案例七谈宝钢销售与收款环节的內部控制 中华财会网(ww.e521.com)2004-06-09 企业的内部控制是运用现代企业的系统理论、控制理论和信息理论,按照企 业控制与管理规律要求建立起来的经营管理体系,它对完善公司治理结构,改善 经营管理,防止弊端,保障财产安全,提高经营活动的效率和效益等,有十分重 要的意义。宝山钢铁股份有限公司(以下简称宝钢股份或公司)的战略目标是成 为全球最具竞争力的钢铁企业、实现企业价值最大化,而实现这一目标的有效手 段之一就是加强企业内部控制建设。 本文结合财政部在2002年12月23日颁布并实施的《内部会计控制规 范一一销售与收款(试行)》的有关要求,对宝钢股份销售与收款环节的内部控 制作一简要分析。 销售与收款的业务流程 宝钢股份销售管理的一大特点是高度的信息化管理,产品销售信息由公 司“9672产品销售子系统”自动生成,系统已实现从产品价格库生成、登记客户 需求、签订合同、运输发货、财务评审和结算、产品质量异议处理管理等全过程 控制。其主要流程是处理订单、签订合同、发出货物、结算货款四个基本环节 1、处理订单。对用户填写的订货卡片,或宝钢国际各贸易公司输入“9672 系统”的草约付款清单,销售部组织生产、制造部等部门对品种、规格、价格等 进行技术评审,并负责生产能力评审、运输方式评审。如评审通过,由销售业务 人员在订货卡片或草约付款清单上签字或盖章确认,再送交财务评审。财务人员 对付款草约的结算方式、货款金额、票据安全性等进行审核,确认收款依据 2、签订合同。销售业务人员按评审通过的内容,打印正式合同,经供 需双方确认签字后,合同生效。销售部将合同信息通过“9672系统”下发给制造 部并根据合同的交货期和生产计划编制原则进行排产。制造部依据生产计划及交 货期及时安排、调整生产计划,确保合同按时完成 3、发货。销售部根据制造部的“准发信息”和合同规定的运输方式, 向运输部提交成品厂内转库组批计划。运输部据以编制厂内装船、装车作业计划, 核对实物,按规定要求装车(船),与承运方办理实物交接,办理出库提货手续。 销售部收到成品装运出厂信息,负责配齐码单、质量保证书和运单(以 下简称“三单”),与用户进行产品最终交付
案例七 谈宝钢销售与收款环节的内部控制 中华财会网(www.e521.com) 2004-06-09 企业的内部控制是运用现代企业的系统理论、控制理论和信息理论，按照企 业控制与管理规律要求建立起来的经营管理体系，它对完善公司治理结构，改善 经营管理，防止弊端，保障财产安全，提高经营活动的效率和效益等，有十分重 要的意义。宝山钢铁股份有限公司（以下简称宝钢股份或公司）的战略目标是成 为全球最具竞争力的钢铁企业、实现企业价值最大化，而实现这一目标的有效手 段之一就是加强企业内部控制建设。 本文结合财政部在 2002 年 12 月 23 日颁布并实施的《内部会计控制规 范——销售与收款（试行）》的有关要求，对宝钢股份销售与收款环节的内部控 制作一简要分析。 一、销售与收款的业务流程 宝钢股份销售管理的一大特点是高度的信息化管理，产品销售信息由公 司“9672 产品销售子系统”自动生成，系统已实现从产品价格库生成、登记客户 需求、签订合同、运输发货、财务评审和结算、产品质量异议处理管理等全过程 控制。其主要流程是处理订单、签订合同、发出货物、结算货款四个基本环节。 1、处理订单。对用户填写的订货卡片，或宝钢国际各贸易公司输入“9672 系统”的草约付款清单，销售部组织生产、制造部等部门对品种、规格、价格等 进行技术评审，并负责生产能力评审、运输方式评审。如评审通过，由销售业务 人员在订货卡片或草约付款清单上签字或盖章确认，再送交财务评审。财务人员 对付款草约的结算方式、货款金额、票据安全性等进行审核，确认收款依据。 2、签订合同。销售业务人员按评审通过的内容，打印正式合同，经供 需双方确认签字后，合同生效。销售部将合同信息通过“9672 系统”下发给制造 部并根据合同的交货期和生产计划编制原则进行排产。制造部依据生产计划及交 货期及时安排、调整生产计划，确保合同按时完成。 3、发货。销售部根据制造部的“准发信息”和合同规定的运输方式， 向运输部提交成品厂内转库组批计划。运输部据以编制厂内装船、装车作业计划， 核对实物，按规定要求装车（船），与承运方办理实物交接，办理出库提货手续。 销售部收到成品装运出厂信息，负责配齐码单、质量保证书和运单（以 下简称“三单”），与用户进行产品最终交付
4、财务结算。财务人员根据接收到的“三单”信息,开具增值税发票, 进行销售结算,确认销售收入,核销预收款或进行收款 销售与收款控制措施 宝钢股份销售与收款的关键控制点主要体现在职务分离、业务流程控 制、财务结算控制等方面,主要的控制措施如下: (一)职务分离 宝钢股份的钢铁产品销售主要由销售部统一管理,财务结算由财会处负 责,内部检查由审计处负责 销售部在其《组织机构与管理职责》中明确规定了其内设部门的职责, 并特别强调由各产品室负责处理国内外市场开拓及销售、产品订单、合同签订、 执行销售政策和信用政策、用户使用情况的跟踪及反馈、催收货款等职能。物流 运输室负责钢铁产品出厂运输、物流及配货、出口船期跟踪、运输合同审核及签 订、运输供应商管理、产成品库存管理、运输异议处理、负责“三单”的管理 市场营销室负责营销环境分析、钢铁市场分析及策划,负责销售渠道综合管理、 钢铁产品价格管理、贸易纠纷处理及风险管理、钢铁产品营销策划及负责综合销 售计划管理。市场营销室、各产品室、物流运输室分别负责政策制定、执行、运 输库存管理;财会处主要负责对销售合同的财务评审和销售款项的结算和记录 并监督销售回收;审计处根据公司销售方面的规章制度及各部门职责权限的规 定,定期和不定期地进行内部控制检查。 (二)业务流程控制 1、销售政策制定控制。销售部严格按照公司制定的《钢铁产品价格管 理》制度,执行相关销售政策。该文件明确了价格管理的基本原则、产品价格制 定依据、价格管理领导小组和市场营销室职责、价格管理范围,并通过价格管理 流程来规范公司钢铁产品的价格制定,通过对各类产品的年度目标基价制定和日 常价格调整两种管理方式,经公司领导或部领导批准后,基价部分输入公司“9672 销售系统”,形成公司的基价库,日常调整部分通过对系统的授权审批,进行相 应调整,生成《宝山钢铁股份有限公司销售部价格文件》(包含折扣政策、赊销、 商票结算、付款政策),供相关单位执行销售政策和价格。销售部同时对外公布 《宝山钢铁股份有限公司价格目录》。 2、客户信用控制。销售部制定了“信用风险管理岗位和职责”、“信用风险 评估流程”,根据客户信用评级方法和客户信用授信表,建立客户信用档案
4、财务结算。财务人员根据接收到的“三单”信息，开具增值税发票， 进行销售结算，确认销售收入，核销预收款或进行收款。 二、销售与收款控制措施 宝钢股份销售与收款的关键控制点主要体现在职务分离、业务流程控 制、财务结算控制等方面，主要的控制措施如下： （一）职务分离 宝钢股份的钢铁产品销售主要由销售部统一管理，财务结算由财会处负 责，内部检查由审计处负责。 销售部在其《组织机构与管理职责》中明确规定了其内设部门的职责， 并特别强调由各产品室负责处理国内外市场开拓及销售、产品订单、合同签订、 执行销售政策和信用政策、用户使用情况的跟踪及反馈、催收货款等职能。物流 运输室负责钢铁产品出厂运输、物流及配货、出口船期跟踪、运输合同审核及签 订、运输供应商管理、产成品库存管理、运输异议处理、负责“三单”的管理。 市场营销室负责营销环境分析、钢铁市场分析及策划，负责销售渠道综合管理、 钢铁产品价格管理、贸易纠纷处理及风险管理、钢铁产品营销策划及负责综合销 售计划管理。市场营销室、各产品室、物流运输室分别负责政策制定、执行、运 输库存管理；财会处主要负责对销售合同的财务评审和销售款项的结算和记录、 并监督销售回收；审计处根据公司销售方面的规章制度及各部门职责权限的规 定，定期和不定期地进行内部控制检查。 （二）业务流程控制 1、销售政策制定控制。销售部严格按照公司制定的《钢铁产品价格管 理》制度，执行相关销售政策。该文件明确了价格管理的基本原则、产品价格制 定依据、价格管理领导小组和市场营销室职责、价格管理范围，并通过价格管理 流程来规范公司钢铁产品的价格制定，通过对各类产品的年度目标基价制定和日 常价格调整两种管理方式，经公司领导或部领导批准后，基价部分输入公司“9672 销售系统”，形成公司的基价库，日常调整部分通过对系统的授权审批，进行相 应调整，生成《宝山钢铁股份有限公司销售部价格文件》（包含折扣政策、赊销、 商票结算、付款政策），供相关单位执行销售政策和价格。销售部同时对外公布 《宝山钢铁股份有限公司价格目录》。 2、客户信用控制。销售部制定了“信用风险管理岗位和职责”、“信用风险 评估流程”，根据客户信用评级方法和客户信用授信表，建立客户信用档案
合同签订控制。宝钢股份的一大特点是根据销售合同安排生产,而 其合同一般为预收款和见单付款合同,占公司销售额的90%以上。由于公司的产 品销售信息是借助“9672销售信息系统”支持,销售政策和销售价格已实现系统 控制,所以销售合同的签订管理,主要体现在订货信息的核对管理上。公司的《订 货业务管理办法》对此有详细规定:产品室订货业务人员根据用户所填订货卡片 或宝钢国际各贸易公司通过“9672系统”传送的草约付款清单内容,对产品的品 种、规格、价格和资源量进行评审,核对订货结算单位名称是否与其合同印章的 内容相符。如一致,业务员在订货卡片或草约付款清单上签字或盖章确认即评审 通过;物流运输室业务员对订货卡片上用户要求的运输方式进行确认;产品室订 货业务人员将确认无误的草约付款清单明细表送交财务审核;销售财务接到订货 草约后,进行相关财务评审。评审通过后,订货业务人员打印正式合同并对所有 打印项目进行审核,审核无误后,销售人员根据授权与客户签订合同;并将合同 信息通过9672系统传送给相关部门。 4、发货控制。成品生产结束后,制造部在“9672系统”中做生产完成 标记,销售按销售合同和生产厂的成品准发信息,进行成品出厂的合同和资源管 理,按合同规定的运输方式落实车(船),并编制各运输方式的成品出厂组批计 划;运输部按成品出厂组批计划,编制厂内装船、装车作业计划,核对实物,按 规定要求装车(船),与承运方办理实物交接,确保百分之百按期发货,并确保 货物运送的安全性和及时性 (三)财务控制 公司的销售财务管理是通过“9672销售收款和发票结算两个子系统”完 成,设立资金综合管理、结算管理、会计管理三类岗位,对收款、发票结算、应 收账款、应收票据四类业务流程进行全方位的财务控制 1、订立合同阶段的财务控制。销售业务人员根据相关部门确认的订货 信息打印出草约付款清单,并将核对无误的清单明细表送交财会处审核;销售财 务接到订货草约后,进行系列财务评审,对于有欠款的用户,需得到销售部主管 领导书面同意后方可订货。 2、收款控制。收款作业是由财务在收到客户的支票、汇票、商票、本 票、信用卡或电子汇兑的款项,进行相关财务处理的过程。其主要流程和控制措 施为,根据订货政策,每收到一笔款项,先由系统生成连续编号的收款单,并向 普通会计系统抛账,生成会计凭证。然后将款项分配至合约或合同。出厂中心发 货,配齐“三单”信息,并在“9672系统”中向销售财务结算组上抛发货信息
3、合同签订控制。宝钢股份的一大特点是根据销售合同安排生产，而 其合同一般为预收款和见单付款合同，占公司销售额的 90%以上。由于公司的产 品销售信息是借助“9672 销售信息系统”支持，销售政策和销售价格已实现系统 控制，所以销售合同的签订管理，主要体现在订货信息的核对管理上。公司的《订 货业务管理办法》对此有详细规定：产品室订货业务人员根据用户所填订货卡片 或宝钢国际各贸易公司通过“9672 系统”传送的草约付款清单内容，对产品的品 种、规格、价格和资源量进行评审，核对订货结算单位名称是否与其合同印章的 内容相符。如一致，业务员在订货卡片或草约付款清单上签字或盖章确认即评审 通过；物流运输室业务员对订货卡片上用户要求的运输方式进行确认；产品室订 货业务人员将确认无误的草约付款清单明细表送交财务审核；销售财务接到订货 草约后，进行相关财务评审。评审通过后，订货业务人员打印正式合同并对所有 打印项目进行审核，审核无误后，销售人员根据授权与客户签订合同；并将合同 信息通过 9672 系统传送给相关部门。 4、发货控制。成品生产结束后，制造部在“9672 系统”中做生产完成 标记，销售按销售合同和生产厂的成品准发信息，进行成品出厂的合同和资源管 理，按合同规定的运输方式落实车（船），并编制各运输方式的成品出厂组批计 划；运输部按成品出厂组批计划，编制厂内装船、装车作业计划，核对实物，按 规定要求装车（船），与承运方办理实物交接，确保百分之百按期发货，并确保 货物运送的安全性和及时性。 （三）财务控制 公司的销售财务管理是通过“9672 销售收款和发票结算两个子系统”完 成，设立资金综合管理、结算管理、会计管理三类岗位，对收款、发票结算、应 收账款、应收票据四类业务流程进行全方位的财务控制。 1、订立合同阶段的财务控制。销售业务人员根据相关部门确认的订货 信息打印出草约付款清单，并将核对无误的清单明细表送交财会处审核；销售财 务接到订货草约后，进行系列财务评审，对于有欠款的用户，需得到销售部主管 领导书面同意后方可订货。 2、收款控制。收款作业是由财务在收到客户的支票、汇票、商票、本 票、信用卡或电子汇兑的款项，进行相关财务处理的过程。其主要流程和控制措 施为，根据订货政策，每收到一笔款项，先由系统生成连续编号的收款单，并向 普通会计系统抛账，生成会计凭证。然后将款项分配至合约或合同。出厂中心发 货，配齐“三单”信息，并在“9672 系统”中向销售财务结算组上抛发货信息
财务结算组根据出厂的发货信息进行结算开票,确认销售收入。同时销售资金管 理也对预收款的补合约欠款和退余款进行了明确规定。 3、发票结算控制。销售发票结算控制由以下三环节组成:出厂中心发 货后配齐“三单”、销售财务结算、交寄结算单据给结算单位。《销售结算管理制 度》对上述流程均有详细规定,尤其强调“三单”结齐是结算控制点,从“9672 系统”将一致的“三单”信息传入金税系统(国家税务系统),通过金税系统开 具增值税发票,开票结束后,再把发票信息从金税系统回传至“9672系统”,系 统自动核对发运、合同、发票信息、确保三者所载明的品名、规格、数量、价格 一致后,如为预收款则进行销账处理,如为见单付款则编制见单付款通知单,向 客户收款。 公司销售发票的开具,是由金税系统控制的,每天开完发票后都必须核 实所剩的空白发票实物是否与金税系统的库存发票数一致,如有出入必须及时查 找原因,并予以正确处理,发票存根联按规定定期装订成册。 4、应收票据管理控制。应收票据是公司在销售过程中,收取客户为订 购货款所支付的商业汇票,公司应收票据的管理分两部分:应收票据的收取、票 据信息的录入和入账工作由销售财务人员在“销售收款子系统”中完成,票据的 日常库存管理、收款、贴现和分析由公司资金管理人员在“票据管理模块”中完 成,公司的“票据管理模块”与“销售收款子系统”相结合实现了整个票据的信 息化管理。公司的应收票据设有专人保管,票据的接受、贴现和延期换新都是经 由保管票据以外的主管人员的书面批准,各种票据信息都能在管理模块中査询并 进行追踪控制,应收票据管理实现了人员分工和信息系统的双重控制。 5、应收账款控制。公司制定了《应收账款管理及核算办法》和《应收 账款管理岗位流程》,有效地规范了应收账款管理工作。 该办法和流程对应收账款分事前、事中、事后三阶段进行管理,明确规定了 对客户信用管理、公司内部的账务处理、信息互通和日常监督、催款管理、应收 账款分析报告、账龄管理、对账管理以及申报坏账等八方面的管理工作。公司对 客户赊销、取得保证、限期回收货款的原则,并通过业务和财务双重评审,特别 强调销售人员对应收账款的催收、应收账款账龄分析和逾期应收账款报告及追加 法律保全等控制程序。 6、坏账控制。坏账损失是指因应收款项预计不能收回而发生的损失。 公司的《坏账管理办法》从职责上对申报单位、法务处、财会处进行了分工,对 坏账核销的处理程序有明确规定,特别强调坏账申报、账务处审核、坏账核销
财务结算组根据出厂的发货信息进行结算开票，确认销售收入。同时销售资金管 理也对预收款的补合约欠款和退余款进行了明确规定。 3、发票结算控制。销售发票结算控制由以下三环节组成：出厂中心发 货后配齐“三单”、销售财务结算、交寄结算单据给结算单位。《销售结算管理制 度》对上述流程均有详细规定，尤其强调“三单”结齐是结算控制点，从“9672 系统”将一致的“三单”信息传入金税系统（国家税务系统），通过金税系统开 具增值税发票，开票结束后，再把发票信息从金税系统回传至“9672 系统”，系 统自动核对发运、合同、发票信息、确保三者所载明的品名、规格、数量、价格 一致后，如为预收款则进行销账处理，如为见单付款则编制见单付款通知单，向 客户收款。 公司销售发票的开具，是由金税系统控制的，每天开完发票后都必须核 实所剩的空白发票实物是否与金税系统的库存发票数一致，如有出入必须及时查 找原因，并予以正确处理，发票存根联按规定定期装订成册。 4、应收票据管理控制。应收票据是公司在销售过程中，收取客户为订 购货款所支付的商业汇票，公司应收票据的管理分两部分：应收票据的收取、票 据信息的录入和入账工作由销售财务人员在“销售收款子系统”中完成，票据的 日常库存管理、收款、贴现和分析由公司资金管理人员在“票据管理模块”中完 成，公司的“票据管理模块”与“销售收款子系统”相结合实现了整个票据的信 息化管理。公司的应收票据设有专人保管，票据的接受、贴现和延期换新都是经 由保管票据以外的主管人员的书面批准，各种票据信息都能在管理模块中查询并 进行追踪控制，应收票据管理实现了人员分工和信息系统的双重控制。 5、应收账款控制。公司制定了《应收账款管理及核算办法》和《应收 账款管理岗位流程》，有效地规范了应收账款管理工作。 该办法和流程对应收账款分事前、事中、事后三阶段进行管理，明确规定了 对客户信用管理、公司内部的账务处理、信息互通和日常监督、催款管理、应收 账款分析报告、账龄管理、对账管理以及申报坏账等八方面的管理工作。公司对 客户赊销、取得保证、限期回收货款的原则，并通过业务和财务双重评审，特别 强调销售人员对应收账款的催收、应收账款账龄分析和逾期应收账款报告及追加 法律保全等控制程序。 6、坏账控制。坏账损失是指因应收款项预计不能收回而发生的损失。 公司的《坏账管理办法》从职责上对申报单位、法务处、财会处进行了分工，对 坏账核 销的处理程序有明确规定，特别强调坏账申报、账务处审核、坏账核销
的批准、坏账核销的会计处理等环节的规范化处理,同时要求坏账核销后的继续 催款,做到账销案存。已注销的坏账收回时能及时入账,不会形成账外款。 宝钢股份通过上述职务分离、业务控制、财务控制等内部控制手段,实 现销售与收款不相容岗位相互分离、制约和监督,并最终促成公司销售目标的实 现。 谢中新(作者单位:宝山钢铁股份有限公司审计处)
的批准、坏账核销的会计处理等环节的规范化处理，同时要求坏账核销后的继续 催款，做到账销案存。已注销的坏账收回时能及时入账，不会形成账外款。 宝钢股份通过上述职务分离、业务控制、财务控制等内部控制手段，实 现销售与收款不相容岗位相互分离、制约和监督，并最终促成公司销售目标的实 现。 谢中新（作者单位：宝山钢铁股份有限公司审计处）