(3)QA部门将总经理或总工程师审核批准的文件打印若干份,分送于总经理及有关部门各一份,收到文 件复印的各部门应在文件原稿上签上姓名及收文日期,原稿由QA部门归存。 (4)文件收到后,各部门应当立即执行文件有关规定。 (5)用于生产管理及质量管理的表格等,如无批准生效,物资供应部门不得予以印刷,否则财务亦予报 销 3.文件的修正与废除本SOP所称的修正和废除其定义是:修正为议价文件的题目不变,不论内容改变多少 均称修正。废除为文件的题目改变,内容不论变中不变,原文件即称废除。改题后的文件应按新文件程 序进行审批 (1)因不能符合现行管理的要求,或工艺改变,设备更换,环境及生产用房的变更等,需对现行文件进 行修改,按下列程序进行: (2)有关部门对原文件需作修正时应填写“技术文件修改审请表”(见附件),交QA审核,安照程序(四) 中的1~^2规定进行审核、批准、生效 技术文件修改申请表 部门 申请人及职务 部门经理 文件名称: 内容: 现修改为: 理由: 批准人及意见 (3)文件的废除由部门提出书面意见QA审核,由总经理或总工程师批准; (4)QA将修正后文件之复印件发至有关部门后应同时收回原文件并销毁,不再在现场出现; 经批准废除的文件,应由QA书面通知有关部门,在分发通知的同时,收回被废除的文件,使其不得 在现场出现。 第四节如何管理和使用文件 文件的管理是指包括文件的设计、制订、审核、批准、分发、执行、归档以及文件变更等一系列过程 的管理活动。文件的保管与归档应符合国家、地主有关法规要求。各种生产记录应保存三所或产品有效期 (负责期)后一年。 文件的编码 文件形成后,所有文件必须有系统的编码及修订号,文件编码实例请参阅附录。并且整个企业内部应 保持一致,以便于识别、控制及追踪,同时可避免使用或发放过时的文件。文件编码应注意下列要求 1.系统性统一分类、编码,并指定专人负责编码,同时进行记录。 2.准确性文件应与编码一一对应,一旦某一文件终止使用,此文件编码即告作废,并不得再次启 3.可追踪性根据文件编码系统的规定,可任意调出文件,亦可随时查询文件变更的历史 4.稳定性文件编码系统一旦确定,一般情况下不得随意变动,应保证系统的稳定性,以防止文件 管理的混乱 5相关一致性文件一旦经过修订,必须给定新的编码,对其相关文件中出现的该文件的编码同时 进行修正 、文件的发放 文件批准后,在执行之日前发放至相关人员或部门,并做好记录,同时收回旧文件 三、文件的执行与检 文件起始执行阶段,有关管理人员有责任检査文件的执行情况,这是保证文件有效性最关键的工作
36 （3）QA 部门将总经理或总工程师审核批准的文件打印若干份，分送于总经理及有关部门各一份，收到文 件复印的各部门应在文件原稿上签上姓名及收文日期，原稿由 QA 部门归存。 （4）文件收到后，各部门应当立即执行文件有关规定。 （5）用于生产管理及质量管理的表格等，如无批准生效，物资供应部门不得予以印刷，否则财务亦予报 销。 3. 文件的修正与废除本 SOP 所称的修正和废除其定义是：修正为议价文件的题目不变，不论内容改变多少 均称修正。废除为文件的题目改变，内容不论变中不变，原文件即称废除。改题后的文件应按新文件程 序进行审批。 （1）因不能符合现行管理的要求，或工艺改变，设备更换，环境及生产用房的变更等，需对现行文件进 行修改，按下列程序进行： （2）有关部门对原文件需作修正时应填写“技术文件修改审请表”（见附件），交 QA 审核，安照程序（四） 中的 1~`2 规定进行审核、批准、生效； 技术文件修改申请表 部门 申请人及职务 部门经理 文件名称： 内容： 现修改为： 理由： 批准人及意见： 生效日期： （3）文件的废除由部门提出书面意见 QA 审核，由总经理或总工程师批准； （4）QA 将修正后文件之复印件发至有关部门后应同时收回原文件并销毁，不再在现场出现； 经批准废除的文件，应由 QA 书面通知有关部门，在分发通知的同时，收回被废除的文件，使其不得 在现场出现。 第四节 如何管理和使用文件 文件的管理是指包括文件的设计、制订、审核、批准、分发、执行、归档以及文件变更等一系列过程 的管理活动。文件的保管与归档应符合国家、地主有关法规要求。各种生产记录应保存三所或产品有效期 （负责期）后一年。 一、文件的编码 文件形成后，所有文件必须有系统的编码及修订号，文件编码实例请参阅附录。并且整个企业内部应 保持一致，以便于识别、控制及追踪，同时可避免使用或发放过时的文件。文件编码应注意下列要求： 1. 系统性 统一分类、编码，并指定专人负责编码，同时进行记录。 2. 准确性 文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用，此文件编码即告作废，并不得再次启 用 3. 可追踪性 根据文件编码系统的规定，可任意调出文件，亦可随时查询文件变更的历史。 4. 稳定性 文件编码系统一旦确定，一般情况下不得随意变动，应保证系统的稳定性，以防止文件 管理的混乱。 5. 相关一致性 文件一旦经过修订，必须给定新的编码，对其相关文件中出现的该文件的编码同时 进行修正。 二、文件的发放 文件批准后，在执行之日前发放至相关人员或部门，并做好记录，同时收回旧文件。 三、文件的执行与检 文件起始执行阶段，有关管理人员有责任检查文件的执行情况，这是保证文件有效性最关键的工作
同时文件管理部门应定期向文件使用和收阅者提供现行文件清单,避免使用过时旧文件。所有文件应 定期复核。如果文件采用自动控制或管理系统,应仅允许授权人操作 四、文件使用者培训 文件在执行前应对文件使用者进行专题培训,可由起草人、审核人、批准人进行培训,保证每个文件 使用者知道如何使用文件 五、文件的归档 文件的归档包括现行文件和各种结果记录的归档。文件管理部门保留一份现行文件或样本,并根据文 件变更情况随时更新记录在案。各种记录完成后,整理分类归档,保留至规定期限。对于批生产记录,用 户投诉记录,退货报表等应定期进行统计评价,为质量改进提供依据 六、文件变更 文件一旦制订,未经批准不得随意更改。但文件的使用及管理人员有权提出变更申请,并提出理由 交给该文件的批准人,批准人评价了变更可行性后签署意见。变更文件再按新文件起草程序执行。文 件管理部门负责检查文件变更引起其他相关文件的变更,并将变更情况记录在案,以便跟踪检查。 总之,制药企业文件是推行GMP的重要组成部分,高质有效的文件系统,级保证企业健康有序运作 从而保证产品质量 七、文件管理应不断持续改进 文件管理并非一成不变,其改进的方向是: 1.简化文件管理工作应持续改进,其目标是简化工作流程,减少中间环节,文件管理程序化、规 范化,使之有效控制,有效管理。 2.计算机化实现文件管理无纸化,这是现代文件管理的目标,它的好处在于文件的起草、审核、 批准更加快速方便,缩短文件形成周期,能自动贮存,减少定员,提高效率。 八、需要填写数据的文件(记录 1.内容真实,记录及时;不得超前记录和回忆记录 2.字迹清晰,不得用铅笔或圆珠笔填写。 3.不得撕毁或任意涂改文件,需要更改时不得用涂改液,应划去后在旁边重写,签名并标明日期 4.按表格内容填写齐全,不得留有空格,如无内容填写时要用“一”表示,以证明不是填写者疏忽。 内容与上项相同蛙应重复抄写,不得用“:”或“同上”表示。 5.品名不得简写。 6.与其他岗位,班组或车间有关的操作记录应做到一致性、连贯性。 7.操作者、复核者均应填全姓名,不得只写姓或名。 8.填写日期一律横写,并不得简写。如1999年8月1日,不得写成“99”,“1/8”,“8/1”。 第五节制药企业基本条件 标准类文件 (一)技术标准 1.产品工艺规程。 2.质量标准(原辅料、工艺用水、半成品、中间体、包装材料、成品等)。 3.其他(检验操作规程等)。 (二)管理标准 1.生产管理标准,含如下项目 (1)物料管理(原辅料、半成品、中间体、包装材料、成品等); (2)生产工序管理(包括无菌、特殊药品生产工序等): (3)设备、器具管理 (4)人员操作管理(包括人员培训等)。 2.卫生管理,含如下项目。 (1)厂房、设备、设施卫生管理 (2)操作人员卫生管理。 3.质量管理,含下列项目。 (1)取样管理(原辅料、半成品、中间体、包装材料,成品等);
37 同时文件管理部门应定期向文件使用和收阅者提供现行文件清单，避免使用过时旧文件。所有文件应 定期复核。如果文件采用自动控制或管理系统，应仅允许授权人操作。 四、文件使用者培训 文件在执行前应对文件使用者进行专题培训，可由起草人、审核人、批准人进行培训，保证每个文件 使用者知道如何使用文件。 五、文件的归档 文件的归档包括现行文件和各种结果记录的归档。文件管理部门保留一份现行文件或样本，并根据文 件变更情况随时更新记录在案。各种记录完成后，整理分类归档，保留至规定期限。对于批生产记录，用 户投诉记录，退货报表等应定期进行统计评价，为质量改进提供依据。 六、文件变更 文件一旦制订，未经批准不得随意更改。但文件的使用及管理人员有权提出变更申请，并提出理由， 交给该文件的批准人，批准人评价了变更可行性后签署意见。变更文件再按新文件起草程序执行。文 件管理部门负责检查文件变更引起其他相关文件的变更，并将变更情况记录在案，以便跟踪检查。 总之，制药企业文件是推行 GMP 的重要组成部分，高质有效的文件系统，级保证企业健康有序运作， 从而保证产品质量。 七、文件管理应不断持续改进 文件管理并非一成不变，其改进的方向是： 1. 简化 文件管理工作应持续改进，其目标是简化工作流程，减少中间环节，文件管理程序化、规 范化，使之有效控制，有效管理。 2. 计算机化 实现文件管理无纸化，这是现代文件管理的目标，它的好处在于文件的起草、审核、 批准更加快速方便，缩短文件形成周期，能自动贮存，减少定员，提高效率。 八、需要填写数据的文件（记录） 1. 内容真实，记录及时；不得超前记录和回忆记录。 2. 字迹清晰，不得用铅笔或圆珠笔填写。 3. 不得撕毁或任意涂改文件，需要更改时不得用涂改液，应划去后在旁边重写，签名并标明日期。 4. 按表格内容填写齐全，不得留有空格，如无内容填写时要用“—”表示，以证明不是填写者疏忽。 内容与上项相同蛙应重复抄写，不得用“：”或“同上”表示。 5. 品名不得简写。 6. 与其他岗位，班组或车间有关的操作记录应做到一致性、连贯性。 7. 操作者、复核者均应填全姓名，不得只写姓或名。 8. 填写日期一律横写，并不得简写。如 1999 年 8 月 1 日，不得写成“99”，“1/8”，“8/1”。 第五节 制药企业基本条件 一、标准类文件 (一) 技术标准 1. 产品工艺规程。 2. 质量标准（原辅料、工艺用水、半成品、中间体、包装材料、成品等）。 3. 其他（检验操作规程等）。 （二）管理标准 1. 生产管理标准，含如下项目。 （1）物料管理（原辅料、半成品、中间体、包装材料、成品等）； （2）生产工序管理（包括无菌、特殊药品生产工序等）； （3）设备、器具管理； （4）人员操作管理（包括人员培训等）。 2. 卫生管理，含如下项目。 （1）厂房、设备、设施卫生管理； （2）操作人员卫生管理。 3. 质量管理，含下列项目。 （1）取样管理（原辅料、半成品、中间体、包装材料，成品等）；
(2)质量检验结果评论方法 4.验证管理,含下列项目 (1)验证工作基本程序; (2)再验证管理。 (三)工作标准 1.岗位责任制 2.岗位操作法(包括岗位SOP)。 3.其他SOP,如设备校验、清洁,人员更衣、环境监测等。 、记录凭证文凭 (一)生产管理记录 1.物料管理记录。 2.批生产记录(包括岗位操作记录)。 3.批包装记录。 (二)质量管理记录 1.批质量检验记录(包括留样观察等)。 2.其他记录(包括质量申诉、用户访问、退货记录、稳定性试验记录、自检记录等)。 (三)监测、维修、校验使用记录 1.厂房。 2.设备(包括仪器、仪表等) 3.设施。 (四)销售记录 (五)验证记录 第二章制药企业标准类文件 第一节物料管理标准文件
38 （2）质量检验结果评论方法。 4. 验证管理，含下列项目。 （1）验证工作基本程序； （2）再验证管理。 （三）工作标准 1. 岗位责任制。 2. 岗位操作法（包括岗位 SOP）。 3. 其他 SOP，如设备校验、清洁，人员更衣、环境监测等。 二、记录凭证文凭 （一）生产管理记录 1. 物料管理记录。 2. 批生产记录（包括岗位操作记录）。 3. 批包装记录。 （二）质量管理记录 1. 批质量检验记录（包括留样观察等）。 2. 其他记录（包括质量申诉、用户访问、退货记录、稳定性试验记录、自检记录等）。 （三）监测、维修、校验使用记录 1. 厂房。 2. 设备（包括仪器、仪表等）。 3. 设施。 （四）销售记录 （五）验证记录 第二章 制药企业标准类文件 第一节 物料管理标准文件
物料管理标准文件条目 序号 标准文件名称 物料采购管理规定 物料进厂分类编号规定 123456789 原辅料验收规定 物料贮存条件规定 包装材料验收贮存规定 成品验收贮存规定 原辅料复验规定 不合格原辅料、半成品、成品处理程序 原辅料称量规定 原辅料发放和剩余物料退库规定 原辅料、中间体、半成品交接制度 012345678 成品销售规定 库存物料盘存规定 标签管理制度 定置管理制度 仓库安全管理制度 仓库卫生管理制度 仓库取样室管理制度 编制举例 、物料采购管理规定 部门: 题目:物料采购管理规定 共页 第页 文件编码 替代 起草人: 部门审查: QA审阅 批准: 执行日期: 变更记载: 变更原因及目的 修订号: 批准日期:执行日期: 注:第一标准文件都应有这样的格式文头。 企业必须具备经过QA批准的原辅料、包装材料的质量标准(标准庆经过批准,并注明执行日期, 有统一代号)。 2.采购人员必须按现行的质量标准采购原辅料及包装材料 企业应组织有关人员对主要原辅料、包装材料的生产厂商定期进行质量审核,经常了解质量状况,并建 立档案 4.制药企业必须采购有生产许可证的药包材产品 5.主要原辅材料及包装材料的主要来源应做到点采购,以保持其中品质量的稳定性 、物料进厂分类编号、管理规定 凡符合要求的原辅料、包装材料进厂,应由仓库管理人员统一分类编号, 分类编号应按下列类似的编号方式统一编制 物料分类及代号。 类别 料 装材料 2.物料分类编号格式 箇口□
39 物料管理标准文件条目 序号 标准文件名称 1 物料采购管理规定 2 物料进厂分类编号规定 3 原辅料验收规定 4 物料贮存条件规定 5 包装材料验收贮存规定 6 成品验收贮存规定 7 原辅料复验规定 8 不合格原辅料、半成品、成品处理程序 9 原辅料称量规定 10 原辅料发放和剩余物料退库规定 11 原辅料、中间体、半成品交接制度 12 成品销售规定 13 库存物料盘存规定 14 标签管理制度 15 定置管理制度 16 仓库安全管理制度 17 仓库卫生管理制度 18 仓库取样室管理制度 [编制举例] 一、物料采购管理规定 部门： 题目：物料采购管理规定 共 页 第 页 文件编码： 新订： 替代： 起草人： 部门审查： QA 审阅： 批准： 执行日期： 变更记载： 修订号： 批准日期： 执行日期： 变更原因及目的： 注：第一标准文件都应有这样的格式文头。 1. 企业必须具备经过 QA 批准的原辅料、包装材料的质量标准（标准庆经过批准，并注明执行日期， 有统一代号）。 2. 采购人员必须按现行的质量标准采购原辅料及包装材料。 3. 企业应组织有关人员对主要原辅料、包装材料的生产厂商定期进行质量审核，经常了解质量状况，并建 立档案。 4. 制药企业必须采购有生产许可证的药包材产品。 5. 主要原辅材料及包装材料的主要来源应做到点采购，以保持其中品质量的稳定性。 二、 物料进厂分类编号、管理规定 凡符合要求的原辅料、包装材料进厂，应由仓库管理人员统一分类编号， 分类编号应按下列类似的编号方式统一编制。 1. 物料分类及代号。 类 别 原 料 辅 料 包装材料 成 品 代 号 Y F B C 2. 物料分类编号格式
分类代号 物料编号(流水号) 例:Y6—990818 表示:6号原料是99年8月累计第18资助进库的。 3.成品入库分类编号与上相同 三、原辅料验收规定 进厂初检。原辅料进厂,由仓库管理人员按货物凭证或合同协议核对后,检査包装是否受潮、破损、标 签是否完好,与货物是否一致等。凡不符合要求,应予拒收。药材的每件包装上应有品名、产地、日期、 调出单位,并由专业人员按药材质量标准验收。 2.定置请验。初检符合要求的原辅料,按定置管理要求放置指定区,用黄色绳围栏,设待验牌,并及时填 写原辅料请验单交质控部门抽样检验。 3.取样。质控部门接到原辅料请验单后,派专人按抽样办法(见专门条款)取样,取样后重新封好,贴上 取样证,并填写原辅材料取样记录,内容包括:品名、编号、规格、批号、来源、包装情况、入库量、 取样量、取样日期、取样人。制剂原辅料的取样宜在取样室(其洁净级别宜与配料室相同)或取样区操 作,抽出样品的标示方法和记录要求同上 4.根据检验结果,质控部门向仓库送交检验报告单,并根据检验结果按货物件数发放绿色的合格证或红色 的不合格证。 四、物料贮存条件规定 1.仓库保管员根据检验结果,取下待验区的黄色标记和待验牌,换上绿色标记的合格牌或红色标记的不合 格牌,并在货物上逐件贴上合格证或不合格证,特殊情况下也可以采取其他能标示物产合格与否的可靠 措施,但发货时每件必须有合格证。按定置管理要求将合格品与不合格品划区码放,分别用绿色(代表 合格)或红色(代表不合格)标记,以防混用。 2.检验合格的原辅料入库后应填写库存货位卡,内容包括:名称、来源、编号、批号、到货日期、收入量、 发出量、结存量、经手人等和分类账,记录收发结存情况,贮存系统采用计算机管理的除外 3.不合格的原辅料要隔离存放,按不合格原辅料处理程序妥善管理,并建立台账汇总 4.原辅料和包装材料、成品应分类、分区按批存放,并根据不同原辅料的贮存条件规定贮存。对易燃、易 爆、毒性大、腐蚀性强的危险品应设置危险品库。并按定置管理要求隔离存放。固体、液体原料应分开 贮存:挥发性物料应注意避免污染其他物料:炮制、整理加工后的净药材,应使用洁净容器或包装,不 得与末加工、炮制的药材同库存放 5.麻醉药品、精神药品、毒性药品、放射性药品的验收、贮存、保管要严格执行国家有关规定。青霉素类 物料应专库存放,所用垫板、货架及清洁工具应专用 6.存放区应保持清洁。根据需要设置控制温度、湿度设施,并予记录 7.货物的堆放、离墙、离地、货行间都必须留有一定距离,采用货架或垫板,执行先进先出的发料次序 各企业应根据本企业所用物产,制定具体的贮存条件规定。例:①原料药密封贮存于阴凉、干燥、通风 的清洁仓库内,防晒、防潮、防火、防鼠虫。②空心胶囊贮二清洁、通风处,相对湿度35%~65%,温 度1525℃ 五、包装材料验收贮存规定 1.初检包装材料进厂,仓库保管员应先检査外观、尺寸、式样是否符合厂订规格要求,有否污染、破 损,凡不符合要求,应予拒收 2.请验对进厂的包装材料,应及时填写请验单交质控部门抽样检验 3.取样质控部门接到包装材料请验单后,派专人按抽样办法(见专门条款)取样,并填写包装材料取 样记录。 4.检验报告根据检验结果,质控部门向仓库送交检验报告单 5.合格区别根据检验结果,合格与不合格的包装材料要用绿色(代表合格)或红色(代表不合格)标 记,以示区别 6.合格入库的包装材料,应分类入账 7.本厂回收使用的容器,须按厂订清洗标准验收入库,不符合要求的要退回重洗
40 分类代号 物料编号（流水号） 例：Y6—990818 表示：6 号原料是 99 年 8 月累计第 18 资助进库的。 3. 成品入库分类编号与上相同。 三、 原辅料验收规定 1. 进厂初检。原辅料进厂，由仓库管理人员按货物凭证或合同协议核对后，检查包装是否受潮、破损、标 签是否完好，与货物是否一致等。凡不符合要求，应予拒收。药材的每件包装上应有品名、产地、日期、 调出单位，并由专业人员按药材质量标准验收。 2. 定置请验。初检符合要求的原辅料，按定置管理要求放置指定区，用黄色绳围栏，设待验牌，并及时填 写原辅料请验单交质控部门抽样检验。 3. 取样。质控部门接到原辅料请验单后，派专人按抽样办法（见专门条款）取样，取样后重新封好，贴上 取样证，并填写原辅材料取样记录，内容包括：品名、编号、规格、批号、来源、包装情况、入库量、 取样量、取样日期、取样人。制剂原辅料的取样宜在取样室（其洁净级别宜与配料室相同）或取样区操 作，抽出样品的标示方法和记录要求同上。 4. 根据检验结果，质控部门向仓库送交检验报告单，并根据检验结果按货物件数发放绿色的合格证或红色 的不合格证。 四、 物料贮存条件规定 1. 仓库保管员根据检验结果，取下待验区的黄色标记和待验牌，换上绿色标记的合格牌或红色标记的不合 格牌，并在货物上逐件贴上合格证或不合格证，特殊情况下也可以采取其他能标示物产合格与否的可靠 措施，但发货时每件必须有合格证。按定置管理要求将合格品与不合格品划区码放，分别用绿色（代表 合格）或红色（代表不合格）标记，以防混用。 2. 检验合格的原辅料入库后应填写库存货位卡，内容包括：名称、来源、编号、批号、到货日期、收入量、 发出量、结存量、经手人等和分类账，记录收发结存情况，贮存系统采用计算机管理的除外。 3. 不合格的原辅料要隔离存放，按不合格原辅料处理程序妥善管理，并建立台账汇总。 4. 原辅料和包装材料、成品应分类、分区按批存放，并根据不同原辅料的贮存条件规定贮存。对易燃、易 爆、毒性大、腐蚀性强的危险品应设置危险品库。并按定置管理要求隔离存放。固体、液体原料应分开 贮存；挥发性物料应注意避免污染其他物料；炮制、整理加工后的净药材，应使用洁净容器或包装，不 得与末加工、炮制的药材同库存放。 5. 麻醉药品、精神药品、毒性药品、放射性药品的验收、贮存、保管要严格执行国家有关规定。青霉素类 物料应专库存放，所用垫板、货架及清洁工具应专用。 6. 存放区应保持清洁。根据需要设置控制温度、湿度设施，并予记录。 7. 货物的堆放、离墙、离地、货行间都必须留有一定距离，采用货架或垫板，执行先进先出的发料次序。 各企业应根据本企业所用物产，制定具体的贮存条件规定。例：①原料药密封贮存于阴凉、干燥、通风 的清洁仓库内，防晒、防潮、防火、防鼠虫。②空心胶囊贮二清洁、通风处，相对湿度 35%~~65%，温 度 15~~25℃。 五、 包装材料验收贮存规定 1. 初检 包装材料进厂，仓库保管员应先检查外观、尺寸、式样是否符合厂订规格要求，有否污染、破 损，凡不符合要求，应予拒收。 2. 请验 对进厂的包装材料，应及时填写请验单交质控部门抽样检验。 3. 取样 质控部门接到包装材料请验单后，派专人按抽样办法（见专门条款）取样，并填写包装材料取 样记录。 4. 检验报告 根据检验结果，质控部门向仓库送交检验报告单。 5. 合格区别 根据检验结果，合格与不合格的包装材料要用绿色（代表合格）或红色（代表不合格）标 记，以示区别。 6. 合格入库的包装材料，应分类入账。 7. 本厂回收使用的容器，须按厂订清洗标准验收入库，不符合要求的要退回重洗