论的话题了解多少？他们会怎样反应？读者的特点中有些与此次沟通关系不大， 所以集中关注那些相关的特点。只要是与人群沟通 (比如写给全体员工的备忘录 )，设法认识到人 群中人与人之间在经济、文化、经历等方面的差异，这会影响他们对你所传递信息的反应。 2. 写作目的是什么？ 怎样传递信息才能帮助解决企业的问题？怎样才能同时满足个人需求？你希望读者怎么反 应、理解和感受？把所有大的、小的目的全部列出来。具体、准确地写下你想让读者知道什么， 干什么或想什么。详细设计出你想树立的企业和个人的形象是什么样的？ 就算是一次很简单的沟通也会包含多个相关目的：宣布一个新的方案，介绍该方案的规定 和条款，令读者感到它是一个好方案，企业关心他们的利益，而且你是位颇具素质的撰稿人和 管理人员。 3. 沟通中必须包含哪些信息？ 把要包含的信息列成点写下来；审核草稿是否涵盖全面。如果对其中一两个事实是否要写 进去没把握，必须请教上级。 内容中非强调的部分写在段落中间，语言越简洁越好。 4. 如何才能获得读者的同意和支持？哪些因素或利益能说服读者支持你？ 用集思广益的办法总结出你决策的理由、逻辑和听从你的建议后的好处。这些理由或好处 不一定是金钱形式的。例如，可以简化其工作或使其工作更愉快，对读者也可能是一个非常大 的好处。一条有说服力、内容充实的信息，至少要列出 5个以上的好处。实际写作中，尽量列举 下载 第1章 商务沟通、管理与成功 17改
China-s &o. coM 18商务与管理沟通 容易想到而且最易见效的事实 当然,列举的好处要真的能为读者所享受到,否则会导致许多员工很难与公司做到休戚与 共。要真正让员工得到企业政策带来的好处,决策者必须将节省下的资金和利润直接用在员工 身上,然而事实上,这种情况简直是微乎其微。资金节余和利润常常被用来支付股东的红利 管理层的奖金、扩大再生产或研究开发资金等 不同寻常的成功 我把写作能力视为自己的生存手段。生来贫寒的我,曾经有两年的时间完全靠领救济 金过活,早在那时起,我就意识到一要生存必须学会沟通。之后,我凭借不烂之舌摆脱了 贫困——又一路登上了事业的顶峰。 读书一提高一再读书,成功一沟通。这些书籍和经历让我懂得的最重要的一点是所谓 的“其它因素”——要想成功地与员工、上司和竞争对手沟通,一定要常常自问他们需要 什么?而不是我们需要什么。 凭借这一条让我成了百万富翁。我成功的关键在于:成功地说服了成千上万的黑人 白人,其中很多人持严重的歧视,只有帮助我得到我所要的,他们才能实现自己的理想。 这个公式可以说包含了所有沟通原则的内容。 资料来源: John I. Johnson, owner and publisher of Ebony magazine, quoted in Gloria Gordon. "EXCEL Award winner John h. Johnson Communicates Success.lA Communication World 6, no 6(May 1989): 18-19 5.预测一下读者会有哪些反对意见?你必须淡化或回避哪些不利因素和影响? 有些不利因素只能淡化,有些是可以回避的。动动脑筋,不利因素会不会连代着(虽然不会 导致)某些有利因素?能不能重新措辞或定义那些不利因素,让读者产生别样的感受呢? 6.整体环境中有哪些方面会影响读者的反应?经济状况、行业周期、企业道德、沟通双方 的关系或是别的什么特殊情况? 读者对你爱恨不一:你和读者年龄或长或幼:企业当时处于蓬勃发展还是举步维艰:是刚 刚经历企业重组还是经营稳健。所有这些情况都会影响所传递信息的内容和方式。 新闻、经济、气候、商界的大环境和制定规章制度时的小气候,特别是对企业有影响的那 些因素,样样都要考 可能地立足于现实世界。顾及到利率、经营环境、经济状况怎 样?问题所发生的行业经营状况如何?问题涉及的政府各机构是否有民众的广泛支持?时间选 择是否合适?例如,如果写作时间为秋季,你们这一行是否正经历着夏天旺季后的季节性萧 条?正蓄势等待着圣诞节购物热潮?还是经营平稳,根本没有受到季节的影响? 利用你的经验、阅历和常识回答这些问题。和别人商谈,读一读《华尔街日报》或参考企业 的年度报告。有时你甚至可以向当地的商人咨询。例如,如果你需要以银行为背景的有关读者好 处方面的信息,你可以打电话给当地的银行家,向他讨教银行服务的种类、范围、贷款利率等等。 表1-4分析商务沟通中存在的问题 沟通对象是谁?沟通对象的哪些特征与此次沟通有关?如 果沟通对象为一位以上的人群,成员间有哪些差异 写作目的是什么 沟通中必须包含哪些信息
容易想到而且最易见效的事实。 当然，列举的好处要真的能为读者所享受到，否则会导致许多员工很难与公司做到休戚与 共。要真正让员工得到企业政策带来的好处，决策者必须将节省下的资金和利润直接用在员工 身上，然而事实上，这种情况简直是微乎其微。资金节余和利润常常被用来支付股东的红利、 管理层的奖金、扩大再生产或研究开发资金等。 不同寻常的成功 我把写作能力视为自己的生存手段。生来贫寒的我，曾经有两年的时间完全靠领救济 金过活，早在那时起，我就意识到—要生存必须学会沟通。之后，我凭借不烂之舌摆脱了 贫困—又一路登上了事业的顶峰。 读书—提高—再读书，成功—沟通。这些书籍和经历让我懂得的最重要的一点是所谓 的“其它因素”—要想成功地与员工、上司和竞争对手沟通，一定要常常自问他们需要 什么? 而不是我们需要什么。 凭借这一条让我成了百万富翁。我成功的关键在于：成功地说服了成千上万的黑人、 白人，其中很多人持严重的歧视，只有帮助我得到我所要的，他们才能实现自己的理想。 这个公式可以说包含了所有沟通原则的内容。 资料来源：John H. Johnson， owner and publisher of E b o n y magazine, quoted in Gloria Gordon, “EXCEL Award Winner John H. Johnson Communicates Success, ” I A B C Communication World 6, no.6 (May 1989)：1 8 - 1 9 . 5. 预测一下读者会有哪些反对意见？你必须淡化或回避哪些不利因素和影响？ 有些不利因素只能淡化，有些是可以回避的。动动脑筋，不利因素会不会连代着 (虽然不会 导致)某些有利因素？能不能重新措辞或定义那些不利因素，让读者产生别样的感受呢？ 6. 整体环境中有哪些方面会影响读者的反应？经济状况、行业周期、企业道德、沟通双方 的关系或是别的什么特殊情况？ 读者对你爱恨不一；你和读者年龄或长或幼；企业当时处于蓬勃发展还是举步维艰；是刚 刚经历企业重组还是经营稳健。所有这些情况都会影响所传递信息的内容和方式。 新闻、经济、气候、商界的大环境和制定规章制度时的小气候，特别是对企业有影响的那 些因素，样样都要考虑。要尽可能地立足于现实世界。顾及到利率、经营环境、经济状况怎 样？问题所发生的行业经营状况如何？问题涉及的政府各机构是否有民众的广泛支持？时间选 择是否合适？例如，如果写作时间为秋季，你们这一行是否正经历着夏天旺季后的季节性萧 条？正蓄势等待着圣诞节购物热潮？还是经营平稳，根本没有受到季节的影响？ 利用你的经验、阅历和常识回答这些问题。和别人商谈，读一读《华尔街日报》或参考企业 的年度报告。有时你甚至可以向当地的商人咨询。例如，如果你需要以银行为背景的有关读者好 处方面的信息，你可以打电话给当地的银行家，向他讨教银行服务的种类、范围、贷款利率等等。 表1-4 分析商务沟通中存在的问题 序 号 问 题 1 沟通对象是谁？沟通对象的哪些特征与此次沟通有关？如 果沟通对象为一位以上的人群，成员间有哪些差异 2 写作目的是什么 3 沟通中必须包含哪些信息 改18 商务与管理沟通 下载
China-sub.com 下载 第1章商务沟通、管理与成功19 续) 序号 如何才能获得读者的同意和支持?哪些因素或利益能说服读 者支持你 预测一下读者会有哪些反对意见?你必须淡化或回避哪些不 利因素和影响 6 整体环境中有哪些方面会影响读者的反应?经济状况、行业 周期、企业道德、沟通双方的关系或是别的什么特殊情况 1.10.2根据具体的沟通的对象、目的和情境组织信息 本书后面章节中会介绍几种不同的组材心理模式。现在,谨记下面三个原则即可: (1)好消息要最先讲。 (2)主意目的或问题要放在主题句或首段的位置,从而让读者清楚地意识到所写内容对他们 至关重要 (3)对于有成见的读者,也可以不像第二条那样,而采用婉转的方式阐明主题 1.10.3把公文设计得悦目 样式悦目的公文既易读又能表达良好的意愿。要让公文看上去吸引人,必须做到 ·用主题句给读者以快捷提示 ·用标题将相关观点归类 用列举或缩进格式强调小标题和举例部分 数字标识的各点必须按顺序排列 ·使用短篇幅段落,通常六行或更短些 动手写作之前参考一下上面的这些设计因素,既省时又会令最终的稿件看上去漂亮 公文的最佳设计格式取决于它的用处如何。例如,经常要更新的公文要用活页夹装订,这 样便于读者随时扔掉旧的,插入新页。 定要复读 ·一位习惯让秘书听写记录的老板有一次 他的一篇稿子指出:有的办公室不恰 当地吃( eating)材料。实际上应该是紧急发送(ET-ng),但是他没有告诉秘书要用大写字 母加上两个点,打字员也不明白他要说什么 ·有位女士发出了一封保险证明,涉及项目高达75万美元之多,信中却写着:“花些时 间不要阅读和签署该合同。” ·还有一位男士写了一封问候信给自己的男友,开头道:亲爱的 Weeks小姐。 1990年,就在毕业典礼前几分钟,美国海军(Nava)学院才发现1600份毕业证书上写 着美国肚脐( Navel)学院 1.10.4行文风格要友好、专业和积极 文稿的读者不仅有公司成员还有公司客户,他们与你有着同样的感受。因此写作时,时刻 要想着读者,采用第二人称。反复读几遍,设法与读者换位思考,试问:你要是读者,读到这 份公文会有何感受? 好的商务管理写作风格要既友好又专业。如果过于僵硬,会将你和读者之间的距离拉得太 大:如果过于亲密,会显得不太专业。写给陌生读者时,用简洁、常用的词汇,令传递的信息
(续) 序 号 问 题 4 如何才能获得读者的同意和支持？哪些因素或利益能说服读 者支持你 5 预测一下读者会有哪些反对意见？你必须淡化或回避哪些不 利因素和影响 6 整体环境中有哪些方面会影响读者的反应？经济状况、行业 周期、企业道德、沟通双方的关系或是别的什么特殊情况 1.10.2 根据具体的沟通的对象、目的和情境组织信息 本书后面章节中会介绍几种不同的组材心理模式。现在，谨记下面三个原则即可： (1) 好消息要最先讲。 (2) 主意目的或问题要放在主题句或首段的位置，从而让读者清楚地意识到所写内容对他们 至关重要。 (3) 对于有成见的读者，也可以不像第二条那样，而采用婉转的方式阐明主题。 1.10.3 把公文设计得悦目 样式悦目的公文既易读又能表达良好的意愿。要让公文看上去吸引人 , 必须做到： • 用主题句给读者以快捷提示 • 用标题将相关观点归类 • 用列举或缩进格式强调小标题和举例部分 • 数字标识的各点必须按顺序排列 • 使用短篇幅段落，通常六行或更短些 动手写作之前参考一下上面的这些设计因素，既省时又会令最终的稿件看上去漂亮。 公文的最佳设计格式取决于它的用处如何。例如，经常要更新的公文要用活页夹装订，这 样便于读者随时扔掉旧的，插入新页。 一定要复读 • 一位习惯让秘书听写记录的老板有一次发现，他的一篇稿子指出：有的办公室不恰 当地吃（e a t i n g )材料。实际上应该是紧急发送 ( E . T- i n g )，但是他没有告诉秘书要用大写字 母加上两个点，打字员也不明白他要说什么。 • 有位女士发出了一封保险证明，涉及项目高达 7 5万美元之多，信中却写着：“花些时 间不要阅读和签署该合同。” • 还有一位男士写了一封问候信给自己的男友，开头道：亲爱的 We e k s小姐。 • 1 9 9 0年，就在毕业典礼前几分钟，美国海军 ( N a v a l )学院才发现1 600份毕业证书上写 着美国肚脐( N a v e l )学院。 1.10.4 行文风格要友好、专业和积极 文稿的读者不仅有公司成员还有公司客户，他们与你有着同样的感受。因此写作时，时刻 要想着读者，采用第二人称。反复读几遍，设法与读者换位思考，试问：你要是读者，读到这 份公文会有何感受？ 好的商务管理写作风格要既友好又专业。如果过于僵硬，会将你和读者之间的距离拉得太 大；如果过于亲密，会显得不太专业。写给陌生读者时，用简洁、常用的词汇，令传递的信息 下载 第1章 商务沟通、管理与成功 19改
China-s 20商务与管理沟通 尽可能个人化、充满友善。给朋友写信而且信件要归档时,记住会有一些你根本没听说过的人 要读它,因此避免使用俚语、俗语或只限于密友间的玩笑 有时你不得不提到局限性、缺点或是不利因素,不用过于细述。如果你能充满信心,别人 对你和你的公司会反应更好。多想成功,少提失败。如果连你都不相信自己传达的是个好消息 读者为什么要相信呢? 强调积极方面 把正面消息放在首位,大写特写,或用缩进格式令其醒目 尽可能避免使用消极字眼 重点讲可能性,少提不可能性。 1.10.5公文语言要规范,称谓、数字要准确 商人对拼写、语法和标点的准确使用十分重视。如果你这些方面掌握得不好,或者标注英 文不是你的母语,你就需要记住那些语法使用规则,也许还得找本好书或家教帮忙。使用计算 机拼写和语法检査软件,仍然需要作者最终选择判断。如果你知道正确的写作方法,只是没时 间做到,请从现在开始,认真编辑、复读稿件,减少粗心大意引起的错误。附录B中有用词、标 点和语法正确使用练习。 发送之前一定要复读、核查所写的公文。核准读者的名字、数据、第一和最后一个段落。 商业能改变世界吗 密执安商学院院长约瑟夫怀特( Joseph White)指出 “近些年最令我感动的一次会晤是在南非的开普敦同图图大主教的会面。我问他:你对 南非的未来的最大希望是什么?他说:这里的3千万人民对未来充满着希望。要是未来5年内 经济和社会没有明显的发展和进步,我真不知道会是什么样的局面。如果你现在是一名25岁 的大学生,正期待着挑战但又对未来茫然不知,图图大主教所说的对你一定会有用的 “当前的机遇反映着现代商人同25年前商人之间的本质区别..25年前的商人梦想着 能加蒙某大公司,并能得到稳步的提升;现今的人们则渴望着创立自己的商业实体,创造 额利润的同时为更多的人提供就业的机会,甚至设法借此改变整个世界。” 资料来源: Polly Labarre ed,“ Unit of one,” Fast Compan, January199,7 1.10.6运用反馈信息增加文稿的针对性 认真评估那些反馈或反应。真正检验每一次沟通时,可以问这样一个问题:你是否获得了 你想要的效果?答案如果是否定的,不论语法多么准确,用词多么优美,构思多么巧妙,沟通 仍然是失败的。一旦失败,想办法找出原因所在 对成功要认真分析。在收到预期效果、达到目标、付诸实际行动或树立了良好的形象后, 沟通当然是成功的。但是成功了要问个为什么。一般说,本书介绍的种种原则都可以解释你成 功的原因。如果你总结出的结果与书中原则不尽相同,那又是为什么呢?一定会有原因的。你 1己能找到答案的话,今后才能进一步取得更多、更大的成功。 要点小 ¤沟通能力可以帮助组织以及组织成员实现发展目标。随着地位的升迁,说和写的能力越发 显得重要 口书面形式有助于记录事情,传递复杂信息,方便读者,节省资金,提高信息传播效率
尽可能个人化、充满友善。给朋友写信而且信件要归档时，记住会有一些你根本没听说过的人 要读它，因此避免使用俚语、俗语或只限于密友间的玩笑。 有时你不得不提到局限性、缺点或是不利因素，不用过于细述。如果你能充满信心，别人 对你和你的公司会反应更好。多想成功，少提失败。如果连你都不相信自己传达的是个好消息， 读者为什么要相信呢？ 强调积极方面： • 把正面消息放在首位，大写特写，或用缩进格式令其醒目。 • 尽可能避免使用消极字眼。 • 重点讲可能性，少提不可能性。 1.10.5 公文语言要规范，称谓、数字要准确 商人对拼写、语法和标点的准确使用十分重视。如果你这些方面掌握得不好，或者标注英 文不是你的母语，你就需要记住那些语法使用规则，也许还得找本好书或家教帮忙。使用计算 机拼写和语法检查软件，仍然需要作者最终选择判断。如果你知道正确的写作方法，只是没时 间做到，请从现在开始，认真编辑、复读稿件，减少粗心大意引起的错误。附录 B中有用词、标 点和语法正确使用练习。 发送之前一定要复读、核查所写的公文。核准读者的名字、数据、第一和最后一个段落。 商业能改变世界吗 密执安商学院院长约瑟夫 .怀特(Joseph White)指出： “近些年最令我感动的一次会晤是在南非的开普敦同图图大主教的会面。我问他：你对 南非的未来的最大希望是什么？他说：这里的3千万人民对未来充满着希望。要是未来5年内 经济和社会没有明显的发展和进步，我真不知道会是什么样的局面。如果你现在是一名 2 5岁 的大学生，正期待着挑战但又对未来茫然不知，图图大主教所说的对你一定会有用的。” “当前的机遇反映着现代商人同 2 5年前商人之间的本质区别 . . . . . . 2 5年前的商人梦想着 能加蒙某大公司，并能得到稳步的提升；现今的人们则渴望着创立自己的商业实体， 创造 巨额利润的同时为更多的人提供就业的机会，甚至设法借此改变整个世界。” 资料来源: Polly Labarre ed., “Unit of one, ”Fast Company, January 1999, 74. 1.10.6 运用反馈信息增加文稿的针对性 认真评估那些反馈或反应。真正检验每一次沟通时，可以问这样一个问题：你是否获得了 你想要的效果？答案如果是否定的，不论语法多么准确，用词多么优美，构思多么巧妙，沟通 仍然是失败的。一旦失败，想办法找出原因所在。 对成功要认真分析。在收到预期效果、达到目标、付诸实际行动或树立了良好的形象后， 沟通当然是成功的。但是成功了要问个为什么。一般说，本书介绍的种种原则都可以解释你成 功的原因。如果你总结出的结果与书中原则不尽相同，那又是为什么呢？一定会有原因的。你 自己能找到答案的话，今后才能进一步取得更多、更大的成功。 沟通能力可以帮助组织以及组织成员实现发展目标。随着地位的升迁，说和写的能力越发 显得重要。 书面形式有助于记录事情，传递复杂信息，方便读者，节省资金，提高信息传播效率。 改20 商务与管理沟通 下载 要点小结