第1章结论 (3)绘图仪绘图输出。绘图仪是比较专用的输出设备,通常 作为计算机输出设备的选用配置,用于输出图形 (4)声音输岀。目前,计算机已能模拟输出各种声音,声音 输出已由当初的辅助输出正在转化为一种重要的输出形式。 (5)电子通信输出。随着通信系统和网络的发展,越来越多 的机关和企业内部以及相互之间开始采用电子通信来代替书面 通信和文件分发。 2)信息的复制 通常是将信息复制在纸上。复印的设备主要有复印机、 快速油印机和一体化电脑复印机、胶印机等
第1章 绪 论 (3) 绘图仪绘图输出。绘图仪是比较专用的输出设备, 通常 作为计算机输出设备的选用配置, 用于输出图形。 (4) 声音输出。 目前, 计算机已能模拟输出各种声音, 声音 输出已由当初的辅助输出正在转化为一种重要的输出形式。 (5) 电子通信输出。 随着通信系统和网络的发展, 越来越多 的机关和企业内部以及相互之间开始采用电子通信来代替书面 通信和文件分发。 2) 通常是将信息复制在纸上。复印的设备主要有复印机、 快速油印机和一体化电脑复印机、胶印机等
第1章结论 4.文件的存储、归档及销毁 办公室的重要工作之一就是做好文件的存储和归档。之所 以要对文件进行存储和归档,是因为文件中所包含的信息在今 后一段时间内有使用的可能,因此,文件的存储和归档要考虑使 用或查找的方便。 另外,要有计划地定期地将不再有使用价值的文件信息销 毁,以便使有用的信息不被无用的信息淹没,同时也为新的文件 提供存储空间。 )电子文档存储与检索 传统的文档存储与检索是由秘书把各种纸质的文件按规定 装订成册、建立好索引,然后以垂直或水平的形式存放在档案 柜里
第1章 绪 论 4. 文件的存储、归档及销毁 办公室的重要工作之一就是做好文件的存储和归档。之所 以要对文件进行存储和归档，是因为文件中所包含的信息在今 后一段时间内有使用的可能, 因此, 文件的存储和归档要考虑使 用或查找的方便。 另外，要有计划地定期地将不再有使用价值的文件信息销 毁, 以便使有用的信息不被无用的信息淹没, 同时也为新的文件 提供存储空间。 1) 传统的文档存储与检索是由秘书把各种纸质的文件按规定 装订成册、建立好索引, 然后以垂直或水平的形式存放在档案 柜里
第1章结论 而电子文档的存储是将文档信息存储在计算机的内存储器 或外存储器上,并由计算机来帮助检索。计算机的内存储器响 应速度快,但容量有限。因此,除非文件正在使用,否则一般都 将文档信息存储在外存储器上。外存储器通常包括以脱机方式 保管的软磁盘、磁带、磁卡、光盘以及以连机方式固定在主机 内的硬盘等。 计算机把一个文件存储在磁盘上的同时,也将文件名、文 件类型、存入时间、文件长度等信息存放在磁盘的目录区,以 便查找。用户要查看所有文件目录或查找某一文件时,只要通 过计算机终端,按规定提出查询要求,系统即会在几秒钟内做出 响应,并输出查询结果
第1章 绪 论 而电子文档的存储是将文档信息存储在计算机的内存储器 或外存储器上, 并由计算机来帮助检索。计算机的内存储器响 应速度快, 但容量有限。因此，除非文件正在使用, 否则一般都 将文档信息存储在外存储器上。外存储器通常包括以脱机方式 保管的软磁盘、磁带、磁卡、光盘以及以连机方式固定在主机 内的硬盘等。 计算机把一个文件存储在磁盘上的同时, 也将文件名、 文 件类型、存入时间、文件长度等信息存放在磁盘的目录区, 以 便查找。用户要查看所有文件目录或查找某一文件时，只要通 过计算机终端, 按规定提出查询要求, 系统即会在几秒钟内做出 响应, 并输出查询结果
第1章结论 进一步的管理则要利用数据库管理系统,这时不但要输入 文件的全名,还要输入文件的主题词、关键词、内容提要等信 息,有时,还要对检索査询提出权限要求。在这种情况下,用户 先要通过终端向系统发出申请,系统作出响应后,对用户作保密 权限检査,合格后,用户向系统输入查询要求,系统根据查询要 求进行检索,向用户输出检索结果。用户得到结果后,检査其是 否满足要求,若不满足可修改査询要求,重新输入系统,重复上 述过程,直至用户满意为止 为了方便用户,提高效益,国际上现在流行的做法是建立各 种专业的国际联机检索系统,这种国际联机检索系统以一个文 献数据库为文库,及时地存储某种专业文献,通过卫星通信网络, 供分布在世界各国的联机用户检索
第1章 绪 论 进一步的管理则要利用数据库管理系统, 这时不但要输入 文件的全名, 还要输入文件的主题词、关键词、内容提要等信 息, 有时, 还要对检索查询提出权限要求。在这种情况下, 用户 先要通过终端向系统发出申请, 系统作出响应后, 对用户作保密 权限检查, 合格后, 用户向系统输入查询要求, 系统根据查询要 求进行检索, 向用户输出检索结果。用户得到结果后, 检查其是 否满足要求, 若不满足可修改查询要求, 重新输入系统, 重复上 述过程, 直至用户满意为止。 为了方便用户, 提高效益, 国际上现在流行的做法是建立各 种专业的国际联机检索系统, 这种国际联机检索系统以一个文 献数据库为文库, 及时地存储某种专业文献, 通过卫星通信网络, 供分布在世界各国的联机用户检索
第1章结论 2)文档的销毁 并非所有的文件和信息都需要永久保存,当文件的保存期 超过法定期限和有效期后,即应销毁。销毁的方法因保存形式 而异,例如纸质文件可用碎纸机硏碎或烧毁,计算机存储器存储 的内容可通过机器删除。作为一个机构工作制度的一部分,应 制订档案处置计划和销毁方法,尤其是对机密文件销毁的程序 及方法更要严密无误,以免发生意外的毁档事件和泄密事件
第1章 绪 论 2) 并非所有的文件和信息都需要永久保存, 当文件的保存期 超过法定期限和有效期后, 即应销毁。销毁的方法因保存形式 而异, 例如纸质文件可用碎纸机研碎或烧毁, 计算机存储器存储 的内容可通过机器删除。作为一个机构工作制度的一部分, 应 制订档案处置计划和销毁方法, 尤其是对机密文件销毁的程序 及方法更要严密无误, 以免发生意外的毁档事件和泄密事件