假设 Fisher -Price于8月4日卖给Toys“”US价值$50,000的商品。如果信贷条件为2/0n/30,而 Fisher- Price在8月14日还款。 Fisher- Price将记录销售和收款如下: 8月4日应收账款一Toys“9”US 0,000 销售收入 赊销 资产三负债+股东权益+收入 50,000=0 +50,000 8月14日现金($50,000*0.98) 49,000 销售折扣($50,000*0.02) 1,000 应收账款—Toys 50,000 收现金 资产=负债+股东权益-对方收入 +49,000 0 1,000 50,000 在这笔交易中, Fisher-Pice收到了现金s49,000。客户有$1,000的折扣,使 Fisher- Price净销售收入减 少至$49,000。折扣是记在一个叫“销售折扣”的账户中,作为销售收入的减项。作为一个反向账户,销 售收入减销售折扣得出净销售额 10天2%的折扣推至全年就是大概37%的年利率,这足以刺激客户加快付款。但为什么像 Fisher- Price这样的公司愿意提供这么多的折扣呢?因为,正如俗话所说:“一鸟在手胜于两鸟在林”。能迅速 得到现金,销售者就可以避免现金短缺及相应的昂贵的借款需求:销售者还可以避免以后追款。第五章 我们会更详细地讨论应收账款 目标4:运用内部控制于现金收款中 现金收款的内部控制 现金收款的内部控制确保所有现金都存在银行中,且公司的会计记录是准确的。有许多企业是通过 柜台交易或邮寄形式收到现金。每一种现金收款的方式都需要不同的安全措施 柜台交易收款。销售点终端(即收银机)为商店提供对现金收款的管理控制。想想Macy's商店:首 先,安置终端使客户能够看到出纳输λ电脑的数额。公司政策要求有一张收款凭证以确保每笔销售都被 收银机记录 第二,现金抽屉只有当销售员输入密码后才能被打开,且机器要记录每一笔收入和现金交易。在每 天结束的时候,经理通过比较现金抽屉里的金额和机器当天的销售记录来检查现金。此步骤帮助克服员 工的偷窃行为。为了安全的原因,员工不能接近每天的现金收款会计帐 在每天结束时,出纳或其他有现金处置权的员工将现金存入银行。现金收款的会计记录以电子方式 进入会计处,作为会计记账的基础。定期经理定点的检查也可以防止偷窃 请参照点4-10 邮寄方式收款。所有寄来的信件都要由信件室的员工打开。这个人要把收到支票的金额与所付汇款 单(就是那张列示支票金额的纸)上的金额相对比。如果汇款单未收到,信件时的员工就要亲自准备 张并把每笔收入的金额填入控制带。在每天结束时,控制带要交给一名负责人,比如总会计师,来进行 核查。现金收据要交给出纳,出纳再加上以柜台交易方式收到的款,一起存入银行 对于信件室员工是第一个处理邮寄现金收据这一要求,它能确保职权的分离。如果是会计打开邮寄
假设 Fisher-Price 于 8 月 4 日卖给 Toys“Я”US 价值$50,000 的商品。如果信贷条件为 2/10 n/30，而 Fisher-Price 在 8 月 14 日还款。Fisher-Price 将记录销售和收款如下： 8 月 4 日 应收账款—Toys“Я”US 50,000 销售收入 50,000 赊销。 资产 = 负债 + 股东权益 + 收入 50,000= 0 + 50,000 8 月 14 日 现金($50,000*0.98) 49,000 销售折扣($50,000*0.02) 1,000 应收账款—Toys “Я”US 50,000 收现金。 资产 = 负债 + 股东权益 – 对方收入 +49,000 = 0 - 1,000 -50,000 在这笔交易中，Fisher-Price 收到了现金$49,000。客户有$1,000 的折扣，使 Fisher-Price 净销售收入减 少至$49,000。折扣是记在一个叫“销售折扣”的账户中，作为销售收入的减项。作为一个反向账户，销 售收入减销售折扣得出净销售额。 10 天 2%的折扣推至全年就是大概 37%的年利率，这足以刺激客户加快付款。但为什么像 FisherPrice 这样的公司愿意提供这么多的折扣呢？因为，正如俗话所说：“一鸟在手胜于两鸟在林”。能迅速 得到现金，销售者就可以避免现金短缺及相应的昂贵的借款需求；销售者还可以避免以后追款。第五章 我们会更详细地讨论应收账款。 目标 4： 运用内部控制于现金收款中 现金收款的内部控制 现金收款的内部控制确保所有现金都存在银行中，且公司的会计记录是准确的。有许多企业是通过 柜台交易或邮寄形式收到现金。每一种现金收款的方式都需要不同的安全措施。 柜台交易收款。销售点终端（即收银机）为商店提供对现金收款的管理控制。想想 Macy’s 商店：首 先，安置终端使客户能够看到出纳输入电脑的数额。公司政策要求有一张收款凭证以确保每笔销售都被 收银机记录。 第二，现金抽屉只有当销售员输入密码后才能被打开，且机器要记录每一笔收入和现金交易。在每 天结束的时候，经理通过比较现金抽屉里的金额和机器当天的销售记录来检查现金。此步骤帮助克服员 工的偷窃行为。为了安全的原因，员工不能接近每天的现金收款会计帐。 在每天结束时，出纳或其他有现金处置权的员工将现金存入银行。现金收款的会计记录以电子方式 进入会计处，作为会计记账的基础。定期经理定点的检查也可以防止偷窃。 请参照点 4-10 邮寄方式收款。所有寄来的信件都要由信件室的员工打开。这个人要把收到支票的金额与所付汇款 单（就是那张列示支票金额的纸）上的金额相对比。如果汇款单未收到，信件时的员工就要亲自准备一 张并把每笔收入的金额填入控制带。在每天结束时，控制带要交给一名负责人，比如总会计师，来进行 核查。现金收据要交给出纳，出纳再加上以柜台交易方式收到的款，一起存入银行。 对于信件室员工是第一个处理邮寄现金收据这一要求，它能确保职权的分离。如果是会计打开邮寄
现金收据,那么他们就很容易隐瞒偷窃。 信件室员工之后再把汇款单交给会计处。他们为现金账簿和客户账的录入提供数据。作为最后 步,总会计师将一天内现金收款的三笔记录相核对: ●从信件室收到的控制带总数; ●从出纳处得到的银行存款总数 从会计部得到的借记现金的总数 许多企业都使用锁箱系统来区分现金职责和建立对现金收款的控制。因为公司员工不能直接接触进 来的现金,因此对现金的内部控制就增加了。此外,因为现金能够立即为企业服务,锁箱系统提高了效 率 例4-10总结了对现金收款的所有控制 例4-10:现金收款的内部控制 内部控制因素 现金收款的内部控制 有竞争性的、可信 公司小心地屏蔽有不好人格特征的员工。公司也要花大量的钱来 的、有道德感的员工 培训员工 职责分配 出纳、出纳管理员、现金会计要由不同的员工来担当 适当授权 只有被授权的员工,如部门经理,才能提供客户特权、签一定金 额以上的发票收据、允许客户先卖后付。 职权分离 出纳和信件室员工不能接近会计帐。管现金账的会计人员也不能 接触现金。 内部和外部审 内部审计师检查公司交易以确保符合管理政策。外部审计师检査 现金收款的内部控制来决定会计系统是否产生有关收入、应收款和其 他有关现金收款的项目的准确数值 文件和记录 客户收到收据作为交易记录。银行对账单列示了现金收款,它们 需要和企业账(存款单)对比后调节。客户通过邮寄方式付款的都有 张汇款单注明汇款金额 电子和电脑控制 收银机进行交易记录。每天的收款和客户的汇款单和存款单相核 对 其它控制 出纳都是相结合的。现金被存放于保险柜和银行中。雇员们的工 作都是轮换的,并被要求必须休假。 目标5:运用内部控制于现金付款中 对现金付款的内部控制 对现金付款的控制至少和对现金收款的控制一样重要。 对以支票付款的控制 通过支票付款是对现金的一个重要控制。首先,支票提供了一个付款的记录。第二,为保证有效 性,支票必须由可授权人签字,因此,每笔通过支票进行的付款都会引起管理层的注意。在签支票之
现金收据，那么他们就很容易隐瞒偷窃。 信件室员工之后再把汇款单交给会计处。他们为现金账簿和客户账的录入提供数据。作为最后一 步，总会计师将一天内现金收款的三笔记录相核对： ⚫ 从信件室收到的控制带总数； ⚫ 从出纳处得到的银行存款总数； ⚫ 从会计部得到的借记现金的总数。 许多企业都使用锁箱系统来区分现金职责和建立对现金收款的控制。因为公司员工不能直接接触进 来的现金，因此对现金的内部控制就增加了。此外，因为现金能够立即为企业服务，锁箱系统提高了效 率。 例 4-10 总结了对现金收款的所有控制。 例 4-10：现金收款的内部控制 目标 5： 运用内部控制于现金付款中 对现金付款的内部控制 对现金付款的控制至少和对现金收款的控制一样重要。 对以支票付款的控制 通过支票付款是对现金的一个重要控制。首先，支票提供了一个付款的记录。第二，为保证有效 性，支票必须由可授权人签字，因此，每笔通过支票进行的付款都会引起管理层的注意。在签支票之 内部控制因素 现金收款的内部控制 有 竞 争性的、可信 的、有道德感的员工 职责分配 适当授权 职权分离 内部和外部审计 文件和记录 电子和电脑控制 其它控制 公司小心地屏蔽有不好人格特征的员工。公司也要花大量的钱来 培训员工。 出纳、出纳管理员、现金会计要由不同的员工来担当。 只有被授权的员工，如部门经理，才能提供客户特权、签一定金 额以上的发票收据、允许客户先卖后付。 出纳和信件室员工不能接近会计帐。管现金账的会计人员也不能 接触现金。 内部审计师检查公司交易以确保符合管理政策。外部审计师检查 现金收款的内部控制来决定会计系统是否产生有关收入、应收款和其 他有关现金收款的项目的准确数值。 客户收到收据作为交易记录。银行对账单列示了现金收款，它们 需要和企业账（存款单）对比后调节。客户通过邮寄方式付款的都有 一张汇款单注明汇款金额。 收银机进行交易记录。每天的收款和客户的汇款单和存款单相核 对。 出纳都是相结合的。现金被存放于保险柜和银行中。雇员们的工 作都是轮换的，并被要求必须休假
前,经理必须要知道有关支持付款的证据 为了解释对现金付款的内部控制,假设企业正在购买为销售用的存货。我们叫要看看导致最终现金 付款的全过程。 采购控制。采购过程,如例4-11所示,在销售部确认对商品的需求并准备了采购申讀中请单时开 始。另有一个采购部负责确定最好的商品,然后给供货商,即外部提供所需商品的公司,寄采购单。当 供货商将指定商品运到指定位置时,供货商同时寄出发票,或账单,来确认需要付款数。 请参照点4-11 当商品到达时,收货部检查货物有否损害并在一张被称为收货单的文件上列示收到的货物。会计部 收集所有前述的文件,检查他们是否正确并一致,然后将这个所有文件汇集成的付款包交给相应的负责 人来签字和付款。付款包包括发票、接受报告、购货单和购货申请,如例4-12所示。 例4-11:购货过程 商业文件 负责部门 递送到 采购申请(采购单) 销售部 采购部 购货单 采购部 销售所需商品的外部公司(供货商或卖 发票(账单) 销售所需商品的外部公司(供会计部 货商或卖主) 接受报告 收货部 会计部 付款包 会计部 签署支票的负责人 例4-12:付款包 付款包 采购申请 购货单 接受报告 发票 付款核准控制。在核准付款之前,总会计师和财务主管要检查一系列的交易以确定会计部己经实施 了以下的控制 1.发票和购货单的复印件和购货申请相比较,以确保企业只对其采购的商品付款。 2.发票和收货报告相比较,以确保只对实际收到的商品付款。 3.发票计算是否准确已被验证。 为避免文件变更,有些企业使用不可更改的墨水笔来在支票上填金额。在付款后,支票签字人在付 款包上打一个孔,孔代表发票已被支付;它还能防止不诚实的员工重复使用付款文件 信息技术正在许多企业简化现金付款步骤。例如,德勤会计师事务所就正在修补美国银行的付款系 统。例4-13总结了现金付款的内部控制
前，经理必须要知道有关支持付款的证据。 为了解释对现金付款的内部控制，假设企业正在购买为销售用的存货。我们叫要看看导致最终现金 付款的全过程。 采购控制。采购过程，如例 4-11 所示，在销售部确认对商品的需求并准备了采购申请(申请单)时开 始。另有一个采购部负责确定最好的商品，然后给供货商，即外部提供所需商品的公司，寄采购单。当 供货商将指定商品运到指定位置时，供货商同时寄出发票，或账单，来确认需要付款数。 请参照点 4-11 当商品到达时，收货部检查货物有否损害并在一张被称为收货单的文件上列示收到的货物。会计部 收集所有前述的文件，检查他们是否正确并一致，然后将这个所有文件汇集成的付款包交给相应的负责 人来签字和付款。付款包包括发票、接受报告、购货单和购货申请，如例 4-12 所示。 例 4-11：购货过程 商业文件 负责部门 递送到 采购申请(采购单) 销售部 采购部 购货单 采购部 销售所需商品的外部公司(供货商或卖 主) 发票(账单) 销售所需商品的外部公司(供 货商或卖主) 会计部 接受报告 收货部 会计部 付款包 会计部 签署支票的负责人 例 4-12：付款包 付款核准控制。在核准付款之前，总会计师和财务主管要检查一系列的交易以确定会计部已经实施 了以下的控制： 1. 发票和购货单的复印件和购货申请相比较，以确保企业只对其采购的商品付款。 2. 发票和收货报告相比较，以确保只对实际收到的商品付款。 3. 发票计算是否准确已被验证。 为避免文件变更，有些企业使用不可更改的墨水笔来在支票上填金额。在付款后，支票签字人在付 款包上打一个孔，孔代表发票已被支付；它还能防止不诚实的员工重复使用付款文件。 信息技术正在许多企业简化现金付款步骤。例如，德勤会计师事务所就正在修补美国银行的付款系 统。例 4-13 总结了现金付款的内部控制。 付款包 采购申请 购货单 接受报告 发票
例4-13:现金付款的内部控制 内部控制因素 现金收款的内部控制 有竞争性的、可信现金付款被委托给高级员工,大额付款则由财务主管或副财务主 的、有道德感的员工 管负责 职责分配 特定员工来批准购货付款文件:经理检查批注,然后签署支票。 适当授权 大额支出必须由高级经理或董事会授权,以保证和组织目标相 职权分离 电脑操作员和其他经手支票的员工不能接近会计帐。管现金账的 会计人员也不能接触现金 内部和外部审计 内部审计师检査公司交易以确保符合管理政策。外部审计师检查 现金付款的内部控制来决定会计系统是否产生有关费用、资产和其他 有关现金付款的项目的准确数值 文件和记录 供货商发出支票要求付款。银行对账单列示了现金付款(支票和 EFT付款),它们需要和企业账对比后调节。支票按付款的顺序来编 电子和电脑控制和其 它控制 空白支票被放在保险柜中,由无会计职权的负责任的员工管理 支票上的金额由机器用不可更改的墨水写上。已付款发票要被打孔来 避免重复支付 控制零用金 如果一家企业的经理打的费用、购买软盘、或寄邮件都填支票的话,就会很不经济且很费时。因 此,企业通常会保留一小部分现金来支付。这部分现金被称为零用金 零用金资金保持一个特定的金额,一张那么大数额的支票就会发出至零用金账户。假设在2月28 日,企业决定建立一个$200零用金账户,零用金保管人就会兑现这张支票,并把所有的支票和硬币都放 在这个现金盒、保险箱或其他装置中 对每笔零用金支出,保管人都要准备一张零用金单据,如例4-14中所示。控制手段包括:在零用金 单据上注明填写日期、使用目的、收款人姓名、借方金额和付款金额 零用金中剩余的现金总额和零用金单据的金额总数之和应为零用金的期初额,在这里是$200。零用 金账户在任何时候总保持$200。由资金支持(现金加零用金单据),零用金总保持这个水平,这是预付款系 统的特征。预付款系统的控制特点就是它清楚地反映了保管人应负责的金额 例4-14:零用金单据 零用金单据 日期20X4年3月25日 号码47 金额$23.00 支付原因购买磁盘盒 借方办公设备提供商,账号145 收款人 零用金保管人WAR 目标6:使用预算来管理现金
例 4-13：现金付款的内部控制 控制零用金 如果一家企业的经理打的费用、购买软盘、或寄邮件都填支票的话，就会很不经济且很费时。因 此，企业通常会保留一小部分现金来支付。这部分现金被称为零用金。 零用金资金保持一个特定的金额，一张那么大数额的支票就会发出至零用金账户。假设在 2 月 28 日，企业决定建立一个$200 零用金账户，零用金保管人就会兑现这张支票，并把所有的支票和硬币都放 在这个现金盒、保险箱或其他装置中。 对每笔零用金支出，保管人都要准备一张零用金单据，如例 4-14 中所示。控制手段包括：在零用金 单据上注明填写日期、使用目的、收款人姓名、借方金额和付款金额。 零用金中剩余的现金总额和零用金单据的金额总数之和应为零用金的期初额，在这里是$200。零用 金账户在任何时候总保持$200。由资金支持(现金加零用金单据)，零用金总保持这个水平，这是预付款系 统的特征。预付款系统的控制特点就是它清楚地反映了保管人应负责的金额。 例 4-14：零用金单据 零用金单据 日期 20X4 年 3 月 25 日 号码 47 金额 $23.00 支付原因 购买磁盘盒 借方 办公设备提供商， 账号. 145 收款人 Louis Wright 零用金保管人 WAR 目标 6：使用预算来管理现金 内部控制因素 现金收款的内部控制 有竞争性的、可信 的、有道德感的员工 职责分配 适当授权 职权分离 内部和外部审计 文件和记录 电子和电脑控制和其 它控制 现金付款被委托给高级员工，大额付款则由财务主管或副财务主 管负责。 特定员工来批准购货付款文件；经理检查批注，然后签署支票。 大额支出必须由高级经理或董事会授权，以保证和组织目标相一 致。 电脑操作员和其他经手支票的员工不能接近会计帐。管现金账的 会计人员也不能接触现金。 内部审计师检查公司交易以确保符合管理政策。外部审计师检查 现金付款的内部控制来决定会计系统是否产生有关费用、资产和其他 有关现金付款的项目的准确数值。 供货商发出支票要求付款。银行对账单列示了现金付款(支票和 EFT 付款)，它们需要和企业账对比后调节。支票按付款的顺序来编 号。 空白支票被放在保险柜中，由无会计职权的负责任的员工管理。 支票上的金额由机器用不可更改的墨水写上。已付款发票要被打孔来 避免重复支付
使用预算来管理现金 在预算的帮助下,经理们得以控制他们的公司。预算是一个计划的定量表达,以帮助经理去调整企 业的活动。在整个预算过程中,现金收到最多关注,因为所有交易最终都要影响现金。 例如,MCI如何决定何时去投资数百美元于新的无线电通讯?公司如何决定投入多少?是否需要借 款,或者MCⅠ能否用内部产生的现金去资助购买?同样的,采取什么步骤才能让你决定花多少钱在教育 上,在小车上,或是在房产上?所有这些抉择在一定程度上都取决于现金预算提供的信息 个现金决算能帮助一家公司通过对未来的一段时间内计划其收付款来管理公司的现金。为未来做 准备,企业就必须决定它需要多少现金,然后决定是否其经营会带来它所需要的现金。为准备未来所需 现金,经理们要执行以下步骤 1.从期初企业现金余额入手,期初余额告知我们上期还剩多少现金 2.加上预算现金收入,减去预算现金支出。这是预算部分最具挑战性的项目,因为经理必须预测 预算期间内所有交易的影响,包括 a.收入和费用交易(在损益表里反映的运营活动) b.获取资产和销售交易(在现金流量表里反映的投资活动) c.负债和股东权益交易(在现金流量表里反映的财务活动) 3.期初余额+预期收入一预期付款=期末预期现金余额 4.将预期现金余额与预算期末现金余额相比较,经理们清楚为保持企业运营所需的最少现金量(即 预算额)。如果有多余现金,他们就会去投资:如果预期现金余额低于预算余额,公司就需要取 得额外的财政援助来达到所需现金余额。 预算期间可以是经理们想要的任何时间段。大公司使用每日现金预算,因为涉及现金的数额是这么 重大以至于一个小小的错误就会导致上百万美元的利息费用或利息收入的损失。有许多公司每周或每月 定期做现金预算。每年的预算只是每天、每周、每月的简单汇总。 例4-15是 The Gap公司的一个截止至20X2年1月31日现金预算的例子。仔细学习它,因为在你的 工作和个人事务中,你可能就会用到这样一个现金预算 例4-15:现金预算 The GAP公司 现金预算表假设) 截至1月31日的一年 单位:百万 (1)20X1年2月1日现金余额 $202.6 预计现金收入: (2)从客户处收款 2.858.3 (3)利息和投资股利 6.2 (4)商店固定设备销售 4.9 3,072.0 预计现金支付: (5)购买存货 1,906.2 (6)运营费用 561.0 (7)现存商店扩充 2064 (8)开新店 (9)长期贷款支付 148.7 (10)支付股利 2190 3,385.9 11)新投资之前可用(所需)现金 13.9) (12)20X2年1月31日预算现金余额 (200.0)
使用预算来管理现金 在预算的帮助下，经理们得以控制他们的公司。预算是一个计划的定量表达，以帮助经理去调整企 业的活动。在整个预算过程中，现金收到最多关注，因为所有交易最终都要影响现金。 例如，MCI 如何决定何时去投资数百美元于新的无线电通讯？公司如何决定投入多少？是否需要借 款，或者 MCI 能否用内部产生的现金去资助购买？同样的，采取什么步骤才能让你决定花多少钱在教育 上，在小车上，或是在房产上？所有这些抉择在一定程度上都取决于现金预算提供的信息。 一个现金决算能帮助一家公司通过对未来的一段时间内计划其收付款来管理公司的现金。为未来做 准备，企业就必须决定它需要多少现金，然后决定是否其经营会带来它所需要的现金。为准备未来所需 现金，经理们要执行以下步骤： 1. 从期初企业现金余额入手，期初余额告知我们上期还剩多少现金。 2. 加上预算现金收入，减去预算现金支出。这是预算部分最具挑战性的项目，因为经理必须预测 预算期间内所有交易的影响，包括： a. 收入和费用交易(在损益表里反映的运营活动) b. 获取资产和销售交易(在现金流量表里反映的投资活动) c. 负债和股东权益交易(在现金流量表里反映的财务活动) 3. 期初余额 + 预期收入 – 预期付款 = 期末预期现金余额 4. 将预期现金余额与预算期末现金余额相比较，经理们清楚为保持企业运营所需的最少现金量(即 预算额)。如果有多余现金，他们就会去投资；如果预期现金余额低于预算余额，公司就需要取 得额外的财政援助来达到所需现金余额。 预算期间可以是经理们想要的任何时间段。大公司使用每日现金预算，因为涉及现金的数额是这么 重大以至于一个小小的错误就会导致上百万美元的利息费用或利息收入的损失。有许多公司每周或每月 定期做现金预算。每年的预算只是每天、每周、每月的简单汇总。 例 4-15是 The Gap 公司的一个截止至 20X2年 1 月 31 日现金预算的例子。仔细学习它，因为在你的 工作和个人事务中，你可能就会用到这样一个现金预算。 例 4-15：现金预算 单位：百万 (1) 20X1 年 2月 1 日现金余额 $ 202.6 预计现金收入： (2) 从客户处收款 2,858.3 (3) 利息和投资股利 6.2 (4) 商店固定设备销售 4.9 3,072.0 预计现金支付： (5) 购买存货 $1,906.2 (6) 运营费用 561.0 (7) 现存商店扩充 206.4 (8) 开新店 344.6 (9) 长期贷款支付 148.7 (10) 支付股利 219.0 3,385.9 (11) 新投资之前可用 (所需) 现金 (313.9) (12) 20X2 年 1 月 31 日预算现金余额 (200.0) The GAP 公司 现金预算表(假设) 截至 1 月 31日的一年