规定,要切实可行,并加以说明 (二)、情况确实、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点正准 确,篇幅力求简短。 )、人名、地名、数字、引文要准确,引文应当先引标题,后引发文字 号。日期应当写明具体的年、月、日。 (四)、结构层次序数。第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为 “1”,第四层为“(1)”。必须使用国家法定计量单位。 (五)、用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明 简称 (六)、公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用 语、缩略语,具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿 拉伯数码。 (七)、公文由本机关领导人签发,重要的或涉及面广的,必须由正职或者 主持日常工作的副职领导人签发。经授权,有的公文可由秘书长或办公厅(室) 主任签发。 八)、审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其 他审批人圈阅,应当视为同意。 (九)、草拟修改和签批公文,用笔用墨必须符合存档要求,不得在文稿订 线外书写。 公文送领导人签发之前,应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是:是 否需要行文,是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定,是否与有关 部门、地区协商、会签,文字表述、文种作用、公文格式等是否符合《条例》和 《办法》的有关规定。 五、归纳总结 六、布置作业 课题名称:第四节公文的处理 目的要求:1、掌握国家行政机关公文的处理和程序。 2、了解国家行政机关公文处理任务和要求 教学重点:国家行政机关公文的处理的含义及程序 教学难点:国家行政机关公文的处理程序 教学时数及方法:二课时讲练结合 教学内容及步骤 、公文处理概述 (一)、公文处理的涵义 公文处理是党政机关、人民团体、企事业单位在管理中一项经常性的重要 工作,也称文书处理、文件处理 (二)、公文处理的任务 公文处理的主要任务是:及时、准确、安全、有效地拟制、传递、处理和管 理公文,以便为机关公务活动提供信息,充分发挥公文的作用。包括: 1、拟写与制作公文。包括拟稿、会商、审核、签发、登记、缮印、校对, 用印或签署,形成正式公文 2、传递公文。将拟制成的公文,根据公文的性质与要求以多种方式传递(分
26 规定，要切实可行，并加以说明。 (二) 、情况确实、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点正准 确，篇幅力求简短。 (三) 、人名、地名、数字、引文要准确，引文应当先引标题，后引发文字 号。日期应当写明具体的年、月、日。 (四)、 结构层次序数。第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为 “1”，第四层为“(1)”。必须使用国家法定计量单位。 (五)、 用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明 简称。 (六)、 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用 语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿 拉伯数码。 (七)、 公文由本机关领导人签发，重要的或涉及面广的，必须由正职或者 主持日常工作的副职领导人签发。经授权，有的公文可由秘书长或办公厅(室) 主任签发。 (八)、 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其 他审批人圈阅，应当视为同意。 (九)、 草拟修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得在文稿订 线外书写。 公文送领导人签发之前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是：是 否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关 部门、地区协商、会签，文字表述、文种作用、公文格式等是否符合《条例》和 《办法》的有关规定。 五、归纳总结 六、布置作业 课题名称：第四节 公文的处理 目的要求：1、掌握国家行政机关公文的处理和程序。 2、了解国家行政机关公文处理任务和要求。 教学重点：国家行政机关公文的处理的含义及程序 教学难点：国家行政机关公文的处理程序 教学时数及方法：二课时 讲练结合 教学内容及步骤： 一、公文处理概述 (一)、 公文处理的涵义 公文处理是党政机关、人民团体、企事业单位在管理中一项经常性的重要 工作，也称文书处理、文件处理。 (二)、 公文处理的任务 公文处理的主要任务是：及时、准确、安全、有效地拟制、传递、处理和管 理公文，以便为机关公务活动提供信息，充分发挥公文的作用。包括： 1、拟写与制作公文。包括拟稿、会商、审核、签发、登记、缮印、校对， 用印或签署，形成正式公文。 2、传递公文。将拟制成的公文，根据公文的性质与要求以多种方式传递(分
发)给收受公文的机关。 3、办理公文。对于收到的公文予登记、分发、拟办、批办、传阅、承办、 催办、查办,或撰拟新的公文作出答复、批转、转发。执行、了解与处理公文内 容所针对的公务,督促检査公文贯彻落实情况,实现来文的目的要求 4、管理公文。指对公文的分类管理、提供利用,包括立卷、归档、销毁等 工作。按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定,做好公文的保密工作。 5、领导交办的有关公文处理的其他工作 (三)、公文处理的地位和作用 公文处理是实行管理的重要组成部分,是办理公务的基本手段之一,它贯穿 于各项职能活动的始终。机关的管理工作,很大程度上要通过公文处理工作来体 现。它的作用是 1、公文处理是为机关领导提供参谋、助手作用的辅助性工作。 协助领导加强对机关公文撰制、办理的组织与控制,防止公文的积压与延误, 防止文牍主义,有效提高公文质量。 为领导提供有参考价值的信息,为领导决策和指挥工作提供重要依据与参 考。 有效地保证和督促领导决策的实施,通过督促检查以保证领导决策的落实 通过信息反馈,不断调整、完善决策方案,使决策更科学、更可行、更全面。 2、公文处理是承上启下、联系左右的枢纽。 公文处理工作通过公文的制发与处理,承上启下,沟通各级、各类机关、团 体、单位之间的纵横联系,使政令下达畅通,信息反馈及时,相互配合协调,有 效地保证整个管理体系工作的正常运转。 3、公文处理是机关工作作风,政策水平和管理水平的体现。 机关、单位的公文处理,能直接反映机关、单位工作效率、工作作风和精神 面貌;反映机关、单位的政策水平和管理水平;反映机关、单位工作人员的业务 能力与工作责任心 4、公文处理是档案工作的基础 公文处理工作与档案工作既有联系又有区别。大量档案来源于公文,公文处 理工作是档案工作的前提和基础。公文的内容、形成、书写材料及处理程序是否 规范,归档公文是否齐备完整,直接影响到档案质量的好坏。只有加强公文处理 工作,才能促进档案工作的顺利进行,进而推动国家档案事业的发展 公文处理的原则和要求 (一)、公文处理的原则 《办法》规定:“公文处理必须做到及时、准确、安全”。《条例》规定:“应 当坚持实事求是、按照行文机关的要求和公文处理规定的原则,做到公文处理及 时、准确、安全、保密。” 二)、公文处理的要求 根据公文处理的基本原则,结合机关工作实际,公文处理工作有以下要求: 1、必须实行集中统一管理,这是公文处理的一项基本要求。 (1)统一领导。由机关秘书长或办公厅(室)主任集中统一领导、指导,统 组织本单位、部门与其下属机关公文处理工作。 (2)建立机构。由机关的办公厅(室)主管本机关并负责指导下级机关的公 文处理工作。各级机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公 文处理工作
27 发)给收受公文的机关。 3、办理公文。对于收到的公文予登记、分发、拟办、批办、传阅、承办、 催办、查办，或撰拟新的公文作出答复、批转、转发。执行、了解与处理公文内 容所针对的公务，督促检查公文贯彻落实情况，实现来文的目的要求。 4、管理公文。指对公文的分类管理、提供利用，包括立卷、归档、销毁等 工作。按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，做好公文的保密工作。 5、领导交办的有关公文处理的其他工作。 (三)、 公文处理的地位和作用 公文处理是实行管理的重要组成部分，是办理公务的基本手段之一，它贯穿 于各项职能活动的始终。机关的管理工作，很大程度上要通过公文处理工作来体 现。它的作用是： 1、公文处理是为机关领导提供参谋、助手作用的辅助性工作。 协助领导加强对机关公文撰制、办理的组织与控制，防止公文的积压与延误， 防止文牍主义，有效提高公文质量。 为领导提供有参考价值的信息，为领导决策和指挥工作提供重要依据与参 考。 有效地保证和督促领导决策的实施，通过督促检查以保证领导决策的落实； 通过信息反馈，不断调整、完善决策方案，使决策更科学、更可行、更全面。 2、公文处理是承上启下、联系左右的枢纽。 公文处理工作通过公文的制发与处理，承上启下，沟通各级、各类机关、团 体、单位之间的纵横联系，使政令下达畅通，信息反馈及时，相互配合协调，有 效地保证整个管理体系工作的正常运转。 3、公文处理是机关工作作风，政策水平和管理水平的体现。 机关、单位的公文处理，能直接反映机关、单位工作效率、工作作风和精神 面貌；反映机关、单位的政策水平和管理水平；反映机关、单位工作人员的业务 能力与工作责任心。 4、公文处理是档案工作的基础。 公文处理工作与档案工作既有联系又有区别。大量档案来源于公文，公文处 理工作是档案工作的前提和基础。公文的内容、形成、书写材料及处理程序是否 规范，归档公文是否齐备完整，直接影响到档案质量的好坏。只有加强公文处理 工作，才能促进档案工作的顺利进行，进而推动国家档案事业的发展。 二、公文处理的原则和要求 (一)、 公文处理的原则 《办法》规定：“公文处理必须做到及时、准确、安全”。《条例》规定：“应 当坚持实事求是、按照行文机关的要求和公文处理规定的原则，做到公文处理及 时、准确、安全、保密。” (二)、 公文处理的要求 根据公文处理的基本原则，结合机关工作实际，公文处理工作有以下要求： 1、必须实行集中统一管理，这是公文处理的一项基本要求。 (1) 统一领导。由机关秘书长或办公厅(室)主任集中统一领导、指导，统 一组织本单位、部门与其下属机关公文处理工作。 (2) 建立机构。由机关的办公厅(室)主管本机关并负责指导下级机关的公 文处理工作。各级机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公 文处理工作
(3)建立健全统一的公文处理工作制度。如建立健全并执行统一的岗位责 任制、行文制度、公文处理、传递制度、保密制度、催办查办制度、立卷归档制 度等,以实现公文处理制度化、规范化、科学化。 (4)由公文处理部门集中统一管理公文。应由机关公文处理部门或公文处 理工作人员统一负责公文的收发、登记、分发、拟办、核稿、翻印、销毁、归档 其他部门和人员不得私自签收、拆取、保存和销毁公文。机关领导或其他部门代 收的文件、代拟的文稿,都应交公文处理部门统一登记处理。 (5)建立、健全并实施公文处理的国家标准,防止政出多门,各行其是, 促进公文处理标准化,提高办文效率 2、必须及时、迅速,提高效率。 这是对公文处理工作时间的要求。它要求公文处理讲求效率,有紧迫感, 防止公文积压拖延,误时误事。即制发文件从拟稿、审核、修改、签发、印制、 分发、传递等各个环节,都要抓紧办理:收文要及时分送、传达、贯彻、办复 领导批办的意见,要及时传达和报告;各地在承办、贯彻有关文件中的意见,要 及时向领导和有关部门反馈。 3、必须准确、严密,保证质量。 这是对公文处理工作质量的要求,应贯穿于公文处理的各个工作环节。即要 求:登记和办理环节要准确:拟稿要准确反映领导意图,符合有关政策规定,准 确真实地反映情况,提岀的措施切实可行,文字准确简明;核稿、校对严格认真, 不出差错:分发、传递准确、安全、不发生错漏:立卷归档要准确、合理,便于 查找利用。 4、必须保守党和国家的机密。 在公文处理工作中,要确保公文绝对安全,保证公文不丢失、被窃、毁损 要确保秘密文件绝对安全,不失密、不泄密。为此,必须认真遵守《中华人民共 和国保守国家秘密法》等保密法律法规和有关安全保密的规定,树立保密意识, 增强保密观念。 5、必须反对文牍主义、形式主义或官僚主义。 在公文处理中,要反对无论大事小事一律依赖公文解决,以公文为万能的形 式主义,反对只顾发文不管贯彻执行,不抓督促检查的形式主义,反对脱离实际 照本宣科、按抄照转、不顾民情、高髙在上瞎指挥的官僚主义。 6、必须坚持实事求是的思想路线和工作作风 在公文处理中要坚持对领导和对人民群众负责的一致性,吃透两头。既要如 实反映领导意图,按领导指示办事,又要从实际出发,如实反映群众意愿 向领导和上级报告工作、反映情况,向群众介绍工作、通报形势,都要真实、 准确。既不夸大,也不缩小;既要报喜,也要报忧。 、公文处理程序 (一)、公文处理程序的涵义及特点 公文处理程序,是指在一个机关内部,由依次衔接、相互联系、彼此制约 的一系列工作环节所构成的公文处理的体系。它包括收文处理程序、发文处理程 序,它揭示了机关内部公文运转处理的全过程 公文处理程序具有如下特点 1、确定性。公文处理的各个工作环节,是相对独立存在的,均具有特定的 内容与功能,在一般情况下,不宜随意删节。 2、连续性。公文处理的各个工作环节相互联系,紧密衔接并排列有序,在
28 (3) 建立健全统一的公文处理工作制度。如建立健全并执行统一的岗位责 任制、行文制度、公文处理、传递制度、保密制度、催办查办制度、立卷归档制 度等，以实现公文处理制度化、规范化、科学化。 (4) 由公文处理部门集中统一管理公文。应由机关公文处理部门或公文处 理工作人员统一负责公文的收发、登记、分发、拟办、核稿、翻印、销毁、归档。 其他部门和人员不得私自签收、拆取、保存和销毁公文。机关领导或其他部门代 收的文件、代拟的文稿，都应交公文处理部门统一登记处理。 (5) 建立、健全并实施公文处理的国家标准，防止政出多门，各行其是， 促进公文处理标准化，提高办文效率。 2、必须及时、迅速，提高效率。 这是对公文处理工作时间的要求。它要求公文处理讲求效率，有紧迫感， 防止公文积压拖延，误时误事。即制发文件从拟稿、审核、修改、签发、印制、 分发、传递等各个环节，都要抓紧办理；收文要及时分送、传达、贯彻、办复； 领导批办的意见，要及时传达和报告；各地在承办、贯彻有关文件中的意见，要 及时向领导和有关部门反馈。 3、必须准确、严密，保证质量。 这是对公文处理工作质量的要求，应贯穿于公文处理的各个工作环节。即要 求：登记和办理环节要准确；拟稿要准确反映领导意图，符合有关政策规定，准 确真实地反映情况，提出的措施切实可行，文字准确简明；核稿、校对严格认真， 不出差错；分发、传递准确、安全、不发生错漏；立卷归档要准确、合理，便于 查找利用。 4、必须保守党和国家的机密。 在公文处理工作中，要确保公文绝对安全，保证公文不丢失、被窃、毁损； 要确保秘密文件绝对安全，不失密、不泄密。为此，必须认真遵守《中华人民共 和国保守国家秘密法》等保密法律法规和有关安全保密的规定，树立保密意识， 增强保密观念。 5、必须反对文牍主义、形式主义或官僚主义。 在公文处理中，要反对无论大事小事一律依赖公文解决，以公文为万能的形 式主义，反对只顾发文不管贯彻执行，不抓督促检查的形式主义，反对脱离实际、 照本宣科、按抄照转、不顾民情、高高在上瞎指挥的官僚主义。 6、必须坚持实事求是的思想路线和工作作风。 在公文处理中要坚持对领导和对人民群众负责的一致性，吃透两头。既要如 实反映领导意图，按领导指示办事，又要从实际出发，如实反映群众意愿。 向领导和上级报告工作、反映情况，向群众介绍工作、通报形势，都要真实、 准确。既不夸大，也不缩小；既要报喜，也要报忧。 三、公文处理程序 (一)、 公文处理程序的涵义及特点 公文处理程序，是指在一个机关内部，由依次衔接、相互联系、彼此制约 的一系列工作环节所构成的公文处理的体系。它包括收文处理程序、发文处理程 序，它揭示了机关内部公文运转处理的全过程。 公文处理程序具有如下特点： 1、确定性。公文处理的各个工作环节，是相对独立存在的，均具有特定的 内容与功能，在一般情况下，不宜随意删节。 2、连续性。公文处理的各个工作环节相互联系，紧密衔接并排列有序，在
般情况下,其顺序不宜随意分隔与颠倒。 3、规范性。公文处理的各个工作环节,均须遵循严格的规范,以使公文处 理程序化、规范化、标准化 (二)、收文处理程序 收文处理是指对来自机关外部的公文所实施的处理与管理活动。收文处理是 收受公文并从中提取有关信息,处理有关公务的过程,是收文机关履行其法定职 能,使公文产生实际效用的过程。 1、签收。这是收文处理程序的第一个环节,指负责内外收发的收件人收到 装公文的信函或公文袋后,在对方的送文簿、送文回单或送文收据上签名或盖章。 签收公文要逐件清点、认真核对。发现问题应及时向发文机关查询;如系 错送,应招收或退回发文机关,在确认无误后签字盖章。如系急件、密件,签收 时应注明何日何时收到。 2、登记。登记是记录公文收进、运转、处理的完整记录。搞好收文登记是 保证公文处理正常进行的必要措施。 登记的方法,通常有以下四种:①分级登记。即按来文单位的级别登记。② 分类登记。即按收文业务性质分类登记。③分文种登记。④依收文时间顺序登 3、分发。这是将登记后的收文,分别发送有关部门或有关人员办理或阅知 的环节。 4、拟办。这是机关综合部门或业务主管部门,对需要办理的重要公文,提 出建议性处理意见,以供领导人审批时参考 5、批办。批办,是机关或部门的领导人,对来文提出处置的原则与方法, 并签署姓名与日期。 承办。承办是具体承接处理文件内容所针对的事务和问题的活动。公文 只有通过承办才能发挥作用,实现行文的目的。因此,承办是公文处理过程中的 中心环节。 7、催办、查办。催办、査办,即对公文处理的督促与检查,并促使文件精 神得以落实的活动。这是一项重要的办文工作,有利于加速公文的有效运转,防 止失控,有利于避免公文的积压延误、效用的迅速实现,对公文具有促进作用。 催办、査办,是反馈信息的一种形式,通过对公文处理的督促、检查,不仅是为 防止办文的失误与积压,而且可以在经过实践检验之后,检查了解机关的决策是 否正确,以便随时加以补充与修正。 8、注办。注办是指由承办人签注文件承办经过与结果的活动。它有助于公 文的日后整理与查考。对回复的公文注明复文的日期与发文号;对用其它方式办 理的公文,注明承办人姓名与办理的结果、日期。 (三)、发文处理程序 发文处理指在机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动过程。 发文处理是发文机关履行法定职责,表达自身意志和愿望,收集加工和记录、 传递有用信息,由众多工作人员共同参与的集体创造性活动 1、拟稿。拟稿即撰稿,指撰写、起草公文。它包括前面介绍过的接受交拟、 确立主旨、选择材料、安排结构、编写提纲、起草初稿、修改眷清等环节。 2、会商。会商是指公文内容涉及有关单位或部门的职权范围,需征得其同 意和配合时所进行的协商活动。 3、审核。对发文稿的审核,又称核稿。即由机关综合办公部门对送交领导
29 一般情况下，其顺序不宜随意分隔与颠倒。 3、规范性。公文处理的各个工作环节，均须遵循严格的规范，以使公文处 理程序化、规范化、标准化。 (二)、 收文处理程序 收文处理是指对来自机关外部的公文所实施的处理与管理活动。收文处理是 收受公文并从中提取有关信息，处理有关公务的过程，是收文机关履行其法定职 能，使公文产生实际效用的过程。 1、 签收。这是收文处理程序的第一个环节，指负责内外收发的收件人收到 装公文的信函或公文袋后，在对方的送文簿、送文回单或送文收据上签名或盖章。 签收公文要逐件清点、认真核对。发现问题应及时向发文机关查询；如系 错送，应招收或退回发文机关，在确认无误后签字盖章。如系急件、密件，签收 时应注明何日何时收到。 2、登记。登记是记录公文收进、运转、处理的完整记录。搞好收文登记是 保证公文处理正常进行的必要措施。 登记的方法，通常有以下四种：①分级登记。即按来文单位的级别登记。② 分类登记。即按收文业务性质分类登记。③分文种登记。④ 依收文时间顺序登 记。 3、分发。这是将登记后的收文，分别发送有关部门或有关人员办理或阅知 的环节。 4、拟办。这是机关综合部门或业务主管部门，对需要办理的重要公文，提 出建议性处理意见，以供领导人审批时参考。 5、批办。批办，是机关或部门的领导人，对来文提出处置的原则与方法， 并签署姓名与日期。 6、承办。承办是具体承接处理文件内容所针对的事务和问题的活动。公文 只有通过承办才能发挥作用，实现行文的目的。因此，承办是公文处理过程中的 中心环节。 7、催办、查办。催办、查办，即对公文处理的督促与检查，并促使文件精 神得以落实的活动。这是一项重要的办文工作，有利于加速公文的有效运转，防 止失控，有利于避免公文的积压延误、效用的迅速实现，对公文具有促进作用。 催办、查办，是反馈信息的一种形式，通过对公文处理的督促、检查，不仅是为 防止办文的失误与积压，而且可以在经过实践检验之后，检查了解机关的决策是 否正确，以便随时加以补充与修正。 8、注办。注办是指由承办人签注文件承办经过与结果的活动。它有助于公 文的日后整理与查考。对回复的公文注明复文的日期与发文号；对用其它方式办 理的公文，注明承办人姓名与办理的结果、日期。 (三)、 发文处理程序 发文处理指在机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动过程。 发文处理是发文机关履行法定职责，表达自身意志和愿望，收集加工和记录、 传递有用信息，由众多工作人员共同参与的集体创造性活动。 1、拟稿。拟稿即撰稿，指撰写、起草公文。它包括前面介绍过的接受交拟、 确立主旨、选择材料、安排结构、编写提纲、起草初稿、修改眷清等环节。 2、会商。会商是指公文内容涉及有关单位或部门的职权范围，需征得其同 意和配合时所进行的协商活动。 3、审核。对发文稿的审核，又称核稿。即由机关综合办公部门对送交领导
人签发的文稿进行审核与修正。 4、签发。这是对发文进行最后审核的具有决策性的环节,即机关(部门) 领导人对发文稿批注核准发出的意见并签署姓名与日期的活动。发文稿经过签发 后即成为定稿,具有正式文件的作用。未经领导人签发,文件不能生效。 5、缮印、校对。缮印即公文的制作,指以签发的定稿为依据,经过缮写、 印刷等方式,制成正式文件的过程。 公文的校对,就是以经过签发的定稿作为基础,对缮印的正本或校样从文字 标点符号、图表、标记、格式到版式设计等各个方面的全面核对检查。 6、用印。机关印章是机关法定职权的凭证和法定权威的象征。印好的文件 盖上发文机关印章,即可生效,也就完成了公文的撰制工作。在文件上盖印要清 晰、端正,不要误盖、漏盖。 7、分发。这是在公文撰制好后,按规定将公文进行分配、发送的环节。 8、传递。传递又称递送,即通过一定的传递方式和传递渠道,将公文及 时、准确、安全地送到收文单位 四、办结公文处理程序 凡已经办理完毕的公文,应按下列程序处理 (一)办结暂存 指收发文中已经办理完毕的公文,即收文经注办、发文经分发递送出去的公 文,在公文处理部门暂时存放一段时间,以待次年上半年分别立卷归档或清退、 销毁。 文件办结暂存,目的在于保证文件无缺,便于日后立卷归档或清退;便于在 当年工作中查找利用。 (二)立卷 文件立卷,是整理与保管公文的一种方法。即将已经办理完毕并有保存价值 的公文,在收集齐全的基础上,按一定的标准(形成机构、内容性质等)进行分类 而后按一定的特征与联系组合成案卷 公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》的有关规定,及时将公文 定稿、正本和有关材料整理立卷。 (三)归档 这是把按规定组合好并编目的案卷交给档案部门,也叫存档。 公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理,要保证档案的 齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,以便于保管和利用。 (四)清退 这是把规定要退回的文件,按清单如数退回发文机关。清退工作是确保党和 国家机密安全的重要措施。 一般以机、绝密文件为清退重点。通常是半年或一年清退一次。收文机关依 照发文机关印的“需清退文件清单”清足,然后登记造册,退回发文机关。清退 时,要认真细致点交,办理好清退手续 (五)销毁 凡已经办理完毕而没有归档和存查价值的公文,应妥善保存,经过鉴别于当 年年底编制销毁目录,报请主管的领导人批准后定期销毁。如属涉及国家秘密的 公文,则须逐件登记目录,经批准后,由二人监销。保证不丢失、不漏销 五、归纳总结 六、布置作业
30 人签发的文稿进行审核与修正。 4、 签发。这是对发文进行最后审核的具有决策性的环节，即机关(部门) 领导人对发文稿批注核准发出的意见并签署姓名与日期的活动。发文稿经过签发 后即成为定稿，具有正式文件的作用。未经领导人签发，文件不能生效。 5、 缮印、校对。缮印即公文的制作，指以签发的定稿为依据，经过缮写、 印刷等方式，制成正式文件的过程。 公文的校对，就是以经过签发的定稿作为基础，对缮印的正本或校样从文字、 标点符号、图表、标记、格式到版式设计等各个方面的全面核对检查。 6、用印。机关印章是机关法定职权的凭证和法定权威的象征。印好的文件 盖上发文机关印章，即可生效，也就完成了公文的撰制工作。在文件上盖印要清 晰、端正，不要误盖、漏盖。 7、分发。这是在公文撰制好后，按规定将公文进行分配、发送的环节。 8、 传递。传递又称递送，即通过一定的传递方式和传递渠道，将公文及 时、准确、安全地送到收文单位。 四、办结公文处理程序 凡已经办理完毕的公文，应按下列程序处理 (一) 办结暂存 指收发文中已经办理完毕的公文，即收文经注办、发文经分发递送出去的公 文，在公文处理部门暂时存放一段时间，以待次年上半年分别立卷归档或清退、 销毁。 文件办结暂存，目的在于保证文件无缺，便于日后立卷归档或清退；便于在 当年工作中查找利用。 (二) 立卷 文件立卷，是整理与保管公文的一种方法。即将已经办理完毕并有保存价值 的公文，在收集齐全的基础上，按一定的标准(形成机构、内容性质等)进行分类 而后按一定的特征与联系组合成案卷。 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，及时将公文 定稿、正本和有关材料整理立卷。 (三) 归档 这是把按规定组合好并编目的案卷交给档案部门，也叫存档。 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，要保证档案的 齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。 (四) 清退 这是把规定要退回的文件，按清单如数退回发文机关。清退工作是确保党和 国家机密安全的重要措施。 一般以机、绝密文件为清退重点。通常是半年或一年清退一次。收文机关依 照发文机关印的“需清退文件清单”清足，然后登记造册，退回发文机关。清退 时，要认真细致点交，办理好清退手续。 (五) 销毁 凡已经办理完毕而没有归档和存查价值的公文，应妥善保存，经过鉴别于当 年年底编制销毁目录，报请主管的领导人批准后定期销毁。如属涉及国家秘密的 公文，则须逐件登记目录，经批准后，由二人监销。保证不丢失、不漏销。 五、归纳总结 六、布置作业