即使文档已经进行过加密保护,我只要动动鼠标,仍然可以了解你的文档的一些内容。用鼠标右击文 档,在弹出菜单中选择“属性”,可在“摘要”选项卡的标题项中看到文档的部分正文内容。这是为什么 呢? 原来很多人习惯在编辑一个新文档的时候先直接输入正文,然后再给文档起标题。这样一来,Word就 会自动将正文的前几十个字作为文档摘要信息保存下来。所以为了使自己的隐私得到更好的保护,我们要 养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题的习惯。如果你不想让别人知道你的一些用户信息,还应在 “工具”→“选项”→“用户信息”选项卡里做一些修改工作(包括“用户姓名”、“姓名缩写”、“ 讯地址”等)。 5)方便安全的审阅 经过上述方法处理文档,可以说基本是安全的。但是,我们完成一篇文档后,可能还需要交给他人审 阅,使用“工具”→“保护文档”命令可对原文档进行保护。这样,他人在文档原稿上所做的修改都以用 修订标记或批注标记的形式记录下来。另一种方法是使用“版本”功能:选中“文件”→“另存为”→点 击“工具”按钮中的“保存版本”,以后再选择“文件”菜单中的“版本”命令,就能在弹出的对话框中 选择所需的旧版本进行查看和处理。 6)宏病毒防范 Word提供了对宏病毒的警告保护,用户可以选择“工具”→“宏”→“安全性”命令,在弹出对话框 (图4)中设置各种安全级别。建议设置为“高”或“中”,使Word禁止非可靠来源文档中宏的运行,或在 运行前给出警告提示,让用户选择运行与否。但是某些软件(比如 IBM Viavoice2000)可能会强制你将其 设置为“低”。另外,需要提醒大家的是Word只能从一定程度上预防宏病毒而不能杀毒,所以要真正杜 绝宏病毒,应该使用防病毒软件 7突发事件下的文档保护 有时候可能由于突发事件(比如断电、死机)导致文档未能保存,难道就让所做的一切都付之东流?我 们应尽量利用Word提供的“自动保存”功能,在“工具”→“选项”→“保存”选项卡中设定“自动保 存间隔时间”,不要把这个间隔时间设置得太短,否则频繁的保存,一来浪费时间,二来损伤硬盘。设置 好后,再碰到上述情况,Word的自动恢复功能会在下次使用Word时自动打开恢复文件,恢复文件中包含 了最后一次自动保存功能对文档所作的修改。若是Word没有自动打开恢复文件,我们可手工将其打开。 恢复文件的后缀名为asd,其路径在“工具”→“选项”→“文件位置”选项卡中査找,对于 Windows 9x/Me一般为“ WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夹,对于 Windows2000一般为“ Documents and settings用户名 Application DataMicrosoftWord”文件夹 word还提供了文档备份的功能。选中“工具”→“选项”→“保存”选项卡中的“保留备份”选项, 在将当前的修改内容保存到原文档的同时,Word会自动保留一个备份文档(备份文档是以wbk为后缀名的) 好了,说了这么多,可能大家已经发现,原来对于文档文件的保护工作,并非一定要通过加密软件才 能完成的,Word自身已经为我们提供了不少功能,只要我们平时注意积累,就会让自己的文档越来越安全 来自:赛迪网一中国电脑教育报 3.浅谈Word2003的“保护文档”功能 Word文档的保护功能可以说从Word97一直到 Word XP都是老一套,没有很大的变化,一些用户甚至 对它都不屑一顾了。但Word2003的“保护文档”功能有了较大的改观,除沿袭了以前版本的修订保护、 批注保护、窗体保护之外,还新增了对文档格式的限制、对文档的局部进行保护等功能。下面就请大家与 笔者一起来体验这些新功能吧! 1)设置文档的格式限制功能来保护文档格式 如果您使用文档的“格式设置限制”功能,则可以防止用户应用你未明确指定的可用样式;也可以防 止用户直接将格式应用于文本(例如,项目符号或编号列表,以及字体格式),限制格式之后,用于直接应 用格式的命令和键盘快捷键将无法再使用,从而对文档的格式进行保护。 具体方法 1.单击“工具”菜单中的“保护文档”命令,进入“保护文档”任务窗口。 第3页共69页
第 3 页 共 69 页 即使文档已经进行过加密保护，我只要动动鼠标，仍然可以了解你的文档的一些内容。用鼠标右击文 档，在弹出菜单中选择“属性”，可在“摘要”选项卡的标题项中看到文档的部分正文内容。这是为什么 呢？ 原来很多人习惯在编辑一个新文档的时候先直接输入正文，然后再给文档起标题。这样一来，Word 就 会自动将正文的前几十个字作为文档摘要信息保存下来。所以为了使自己的隐私得到更好的保护，我们要 养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题的习惯。如果你不想让别人知道你的一些用户信息，还应在 “工具”→“选项”→“用户信息”选项卡里做一些修改工作(包括“用户姓名”、“姓名缩写”、“通 讯地址”等)。 5) 方便安全的审阅 经过上述方法处理文档，可以说基本是安全的。但是，我们完成一篇文档后，可能还需要交给他人审 阅，使用“工具”→“保护文档”命令可对原文档进行保护。这样，他人在文档原稿上所做的修改都以用 修订标记或批注标记的形式记录下来。另一种方法是使用“版本”功能：选中“文件”→“另存为”→点 击“工具”按钮中的“保存版本”，以后再选择“文件”菜单中的“版本”命令，就能在弹出的对话框中 选择所需的旧版本进行查看和处理。 6) 宏病毒防范 Word 提供了对宏病毒的警告保护，用户可以选择“工具”→“宏”→“安全性”命令，在弹出对话框 (图 4)中设置各种安全级别。建议设置为“高”或“中”，使 Word 禁止非可靠来源文档中宏的运行，或在 运行前给出警告提示，让用户选择运行与否。但是某些软件(比如 IBM ViaVoice 2000)可能会强制你将其 设置为“低”。另外，需要提醒大家的是 Word 只能从一定程度上预防宏病毒而不能杀毒，所以要真正杜 绝宏病毒，应该使用防病毒软件。 7) 突发事件下的文档保护 有时候可能由于突发事件(比如断电、死机)导致文档未能保存，难道就让所做的一切都付之东流？我 们应尽量利用 Word 提供的“自动保存”功能，在“工具”→“选项”→“保存”选项卡中设定“自动保 存间隔时间”，不要把这个间隔时间设置得太短，否则频繁的保存，一来浪费时间，二来损伤硬盘。设置 好后，再碰到上述情况，Word 的自动恢复功能会在下次使用 Word 时自动打开恢复文件，恢复文件中包含 了最后一次自动保存功能对文档所作的修改。若是 Word 没有自动打开恢复文件，我们可手工将其打开。 恢复文件的后缀名为 asd，其路径在“工具”→“选项”→“文件位置”选项卡中查找，对于 Windows 9x/Me 一般为“WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夹，对于 Windows 2000 一般为“Documents and Settings 用户名 Application DataMicrosoftWord”文件夹。 Word 还提供了文档备份的功能。选中“工具”→“选项”→“保存”选项卡中的“保留备份”选项， 在将当前的修改内容保存到原文档的同时，Word会自动保留一个备份文档(备份文档是以wbk为后缀名的)。 好了，说了这么多，可能大家已经发现，原来对于文档文件的保护工作，并非一定要通过加密软件才 能完成的，Word 自身已经为我们提供了不少功能，只要我们平时注意积累，就会让自己的文档越来越安全。 来自：赛迪网--中国电脑教育报 3. 浅谈 Word 2003 的“保护文档”功能 Word 文档的保护功能可以说从 Word 97 一直到 Word XP 都是老一套，没有很大的变化，一些用户甚至 对它都不屑一顾了。但 Word 2003 的“保护文档”功能有了较大的改观，除沿袭了以前版本的修订保护、 批注保护、窗体保护之外，还新增了对文档格式的限制、对文档的局部进行保护等功能。下面就请大家与 笔者一起来体验这些新功能吧！ 1) 设置文档的格式限制功能来保护文档格式 如果您使用文档的“格式设置限制”功能，则可以防止用户应用你未明确指定的可用样式；也可以防 止用户直接将格式应用于文本(例如，项目符号或编号列表，以及字体格式)，限制格式之后，用于直接应 用格式的命令和键盘快捷键将无法再使用，从而对文档的格式进行保护。 -具体方法 1.单击“工具”菜单中的“保护文档”命令，进入“保护文档”任务窗口
2.在“保护文档”任务窗口中,选中“限制对选定的样式设置格式”复选框,单击“设置”按钮(如 图1所示) 保护文档 1.格式设置限制 v限制对选定的样式设置格式 设置 2.编辑限制 口仅允许在文档中进行此类编 作任闯更改识读 3.启动强制保护 弩撬看轉簣奕開这些使置?②可 是,启动强制保护 图1保护窗口设置窗口 3.在弹出的“格式设置限制”对话框中勾选“限制对选定的样式设置格式”,然后在对话框中选择需 要进行格式限制的样式,并清除文档中不允许设置其格式的样式的复选框(如图2所示)。 格式设置限制 式 限制对选定的祥式设置格式 哥酸的技播南以蕊 用的样式 当前允许使用的样式 ⅴ171.171.1.1縮进〕 HML变量推荐 ⅢML打字机(推荐) HTML 矿ML地址雄推荐〕 ML定义〔荐 HL键盘雄荐 HML縮写雄推荐 全部①)推荐的样式)」无」 厂允许自动套用格式替代格式设置限制〔A 确定 取消 图2格式设置限制 4.点“确定”按钮,会弹出一个警告对话框,点击“是”按钮。比如,我们在“格式设置限制”对话 框中取消了对“标题1样式”的勾选,确定后,在弹出的警告对话框中单击“是”,这样凡是应用了标题 1样式的区域格式将会被清除掉,而其他格式则保留 5.在“保护文档”窗口中单击“是,启动强制保护”。 6.在“启动强制保护”对话框中的“新密码(可选)”框中键入密码,确认该密码后点“是”即可启动 文档格式限制功能 第4页共69页
第 4 页 共 69 页 2.在“保护文档”任务窗口中，选中“限制对选定的样式设置格式”复选框，单击“设置”按钮(如 图 1 所示)。 图 1 保护窗口设置窗口 3.在弹出的“格式设置限制”对话框中勾选“限制对选定的样式设置格式”，然后在对话框中选择需 要进行格式限制的样式，并清除文档中不允许设置其格式的样式的复选框(如图 2 所示)。 图 2 格式设置限制 4.点“确定”按钮，会弹出一个警告对话框，点击“是”按钮。比如，我们在“格式设置限制”对话 框中取消了对“标题 1 样式”的勾选，确定后，在弹出的警告对话框中单击“是”，这样凡是应用了标题 1 样式的区域格式将会被清除掉，而其他格式则保留。 5.在“保护文档”窗口中单击“是，启动强制保护”。 6.在“启动强制保护”对话框中的“新密码(可选)”框中键入密码，确认该密码后点“是”即可启动 文档格式限制功能。 提示：
1.若要将样式限制为最小数目的推荐选项,请单击图2中的“推荐的样式”按钮。您可以将样式限制 为更少的选项,但是这样会删除 Microsoft word在某些功能中使用的样式,例如目录以及项目符号或编 号列表 2.若希望保留部分键入时自动套用格式功能(工具/自动更正选项/键入时自动套用格式),例如将分数 1/2”更改为“?”,请选中“允许自动套用格式替代格式设置限制”复选框 2)设置文档的局部保护功能 word2003的文档保护功能最大改进要数文档的局部保护了,可以将部分文档指定为无限制。 具体方法: 1.选定需要进行编辑的(无限制的)文本,按住Ctrl键可选中不连续的内容; 2.在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改(只读)”,防止用 户更改文档(如图3所示)。 编辑限制 留允洋在文档中进行此卖 未作任何更改(只读) 例外项间选 理建合内膏户升速择可以 每个人 更多用户 图3编辑限制 3.在“例外项”中选择可以对其编辑的用户。如果允许打开文档的任何人编辑所选部分,则选中 “组”框中的“每个人”复选框:如果允许特定的个人编辑所选部分,单击“更多用户”,然后输入用户 名(可以是 Microsoft Windows用户账户或电子邮件地址),用分号分隔,点“确定”(如图4所示) 添加用户 输入用户名称,使用分号分隔 h11051180sohu.comyzh6971chotmail.com 例如: user:D0 ATNSname: someonedexample,com 确定 取消 图4添加用户 4.对于允许编辑所选部分的个人,请选中其名字旁的复选框,最后单击“是,启动强制保护”,并输 入保护密码。 提示:若要给文档指定密码,以便知道密码的用户能解除保护,请选中“密码”单选按钮,在“新密 码可选”框中键入密码,然后确认该密码。若要加密文档,使得只有文档的授权拥有者才能解除保护 请单击“用户验证”(如图5所示)。 第5页共69页
第 5 页 共 69 页 1.若要将样式限制为最小数目的推荐选项，请单击图 2 中的“推荐的样式”按钮。您可以将样式限制 为更少的选项，但是这样会删除 Microsoft Word 在某些功能中使用的样式，例如目录以及项目符号或编 号列表。 2.若希望保留部分键入时自动套用格式功能(工具/自动更正选项/键入时自动套用格式)，例如将分数 “1/2”更改为“？”，请选中“允许自动套用格式替代格式设置限制”复选框。 2) 设置文档的局部保护功能 Word 2003 的文档保护功能最大改进要数文档的局部保护了，可以将部分文档指定为无限制。 -具体方法： 1.选定需要进行编辑的(无限制的)文本，按住 Ctrl 键可选中不连续的内容； 2.在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改(只读)”，防止用 户更改文档(如图 3 所示)。 图 3 编辑限制 3.在“例外项”中选择可以对其编辑的用户。如果允许打开文档的任何人编辑所选部分，则选中 “组”框中的“每个人”复选框；如果允许特定的个人编辑所选部分，单击“更多用户”，然后输入用户 名(可以是 Microsoft Windows 用户账户或电子邮件地址)，用分号分隔，点“确定”(如图 4 所示)。 图 4 添加用户 4.对于允许编辑所选部分的个人，请选中其名字旁的复选框，最后单击“是，启动强制保护”，并输 入保护密码。 提示：若要给文档指定密码，以便知道密码的用户能解除保护，请选中“密码”单选按钮，在“新密 码 可选 ”框中键入密码，然后确认该密码。若要加密文档，使得只有文档的授权拥有者才能解除保护， 请单击“用户验证”(如图 5 所示)
启动强制保护 保护方法 密码A) 道密码的用户可以删除文档保护。文档没有加密。 新密码间选)) 确认新密码〕 C用户验证 品的所有者可以删除文档保护。文档被加密并启用 取消 图5启动密码保护 这样,只有选定区域的文本可以编辑(高亮显示),而其它没有选中的区域就不能进行编辑。 如果要停止保护,可单击“保护文档”任务窗格底部的“停止保护”按钮,输入密码,即可解除保护。 来源:ww.it8848.com 4.为保护Word文档设置两道门槛 电脑给我们工作和生活带来了无穷的便捷和乐趣,有时也会带来一些尴尬,甚至“防不胜防”,比如: 你起草一份合同发给对方,对方在你合同中进行了一些小小的修改,若你稍有“不慎”,那可能酿成错。 笔者在Word的应用中发现—一我的文档只准看,不让改(复制、粘贴和修改等操作),有兴趣了解此法吗? 请看我的 1)第一道槛雕虫小技 当你编辑好文档后,选取“视图→工具栏→窗体”,在弹出的“窗体任务栏”上选取“保护窗体”,如 图1。这时,当前Word文档中的内容已经不能选取,光标也停留在文档起始的位置,工具栏上和菜单中的 相关功能按钮及鼠标右键菜单(复制、粘贴等)也不可用,冋时,键盘也不能进行输入、选取和删除等操作, 即使用“文件→另存为”把文档存成其他文件名,再次打开也照样无法操作,使文件不能修改和复制 这个功能确实不错吧?但你动动脑筋,再观察一下“窗体任务栏”,发现的什么?若没有发现,就请 用鼠标再点取“保护窗体”,发现了什么?呵呵……原来是雕虫小技! 视图①插入q)格式Q)工具①)表格() 普通 ∽常用 eb版式) 格式 回页面@) Visual Basic 回大纲@) 任务窗格0 冒eb工具箱 工具栏① 表格和边框 标尺 窗体 显示段落标记⑤ 大纲 网格线G √绘图 区文档结构图@ 控件工具 窗体 山 2)第二道槛真枪实弹 不是说前一道门槛是雕虫小技,第二道门槛一定来一个真枪实弹,真正把你想“复制、修改”之心拒 之门外。请看:将要保护的文档打开,选取“工具→保护文档”,在“保护文档”对话框中选取“窗体 并输入密码,如图2。当你再次点击窗体任务栏中“保护窗体”时,就得提醒你输入密码,没有密码当然 第6页共69页
第 6 页 共 69 页 图 5 启动密码保护 这样，只有选定区域的文本可以编辑(高亮显示)，而其它没有选中的区域就不能进行编辑。 如果要停止保护，可单击“保护文档”任务窗格底部的“停止保护”按钮，输入密码，即可解除保护。 来源：www.it8848.com 4. 为保护 Word 文档设置两道门槛 电脑给我们工作和生活带来了无穷的便捷和乐趣，有时也会带来一些尴尬，甚至“防不胜防”，比如： 你起草一份合同发给对方，对方在你合同中进行了一些小小的修改，若你稍有“不慎”，那可能酿成错。 笔者在 Word 的应用中发现──我的文档只准看，不让改(复制、粘贴和修改等操作)，有兴趣了解此法吗？ 请看我的： 1) 第一道槛 雕虫小技 当你编辑好文档后，选取“视图→工具栏→窗体”，在弹出的“窗体任务栏”上选取“保护窗体”，如 图 1。这时，当前 Word 文档中的内容已经不能选取，光标也停留在文档起始的位置，工具栏上和菜单中的 相关功能按钮及鼠标右键菜单(复制、粘贴等)也不可用，同时，键盘也不能进行输入、选取和删除等操作， 即使用“文件→另存为”把文档存成其他文件名，再次打开也照样无法操作，使文件不能修改和复制。 这个功能确实不错吧？但你动动脑筋，再观察一下“窗体任务栏”，发现的什么？若没有发现，就请 用鼠标再点取“保护窗体”，发现了什么？呵呵……原来是雕虫小技！ 2) 第二道槛 真枪实弹 不是说前一道门槛是雕虫小技，第二道门槛一定来一个真枪实弹，真正把你想“复制、修改”之心拒 之门外。请看：将要保护的文档打开，选取“工具→保护文档”，在“保护文档”对话框中选取“窗体”， 并输入密码，如图 2。当你再次点击窗体任务栏中“保护窗体”时，就得提醒你输入密码，没有密码当然
只有被拒之门外。但是,我还得说一句:密码只能用一次!也就说:你自己修改了“窗体保护”的文档后, 要重新设置“窗体保护”,否则,该文档与普通文档一样了。 工具表格⑧)窗口保支档 区 拼写和语法您),7 保护内容 字数统计 C修订①) C批注C) 保护文档①) 窗体 信函与邮件 网上工具①) 密码律必选项)① 目定义c 取消 来源:www.it8848.com 5.在Word中藏好你的秘密 为了保护电脑的重要文件,大家各显神通,其中多数人采取给文件加密码的方法,实际现在采用密码 保护是一种最不安全的方法,这样更容易激起别人研究的兴趣。破解密码的软件网上到处飞,您的密码 会儿就解决了。那么我们要怎样保护自己的文件呢? 其实我的保密措施非常简单,将Word文件中的重要内容隐藏起来,别人打开了文件,看到的是一些 非常普通的内容,他也就失去研究的兴趣了。跟我来吧! 1)隐藏文字 在word中有一项功能,就是能够隐藏其中的文字。选中文件中重要的内容,单击[格式]→[字体], 打开“字体”对话框,在“字体”选项卡中,勾选“隐藏文字”复选框,单击[确定]按钮(如图1)。您的 重要内容即被隐藏起来,为了迷惑对方,可以在文件中添加一些无用的内容,以免引起别人的怀疑 字体③)|李题Q)1文李效果@ 宇体 西文字体更 Times Rew Rosus 所有文字 色c):下铁数线型①0 重号() □[ 厂量际线0 阳文q 厂下标①) 阴文① 微软卓越 AaBbCc 这是一种 TrueType字体,同时适用于屏幕时 取消 2)利用“版本”功能 如果您的文件中有一些重要的图片,无法采用第一种方法进行隐藏的,您可以利用Word的“版本” 功能来实现。 在“文件”菜单上,单击“版本”命令,打开“版本”对话框,单击[现在保存]按钮(如图2)。在“保 存版本”对话框,在“版本备注”中输入正在保存的版本的说明信息,再单击[确定]按钮后保存。然后将 文件中的重要内容删除,只保留一些普通内容,或重新添加一些与文件无关的内容,保存并关闭文件。重 新打开文件,只显示普通内容,要显示保存的“版本”内容,单击[文件]→[版本]命令,打开“版本”对 框(如图2),选中原有版本,单击[打开]按钮,即能显示“版本”中内容 第7页共69页
第 7 页 共 69 页 只有被拒之门外。但是，我还得说一句：密码只能用一次！也就说：你自己修改了“窗体保护”的文档后， 要重新设置“窗体保护”，否则，该文档与普通文档一样了。 来源：www.it8848.com 5. 在 Word 中藏好你的秘密 为了保护电脑的重要文件，大家各显神通，其中多数人采取给文件加密码的方法，实际现在采用密码 保护是一种最不安全的方法，这样更容易激起别人研究的兴趣。破解密码的软件网上到处飞，您的密码一 会儿就解决了。那么我们要怎样保护自己的文件呢？ 其实我的保密措施非常简单，将 Word 文件中的重要内容隐藏起来，别人打开了文件，看到的是一些 非常普通的内容，他也就失去研究的兴趣了。跟我来吧！ 1) 隐藏文字 在 Word 中有一项功能，就是能够隐藏其中的文字。选中文件中重要的内容，单击[格式]→[字体]， 打开“字体”对话框，在“字体”选项卡中，勾选“隐藏文字”复选框，单击[确定]按钮(如图 1)。您的 重要内容即被隐藏起来，为了迷惑对方，可以在文件中添加一些无用的内容，以免引起别人的怀疑。 图 1 2) 利用“版本”功能 如果您的文件中有一些重要的图片，无法采用第一种方法进行隐藏的，您可以利用 Word 的“版本” 功能来实现。 在“文件”菜单上，单击“版本”命令，打开“版本”对话框，单击[现在保存]按钮(如图 2)。在“保 存版本”对话框，在“版本备注”中输入正在保存的版本的说明信息，再单击[确定]按钮后保存。然后将 文件中的重要内容删除，只保留一些普通内容，或重新添加一些与文件无关的内容，保存并关闭文件。重 新打开文件，只显示普通内容，要显示保存的“版本”内容，单击[文件]→[版本]命令，打开“版本”对 话框(如图 2)，选中原有版本，单击[打开]按钮，即能显示“版本”中内容