资料管理信息系统 第二章需求分析 需求分析是了解系统对需求和进行系统分析与设计的重要基础 工作。主要方法是到现场去,通过座谈、询问、观察甚至参与管理活 动,自上而下逐步细化地进行了解。经过多次座谈,了解整个公司的 管理活动及对信息系统的需求,着手本系统的开发 21业务流程图 按照业务活动中信息流动过程,逐个地调查所有环节的处理业 务、处理内容、处理顺序和对处理时间的要求,弄清各个环节需要的 信息内容、信息来源、流经去向、处理方法、计算方法、提供信息的 时间和信息形态(报告、报单、表格地、屏幕显示)等。有关的调査 情况可以用业务流程图表示,它是一种表明系统内各单位、人员之间 的业务关系、作业顺序和管理活动的流程图。 现代机动公司的资料管理信息系统的需求分析主要是对整个公 司的借阅活动进行分析。通过业务流程图描述资料管理业务活动,进 行规范化说明 业务流程图的符号说明: 系统中人员 系统外实体 单据、报表、帐目 处理 数据流向 存储 本系统的业务流程图,如图2--1所示:
资料管理信息系统 7 11 第二章 需求分析 需求分析是了解系统对需求和进行系统分析与设计的重要基础 工作。主要方法是到现场去，通过座谈、询问、观察甚至参与管理活 动，自上而下逐步细化地进行了解。经过多次座谈，了解整个公司的 管理活动及对信息系统的需求，着手本系统的开发。 2.1 业务流程图 按照业务活动中信息流动过程，逐个地调查所有环节的处理业 务、处理内容、处理顺序和对处理时间的要求，弄清各个环节需要的 信息内容、信息来源、流经去向、处理方法、计算方法、提供信息的 时间和信息形态（报告、报单、表格地、屏幕显示）等。有关的调查 情况可以用业务流程图表示，它是一种表明系统内各单位、人员之间 的业务关系、作业顺序和管理活动的流程图。 现代机动公司的资料管理信息系统的需求分析主要是对整个公 司的借阅活动进行分析。通过业务流程图描述资料管理业务活动，进 行规范化说明。 业务流程图的符号说明： 系统中人员 系统外实体 单据、报表、帐目 处 理 数据流向 存 储 本系统的业务流程图，如图 2――1 所示：
资料管理信息系统 登记 报表 找到书 -+灬 缺书通知单 采购员 送书单 采购单 数据存储 统计报表 采购员 登记 供应商入库单 采购单汇总 统计报表 入库资料单 统计员 登记入资料库 编码 科长 资料类库 读者 还书 延期罚款 资料员 登记入资料库 资料员 整理图书 版本太低 科长 同意报废 资料员 报表 业务流程图
资料管理信息系统 7 12 读者 借阅书单 资料员 查询 出库单 缺书通知单 资料员 采购员 找到书 登记 统计 数据存储 统计员 统计报表 统计报表 科长 采购员 登记 采购单 供应商 送书单 验收 入库资料单 采购单汇总 资料员 登记入资料库 编码 入库单 资料类库 读者 还书 延期罚款 资料员 不延期 登记入资料库 入库单 资料员 整理图书 版本太低 记录单 科长 同意报废 资料员 出库 出库单 业务流程图 报表 报表
资料管理信息系统 图2一一1是资料管理信息系统的业务流程图。流程的具体情况 是 1、对己有的图书和图纸以及采购的资料初编号,对报废的资料 删除编号,经重新整理、査询、分类、编号形成基本报表 2、读者要借阅图书,填写借阅书单给资料员,资料员査询。如 有该图书,计算机打印出书单,资料员找到该书给读者;如没有该图 书,看是否是借出去了,还是库存中没有该书,如果是后者,资料员 列出缺书通知单,经科长同意,报给采购员。 采购员登记采购单并且汇总给供应商,供应商将送书单给采 购员,采购员验收,并且图书入库。资料员登记入资料库并且给新书 编码,入资料库。并且形成统计报表。 4、读者还书,资料员在计算机中调出借阅记录。如延期作相应 处罚,然后登记入资料库,填写入库单,并且统计 5、资料员整理图书,如版本太低,内容过时或有误,填写记录 单,交给科长,科长同意报废,资料员填写出库单,报废图书出库。 并且形成统计报表 22数据流程图 为了建立一个满足用户需求的管理信息系统,系统分析人员应在 深入调査、详细占有材料的基础上,集中分析管理活动中信息运动的 规律和存在的问题,研究如何改善信息流的运动、满足用户管理决策 活动中的信息需求。而为了用计算机对组织的信息进行控制,要对调
资料管理信息系统 7 13 图 2――1 是资料管理信息系统的业务流程图。流程的具体情况 是： 1、对己有的图书和图纸以及采购的资料初编号，对报废的资料 删除编号，经重新整理、查询、分类、编号形成基本报表。 2、读者要借阅图书，填写借阅书单给资料员，资料员查询。如 有该图书，计算机打印出书单，资料员找到该书给读者；如没有该图 书，看是否是借出去了，还是库存中没有该书，如果是后者，资料员 列出缺书通知单，经科长同意，报给采购员。 3、采购员登记采购单并且汇总给供应商，供应商将送书单给采 购员，采购员验收，并且图书入库。资料员登记入资料库并且给新书 编码，入资料库。并且形成统计报表。 4、读者还书，资料员在计算机中调出借阅记录。如延期作相应 处罚，然后登记入资料库，填写入库单，并且统计。 5、资料员整理图书，如版本太低，内容过时或有误，填写记录 单，交给科长，科长同意报废，资料员填写出库单，报废图书出库。 并且形成统计报表。 2.2 数据流程图 为了建立一个满足用户需求的管理信息系统，系统分析人员应在 深入调查、详细占有材料的基础上，集中分析管理活动中信息运动的 规律和存在的问题，研究如何改善信息流的运动、满足用户管理决策 活动中的信息需求。而为了用计算机对组织的信息进行控制，要对调
资料管理信息系统 查材料进行加工、提炼,抽出其中只反映系统中信息运动规律的部分, 把用户的需求“翻译”成对信息处理功能的需求,以建立系统的逻辑 模型 用业务流程图描述管理业务虽然形象地表达了信息的流动和存 储情况,但仍然没有完全脱离一些物质要素。也就是说,以上这些调 査的结果,仅仅得到了现行系统的物理模型。为了用计算机对信息进 行管理,还必须进一步舍去物质,抽象出信息流,详细调查数据及数 据流程。 数据流程图是组织中信息运动的抽象,是管理信息系统逻辑模型 的主要形式。这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织,它 与对系统的物理描述无关,只是用一种图形及与此相关的注释来表示 系统的逻辑功能,即所开发的系统在管理信息处理方面要做什么。由 于图形描述简明、清晰,不涉及到技术细节,所描述的内容是面向用 户的,所以即使完全不懂信息技术的人员也容易理解。因此,数据流 程图是系统分析人员与用户进行交流的有效手段,也是系统设计(即 建立所开发的系统的物理模型)的主要依据之一。 数据流程图由四种基本成分组成 1、外部项(外部实体):外部项在数据流程图中表示所描述系 统的数据来源和去处的各种实体和工作环节。这些实体或环节 向系统发出或接收信息 2、加工(数据加工):又称数据处理逻辑,描述系统对信息进行 处理的逻辑功能
资料管理信息系统 7 14 查材料进行加工、提炼，抽出其中只反映系统中信息运动规律的部分， 把用户的需求“翻译”成对信息处理功能的需求，以建立系统的逻辑 模型。 用业务流程图描述管理业务虽然形象地表达了信息的流动和存 储情况，但仍然没有完全脱离一些物质要素。也就是说，以上这些调 查的结果，仅仅得到了现行系统的物理模型。为了用计算机对信息进 行管理，还必须进一步舍去物质，抽象出信息流，详细调查数据及数 据流程。 数据流程图是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型 的主要形式。这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它 与对系统的物理描述无关，只是用一种图形及与此相关的注释来表示 系统的逻辑功能，即所开发的系统在管理信息处理方面要做什么。由 于图形描述简明、清晰，不涉及到技术细节，所描述的内容是面向用 户的，所以即使完全不懂信息技术的人员也容易理解。因此，数据流 程图是系统分析人员与用户进行交流的有效手段，也是系统设计（即 建立所开发的系统的物理模型）的主要依据之一。 数据流程图由四种基本成分组成： 1、外部项（外部实体）：外部项在数据流程图中表示所描述系 统的数据来源和去处的各种实体和工作环节。这些实体或环节 向系统发出或接收信息。 2、加工（数据加工）：又称数据处理逻辑，描述系统对信息进行 处理的逻辑功能
资料管理信息系统 3、数据存储:逻辑意义上的数据存储环节,即系统信息处理功 能需要的、不考虑存储物理介质和技术手段的数据存储环节。 4、数据流:与所描述系统信息处理功能有关的各类信息的载体, 是各加工环节进行处理和输出的数据集合。在数据流程中数 据流用箭线表示,箭头指处表示数据流的去处,箭尾连接处表 示数据流的来源。 数据流程图描述信息在系统中流动和处理的情况。在对资料管理 信息系统调研阶段的业务流程图进行分析的基础上,从系统的科 学性、管理的合理性、实际运行的可行性角度出发,将信息处理 功能和彼此之间的联系自顶向下、逐层分解,从逻辑上精确地描 述新系统应具有的数据加工功能、数据输入、数据输出、数据存 储及数据来源和去向(外部项)。 为提高系统开发的规范化程度,有必要给数据流图上的每个元 素编上相应的编号,在编号前冠以字母,以此来区别不同的元素。 数据流D—一数据存储P一一一处理 数据流程图符号: 外部项加工数据存储 数据流 1、资料管理信息系统关联图 首先,根据业务流程图和调査资料,在分析资料管理信息系统的 需求和总体情况的基础上,明确系统与外部实体的信息联系,划
资料管理信息系统 7 15 3、数据存储：逻辑意义上的数据存储环节，即系统信息处理功 能需要的、不考虑存储物理介质和技术手段的数据存储环节。 4、数据流：与所描述系统信息处理功能有关的各类信息的载体， 是各加工环节进行处理和输出的数据集合。在数据流程中数 据流用箭线表示，箭头指处表示数据流的去处，箭尾连接处表 示数据流的来源。 数据流程图描述信息在系统中流动和处理的情况。在对资料管理 信息系统调研阶段的业务流程图进行分析的基础上，从系统的科 学性、管理的合理性、实际运行的可行性角度出发，将信息处理 功能和彼此之间的联系自顶向下、逐层分解，从逻辑上精确地描 述新系统应具有的数据加工功能、数据输入、数据输出、数据存 储及数据来源和去向（外部项）。 为提高系统开发的规范化程度，有必要给数据流图上的每个元 素编上相应的编号，在编号前冠以字母，以此来区别不同的元素。 F―――数据流 D―――数据存储 P―――处理 数据流程图符号： 外部项 加 工 数据存储 数据流 1、资料管理信息系统关联图 首先，根据业务流程图和调查资料，在分析资料管理信息系统的 需求和总体情况的基础上，明确系统与外部实体的信息联系，划