信件,还要加上国家的名称;第三行写发信日期。如果写信 人的地址是机关单位,则除上述三行外,还要加写机关单位 名称,作为第一行(如上述并列式)。如果写信人的单位没 有门牌号码和街道名称,则第一行可写班级或专业组的名称; 第二行写系科名称;第三行写学校名称(如系科、学校名称 较短,则可合写成一行);第四行写市(县)、省名称;第 五行写国家名称;最后一行写发信日期(如上述斜列式) 如用标点符号,则在每行末尾加逗号,最后一行的末尾 加句号。目前行末一般全不采用标点符号,但在每行之内应 该用标点符号的地方,仍应使用标点。 值得注意的是,门牌号码与街道名称之间不用逗号隔开, 但城市名称和国家名称之间、日月和年份之间,须有逗号。 月份和日期之间不可用逗号。在西方国家,城市名称之后往 往写有字母或数字(如 New York,1031; London,SW367; Ottawa5,等等),表示城市的邮政号码。这种写法便于邮 局分信和迅速投递,避免差错。 关于发信日期的写法,应注意以下几点: ①年份应完全写出,不能以83年代替1983年。 ②月份要用英文名称,不要用数字代替。在正式信件中 不可用“5/7/83”代替July5,1983 ③月份名称可用(而且多用)公认的缩写式。但应注意 May,June,July,因为词短,不足五个字母,不可缩写。 ④写日期时,可用1,2,3,4,5,……28,29,30, 31等基数词,也可用1st,2nd,3rd,4th,5th,……,28th, 29th,30th,3lst等序数词,但最好用基数词,简单明了。 整个日期可有下列几种写法: ①oct.16,1983
②3rd.May,1983 ③10Juy,1983 ④Sept.16th,1983 上述四种写法中,①式最为普通。 2.信内地址( Inside Address, Introductory Address) 信内地址系指收信人的姓名和地址,写在信纸的左角上, 从信纸的左边顶格写起,低于写信人地址和发信日期一、二 行,也分并列式和斜列式两种,但写时应与信端的书写格式 保持一致。其次序是:先写姓名、头衔和单位名称,占一、 二行,后写地址,分作二、三、四行不等,例如: ①Prof. John Peter Massachusetts Institute of Technology Boston u. s.A ②Mr. Liu Mingsheng, Green Middle School, 103 Liping Street, Nanchang, Jiangxi Province, P.R.C. 3.称呼( Salutation) 对收信人的称呼用语,自成一行,写在低于信内地址 二行的地方,从信纸的左边顶格写起,每个词的开头字母用 大写,或至少首词和专有名词的第一个字母用大写,末尾用 逗号,但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信 人与收信人的关系而定。在国内对一般亲友写英文信时,用 姓名、姓氏、名字加上同志( Comrade(s))一词即可, 或再加上Dear一词,表示亲切的意思。 对一般外籍人士写信采用称呼用语时,需要注意下面几 点
①对没有头衔的男性一般称呼,英美多用Mr.(或Mr) 即“先生”的意思。Mr.是 Mister的缩写,但需注意,此 词只用缩写式。Mr.用在姓氏之前,或姓氏和名字之前 不可只用在名字之前。例如,对 Charles Smith的称呼,应 该是:Mr. Charles smith或Mr. Smith,不可是:Mr. Charles 在英国,特别是在交际信件中,偶尔有用Esq·的。ESq·是 Esquire的缩写式,也是“先生”的意思,用在姓氏和名称 后面,其前面可有逗号,也可没有。例如:对 James West 的称呼,应该是 但应注意,M 和Esq.不可同时使用。若称呼多个男性,则在姓名前用 的复数形式 Messrs.(是法文 Messieurs的缩写式)。对 般以人名为名称的公司、企业,常用这种称呼。例如: Messrs Edwin and sons埃德温父子公司, Messrs. Frank and Brothers 弗兰克兄弟公司 ②对女性的一般称呼,英美多用Mrs.(或Mrs) Madam或 Miss. mrs.是 Mistress缩写,此词只用缩写式, 读作「' misia〕,用在已婚女子的丈夫的姓氏之前,或姓氏 和名字之前,一般不用在名字前,是“夫人”、“太太”的 意思。例如:称呼 George Smith的夫人,可用Mrs. George Smith或Mrs.Smih,一般不要用Mrs. George。英国人对外 国“太太”、“夫人”的称呼,往往用 Madame(是法文词, 缩写为Mme.)。此词可以单独使用,或加在丈夫的姓名 之前,相当于Mrs.,例如: Madame Curie。Mrs.没有复数 形式。若称呼多个女性,则在姓名前用Mme.的复数形式 Mmes,(是法文词 Mesdames的缩写),例如:Mmes. White and Gray。对以女子名字为名称的公司、企业、事业,常可 用 Mesdames称呼,例如: Mesdames Smith8 Alvarez。Mi
多用于未婚女子,此词可缩写为Ms,或(Ms),用于姓氏 之前,或姓氏和名字之前,一般不用于名字之前,是“小姐”、 “女士”的意思,例如:对未婚女子 Ellen butler的称呼, 可以用 Miss Ellen Butler或 Miss Butler,而不用 Miss ellen ③对收信人的称呼,也可用头衔或职位的名称,不分男 女性别,例如 Professor(教授,缩写为Prof.), Doctor (博士,缩写为Dr.), General(将军,缩写为Gen.) Engineer(工程师,缩写为 Engin.)等。这些称呼用语都放 在姓氏之前,或姓氏和名字之前,如Prof.(John) Smith等。 ④对外公事函件中,收信人的称呼可用 Gentlemen(注 意不可用 Gentleman), Dear Sit(s), My dear(d应小写) sr(s)等。 Gentlemen之前不可加Dear,后面也不可带姓 名。用Sirs时,前面常有Dear一词,但也可单独用Sir。若 收信人是妇女,则无论已婚或未婚,都可单独使用 Madam (复数形式为 Mesdames),与Sr相对称。 ⑤对外国高级官员的称呼,如总统、主席、国家元首、 总理、政府首脑、部长、大使、公使、特使等,可用(Dear) Sir, Dear Mr. Premier, Dear )Mr. Chairman,( My dear)Mr. Ambassador, Your Excellency(复数为: Excellencies)。 值得注意的是,对官员的直接称呼应是 Your Excellency。只 在信封上或在信内地址处用的间接称呼语中才用His(Her) Excellency, Their Excellencies ⑥对君主制国的国王、皇帝等男性君主,可用Sir称呼, 对女王、女皇、皇后等女性君主,可用 Madam称呼。但为 了客气和尊敬,有时也用 Your Majesty称呼。 Your Majesty 可兼指男性和女性,它的复数为 Your Majesties。注意在间 接称呼语中应用His(Her) Majesty, Their Majesties
⑦对王室成员,如皇太子、太子、王子、亲王、公主等, -般可用(Dear)sir和(Dear) Madan分别称呼男性和女 性。但在正式尊称时,一般仍用 Your Highness(复数为 Highnesses)。间接称呼用His(Her) Highness,, Their Highnesses 4.信的正文( Body of the Letter) 正文每段第一行往右缩进约五个字母。在写事务信件时, 正文一般开门见山,内容简明扼要,条理清楚,直截了当地 说明写信的目的。在写私人信件时,信写好之后,如有什么 遗漏了,可用P. ( Postscript,“又及”之意)表示补 叙 如果信的正文较长,一页纸不够用,需要两张或更多张, 则第二页以后不要用印有信端的信纸,应用与第一张大小、 颜色一样的白纸。 5.结束语( Complimentary Close 结束语是写信人表示自已对收信人的一种谦称,只占 行,低于正文一、二行,从信纸的中间或稍右的地方开始。 第一个词的开头字母要用大写,末尾用逗号,不同的通讯关 系用不同的结束语,例如 写给机关、团体或不相识的人的信一般可用: Yours very truly. ( Very Truly yours, Yours( very faithfully, Very Faithfully yours, Yours( very ) sincerely 等等 这种结束语的相应中文是:“您的忠实的”、“您的诚 挚的”、“您的忠诚的”、“永远忠于您的”等等。但在汉 语信中也可不写出,或改用“谨启”、“启”等。 写给上级、长者的信一般可用: Yours very respectfully, (Very )Respectfully yours