宜賓贱業技學院囊 Yin vocational Technical colege 课程名称|文书档案教学主题 文书工作与档案管理概述 授课班级|文秘1041授课时间 第九周 授课地点 1118教室 星期一 教学目标: (一)知识目标:1、理解文书工作的内涵 2、了解档案管理工作的主要内容 (二)能力目标:对文书档案有一个总体的了解 职业技能教学点:思考文书工作和档案管理对本专业的重要性 教学重点:1、公文的含义 2、档案管理工作的主要内容 教学难点:文书工作与档案管理的组织机构与人员 教学设计 老师讲解,通过分析实际案例,让学生认识到这一门课程的重要性 教学手段 学生参与思考 教学过程 教学内容与板书备注 (一)文书工作 文书工作的含义 文书工作是机关内部和机关之间,按照统一意志进行正常工作与活动的联系 纽带。 、文书工作的内容 文书工作可分为三个环节:即文件的形成、处理和管理。文件的形成,是文 书工作的前提环节;文件的处理,是文书工作的中心环节;文件的管理,是文书 工作的归结环节。 文书工作的特点 (1)政治性 它直接地忠实地为机关领导工作服务,为加强党的建设服务,为实现社会主
教 案 Yibin Vocational & Technical College 1 课程名称 文书档案 教学主题 文书工作与档案管理概述 授课班级 文秘 1041 授课时间 第九周 星期一 授课地点 1118 教室 教学目标： （一）知识目标 ：1、理解文书工作的内涵 2、了解档案管理工作的主要内容 （二）能力目标：对文书档案有一个总体的了解 职业技能教学点：思考文书工作和档案管理对本专业的重要性 教学重点：1、公文的含义 2、档案管理工作的主要内容 教学难点： 文书工作与档案管理的组织机构与人员 教学设计： 老师讲解，通过分析实际案例，让学生认识到这一门课程的重要性。 教学手段： 学生参与思考 教 学 过 程 教 学 内 容 与 板 书 备 注 (一)文书工作 一、文书工作的含义 文书工作是机关内部和机关之间，按照统一意志进行正常工作与活动的联系 纽带。 二、文书工作的内容 文书工作可分为三个环节：即文件的形成、处理和管理。文件的形成，是文 书工作的前提环节；文件的处理，是文书工作的中心环节；文件的管理，是文书 工作的归结环节。 三、文书工作的特点 (1)政治性 它直接地忠实地为机关领导工作服务，为加强党的建设服务，为实现社会主
宜賓贱業技學院囊 Ybin Vocational Technical Colege 义现代化服务 (2)机密性 在形成、处理和管理文件的过程中,要严格遵守保密制度,确保党和国家秘 密的安全 (3)科学性 必须有严密和合理的组织形式,有严格明确的行文制度,有形成、处理、管 理文件的前后衔接的工作程序,有用途各别的文种及其特定的体式与严谨的结构, 有对语言、文字的严格要求等 (4)时间性 文书工作程序较多,环环紧扣,首尾相衔,每道程序、每个环节均应重视时 效 (二)档案管理 、档案管理的含义 档案管理也称档案工作,或档案管理工作,简单的说就是用科学的方法管理档 案,为党和国家的各项工作服务 档案管理的特点 管理性 2、服务性 3、政治性 4、机要性 、档案管理工作内容 包括档案的收集,整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作,通常也称 为档案工作的六个环节,也是档案工作的六项任务和六项业务 四、清代的档案管理 我国历来有修史借鉴的优良传统,与此相关,则是对档案文献保存的一贯重 视。清代的档案管理进一步系统化和制度化。 作为中央中枢机构的内阁,是清代档案管理的最重要机构,它下辖有内阁大 库、皇史宬和副本库三大档案库房。 军机处兼管的方略馆,则是军机处档案的保管地。由于清代有编修方略、纪 略的传统,故方略馆大库也收集保存了大量的档案文献。中央其他机构也多有专 门的档案管理保存机构。如内务府有谱牒库、稿房、档房,所属都虞司、掌仪司 御茶膳房、升平署等均有自己的档案房。户部有南北档案房和总档案房。礼部有
教 案 Yibin Vocational & Technical College 2 义现代化服务。 (2)机密性 在形成、处理和管理文件的过程中，要严格遵守保密制度，确保党和国家秘 密的安全。 (3)科学性 必须有严密和合理的组织形式，有严格明确的行文制度，有形成、处理、管 理文件的前后衔接的工作程序，有用途各别的文种及其特定的体式与严谨的结构， 有对语言、文字的严格要求等 (4)时间性 文书工作程序较多，环环紧扣，首尾相衔，每道程序、每个环节均应重视时 效。 （二）档案管理 一、档案管理的含义 档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单的说就是用科学的方法管理档 案，为党和国家的各项工作服务。 二、档案管理的特点 1、管理性 2、服务性 3、政治性 4、机要性 三、档案管理工作内容 包括档案的收集，整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作，通常也称 为档案工作的六个环节，也是档案工作的六项任务和六项业务。 四、清代的档案管理 我国历来有修史借鉴的优良传统，与此相关，则是对档案文献保存的一贯重 视。清代的档案管理进一步系统化和制度化。 作为中央中枢机构的内阁，是清代档案管理的最重要机构，它下辖有内阁大 库、皇史宬和副本库三大档案库房。 军机处兼管的方略馆，则是军机处档案的保管地。由于清代有编修方略、纪 略的传统，故方略馆大库也收集保存了大量的档案文献。中央其他机构也多有专 门的档案管理保存机构。如内务府有谱牒库、稿房、档房，所属都虞司、掌仪司、 御茶膳房、升平署等均有自己的档案房。户部有南北档案房和总档案房。礼部有
宜賓贱業技學院囊 Ybin Vocational Technical Coleg 清档房管档案,所属乐部亦有档案房;理藩院有满汉档案房:八旗都统衙门亦有 档案库;刑部有清档案房,各有专人管理。 清代档案管理制度化主要表现在: 首先是编目登记制度。据《清律例汇纂大成》卷7载:“部院衙门案卷,名 立号簿,加谨收贮。遇迁转之日,将经管案卷交代,出具并无遗失甘结,送堂存 案”。地方衙门也须“照依年月,编号登记,注明经承人姓名,造册交代”。凡 审理词讼衙门,“于结案后,即令该吏将通案犯证、呈状、口供、勘语,粘连成 帙,于接缝处钤盖印信”,如有遗失、毁坏及篡改等情弊,按卷治罪 其次是录副制度,即文件副本制度。此制原行于各省督抚题奏事件。据《东 华录》载,雍正时,鉴于“收贮卷案,封禁虽严,而翻阅査对不能脱书吏之手, 盗取文移,改易字迹,百弊丛生,莫可究诘”。在强调司官迁转具结交待制度的 同时规定,“嗣后各部衙门存贮档案之处,应委笔帖式等官轮班值宿巡査。至内 阁本章,及各衙门档案,皆于正本外立一副本,另行收贮。如本章正本系红字批 发,副本则批墨笔存案。其它档案副本或用钤记以分别之。不但于公事有益,且 可杜奸胥滑吏隐藏改换之弊”。(《光绪会典事例》卷14)录副制度自此广泛推 其三是汇抄档案制度。顺治年间仅汇抄上谕,康雍以后逐渐推广。主要有二 类:各种诏令谕旨汇抄和专题事件汇抄。大量的汇抄档为专题档。如对俄关系的 《俄罗斯档》,经营西藏的《西藏档》,有关洋务运动的《洋务档》,有关平定 金川事件的《金川档》,《光绪大婚档》,《慈禧六旬庆典档》等 其四是确定档案缮修制度。始于乾隆四十年对《满文老档》等开国前后文献 的重抄和转抄。此后又于乾隆五十四年、六十年、嘉庆六年三次对军机处档案进 行了缮修,遂成制度。故梁章钜说:“凡本处清汉字档,每届五年由军机大臣奏 请,另缮一份,以备阙失。清字档,令方略馆译汉官缮写,汉字档,令内阁中书 缮写。皆派本处章京二人校对,事竣请旨议叙”。(《枢垣纪略》卷14《规制》 五年缮修一次之制始于嘉庆十年,咸丰四年后改为三年一次。据《光绪会典》 记载,“凡清字、汉字之档,岁久则缮,清字档每届五年,汉字档每届三年,均 由军机大臣奏明,另缮一份,并原档一并存储,以备阙失”。这对清代档案的保 存起了重要作用。 (三)文书工作与档案管理的组织机构人员
教 案 Yibin Vocational & Technical College 3 清档房管档案，所属乐部亦有档案房；理藩院有满汉档案房；八旗都统衙门亦有 档案库；刑部有清档案房，各有专人管理。 清代档案管理制度化主要表现在： 首先是编目登记制度。据《清律例汇纂大成》卷 7 载：“部院衙门案卷，名 立号簿，加谨收贮。遇迁转之日，将经管案卷交代，出具并无遗失甘结，送堂存 案”。地方衙门也须“照依年月，编号登记，注明经承人姓名，造册交代”。凡 审理词讼衙门，“于结案后，即令该吏将通案犯证、呈状、口供、勘语，粘连成 帙，于接缝处钤盖印信”，如有遗失、毁坏及篡改等情弊，按卷治罪。 其次是录副制度，即文件副本制度。此制原行于各省督抚题奏事件。据《东 华录》载，雍正时，鉴于“收贮卷案，封禁虽严，而翻阅查对不能脱书吏之手， 盗取文移，改易字迹，百弊丛生，莫可究诘”。在强调司官迁转具结交待制度的 同时规定，“嗣后各部衙门存贮档案之处，应委笔帖式等官轮班值宿巡查。至内 阁本章，及各衙门档案，皆于正本外立一副本，另行收贮。如本章正本系红字批 发，副本则批墨笔存案。其它档案副本或用钤记以分别之。不但于公事有益，且 可杜奸胥滑吏隐藏改换之弊”。（《光绪会典事例》卷 14）录副制度自此广泛推 行。 其三是汇抄档案制度。顺治年间仅汇抄上谕，康雍以后逐渐推广。主要有二 类：各种诏令谕旨汇抄和专题事件汇抄。大量的汇抄档为专题档。如对俄关系的 《俄罗斯档》，经营西藏的《西藏档》，有关洋务运动的《洋务档》，有关平定 金川事件的《金川档》，《光绪大婚档》，《慈禧六旬庆典档》等。 其四是确定档案缮修制度。始于乾隆四十年对《满文老档》等开国前后文献 的重抄和转抄。此后又于乾隆五十四年、六十年、嘉庆六年三次对军机处档案进 行了缮修，遂成制度。故梁章钜说：“凡本处清汉字档，每届五年由军机大臣奏 请，另缮一份，以备阙失。清字档，令方略馆译汉官缮写，汉字档，令内阁中书 缮写。皆派本处章京二人校对，事竣请旨议叙”。（《枢垣纪略》卷 14《规制》） 五年缮修一次之制始于嘉庆十年，咸丰四年后改为三年一次。据《光绪会典》 记载，“凡清字、汉字之档，岁久则缮，清字档每届五年，汉字档每届三年，均 由军机大臣奏明，另缮一份，并原档一并存储，以备阙失”。这对清代档案的保 存起了重要作用。 （三）文书工作与档案管理的组织机构人员
宜賓贱業技學院囊 Ybin Vocational Technical Colege 、文书工作机构 1、较大的机关一—“文书处”“文书科” 2、较小的机关或基层单位一一文书工作人员 文书部门的任务主要是形成、处理和保管文书。 档案工作机构 1、档案室 2、档案馆 3、档案事业管理机构 (四)文书工作与档案工作的关系 文书工作者作为机关工作中的参谋、助手,肩负着传达领导意图,为机关各 项工作服务的任务。从广义上讲,包括制发、处理与管理文件过程中所进行的全 部工作。档案工作,是文书工作的继续和延伸,即对有价值的文件材料进行收集、 管理和提供利用。文书工作与档案工作是一个有机联系的整体,二者的关系是: 、文书工作是档案工作的基础和前提。 许多文件是档案的前身,文书工作的状况如何,不仅直接影响其自身的质量 和机关的日常工作,而且也影响日后转化为档案的质量和国家档案事业的建设。 档案来源于文书,是由文件材料转化而来的。文稿的撰写必须符合党的路线、方 针、政策;内容要切合实际情况,观点明确,立据可靠,逻辑严密,言简意赅, 文理通顺。文件的制发要考虑是否齐全,特别是一些具有指导性的文件和日后留 作凭证的文件,格式要统一、规范,书写忌用铅笔、圆珠笔和质量较差的墨水及 打印机;否则时间一长,有的档案还未向档案机构移交已经发生字迹扩散、退色 等现象,严重影响了档案的査找和保存。为保证文件的严肃性,缮印时要避免纰 漏,收发、运转要防止差错和丢失,保证质量和齐全完整,从而为档案的完整性 和系统性打下良好的基础。所以说,文书工作是档案工作的基础和前提,文书工 作的质量,对档案工作有着决定性的影响。 2、做好文书立卷工作是连结文书工作与档案工作的纽带。 机关在公务活动中形成和使用的文书处理完毕以后,一部分随着记述、办事 等现行功能的结束,失去其社会价值而被淘汰;另一部分由于对日后具有查考价 值,则被选择保存,并将其零散文件,按照它们在形成过程中的联系和一定规律进 行系统整理组成案卷,这种系统整理工作就叫文书立卷工作。文书立卷是公文处
教 案 Yibin Vocational & Technical College 4 一、文书工作机构 1、较大的机关——“文书处”“文书科” 2、较小的机关或基层单位——文书工作人员 文书部门的任务主要是形成、处理和保管文书。 二、档案工作机构 1、档案室 2、档案馆 3、档案事业管理机构 （四）文书工作与档案工作的关系 文书工作者作为机关工作中的参谋、助手，肩负着传达领导意图，为机关各 项工作服务的任务。从广义上讲，包括制发、处理与管理文件过程中所进行的全 部工作。档案工作，是文书工作的继续和延伸，即对有价值的文件材料进行收集、 管理和提供利用。文书工作与档案工作是一个有机联系的整体，二者的关系是： 1、文书工作是档案工作的基础和前提。 许多文件是档案的前身，文书工作的状况如何，不仅直接影响其自身的质量 和机关的日常工作，而且也影响日后转化为档案的质量和国家档案事业的建设。 档案来源于文书，是由文件材料转化而来的。文稿的撰写必须符合党的路线、方 针、政策；内容要切合实际情况，观点明确，立据可靠，逻辑严密，言简意赅， 文理通顺。文件的制发要考虑是否齐全，特别是一些具有指导性的文件和日后留 作凭证的文件，格式要统一、规范，书写忌用铅笔、圆珠笔和质量较差的墨水及 打印机；否则时间一长，有的档案还未向档案机构移交已经发生字迹扩散、退色 等现象，严重影响了档案的查找和保存。为保证文件的严肃性，缮印时要避免纰 漏，收发、运转要防止差错和丢失，保证质量和齐全完整，从而为档案的完整性 和系统性打下良好的基础。所以说，文书工作是档案工作的基础和前提，文书工 作的质量，对档案工作有着决定性的影响。 2、做好文书立卷工作是连结文书工作与档案工作的纽带。 机关在公务活动中形成和使用的文书处理完毕以后，一部分随着记述、办事 等现行功能的结束，失去其社会价值而被淘汰；另一部分由于对日后具有查考价 值，则被选择保存,并将其零散文件，按照它们在形成过程中的联系和一定规律进 行系统整理组成案卷，这种系统整理工作就叫文书立卷工作。文书立卷是公文处
宜賓贱業技學院囊 Ybin Vocational Technical Colege 理工作的最后一个环节,办理完毕,具有查考利用价值的公文材料,组成案卷后, 就转化成为档案,从这一环节上最能体现文书工作与档案工作的密切联系,是文 书工作与档案工作的结合部。机关在工作活动中形成了大量的文件材料,每份文 件材料既是独立的,有它自己特定的使命和作用,而在同一项工作、同一个问题 的处理过程中形成的许多文件材料,它们相互间又有其内在的密切联系。文件之 间的这种联系,是在机关活动中历史地形成的,我们应依照它们之间的历史联系 科学地加以整理、区分,组成一个个案卷,使每一个案卷都成为精练的、系统的 有机联系组合体。只有这样,才能保持历史的真实面貌,反映各项工作的客观进 程,便于平时査找和利用。否则,就会使文件孤立、零散,杂乱无章,看不清彼 此之间的联系,弄不清来龙去脉,降低文件的使用率。 3、加强文件平时收集,是保证档案提供利用的有效措施。 要做好文书立卷工作,关键是加强平时文件的收集,它关系到档案的完整与 安全。文件材料的收集工作,应该由文书工作人员负责,在收集过程中充分发挥 主观能动性,采取各种有效措施,多渠道地把应该归档的文件全部收集起来;在 文稿的拟制、打印以至收发的过程中,要注意文件底稿、附件、批复的收存;善 于运用收文、发文登记薄将处理完毕的文件进行检査核对,并根据它们之间的联 系,按文书立卷的类目做好平时立卷,为归档打好基础。平时立卷,是文书工作 的一项重要内容,也是保证档案利用的有效措施 4、档案提供利用,是检验文书工作好坏的标准。 档案的利用,是档案工作的最终目的,也是检验文书工作好坏的标准。档案 来源于文书,又为文书工作服务,也就是为领导决策服务。反过来说,领导的决 策一旦形成了正式文件,既具有现行的指导作用,又具有查考凭证作用,如一些 规定、意见、条例等指导性的文件,就具有长时间的指导作用;重大问题的处理 决定、征地协议、职务任免、机构设置、隶属关系的改变等,就具有长久的査考 和凭证作用。档案利用的主导作用,体现在利用工作对基础工作的促进和完善方 面。而利用效果的大小,取决于文书工作做得如何。假如文件手续不全,缺日期 少单位,就会给利用带来困难,就很难发挥它的权威性和凭证作用;文件的纸张 材料质量差,耐破度、耐折度、耐撕裂度小,易破损、易老化,用墨不注意耐久 性,就会影响档案的“寿命”和利用期等问题。所以,通过档案的利用,可以发
教 案 Yibin Vocational & Technical College 5 理工作的最后一个环节，办理完毕，具有查考利用价值的公文材料，组成案卷后， 就转化成为档案，从这一环节上最能体现文书工作与档案工作的密切联系，是文 书工作与档案工作的结合部。机关在工作活动中形成了大量的文件材料，每份文 件材料既是独立的，有它自己特定的使命和作用，而在同一项工作、同一个问题 的处理过程中形成的许多文件材料，它们相互间又有其内在的密切联系。文件之 间的这种联系，是在机关活动中历史地形成的，我们应依照它们之间的历史联系， 科学地加以整理、区分，组成一个个案卷，使每一个案卷都成为精练的、系统的 有机联系组合体。只有这样，才能保持历史的真实面貌，反映各项工作的客观进 程，便于平时查找和利用。否则，就会使文件孤立、零散，杂乱无章，看不清彼 此之间的联系，弄不清来龙去脉，降低文件的使用率。 3、加强文件平时收集，是保证档案提供利用的有效措施。 要做好文书立卷工作，关键是加强平时文件的收集，它关系到档案的完整与 安全。文件材料的收集工作，应该由文书工作人员负责，在收集过程中充分发挥 主观能动性，采取各种有效措施，多渠道地把应该归档的文件全部收集起来；在 文稿的拟制、打印以至收发的过程中，要注意文件底稿、附件、批复的收存；善 于运用收文、发文登记薄将处理完毕的文件进行检查核对，并根据它们之间的联 系，按文书立卷的类目做好平时立卷，为归档打好基础。平时立卷，是文书工作 的一项重要内容，也是保证档案利用的有效措施。 4、档案提供利用，是检验文书工作好坏的标准。 档案的利用，是档案工作的最终目的，也是检验文书工作好坏的标准。档案 来源于文书，又为文书工作服务，也就是为领导决策服务。反过来说，领导的决 策一旦形成了正式文件，既具有现行的指导作用，又具有查考凭证作用，如一些 规定、意见、条例等指导性的文件，就具有长时间的指导作用；重大问题的处理 决定、征地协议、职务任免、机构设置、隶属关系的改变等，就具有长久的查考 和凭证作用。档案利用的主导作用，体现在利用工作对基础工作的促进和完善方 面。而利用效果的大小，取决于文书工作做得如何。假如文件手续不全，缺日期、 少单位，就会给利用带来困难，就很难发挥它的权威性和凭证作用；文件的纸张 材料质量差，耐破度、耐折度、耐撕裂度小，易破损、易老化，用墨不注意耐久 性，就会影响档案的“寿命”和利用期等问题。所以，通过档案的利用，可以发