第5章处理表格和图表的技巧 表格是一种简明、概要的表意方式。其结构严谨,效果直观,往往一张表格可以代 替许多说明文字。因此,在编辑排版过程中,就常常要处理到表格 文档表格还可以当作数据库,对它们执行简单的数据库功能,例如,数据的添加 检索、分类、排序等,这些功能给用户管理文档表格提供了很大的方便,简化了对表格 的处理工作。如果用户能够熟练地运用文档的数据库功能,可以提高对表格的处理能力 从而提高工作效率。用户可以将文档中的数据以图表的形式直观地表达出来,这时就可 以通过使用插入Word2002中的 Graph2002 Chart对象来实现 5.1表格处理技巧 word具有功能强大的表格制作功能。其所见即所得的工作方式使表格制作更加方 便、快捷,安全可以满足制作中式复杂表格的要求,并且能对表格中的进行较为复杂的 计算 word中的表格在文字处理操作中有着举足轻重的作用,利用表格排版对于文本排版 来说,两者有许多相似之处,也各有其独特之处,表格排版功能能够处理复杂的、有规 则的文本排版,大大简化了排版操作。 因为表格可以看作是由不同行列的单元格组成,用户不但可以在单元格中填写文字 和插入图片。还可以用表格按列对齐数字,而且还可以对数字进行排序和计算;可见用 表格创建引人入胜的页面版式以及排列文本和图形等 51.1使用多种方法创建表格 在使用word排版或者编辑文档的过程中,不但要修改表格,有时候,如要对一些 文本有规则地排版,也可以使用插入表格的方法对文本进行格式化处理。 可以使用下面的5种方法创建普通或复杂表格 1.使用【插入表格】按钮创建表格 使用【常用】工具栏上的插入表格按钮,可以快速创建一般的表格,操作步骤如下: (1)将光标定位在插入表格的位置。 (2)单击常用工具栏上的插入表格按钮回上 (3)按住鼠标并拖动到所需的表格行和列格数。如图5.1所示
150 第 5 章 处理表格和图表的技巧 表格是一种简明、概要的表意方式。其结构严谨，效果直观，往往一张表格可以代 替许多说明文字。因此，在编辑排版过程中，就常常要处理到表格。 文档表格还可以当作数据库，对它们执行简单的数据库功能，例如，数据的添加、 检索、分类、排序等，这些功能给用户管理文档表格提供了很大的方便，简化了对表格 的处理工作。如果用户能够熟练地运用文档的数据库功能，可以提高对表格的处理能力， 从而提高工作效率。用户可以将文档中的数据以图表的形式直观地表达出来，这时就可 以通过使用插入 Word 2002 中的 Graph 2002 Chart 对象来实现。 5.1 表格处理技巧 Word 具有功能强大的表格制作功能。其所见即所得的工作方式使表格制作更加方 便、快捷，安全可以满足制作中式复杂表格的要求，并且能对表格中的进行较为复杂的 计算。 Word 中的表格在文字处理操作中有着举足轻重的作用，利用表格排版对于文本排版 来说，两者有许多相似之处，也各有其独特之处，表格排版功能能够处理复杂的、有规 则的文本排版，大大简化了排版操作。 因为表格可以看作是由不同行列的单元格组成，用户不但可以在单元格中填写文字 和插入图片。还可以用表格按列对齐数字，而且还可以对数字进行排序和计算；可见用 表格创建引人入胜的页面版式以及排列文本和图形等。 5.1.1 使用多种方法创建表格 在使用 Word 排版或者编辑文档的过程中，不但要修改表格，有时候，如要对一些 文本有规则地排版，也可以使用插入表格的方法对文本进行格式化处理。 可以使用下面的 5 种方法创建普通或复杂表格。 1．使用【插入表格】按钮创建表格 使用【常用】工具栏上的插入表格按钮，可以快速创建一般的表格，操作步骤如下： （1）将光标定位在插入表格的位置。 （2）单击常用工具栏上的插入表格按钮 上。 （3）按住鼠标并拖动到所需的表格行和列格数。如图 5.1 所示
图51使用【插入表格】按钮创建表格 (4)松开鼠标,这时就会在文档中出现一个满页宽满版的表格 2.使用菜单命令创建表格 使用菜单命令方法可以快速创建普通的或者可以套用内置格式的表格,操作步骤如 下 (1)将光标定位在文档中要插入表格的位置。 (2)单击【表格】|【插入】|【表格】命令,打开【插入表格】对话框。 (3)在【列数】和【行数】输入框中输入表格的行和列的数量,如图52所示。行 数可以创建无限行,但列数的数量介于1~63之间 表格尺寸 列数c 行数 “自动调整”操作 c固定列宽( C根据内容调整表格①) C根据窗口调整表格①) 表格样式:网格型 自动套用格式) 为新表格记忆此尺寸 图52【插入表格】对话框 (4)单击【确定】按钮,就可以按照填写的数量来创建简单的表格了 对于新建的表格,可以将表格中的每一个单元格看作是独立的文档来录入文字,因 此在单元格内录入文本时,和普通文档一样,可以在此单元格中按【 Enter】键另起一段, 但光标仍在这一单元格中。 3.使用工具创建表格 使用【绘制表格】工具可以创建不规则的复杂的表格,可以使用鼠标灵活地绘制不 同高度或每行包含不同列数的表格,其方法是: (1)将插入点放到要创建表格的位置 (2)单击常用工具栏上的绘图工具按钮,即可打开如图53所示的【表格与边框】 工具栏。如果屏幕上没有【表格和边框】工具栏,可以单击【视图】|【工具栏】|【表格 与边框】来启动该对话框
151 图5.1 使用【插入表格】按钮创建表格 （4）松开鼠标，这时就会在文档中出现一个满页宽满版的表格。 2．使用菜单命令创建表格 使用菜单命令方法可以快速创建普通的或者可以套用内置格式的表格，操作步骤如 下： （1）将光标定位在文档中要插入表格的位置。 （2）单击【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入表格】对话框。 （3）在【列数】和【行数】输入框中输入表格的行和列的数量，如图 5.2 所示。行 数可以创建无限行，但列数的数量介于 1~63 之间。 图 5.2 【插入表格】对话框 （4）单击【确定】按钮，就可以按照填写的数量来创建简单的表格了。 对于新建的表格，可以将表格中的每一个单元格看作是独立的文档来录入文字，因 此在单元格内录入文本时，和普通文档一样，可以在此单元格中按【Enter】键另起一段， 但光标仍在这一单元格中。 3．使用工具创建表格 使用【绘制表格】工具可以创建不规则的复杂的表格，可以使用鼠标灵活地绘制不 同高度或每行包含不同列数的表格，其方法是： （1）将插入点放到要创建表格的位置。 （2）单击常用工具栏上的绘图工具按钮 ，即可打开如图 5.3 所示的【表格与边框】 工具栏。如果屏幕上没有【表格和边框】工具栏，可以单击【视图】|【工具栏】|【表格 与边框】来启动该对话框
表格和边框 %-· 口··,回回·渔圃 2↓↓ 图5.3【表格与边框】工具栏 (3)单击工具栏上的【绘制表格】□按钮,鼠标将变成笔形指针,将指针移到文 本区中,从要创建的表格的一角拖动至其对角,可以确定表格的外围边框 (4)在创建的外框或已有表格中,可以利用笔形指针绘制横线,竖线,斜线,绘制 表格的单元格 4.手动添加表格 用户可以在不使用鼠标的情况下,利用键盘来手动添加表格,也就是利用+键和-键, 自动套用格式来插入表格,它不使用表格的菜单或者命令按钮,这可是别出心裁的一种 办法。也足见Word在字处理方面具有的权威性。 使用此项功能前,应确认具有【自动套用格式】中的【表格】功能。方法是单击【工 具】|【自动更正选项】命令,切换到【键入时自动套用格式】选项卡,在【键入时自动 应用】选项组中,在【表格】复选框前打上“√”,如图54所示 键入时自动套用格式 自动图文集 键入时自动替换 v序号(1st)替换为上标 厂分数(1/2)替换为分数字符) 厂*加粗*和倾斜替换为真正格式 及网絡路径替换为超链接 段落开头空格采用首行缩进 键入时自动应 自动项目符号列表 V自动编号列表 内置标题样式 厂日期样式 图54选中【表格】复选框 在确认上述的操作后,再按下面的方法进行 (1)在要插入表格的位置输入表示表格单元格左端的正号(+),再连续输入负号 (-),如下所示 -+--- 正号、负号使用全角和半角均可。这有些类似用正号和负号设置制表位。其实,负 号并不是必需的,可以简化到只用正号,也就是在+号中间只用空格代替即可,如输入: (2)直至到达所需的单元格宽度,然后可以照此继续输入+号,直到输入所需的列 数,最后输入+号表示最后单元格。 (3)输入完最后一个“+”后,按回车键,即可产生如下所示一个表格
152 图5.3 【表格与边框】工具栏 （3）单击工具栏上的【绘制表格】 按钮，鼠标将变成笔形指针，将指针移到文 本区中，从要创建的表格的一角拖动至其对角，可以确定表格的外围边框。 （4）在创建的外框或已有表格中，可以利用笔形指针绘制横线，竖线，斜线，绘制 表格的单元格。 4．手动添加表格 用户可以在不使用鼠标的情况下，利用键盘来手动添加表格，也就是利用+键和-键， 自动套用格式来插入表格，它不使用表格的菜单或者命令按钮，这可是别出心裁的一种 办法。也足见 Word 在字处理方面具有的权威性。 使用此项功能前，应确认具有【自动套用格式】中的【表格】功能。方法是单击【工 具】|【自动更正选项】命令，切换到【键入时自动套用格式】选项卡，在【键入时自动 应用】选项组中，在【表格】复选框前打上“√”，如图 5.4 所示。 图 5.4 选中【表格】复选框 在确认上述的操作后，再按下面的方法进行： （1）在要插入表格的位置输入表示表格单元格左端的正号（+），再连续输入负号 （-），如下所示： +--------------+-----------+-------------------+-----------------+ 正号、负号使用全角和半角均可。这有些类似用正号和负号设置制表位。其实，负 号并不是必需的，可以简化到只用正号，也就是在+号中间只用空格代替即可，如输入： + + + + + + + （2）直至到达所需的单元格宽度，然后可以照此继续输入+号，直到输入所需的列 数，最后输入+号表示最后单元格。 （3）输入完最后一个“+”后，按回车键，即可产生如下所示一个表格
(4)以上产生的表格只有一行,要增加表格行数,可把光标移到最后一个单元格内 按Iab键,即可得到如下所示的现行表格。 5.利用已存在的文本转换成表格 用户可以在文档中先输入文本,并在文本中插入制表符(空格、逗号)来划分列 以段落标记(回车)来划分行,或直接利用已经存在的文本转换成表格,方法如下: (1)选定要转换的文本。如图5.5左图所示 王禹称《寒食》 王禹称《寒食》 今年寒食在商山,山里风光亦可怜 今年寒食在商山山里风光亦可怜 稚子就花拈蛱蝶,人家依树系秋千 稚子就花拈蛱蝶人家依树系秋干 郊原晓绿初经爾巷陌春阴乍禁烟。匚郊原晓绿初经雨巷陌春阴乍禁烟 副使官闲莫惆怅,酒钱犹有撰碑钱。 副使官闲莫惆怅酒钱犹有撰碑钱 图5.5利用已存在的文本转换成表格 (2)单击【表格】|【文本转换成表格】命令。打开【文本转换成表格】对话框 (3)在【文字分隔位置】选项组中选择所需选项,从图55左图中可以看到,该文 本中的每一句都用逗号分隔开,所以在这里应选择【逗号】单选项,这里的逗号为半角 逗号,如果要使用全角的逗号,可以在【其它字符】右边的文本框中输入指定的符号 如图56所示 注意:在文本中插入的制表符(空格、逗号)是要相对应的。如果是空格,那么在 【文字分隔位置】选项组中就要选择以空格来划分表格的各个列。 表格尺寸 列c “自动调整”操作 C固定列宽 G根据内容调奖表格Q C根据窗口调整表格① 表格样式:) 目动套用格式④)」 C段落标记)逗号 C空格) C告表符①)C其他字符0) 图56【文本转换成表格】对话框 4)在【“自动调整”操作】选项组中,选择【根据内容调整表格】单选项 (5)单击【确定】按钮,即可生成一个含有文本的表格,如图55右图所示
153 （4）以上产生的表格只有一行，要增加表格行数，可把光标移到最后一个单元格内， 按 Tab 键，即可得到如下所示的现行表格。` 5．利用已存在的文本转换成表格 用户可以在文档中先输入文本，并在文本中插入制表符（空格、逗号）来划分列， 以段落标记（回车）来划分行，或直接利用已经存在的文本转换成表格，方法如下： （1）选定要转换的文本。如图 5.5 左图所示。 图 5.5 利用已存在的文本转换成表格 （2）单击【表格】|【文本转换成表格】命令。打开【文本转换成表格】对话框。 （3）在【文字分隔位置】选项组中选择所需选项，从图 5.5 左图中可以看到，该文 本中的每一句都用逗号分隔开，所以在这里应选择【逗号】单选项，这里的逗号为半角 逗号，如果要使用全角的逗号，可以在【其它字符】右边的文本框中输入指定的符号。 如图 5.6 所示。 注意：在文本中插入的制表符（空格、逗号）是要相对应的。如果是空格，那么在 【文字分隔位置】选项组中就要选择以空格来划分表格的各个列。 图5.6 【文本转换成表格】对话框 （4）在【“自动调整”操作】选项组中，选择【根据内容调整表格】单选项。 （5）单击【确定】按钮，即可生成一个含有文本的表格，如图 5.5 右图所示
51.2插入、删除行、列单元格 用户可以对已制作好的表格进行修改,比如在表格中增加、删除表格的行、列及单 元格,合并和拆分单元格等 要在表格中插入、删除行或者列,可以使用键盘、菜单命令或工具按钮的方法。 1.使用键盘快速编辑表格 使用键盘可以快速编辑表格 (1)如果要在表格的后面增加一行,对结尾行来说,首先将光标移到表格最后一个 单元格,然后按下Tab键 (2)如果要在位于文档开始的表格前増加一行,可以将光标移到第一行的第一个单 元格,然后按下 Enter键 (3)把光标移到该表格所在的单元格的右边,然后按下 Enter键,可以在当前的单 元格下面增加一行单元格,如图57所示 《春日登楼怀旧》寇准 《春日登楼怀旧》寇准 高楼聊引望杳杳一川平 高楼聊引望杳杳一川平。 远水无人渡」孤舟尽日横。 匚远水无人渡孤舟尽日横。 匚荒村生断雷深树语流莺。」 匚荒村生断靄深树语流莺 旧业遥清渭沉思忽自惊。 旧业遥清渭沉思忽自惊 图5.7快速在表格中增加一行单元格 (4)如果要删除表格的行或列,可以选择要删除的行或列,然后按Ctrl+X键或回 退键 2.用菜单命令在表格中插入或删除行或列 在表格中插入行或者列的操作方法: (1)将光标置于表格的要添加或删除的单元格内 (2)选择【表格】中的【插入】命令。打开如图58所示的子菜单 表格① 删除 列在左侧) 选择￠) 的列在右侧)) 合并单元格思 后行(上方)(A) 行在下方)〔 拆分表格① 自单元格) 表格自动套用格式￠) 图58【表格】中的【插入】子菜单 (3)如选择【列(在右侧)】,则会在光标所在单元格的右侧插入一列单元格,如 选择【列(在左侧)】,侧在则会在光标所在单元格的左侧插入一列单元格
154 5.1.2 插入、删除行、列单元格 用户可以对已制作好的表格进行修改，比如在表格中增加、删除表格的行、列及单 元格，合并和拆分单元格等。 要在表格中插入、删除行或者列，可以使用键盘、菜单命令或工具按钮的方法。 1．使用键盘快速编辑表格 使用键盘可以快速编辑表格。 （1）如果要在表格的后面增加一行，对结尾行来说，首先将光标移到表格最后一个 单元格，然后按下 Tab 键。 （2）如果要在位于文档开始的表格前增加一行，可以将光标移到第一行的第一个单 元格，然后按下 Enter 键。 （3）把光标移到该表格所在的单元格的右边，然后按下 Enter 键，可以在当前的单 元格下面增加一行单元格，如图 5.7 所示。 图 5.7 快速在表格中增加一行单元格 （4）如果要删除表格的行或列，可以选择要删除的行或列，然后按 Ctrl+X 键或回 退键。 2．用菜单命令在表格中插入或删除行或列 在表格中插入行或者列的操作方法： （1）将光标置于表格的要添加或删除的单元格内。 （2）选择【表格】中的【插入】命令。打开如图 5.8 所示的子菜单。 图 5.8 【表格】中的【插入】子菜单 （3）如选择【列（在右侧）】，则会在光标所在单元格的右侧插入一列单元格，如 选择【列（在左侧）】，侧在则会在光标所在单元格的左侧插入一列单元格